Codi, adennill a chofnodi TAW

Sgipio cynnwys

Cadw cofnodion TAW

Efallai y bydd Cyllid a Thollau EF (CThEF) yn gwirio’ch cofnodion i wneud yn siŵr eich bod yn talu’r swm cywir o dreth.

Cofnodion y mae’n rhaid i chi eu cadw

Mae’n rhaid i chi gadw cofnod o’r canlynol:

  • popeth yr ydych yn ei brynu neu’n ei werthu (gan gynnwys eitemau sydd ar y gyfradd sero, y gyfradd is neu sydd wedi’u heithrio rhag TAW)
  • copïau o’r holl anfonebau rydych yn eu rhoi
  • pob anfoneb a gewch (copïau gwreiddiol neu electronig)
  • cytundebau hunan-filio (pan fo cwsmeriaid yn paratoi’r anfoneb)
  • enw, cyfeiriad a rhif TAW unrhyw gyflenwyr hunan-filio
  • nodiadau debyd neu gredyd
  • unrhyw nwyddau rydych yn eu rhoi i ffwrdd neu’n eu cymryd o stoc ar gyfer eich defnydd preifat (yn agor tudalen Saesneg)

Cadwch gofnodion busnes cyffredinol fel datganiadau banc, llyfrau arian parod, bonion sieciau, slipiau talu i mewn a rholiau til.

Dysgwch pa gofnodion y mae’n rhaid i chi eu cadw pan ydych yn allforio nwyddau (yn agor tudalen Saesneg).

Cofnodion y mae’n rhaid i chi eu cadw’n ddigidol

​​Mae’n rhaid i chi gadw rhai cofnodion TAW yn ddigidol (a elwir hefyd yn ‘cofnod electronig’) – oni bai eich bod wedi’ch eithrio rhag dilyn rheolau Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer TAW.

Cadwch gofnodion digidol o’r canlynol:

  • y TAW ar nwyddau a gwasanaethau yr ydych yn eu cyflenwi (cyflenwadau a wnaed)
  • y TAW ar nwyddau a gwasanaethau yr ydych yn eu cael (cyflenwadau a gafwyd)
  • yr ‘amser cyflenwi’ a ‘gwerth y cyflenwad’ (gwerth heb gynnwys TAW) am bopeth rydych wedi’i brynu a’i werthu
  • unrhyw addasiadau a wnewch i Ffurflen TAW
  • trafodion tâl gwrthdro – lle rydych yn cofnodi’r TAW ar bris gwerthu a phris prynu y nwyddau a’r gwasanaethau rydych yn eu prynu
  • unrhyw gynlluniau cyfrifyddu TAW rydych yn eu defnyddio
  • cyfanswm eich derbyniadau gros dyddiol os ydych yn defnyddio cynllun manwerthu (yn agor tudalen Saesneg)
  • eitemau y gallwch adennill TAW arnynt os ydych yn defnyddio’r Cynllun Cyfradd Unffurf (yn agor tudalen Saesneg)
  • cyfanswm eich gwerthiannau, a’r TAW ar y gwerthiannau hynny, os ydych yn masnachu aur ac yn defnyddio’r Cynllun Cyfrifyddu Aur

Cadwch gopïau digidol o ddogfennau sy’n ymdrin â nifer o drafodion a wnaed ar ran eich busnes drwy’r canlynol:

  • gwirfoddolwyr ar gyfer codi arian elusennol
  • busnes trydydd parti
  • cyflogeion ar gyfer treuliau mewn arian mân

Sut i gadw cofnodion digidol

Defnyddiwch becyn meddalwedd sy’n cydweddu, neu feddalwedd arall (megis taenlenni) sy’n cysylltu â systemau Cyllid a Thollau EF (CThEF).

Os ydych wedi cofrestru ar gyfer TAW yn ddiweddar, dylech aros i CThEF gadarnhau eich cofrestriad cyn i chi lawrlwytho meddalwedd sy’n cydweddu. Dylech gadw’ch cofnodion ar bapur wrth i chi aros.

Cysylltu’ch cofnodion mewn ffordd ddigidol

Os ydych yn defnyddio mwy nag un pecyn meddalwedd neu gynnyrch sy’n cadw cofnodion a chyflwyno Ffurflenni TAW, mae angen i chi eu cysylltu. Mae’n rhaid i hyn fod yn gysylltiad digidol. Ni allwch drosglwyddo’r data hyn rhwng un feddalwedd a’r llall â llaw, na chwaith eu copïo a’u gludo i wneud hynny.

Gallwch gysylltu’ch meddalwedd mewn sawl ffordd, gan gynnwys:

  • defnyddio fformiwlâu i gysylltu celloedd o fewn taenlenni
  • e-bostio cofnodion
  • rhoi cofnodion ar ddyfais gludadwy i’w rhoi i’ch asiant
  • mewnforio ac allforio ffeiliau XML a CSV
  • lawrlwytho ac uwchlwytho ffeiliau

Pan ydych wedi’ch eithrio rhag cadw cofnodion digidol

Mae’n rhaid i chi ddilyn y rheolau ar gyfer y cynllun Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer TAW drwy gadw rhai cofnodion yn ddigidol oni bai bod y canlynol yn wir:

Pa mor hir y mae’n rhaid i chi gadw cofnodion

Dechreuwch gadw cofnodion pan ydych yn cofrestru ar gyfer TAW. Mae’n rhaid i chi gadw cofnodion TAW am o leiaf 6 blynedd (neu 10 mlynedd os ydych yn defnyddio’r Gwasanaeth Un Cam (GUC) ar gyfer TAW (yn agor tudalen Saesneg) neu wedi defnyddio’r Gwasanaeth Mini Un Cam (GMUC) ar gyfer TAW (yn agor tudalen Saesneg).

Anfonebau TAW

Dim ond busnesau sydd wedi’u cofrestru ar gyfer TAW all anfon anfonebau TAW. Os ydych wedi cofrestru ar gyfer TAW, mae’n rhaid i chi wneud y canlynol:

  • anfon anfonebau dilys
  • cadw copïau o’r holl anfonebau gwerthu yr ydych yn eu hanfon hyd yn oed os byddwch yn eu canslo neu’n cynhyrchu un drwy gamgymeriad
  • cadw pob anfoneb prynu ar gyfer eitemau rydych yn eu prynu

Dysgwch am yr hyn i’w gynnwys ar anfoneb TAW dilys (yn agor tudalen Saesneg).

Ni allwch adennill TAW gan ddefnyddio anfoneb annilys, anfoneb pro-forma, datganiad na nodyn dosbarthu.

Os yw cyflenwr yn anfon anfoneb anghywir atoch

Os yw cyflenwr yn anfon anfoneb atoch a bod y swm sydd i’w dalu yn anghywir, mae angen i chi ofyn i’r cyflenwr ei gywiro ac anfon anfoneb newydd atoch.

Os ydych yn talu llai na’r swm sy’n ddyledus ar anfoneb, dim ond ar y swm a dalwyd y gallwch adennill y TAW – nid yr hyn sydd ar yr anfoneb.

Ni allwch hawlio mwy o TAW na ddangosir ar anfoneb TAW ddilys.

Cyfrif TAW

Mae’n rhaid i chi gadw cofnod o’r TAW rydych yn ei chodi ar werthiannau a’r TAW rydych yn ei thalu ar eich pryniannau. Gelwir hyn yn ‘cyfrif TAW’.

Rydych yn defnyddio’r ffigurau o’ch cyfrif TAW i lenwi’ch Ffurflen TAW.

Nid oes unrhyw reolau o ran sut y dylai cyfrif TAW edrych, ond mae’n rhaid iddo ddangos y canlynol:

  • cyfanswm eich gwerthiannau TAW
  • cyfanswm eich pryniannau TAW
  • y TAW sydd arnoch i Gyllid a Thollau EF (CThEF)
  • y TAW y gallwch ei hadennill gan CThEF
  • y ganran gyfradd unffurf a’r trosiant y mae’n berthnasol iddo (os yw’ch busnes yn defnyddio’r Cynllun Cyfradd Unffurf TAW (yn agor tudalen Saesneg)

Os ydych yn fusnes yng Ngogledd Iwerddon sydd wedi’i gofrestru ar gyfer TAW, mae’n rhaid i chi hefyd ddangos y TAW ar unrhyw bryniannau neu werthiannau yn yr UE.

Os ydych wedi gwneud camgymeriad ar eich Ffurflen TAW, mae’n rhaid bod y cyfrif TAW yn dangos pryd y gwnaethoch sylwi ar y camgymeriad, a phryd y gwnaethoch ei gywiro.

Dychwelyd a chyfnewid

Pan fyddwch yn dychwelyd nwyddau i gyflenwr, neu os bydd cwsmer yn dychwelyd nwyddau i chi, dylech setlo balans y taliad drwy anfon naill ai:

  • anfoneb newydd i ddisodli’r hen un
  • nodyn credyd neu ddebyd

Nodwch y rhain yn eich cyfrifon a chadwch unrhyw nodiadau gwreiddiol.

Os ydych yn cyfnewid y nwyddau am nwyddau sydd â’r un gwerth, nid oes angen i chi anfon anfoneb TAW newydd.

Mae’n rhaid i’ch nodyn credyd neu’ch nodyn debyd gynnwys y canlynol:

  • yr un wybodaeth â’r anfoneb TAW
  • y rheswm pam y cafodd ei hanfon
  • cyfanswm y credyd, heb gynnwys TAW
  • rhif a dyddiad yr anfoneb TAW wreiddiol

Drwgddyledion

Os nad yw cwsmer yn talu’r hyn sydd arno am nwyddau neu wasanaethau, gallwch ddileu’r anfoneb fel ‘drwgddyled’. Mae’n bosibl y gallech hawlio rhyddhad rhag TAW ar ddrwgddyledion. Gwnewch hyn yn eich Ffurflen TAW.

Os byddwch yn dileu anfoneb fel drwgddyled, mae’n rhaid i chi gadw ‘cyfrif drwgddyledion TAW’ ar wahân. Mae’n rhaid i’r ddyled fod yn hŷn na 6 mis pan fyddwch yn gwneud eich hawliad.

Mae’n rhaid i chi hawlio ad-daliad gan CThEF o fewn 4 blynedd a 6 mis o’r dyddiad pan oedd y taliad yn ddyledus, neu o ddyddiad y cyflenwad (pa un bynnag oedd hwyraf).

Ar gyfer pob drwgddyled, mae’n rhaid i chi ddangos:

  • cyfanswm y TAW dan sylw
  • y swm sydd wedi’i ddileu ac unrhyw daliadau rydych wedi’u cael
  • y TAW rydych yn ei hawlio ar y ddyled
  • y cyfnod(au) TAW y gwnaethoch dalu’r TAW ac yn hawlio’r rhyddhad
  • manylion yr anfoneb, megis y dyddiad ac enw’r cwsmer

Mae’n rhaid i chi gadw’r wybodaeth hon am 4 blynedd ar ôl gwneud yr hawliad, neu 10 mlynedd os gwnaethoch ddefnyddio’r Gwasanaeth Mini Un Cam ar gyfer TAW.

Amser cyflenwi neu bwynt treth

Mae angen i chi wybod amser cyflenwi (neu ‘pwynt treth’) trafodyn. Dyma’r dyddiad y mae’r trafodyn yn digwydd at ddibenion treth.

Mae’r pwynt treth yn rhoi gwybod i chi i ba gyfnod TAW y mae’r trafodyn yn perthyn iddo, ac ar ba Ffurflen TAW i’w rhoi.

Gall y pwynt treth amrywio, ond, fel arfer, mae fel a ganlyn:

Sefyllfa Pwynt treth
Nid oes angen anfoneb Dyddiad y cyflenwad
Anfoneb TAW wedi’i hanfon Dyddiad yr anfoneb
Anfoneb TAW wedi’i hanfon 15 diwrnod neu fwy ar ôl dyddiad y cyflenwad Dyddiad y digwyddodd y cyflenwad
Taliad neu anfoneb a anfonwyd cyn y cyflenwad Dyddiad talu neu ddyddiad yr anfoneb (pa un bynnag sydd gynharach)

Dyddiad y cyflenwad yw:

  • ar gyfer nwyddau – y dyddiad y maent yn cael eu hanfon, eu casglu neu eu darparu (er enghraifft, pan maent wedi’u gosod yn nhŷ’r cwsmer)
  • ar gyfer gwasanaethau – y dyddiad y mae’r gwaith wedi’i orffen

Eithriadau i’r rheol pwynt treth

Os ydych yn defnyddio’r Cynllun Cyfrifyddu Arian Parod TAW, y pwynt treth yw’r dyddiad y daw’r taliad i law bob amser.

Darllenwch yr arweiniad ynghylch sut i gyfrifo’r pwynt treth mewn amgylchiadau eraill (yn agor tudalen Saesneg). Er enghraifft, mae rheolau gwahanol o ran pwyntiau treth ar gyfer:

  • masnachau penodol – fel bargyfreithwyr, gwaith adeiladu
  • lle nad yw’r cyflenwad yn ‘werthiant’ – er enghraifft, eitemau busnes a gymerwyd at ddibenion personol

Weithiau, gall un gwerthiant arwain at 2 bwynt treth neu fwy – er enghraifft, lle mae’r cwsmer yn talu blaendal ymlaen llaw, ac yna yn gwneud taliad terfynol.

Gweld fersiwn argraffadwy o'r canllaw cyfan