Gweithdrefn gwyno
Sut i gwyno neu roi adborth o fath arall am Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus.
Mae eich adborth yn bwysig inni
Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus (OPG) wedi ymrwymo i ddarparu gwasanaeth o ansawdd uchel i bawb rydym yn delio â hwy.
I wneud hynny, mae angen i chi roi i ni unrhyw sylwadau sydd gennych ynghylch ein gwasanaeth, i ddweud wrthym pryd rydym yn cael pethau yn anghywir a phryd rydym yn eu cael yn gywir.
Sut rydym yn delio â’ch cwyn
Rydym yn anelu at ymateb o fewn 10 diwrnod gwaith. Fodd bynnag, oherwydd nifer fawr iawn o ymholiadau, mae’n cymryd yn hirach i ni ymateb ar hyn o bryd. Gallwn eich sicrhau y byddwn yn delio â’ch cwyn cyn gynted ag y gallwn.
Mae’r OPG yn diffinio cwyn fel ‘mynegiant o anfodlonrwydd sydd angen gweithredu a/neu ymateb’.
Beth fydd angen i chi ddweud wrthym ni
Pan fyddwch yn cysylltu â ni, rhowch gymaint o wybodaeth ag y medrwch i’n helpu i ddeall ac ymchwilio i’ch cwyn, gan gynnwys:
- eich enw llawn, eich cyfeiriad a rhif ffôn cyswllt
- eich cyfeirnod os oes un gennych
- beth aeth o’i le
- pryd ddigwyddodd hyn
- gyda phwy y buoch yn delio
- pa effaith gafodd ein gweithredoedd arnoch chi
- sut yr hoffech i ni ddatrys y mater
Cwynion na fedrwn ymdrin â hwy
Y Llys Gwarchod
Os ydych yn dymuno cwyno ynghylch y ffordd mae’r Llys Gwarchod wedi ymdrin â’ch achos, rhaid i chi gysylltu â’r llys.
Mae’r Llys Gwarchod a’r OPG yn sefydliadau gwahanol. Mae’r Llys Gwarchod yn penodi dirprwyon; mae’r OPG yn arolygu dirprwyon unwaith y maent wedi eu penodi
Mae’r OPG yn delio gyda chwynion ynghylch ei wasanaethau, nid am benderfyniadau neu brosesau Y Llys Gwarchod.
Cyngor neu wasanaethau cyfreithiol
Ni fedrwn ddelio gyda chwynion ynghylch cyngor neu wasanaethau cyfreithiol. Efallai y medr Awdurdod Rheoleiddio Cyfreithwyr eich helpu.
Adrodd am bryder ynghylch atwrnai neu ddirprwy
Cysylltwch â’r OPG os ydych yn bryderus ynghylch gweithrediadau atwrnai neu ddirprwy.
Lefel arolygiaeth (dirprwyon)
Os ydych yn anhapus gyda lefel eich arolygiaeth, medrwch ofyn am adolygiad. Dilynwch y cyfarwyddiadau ar y llythyr anfonom ni atoch ynghylch eich lefel arolygiaeth.
Sut i gwyno
Soniwch am eich cwyn trwy ein ffonio, e-bostio neu ysgrifennu.
Ffôn: 0300 456 0300
E-bost: [email protected]
Swyddfa'r Gwarcheidwad Cyhoeddus
BP 16185
Birmingham
B2 2WH
Ffacs: 0870 739 5780
Os nad ydych yn fodlon
Os nad ydych yn fodlon â’r hyn rydym yn ei ddweud wrthych, medrwch ysgrifennu at brif weithredwr yr OPG. Bydd y prif weithredwr yn edrych ar y modd y deliwyd gyda’ch cwyn a’r canlyniad.
Yn eich llythyr, rydym angen i chi wneud y canlynol:
-
Egluro pam yr ydych yn anhapus gyda’r ateb cychwynnol a pha faterion sydd yn dal heb eu hateb.
-
Awgrymu sut y medr y sefyllfa gael ei gwella.
-
Darparu gwybodaeth bellach i ni i gefnogi’r materion sydd heb eu datrys (pan ofynnir amdanynt).
Os nad ydych yn fodlon gydag ymateb y prif weithredwr, cysylltwch â’ch AS i gyfeirio eich cwyn at yr Ombwdsmon Seneddol a Gwasanaeth Iechyd.
Rhaid i chi ddilyn pob un o’r camau hyn yng ngweithdrefn gwynion yr OPG cyn y medrir cyfeirio eich cwyn at yr ombwdsmon.
Datrys y mater
Os ydym wedi gwneud camgymeriad byddwn:
- yn ymddiheuro
- yn egluro beth ddigwyddodd
- yn gwneud iawn am bethau cyn gynted ag y medrwn.
Byddwn yn ystyried ad-dalu unrhyw gostau rhesymol a achoswyd gan ein camgymeriadau neu oedi afresymol. Gall costau gynnwys:
- cludiad
- costau ffôn
- ffioedd proffesiynol
Dylech gadw eich derbynebau os ydych am i ni wneud ad-daliad.
Byddwn yn sicrhau hefyd ein bod yn dysgu gwersi o’r adborth a ddaw gan gwsmeriaid a gwneud gwelliannau ble bod angen.
Adborth cadarnhaol
Mae deall yr hyn rydym wedi ei wneud yn dda llawn bwysiced â deall yr hyn nad ydym wedi ei wneud yn dda.
Mae eich adborth cadarnhaol yn ein helpu i ddarparu’r gwasanaeth gorau posibl i’n holl gwsmeriaid.
Os ydych wedi canfod bod un o’n gwasanaethau yn arbennig o fuddiol, cefnogol neu broffesiynol, rhowch wybod i ni trwy ffonio, e-bostio neu ysgrifennu.
Ffôn: 0300 456 0300
E-bost: [email protected]
Swyddfa'r Gwarcheidwad Cyhoeddus
BP 16185
Birmingham
B2 2WH
Ffacs: 0870 739 5780