Publication

Diwygiadau i'r Datganiad Blynyddol 2023-25: ymateb i'r ymgynghoriad

Updated 8 March 2023

Cyflwyniad

Mae’r Comisiwn Elusennau’n cofrestru ac yn rheoleiddio elusennau yn Lloegr a Chymru, er mwyn bod y cyhoedd yn gallu cefnogi elusennau’n hyderus a bod elusen yn gallu ffynnu ac ysbrydoli ymddiriedaeth. Yn gynharach eleni cynhaliwyd ymgynghoriad cyhoeddus 12 wythnos yn cynnig newidiadau i’r cwestiynau a ofynnwn i elusennau yn y Datganiad Blynyddol.

Cawsom lefel uchel o ymgysylltu gan y sector wrth ymateb i’r ymgynghoriad, fel y manylir ym Mharagraff 18. Mae hyn yn rhoi set eang a manwl o adborth i ni y gallwn ddefnyddio i sicrhau bod y Datganiad Blynyddol yn casglu’r wybodaeth gywir ac yn caniatáu i’r Comisiwn reoleiddio’r sector mor effeithlon ac effeithiol ag y gallwn.

Mae’r Datganiad Blynyddol yn lwybr pwysig i’r Comisiwn i gasglu data sy’n ein galluogi i ymateb i risgiau yn y sector elusennol yn briodol a chyflawni ein swyddogaethau a’n hamcanion statudol. Mae Deddf Elusennau 2011 (adran 169) yn caniatáu i’r Comisiwn ragnodi’r ffurflen a’r wybodaeth a gesglir yn y Datganiad Blynyddol mewn set o Reoliadau.

Nid ydym wedi gwneud newidiadau mawr i’r Datganiad Blynyddol ers 2018. Ers hynny, rydym wedi mireinio ein dealltwriaeth o’r data sydd ei angen arnom a’r ffordd rydym yn ei ddefnyddio. Yn yr ymgynghoriad, esboniwyd ein bod yn bwriadu defnyddio’r data a gasglwyd drwy’r Datganiad Blynyddol i:

• adeiladu prosesau gwneud penderfyniadau rheoleiddio o amgylch y data cywir fel y gallwn wneud mwy o ddefnydd o waith ddadansoddeg, cuddwybodaeth a rhannu gwybodaeth ac ymdrin yn rhagweithiol â materion sy’n dod i’r amlwg yn hytrach nag ymateb i’r canlyniadau;

Mae hyn yn cefnogi ein hamcanion statudol sy’n ymwneud ag ymddiriedaeth a hyder y cyhoedd, a hyrwyddo cydymffurfiaeth ymddiriedolwyr â’r gyfraith elusennau, a’n dyletswydd statudol gyffredinol i ddefnyddio ein hadnoddau yn y ffordd fwyaf effeithlon, effeithiol ac economaidd.

• sicrhau bod gwybodaeth ddibynadwy ar gael am weithgareddau, llywodraethu ac effaith elusennau; mae darparu mynediad i’r wybodaeth hon yn debygol o gefnogi ffydd y cyhoedd mewn elusennau.

Mae hyn yn cefnogi ein hamcanion statudol sy’n ymwneud ag ymddiriedaeth a hyder y cyhoedd, a gwella atebolrwydd elusennau i roddwyr, buddiolwyr a’r cyhoedd yn gyffredinol, yn ogystal â dyletswydd y Comisiwn i weithredu’n gymesur ac yn dryloyw.

Mae gennym rôl bwysig hefyd o ran sicrhau bod gwybodaeth am y sector elusennol ar gael i’r rhai sy’n gwneud penderfyniadau yn y llywodraeth a rhanddeiliaid ehangach, yn ogystal â helpu’r sector i ddysgu o’r hyn a wyddom. Mae hyn yn cefnogi ein hamcan statudol i hyrwyddo defnydd effeithiol o adnoddau elusennol.

Mae gan y Comisiwn ddyletswydd i sicrhau bod ein hymgysylltiad ag elusennau a’n rheoleiddio yn gymesur ac o fudd i’r sector, buddiolwyr a’r cyhoedd. Roedd ein cynigion ymgynghori yn dilyn ymlaen o ymchwil a gynhaliwyd gyda phobl sy’n cwblhau’r Datganiad Blynyddol. Roedd elusennau wedi pwysleisio’r angen i wneud y cwestiynau’n hawdd i’w cwblhau, yn enwedig trwy ganllawiau clir a syml ychwanegol. O ganlyniad, un o nodau craidd cynigion yr ymgynghoriad ar y Datganiad Blynyddol oedd gwneud y Datganiad Blynyddol yn symlach ac yn fwy hygyrch.

Cynigion ymgynghori

Ceisiodd ein hymgynghoriad adborth gan elusennau, eu hymddiriedolwyr a chyrff cynrychioliadol, llunwyr polisi a chyllidwyr yn ogystal â’r cyhoedd yn gyffredinol. Roeddem am wybod os oedd pobl yn cefnogi’r diwygiadau arfaethedig i’r Datganiad Blynyddol ar gyfer 2023-25.

Yn ystod y cam ymgynghori, cynigiom gyflwyno 22 o gwestiynau newydd i’r Datganiad Blynyddol, gan gymryd uchafswm y cwestiynau y gellid eu gofyn i elusen i 52. Roedd set craidd o 30 cwestiwn i’w gofyn i bob elusen gofrestredig y mae’n ofynnol iddynt gwblhau’r Datganiad Blynyddol (h.y. y rheini ag incwm o fwy na £10,000, a phob Sefydliad Corfforedig Elusennol). Gellid gofyn hyd at 22 o gwestiynau atodol i unrhyw elusen oedd â data neu weithgareddau perthnasol i adrodd ar bynciau cysylltiedig. Er enghraifft, byddai elusennau sy’n adrodd am incwm y tu allan i’r Deyrnas Unedig yn cael eu holi ynghylch sut roedd cronfeydd yn cael eu trosglwyddo.

Gwahoddwyd sylwadau gennym yn arbennig ynghylch os oedd ymatebwyr:

• yn cytuno bod y newidiadau arfaethedig i gwestiynau’r Datganiad Blynyddol yn berthnasol ac yn gymesur, gan ystyried ein dyletswyddau, ein hamcanion a’n swyddogaethau statudol

• yn hyderus y byddai elusennau o bob math a maint yn gallu deall yr holl gwestiynau a gynigir, a choladu a chyflwyno’r data cywir

Ymatebion i’r ymgynghoriad a chanlyniad

Roedd yr ymatebion yn gyffredinol yn cefnogi bwriadau’r Comisiwn i adolygu’r Datganiad Blynyddol. Roedd y mwyafrif yn cefnogi’r nodau a nodir ym Mharagraffau 4 i 6 uchod, ac yn teimlo bod y cwestiynau a gynigiwyd wedi’u cyfiawnhau gyda’r nodau hyn mewn golwg. Roedd y rhan fwyaf yn deall pam y byddai’r Comisiwn yn casglu’r data roeddem yn ei gynnig a beth y byddem yn ei wneud ag ef. Roedd rhai eithriadau i hyn, yn enwedig ar gyfer elusennau llai. Rydym wedi egluro sut rydym wedi mynd i’r afael â hyn yn ein trafodaeth ar gymesuredd ym Mharagraff 21.

Cawsom swm sylweddol o adborth gwerthfawr ar strwythur penodol, geiriad a chymhwysedd y cwestiynau i amgylchiadau pob ymatebydd. Roedd yr adborth hwn yn ein galluogi i nodi ble a sut y gellid gwella’r cynigion. Yn benodol, roeddem yn gallu:

• profi ein dealltwriaeth o effaith debygol y newidiadau arfaethedig ar y sector elusennol. Roedd hyn yn ein galluogi i nodi, ar gyfer lleiafrif o’r cwestiynau arfaethedig, y byddai adrodd y data ychwanegol wedi bod yn fwy cymhleth i elusennau nag a fwriadwyd gan y Comisiwn. Mae hyn wedi llywio ein penderfyniadau ar ba gwestiynau a ofynnir yn y Datganiad Blynyddol;

• penderfynu sut y dylid aralleirio’r cwestiynau i sicrhau bod elusennau’n deall pa wybodaeth rydym yn gofyn amdani, a pha ganllawiau y gellir eu darparu i helpu.

Yn seiliedig ar adborth yr ymgynghoriad, rydym wedi penderfynu bwrw ymlaen â newidiadau i’r Datganiad Blynyddol oherwydd bod angen i ni ddiweddaru’r data a gasglwn gan y sector. Fodd bynnag, mae adborth yr ymgynghoriad wedi ein galluogi i wneud diwygiadau sylweddol i gwestiynau terfynol y Datganiad Blynyddol. I grynhoi, y prif newidiadau yw:

• na fyddwn yn cyflwyno 5 o’r cwestiynau a gynigir yn yr ymgynghoriad;

• y byddwn yn diwygio geiriad 13 cwestiwn i wella eu heglurder, ac mewn rhai achosion yn lleihau’r casglu data neu’r mewnbwn sydd ei angen;

• y byddwn yn creu trothwyon incwm ar gyfer 4 o’r cwestiynau newydd rydym yn eu cyflwyno, er mwyn sicrhau bod y baich rheoleiddio ar yr elusennau lleiaf yn gymesur;

• y byddwn yn dileu 6 chwestiwn yn 2024 lle rydym wedi nodi ei fod yn hanfodol casglu’r data yn AR23, ond bod dulliau amgen wedi cael eu nodi i gasglu data tebyg yn y tymor hir. Byddwn yn parhau i asesu’r cyfle i ddileu cwestiynau pellach lle bod datblygiadau arall yn caniatáu.

• y byddwn wedi adolygu’r holl nodiadau esboniadol a’r eirfa ar gyfer y cwestiynau presennol a newydd er mwyn hyrwyddo cysondeb ac eglurder.

Gweithredu’r newidiadau

Rydym wedi nodi manylion y newidiadau pellach y byddwn yn eu gwneud i’r Datganiad Blynyddol ddiwygiedig, gan esbonio’r adborth rydym wedi’i ystyried ar gyfer pob cwestiwn yn y Datganiad Blynyddol yn yr adran canlyniadau a dadansoddiad o’r ymateb hwn, sydd wedi’i chynnwys yn Atodiadau 1 i 6.

Mae Atodiad 8 yn cynnwys rhestr lawn o gwestiynau diwygiedig y Datganiad Blynyddol a fydd yn cael eu nodi yn Rheoliadau Elusennau (Datganiad Blynyddol) 2022 a ddaw i rym ar 1 Ionawr 2023. Darperir copi o’r Rheoliadau yn Atodiad 9.

Bydd y newidiadau i’r Datganiad Blynyddol yn gymwys i flynyddoedd ariannol elusennau sy’n dod i ben ar neu ar ôl 1 Ionawr 2023.

Yn gynnar yn 2023 bydd canllaw i’r set newydd o gwestiynau yn cael ei ryddhau i roi manylion ychwanegol am yr hyn rydym yn ei ofyn, pam rydym yn ei ofyn a sut y bydd y data a gasglwn o fudd i’r sector. Bydd hyn yn ategu’r Canllawiau a’r Geirfa (Atodiad 10), rydym wedi’u diwygio a’u gwella’n sylweddol yn seiliedig ar adborth ymgynghori. Bydd y dogfennau hyn ar gael fel rhan o’r gwasanaeth digidol i helpu elusennau i ymateb i’r Datganiad Blynyddol a’i llywio i’w chwblhau.

Bydd y gwasanaeth digidol diwygiedig y bydd elusennau yn ei ddefnyddio i gyflwyno eu Datganiad Blynyddol yn cael ei ryddhau yn ddiweddarach yn 2023. Bydd adborth ymgynghori ar wasanaeth digidol y Datganiad Blynyddol yn cael ei ystyried wrth ddylunio’r gwasanaeth newydd. Bydd y gwasanaeth hefyd yn casglu adborth defnyddwyr unwaith y bydd yn fyw fel y gellir ystyried hyn fel rhan o ymdrechion i’w wella’n barhaus dros amser.

Crynodeb o’r adborth a dderbyniwyd a themâu sy’n codi dro ar ôl tro

Cawsom 456 o ymatebion. Daeth 423 o ymatebion drwy ein hofferyn ar-lein, gydag 16 o ymatebion yn rhoi adborth ysgrifenedig ychwanegol.

Darparodd 52% (262) o ymatebwyr adborth ar ran elusen gyda 37% (155) pellach wedi’i dderbyn gan ymddiriedolwyr yn rhannu eu barn personol. Darparwyd 8% o’r adborth gan bobl sy’n gweithio gyda, neu’n cynrychioli, corff sector. Roedd y dadansoddiad o ymatebwyr a ddefnyddiodd yr offeryn ar-lein fel y canlynol:

Rôl	Cyfran
Ymddiriedolwr elusen yn ymateb drosof fy hun yn unig (barn personol)	37%
Gweithiwr elusen yn ymateb ar ran fy nghyflogwr/elusen	33%
Ymddiriedolwr elusen yn ymateb ar ran fy elusen (barn ar y cyd yr ymddiriedolwyr)	19%
Person arall sy’n ymwneud â’r sector elusennol nad yw’n perthyn i’r categorïau uchod (er enghraifft, cynghorydd proffesiynol, cyfreithiwr neu gyfrifydd)	5%
Ymateb ar ran sefydliad cynrychioliadol y sector elusennol neu gorff mantell	3%
Aelod o’r cyhoedd	0.5%
Anhysbys	2.5%

Rhannodd 296 o elusennau eu barn hefyd ar ba mor ddarllenadwy yw’r Datganiad Blynyddol trwy ymarfer profi ar wahân. Roedd yr adborth o’r ymarfer profi ar wahân hwn yn cyd-fynd ag adborth o’r ymgynghoriad ar eglurder geiriad y cwestiwn.

Themâu sy’n deillio o adborth yr ymgynghoriad

Cymesuredd ein hychwanegiadau i’r Datganiad Blynyddol, gan gynnwys baich rheoleiddiol ar gyfer yr elusennau lleiaf.

Roedd cwestiwn 23 yn yr ymgynghoriad yn gwahodd barn elusennau ar hyn yn uniongyrchol; fodd bynnag rydym hefyd wedi ystyried adborth a dderbyniwyd ar adrannau unigol o’r Datganiad Blynyddol. Roedd 54% o ymatebwyr yn credu bod y cwestiwn a osodwyd yn gymesur, ond teimlai 22% nad oedd. Nid oedd 24% yn siŵr. Roedd y rhan fwyaf o ymatebwyr yn gwerthfawrogi pwysigrwydd casglu a defnyddio data am y sector i gynyddu tryloywder, nodi risgiau a all effeithio ar ymddiriedaeth a hyder mewn elusen a llywio ymateb rheoleiddio mwy effeithiol.

Crynodeb Tabl 1 – adborth ar gymesuredd a baich, a’n hymateb

Pryder yr ymatebydd	Ein hymateb
Yr amser a gymerir i gwblhau cwestiynau	• Rydym wedi penderfynu peidio â chyflwyno 5 o’r cwestiynau newydd a gynigir yn yr ymgynghoriad • Rydym wedi addasu’r rhan fwyaf o’r cwestiynau newydd arfaethedig i leihau cymhlethdod - (er enghraifft trwy ganiatáu i elusennau dalgrynnu gwerthoedd i raddau mwy, megis i’r agosaf -£100 yn hytrach na £1) • Drwy wella ein harweiniad i wella dealltwriaeth a chywirdeb y data a gasglwn, bydd elusennau’n treulio llai o amser yn penderfynu ble i edrych a pha ddata i’w darparu i ni
Baich diangen i elusennau wrth baratoi data	• Rydym wedi diwygio rhai cwestiynau i gynyddu aliniad â’r data a gasglwyd o dan y fframwaith cyfrifyddu elusennau, er enghraifft sicrhau ein bod yn gofyn i elusennau ddarparu’r un gwerthoedd yn y Datganiad Blynyddol ag y maent eisoes yn eu darparu o dan y fframwaith cyfrifyddu elusennau os ydynt hefyd yn cwblhau Rhan B o’r Datganiad Blynyddol
Effaith ar elusennau bach	• Rydym wedi cyflwyno trothwyon incwm ar gyfer rhai cwestiynau fel bod elusennau llai yn ateb llai o gwestiynau

Rydym wedi mynd i’r afael â’r ymatebion nad oeddent yn meddwl bod y dull gweithredu yn gymesur drwy symleiddio ac egluro’r cwestiwn a osodwyd. Rydym hefyd wedi ystyried yn ofalus os oedd unrhyw gwestiynau nad oedd yn cyfiawnhau’r baich rheoleiddio ychwanegol a nodwyd gan rai ymatebwyr. Yn dilyn yr ymarfer hwn rydym wedi lleihau dyblygu, gwell canllawiau, ac wedi diwygio rhai cwestiynau i fynd i’r afael â chymhlethdod diangen. Bydd y Datganiad Blynyddol nawr yn symlach i’w chwblhau a bydd yn cymryd llai o amser nag a gynigiwyd yn yr ymgynghoriad.

Gofynnodd rhai ymatebwyr am ragor o sicrwydd mai dim ond y data yr oedd ei angen arno er mwyn rheoleiddio’n effeithiol yr oedd y Comisiwn yn casglu. Rhoesom ystyriaeth ofalus i’r adborth hwn ac o ganlyniad rydym wedi lleihau nifer y cwestiynau yn y Datganiad Blynyddol, o gymharu â chynigion yr ymgynghoriad, gan 5.

Fe nodom fod elusennau bach yn arbennig o bryderus am unrhyw gynnydd mewn baich neu gymhlethdod. Dywedon nhw y gallai eu dibyniaeth ar nifer cyfyngedig o ymddiriedolwyr neu wirfoddolwyr greu costau pe bai’n rhaid iddynt wario arian ar gynghorwyr allanol i ymateb. Galwodd rhai am gyflwyno trothwyon incwm ar gyfer rhai cwestiynau.

Mae’n rhaid i ni gydbwyso ein hangen am ddata ar ystod eang o elusennau yn erbyn y baich rheoleiddio ar elusennau o gynhyrchu’r data hwn. Mae data ar elusennau llai yn werthfawr, o ystyried nad yw risgiau yn perthyn i elusennau mwy yn unig. Os ydym yn ystyried bod angen data ar elusennau llai i nodi risgiau sy’n dod i’r amlwg, nid ydym wedi cyflwyno trothwy incwm. Fodd bynnag, os na fyddai’r baich ar elusennau llai yn cyfiawnhau casglu data, rydym wedi cyflwyno trothwyon incwm priodol. Yn dilyn ein hymgynghoriad, rydym hefyd wedi penderfynu cyflwyno trothwy isafswm incwm ar y cwestiynau sy’n ymwneud â rhoddion, fel yr eglurir yn Atodiad 1.

Rydym yn deall ei fod yn rhwystredig i rai elusennau fod y Datganiad Blynyddol yn dyblygu rhywfaint o wybodaeth a adroddwyd yn eu cyfrifon a’u hadroddiadau blynyddol. Rydym wedi ystyried yr ymatebion hyn yn ofalus ac wedi dod i’r casgliad bod angen i ni gasglu’r wybodaeth hon drwy’r Datganiad Blynyddol o hyd oherwydd:

• Mae’n ofynnol i lai na thraean o elusennau (ychydig dros 40,000 o 168,000) gwblhau cyfrifon ac adroddiadau sy’n cynnwys y wybodaeth rydym yn casglu yn y Datganiad Blynyddol.

• Mae gwybodaeth yng nghyfrifon ac adroddiadau elusennau ar ffurf nad yw’n hawdd ei hadnabod a’i dadansoddi at ddibenion rheoleiddio. Ni fyddai’n ddefnydd rhesymol o adnoddau’r Comisiwn i archwilio a dadansoddi’r holl gyfrifon ac adroddiadau â llaw. Rydym yn parhau i archwilio opsiynau a fyddai’n caniatáu i ni ddadansoddi data o gyfrifon elusennau gan ddefnyddio technoleg a meddalwedd yn y dyfodol, ond nid yw’n bosibl gweithredu hyn yn y tymor byr.

Cawsom adborth bod rhai o’n cwestiynau arfaethedig yn gofyn am ddata ariannol mewn fformat sy’n wahanol i’r safonau a ddefnyddir yng nghyfrifon blynyddol elusennau. Rydym yn derbyn hyn ac felly wedi ailddrafftio sawl cwestiwn i gyd-fynd yn agosach â chyfrifon elusen. Er enghraifft, rydym wedi diwygio nifer o gwestiynau i ofyn am werthoedd yn hytrach na chanrannau fel nad oes rhaid i elusennau gymryd y cam ychwanegol o gynhyrchu’r data mewn fformat gwahanol. Byddwn yn cyfeirio at ofynion cyfrifyddu elusennau sy’n bodoli eisoes pan fydd y data hwn yn mapio yn y canllawiau cysylltiedig. Yna byddwn yn gallu cynnal ein dadansoddiad ein hunain i ailddehongli’r data, gan leihau’r effaith reoleiddiol ar elusennau.

Sicrhau bod gan y Comisiwn a’r sector ddealltwriaeth gyffredin o gwestiynau’r Datganiad Blynyddol fel bod data cywir a chlir yn cael ei gasglu

Roedd bron pob un o’r ymatebwyr yn cytuno ei fod yn bwysig cael esboniad clir ar gyfer pob cwestiwn yn y Datganiad Blynyddol ar ‘pam’ mae’r Comisiwn yn gofyn am y data a ‘beth’ mae’r Comisiwn yn bwriadu gwneud ag ef. Bydd hyn yn helpu elusennau i ddeall os ydynt yn darparu’r data cywir. Mae’r esboniad ynghylch pam mae’r data’n cael ei gasglu a sut y caiff ei ddefnyddio wedi’i nodi yn yr ymgynghoriad ac fe’i nodir eto isod yn adran berthnasol yr ymateb hwn. Bydd canllaw i’r set o gwestiynau, a gaiff ei ryddhau yn gynnar yn 2023, hefyd yn rhoi mwy o fanylion am sut y byddwn yn defnyddio’r data a gasglwyd.

Cawsom adborth cadarnhaol am eglurder mwyafrif y canllawiau, a geiriad y cwestiynau. Fodd bynnag, roedd rhai termau i’w gweld yn achosi dryswch ymhlith lleiafrif sylweddol.

Crynodeb Tabl 2 – adborth ar eglurder ynghylch data gofynnol, a’n hymateb

Pryder yr ymatebydd	Ein hymateb
Eglurder a phenodoldeb ynghylch y data sydd ei angen	• Rydym wedi disodli geiriad dryslyd y cwestiynau gyda thermau mwy adnabyddadwy ac wedi defnyddio categoreiddio data presennol i hybu cysondeb, er enghraifft alinio disgrifyddion data incwm, gwariant a gweithwyr â’r fframwaith cyfrifyddu • Mae’r Geirfa a’r Canllawiau wedi’u symleiddio a’u byrhau
Osgoi cymhlethdod	• Rydym wedi dileu gofynion i elusennau gyfrifo cyfrannau a chanrannau, ac wedi gofyn am werthoedd yn lle • Byddwn yn cyfeirio at elusennau lle gallent ddefnyddio data sy’n bodoli eisoes i gwblhau’r Datganiad Blynyddol

Sut mae’r Datganiad Blynyddol yn berthnasol i fecanweithiau casglu data eraill, gan gynnwys defnydd hyblyg o’r set o gwestiynau

Rydym yn croesawu’r ffaith bod 81% o’r rhai a ymatebodd i’r ymgynghoriad yn cytuno y dylem ddefnyddio’r Datganiad Blynyddol mewn ffordd fwy hyblyg. Mae hyn yn cynnwys y cynnig, pe na bai angen rhai cwestiynau mewn blynyddoedd diweddarach, y gallem eu tynnu o’r cwestiwn a osodwyd. Yn yr ymgynghoriad, gwnaethom nodi y byddai’r hyblygrwydd hwn ar ffurf:

a) dileu cwestiynau yn y dyfodol, os gallwn ddefnyddio dulliau eraill llai beichus i dynnu’r data o ffynonellau eraill wrth i’n prosesau wella

b) creu cwestiwn i fesur effeithiau cadarnhaol a negyddol ar y sector ehangach lle cododd risg sylweddol ar draws y sector yn ystod y flwyddyn flaenorol. Byddai’r cwestiwn hwn yn cael ei ofyn pe bai risg berthnasol a’r ffordd fwyaf cymesur o gasglu data ar yr effaith oedd trwy’r Datganiad Blynyddol. Ceir rhagor o fanylion am y cwestiwn hwn yn Atodiad 5.

Roedd ymatebion i’r ymgynghoriad yn nodi bod rhai cwestiynau arfaethedig yn debygol o gynhyrchu’r un ymatebion bob blwyddyn (naill ai ar gyfer y rhan fwyaf o elusennau unigol neu ar lefel sector). Yn yr achosion hynny roedd ymatebwyr yn cwestiynu os byddai’r baich amser a osodwyd drwy ddychwelyd at hyn bob blwyddyn yn gymesur â gwerth y data hydredol. Rydym wedi ystyried hyn ac wedi gwneud y newidiadau canlynol:

Crynodeb Tabl 3 – adborth ar fecanweithiau casglu data eraill, a’n hymateb

Pryder yr ymatebydd	Ein hymateb
Lleihau casglu data statig	Mewn rhai achosion rydym wedi nodi bod pwynt data yn annhebygol o newid bob blwyddyn ond bod gennym hefyd ofyniad dilys i gasglu’r data o leiaf unwaith, ac nid oes mecanwaith yn bodoli eisoes. Felly dim ond unwaith yn y Datganiad Blynyddol y gofynnir 6 cwestiwn ac yna byddant yn cael eu dileu. Byddwn yn chwilio am ddulliau eraill o gasglu’r data wedyn.

Byddwn yn parhau i fonitro os y Datganiad Blynyddol yw’r dull mwyaf priodol o gasglu pob pwynt data. Os caiff dull mwy priodol neu gymesur ei nodi neu ei ddatblygu, efallai y byddwn yn dileu cwestiynau ychwanegol gyda’r nod o leihau’r baich.

Cyfleoedd a awgrymir i gasglu data newydd

Cawsom hefyd ymatebion a oedd yn awgrymu defnyddio’r Datganiad Blynyddol i gasglu data arall nad oedd wedi’i gynnwys yn yr ymgynghoriad. Yn arbennig, gwnaethom ystyried os gallem gasglu data ar amrywiaeth yn y sector, yn benodol nodweddion personol a demograffig ymddiriedolwyr elusen. Awgrymodd ymatebwyr hefyd y dylid casglu data ar seiberddiogelwch, a chyfranogiad yn y Cod Llywodraethu Elusennau gwirfoddol.

Rydym yn cytuno bod y meysydd hyn yn cynrychioli materion pwysig i’r sector. Rydym wedi ystyried yn ofalus os fyddai’n briodol i’r Datganiad Blynyddol gasglu’r data hwn. Dim ond data sy’n hyrwyddo ein hamcanion a’n swyddogaethau statudol y gallwn wneud cais amdanynt. Yna byddwn yn cydbwyso hyn yn erbyn y baich cyffredinol a osodir ar elusennau gan gasglu data ychwanegol. Rhaid i ni roi ystyriaeth fanwl i gymesuredd ychwanegu cwestiynau pellach, a lefel uchel o hyder mai’r Datganiad Blynyddol yw’r mecanwaith gorau ar gyfer casglu data os ydym am ychwanegu pwnc cwbl newydd.

O ran amrywiaeth, cytunwn ei fod yn bwysig deall y boblogaeth ymddiriedolwyr, gan gynnwys cefndiroedd a nodweddion ymddiriedolwyr. Fodd bynnag, credwn fod heriau sylweddol o ran casglu hyn drwy’r Datganiad Blynyddol. Yn benodol, mae gennym rwymedigaeth i sicrhau ein bod yn casglu gwybodaeth gywir. O ystyried bod ymatebydd enwebedig yn y mwyafrif o achosion yn cwblhau’r Datganiad Blynyddol ar ran elusennau (y mae gan rai ohonynt boblogaeth fawr o ymddiriedolwyr), credwn fod risg ymarferol sylweddol i’w wneud yn ofynnol i ymatebydd enwebedig gasglu a rhannu data demograffig categori arbennig am bobl eraill, nad ydynt efallai’n eu casglu ar hyn o bryd, yn hytrach na bod ymddiriedolwyr yn cael y cyfle i hunanardystio a datgan y data hwn amdanynt eu hunain. Byddwn yn parhau i ystyried os oes cyfleoedd eraill i gasglu gwybodaeth am y boblogaeth ymddiriedolwyr.

Eglurder cynyddol ynghylch sut mae’r Comisiwn yn defnyddio data a gafwyd drwy’r Datganiad Blynyddol

Mae’r cwestiynau terfynol wedi bod yn destun proses adolygu mewnol ac allanol drylwyr i sicrhau mai dim ond data sydd ei angen i reoleiddio’n effeithiol o dan ein rhwymedigaethau statudol y byddwn yn casglu. Mae gan bob cwestiwn yn y Datganiad Blynyddol gysylltiad uniongyrchol â swyddogaethau’r Comisiwn, a dim ond am wybodaeth y byddwn yn ei ddefnyddio y byddwn yn gofyn amdano. Yn fras, mae tair prif ffordd y byddwn yn defnyddio’r wybodaeth.

Byddwn yn defnyddio’r wybodaeth i gynyddu gwybodaeth am y sector, sut mae’n gweithredu a’r risgiau y mae’n eu hwynebu drwy:

Cyhoeddi gwybodaeth berthnasol ar dudalen yr elusen ar y Gofrestr neu ar y cyd am y sector. Mae hyn gyda’r nod o:

• gefnogi ffydd a hyder y cyhoedd trwy gynyddu ymgysylltiad y cyhoedd a dealltwriaeth o elusennau,

• gynyddu atebolrwydd elusennau i roddwyr, buddiolwyr a’r cyhoedd.

Asesu lefelau risg ar draws y sector, mewn is-sectorau neu ar lefel unigol trwy ddadansoddi meysydd pwnc. Er enghraifft:

• Byddwn yn defnyddio data a gesglir drwy’r Datganiad Blynyddol i lywio ein blaenoriaethau gan sicrhau ein bod yn mabwysiadu ymagwedd dargedig a chymesur at reoleiddio’r sector. Er enghraifft, gallem ddefnyddio data ar nifer yr elusennau sy’n gweithredu mewn rhai gwledydd a lefelau cydymffurfio cyffredinol â gofynion cyfreithiol i lywio ein camau rheoleiddio.

• Byddwn hefyd yn defnyddio data’r Datganiad Blynyddol i ddeall tueddiadau a risgiau’r sector. Lle ei fod yn gymesur, byddwn yn cyhoeddi canfyddiadau i lywio dealltwriaeth y sector ei hun o faterion perthnasol. Bydd hyn hefyd yn cefnogi elusennau i liniaru risgiau ac annog a hwyluso gweinyddiaeth well o elusennau.

• Bydd data a gesglir drwy’r Datganiad Blynyddol hefyd yn ein galluogi i ddeall effaith cynigion polisi neu weithrediad ar y sector yn well fel y gallwn ddefnyddio ein hadnoddau yn y ffordd fwyaf effeithlon ac economaidd.

Byddwn yn defnyddio’r wybodaeth i hybu cydymffurfiaeth ymddiriedolwyr â’u dyletswyddau cyfreithiol a’u harferion da drwy:

• adnabod elusennau sydd â nodweddion a allai ddangos risg fel y gallwn ddarparu cyngor ac arweiniad priodol, anfon rhybuddion, cyhoeddi rhybuddion neu wahoddiad i ddigwyddiadau allgymorth.

• gynhyrchu adroddiadau sy’n canolbwyntio ar arfer da a gwael i hysbysu’r sector ehangach.

Byddwn yn defnyddio’r wybodaeth i’n helpu i asesu risg yn y penderfyniadau a wnawn i gymryd camau sy’n ymwneud ag elusennau arbennig. Gall hyn amrywio o ddarparu arweiniad a chymorth, i arfer ein pwerau i nodi ac ymchwilio i gamymddwyn a chamreoli posibl.