Gweithdrefn gwyno
Sut i wneud cwyn am wasanaeth y Bwrdd Parôl
Cyflwyniad
Nod y Bwrdd Parôl yw darparu gwasanaeth o’r safon orau a chael pethau’n iawn. Mae’r cwynion a dderbyniwn yn ein cynorthwyo i ddeall yn well yr hyn yr ydym yn ei wneud, y gwersi y gallwn ddysgu ohonynt a’r gwelliannau y gallwn eu gwneud. Lle bo’n briodol, rydym wedi ymrwymo i wrando ar y cyhoedd, cydnabod pryderon ac unioni pethau. Pwrpas y Polisi Cwynion hwn yw amlinellu sut i wneud cwyn
Pwy ydym ni
Corff annibynnol yw’r Bwrdd Parôl sy’n cynnal asesiadau risg ar garcharorion penodol i bennu a yw hi dal yn angenrheidiol, er mwyn gwarchod y cyhoedd, eu bod yn aros yn y carchar.
Mae hi hefyd yn ofynnol i’r Bwrdd Parôl gynghori’r Ysgrifennydd Gwladol a ddylai carcharorion penodol symud yn eu blaenau i garchardai agored ac ynghylch y ffactorau risg y mae angen iddynt roi sylw iddynt.
Gwneir ein penderfyniadau gan aelodau o’r Bwrdd Parôl sy’n gorfod gwneud asesiad gwrthrychol, teg a chyfreithlon o’r dystiolaeth ym mhob achos unigol.
Mae gan y Bwrdd Parôl ‘Ysgrifenyddiaeth’ i gefnogi’r aelodau wrth iddynt wneud penderfyniadau. Mae’r Ysgrifenyddiaeth yn cynnwys timau (Gweithrediadau; Datblygu Aelodau a’u Hymarfer; Datblygu Busnes) sydd â gwahanol feysydd cyfrifoldeb.
Os dymunwch ragor o wybodaeth fanwl am ein gwaith, darllenwch ein Hadroddiad Blynyddola’n Cyfansoddiad.
Mae gofyn i Aelodau o’r Bwrdd Parôl a’r Staff lynu wrth y safonau ymddygiad uchaf. Yn y côd ymddygiad amlinellir pwrpas, pwerau a dyletswyddau’r Bwrdd Parôl a’r safonau sy’n ofynnol gan Aelodau o’r Bwrdd Parôl a’r Staff. Mae Côdau Ymddygiad ar wahân ar gyfer Aelodau a Staff. Mae’r Weithdrefn Gwyno’n darparu’r fframwaith i ddatrys unrhyw achos o fynd yn groes i’r safonau hyn a byddir yn ei dilyn os ceir honiadau y torrwyd y Côd Ymddygiad.
Os nad oes modd i chi gael mynediad at y dogfennau hyn, mae modd i chi ofyn am gopi gennym.
Os gallwch ddilyn y canllawiau a ganlyn bydd yn gymorth i ni ymateb i’ch cwyn.
Beth mae’r polisi cwynion yn ei gynnwys?
Cwynion
Ystyriwn fod cwyn yn fynegiant ffurfiol o anfodlonrwydd ynghylch unrhyw agwedd ar ein gwasanaeth gan berson sydd wedi bod yn rhan uniongyrchol o’r gwasanaeth y cwynwyd amdano. Cymerwn gwynion o ddifrif. Byddwn yn ymateb i gwynion yn effeithiol ac yn ymdrin â nhw yn sensitif, yn deg ac yn drwyadl. Ni fyddwn yn ymdrin ag unrhyw achwynydd yn llai ffafriol oherwydd ei rywedd, ei gyfeiriadedd rhywiol, ei hil neu ei ethnigrwydd, ei anabledd neu ei grefydd neu ei gred neu oherwydd iddo wneud cwyn. Byddir yn ymdrin â’r holl gwynion yn gwbl gyfrinachol. Mae gennym Swyddog Cwynion dynodedig fydd yn ymateb i chi.
Am beth allaf i Gwyno?
Gallwch gwyno am gamymddwyn. Mae gan ein staff a’n haelodau Godau Ymddygiad. A fyddech cystal â’u darllen os ydych yn meddwl gwneud cwyn am gamymddwyn personol. Isod ceir rhai enghreifftiau o fathau o bethau y gallwn ymchwilio iddynt:
- Defnyddio iaith hiliol, rhywiaethol a sarhaus
- Methiant i ddatgan gwrthdaro posib mewn buddiannau.
- Bwlio neu anghwrteisi
- Ymddygiad amhroffesiynol
Gallwch gwyno am wasanaeth gwael, a allai gynnwys pryderon ynghylch oedi, anghwrteisi neu fethiant i ddilyn gweithdrefnau cywir.
Mae rhai pethau na allwn ymdrin â nhw dan y weithdrefn gwyno:
- Penderfyniadau Barnwrol a wneir gan ein haelodau i ryddhau neu i beidio â rhyddhau, i argymell neu i beidio ag argymhell symud ymlaen i amgylchiadau carchar agored. Os ydych yn dymuno herio’r penderfyniadau hyn rhaid i chi wneud cais am adolygiad barnwrol. Argymhellwn eich bod yn ceisio cyngor cyfreithiol arbenigol os dymunwch wneud hyn. Mae’r Llys Gweinyddol yn darparu canllawiau. am adolygiad barnwrol ac mae modd cael rhagor o wybodaethyma Dylech ysgrifennu at ein Tîm Ymgyfreitha os ydych yn dymuno herio penderfyniad barnwrol fel hyn.
- Cyfarwyddiadau Barnwrol a wneir gan ein haelodau. Os dymunwch herio unrhyw un o Gyfeiriadau’r MCA (Asesiad o Achos Aelod) gallwch ddefnyddio Ffurflen Ymateb yr MCA os ydych yn garcharor, yn cynrychioli carcharor neu’n cynrychioli’r Ysgrifennydd Gwladol.
- Cwynion am sefydliadau eraill sy’n bartneriaid megis carchardai, y Gwasanaeth Prawf Cenedlaethol neu Gwmnïau Adsefydlu Cymunedol. Dylai cwynion am wasanaethau a ddarperir gan sefydliadau eraill gael eu cyfeirio atynt hwy.
Pa Bryd Ddyliwn i Wneud Fy Nghwyn?
Dylid gwneud cwyn cyn gynted a bo modd pan fo’r materion yn dal yn fyw ym meddyliau pawb. Po hwyraf y gwneir y gŵyn, anoddaf fyddai ymchwilio iddi. Rhaid gwneud cwynion ffurfiol cyn pen chwe mis i’r digwyddiad.
Sut i Wneud Cwyn
Os dymunwch wneud cwyn ffurfiol, defnyddiwch y ffurflen gwyno os yw’n bosib o gwbl. Os na allwch ddefnyddio’r ffurflen yr ydym wedi’i darparu, sicrhewch fod y gair “Cwyn” ar ben eich llythyr neu eich e-bost a’i fod wedi ei gyfeirio at The Complaints Officer, The Parole Board for England and Wales, Floor 3, 10 South Colonnade, Canary Wharf, London, E14 4PU
Cyflwynwch eich ffurflen gwyno, wedi’i chwblhau, i’r Swyddog Cwynion ar[email protected]
Beth Ddyliwn i ei Ddweud yn Fy Nghwyn
Bydd hyn yn dibynnu ar natur eich cwyn. Byddai o gymorth pe gallech grynhoi eich cwyn ar y ffurflen a ddarperir a rhoi manylion penodol am y materion ynghylch gwasanaeth gwael yr ydych yn eu codi. Rhowch wybod i ni os oes rhywun a all roi rhagor o dystiolaeth berthnasol sy’n ymnweud â’ch cais Os ydych yn cwyno am dorri Codau Ymddygiad, ceisiwch ddweud wrthym pa rannau o’r Côd sydd wedi’u torri yn eich barn chi. Rhowch wybod i ni os oes gennych anghenion cyfathrebu penodol, er enghraifft, os oes gennych anabledd sy’n cael effaith ar eich gallu i gyfathrebu neu os oes angen cymorth arnoch gyda darllen a/neu ysgrifennu.
Y Broses Gwyno
Mae dau gam i broses gwyno’r Bwrdd Parôl:
Cam 1
Bydd y gŵyn yn cael ei chofrestru gan y Swyddog Cwynion a chydnabyddiaeth yn cael ei hanfon yn ôl atoch chi neu at eich cynrychiolydd cyn pen saith niwrnod i’r Bwrdd Parôl dderbyn y gŵyn.
Bydd cwynion yn cael eu neilltuo i’r rheolwr priodol, yn y Bwrdd Parôl, gan y Swyddog Cwynion. Gyda rhai cwynion bydd gofyn cael gwybodaeth oddi wrth drydydd partïon. Gyda’r mathau hyn o gwynion, bydd angen i ni rannu manylion eich cwyn gyda’r person neu’r bobl yr ydych wedi cwyno amdano/amdanynt, fel bod modd i ni ystyried barn pawb dan sylw. Os byddwn angen rhagor o wybodaeth gennych chi hefyd, byddwn yn rhoi gwybod i chi.
Os nad yw’n bosib dod â’r ymchwiliad llawn i ben cyn pen 20 diwrnod gwaith, byddwn yn cysylltu â chi i egluro pam bod oedi a rhoi amcan diwygiedig i chi o ba mor hir y bydd yn ei gymryd i ni ymateb yn llawn. Byddwn yn rhoi gwybod i chi’n gyson am y cerrig milltir allweddol a statws eich cwyn. Os yw eich cwyn ynghylch aelod neu banel, yna ni fyddwn yn gallu ymateb hyd oni bydd yr arolwg wedi dod i ben. Byddwn yn rhoi gwybod i chi am unrhyw gŵyn y mae hyn yn berthnasol iddi a pha bryd y byddwn yn dechrau’r ymchwiliad. Yn ein hymateb terfynol, byddwn yn rhoi gwybod i chi am yr hyn yr ydym wedi’i ganfod ac yn egluro sut y daethom i’n casgliadau a pham. Bydd yr ymateb terfynol yn:
- Crynhoi eich cwyn
- Rhoi sylw i’r pwyntiau a godwyd gennych
- Dweud beth yw’r canlyniad gan gynnwys a yw eich cwyn wedi’i chaniatáu, ei gwrthod neu ei chaniatáu’n rhannol
- Os yw’n briodol, egluro pa fesurau a gymerir mewn ymateb i’ch cwyn
- Rhoi i chi fanylion sut y gallwch fynd â’r mater ymhellach os nad ydych yn hapus gyda’r canlyniad neu’r ffordd yr ymdriniwyd â’r gŵyn.
Cam 2
Os nad ydych yn hapus gyda’r ymateb yr ydych wedi’i gael yng ngham 1 y broses gwyno, gallwch ysgrifennu at yr Uwch-adolygydd Cwynion yn gofyn am adolygiad.
Aelod annibynnol Anweithredol o Bwyllgor Rheoli’r Bwrdd Parôl yw’r Uwch-adolygydd Cwynion. Daw ymateb i gwynion a anfonir at yr Uwch-adolygydd Cwynion cyn pen 20 diwrnod gwaith wedi iddo/iddi eu derbyn.
Beth allaf ei wneud os wyf dal yn anfodlon?
Os ydych yn parhau’n anfodlon gyda chanlyniad eich cwyn, neu gyda’r ffordd yr ymdrinniwyd â hi, gallwch ofyn i’ch Aelod Seneddol ysgrifennu at Ombwdsmon y Gwasanaeth Seneddol ac Iechyd sydd a’r pŵer i ymchwilio.
Mae modd cael manylion cyswllt gwasanaethau’r Ombwdsmonyma
Rhif cyswllt yr Ombwdsmon yw 0345 015 4033.
Cofnodi cwynion a dysgu oddi wrthynt
Cadwn gofnod o’r holl gwynion gan gynnwys ffynhonnell y cwynion. Dadansoddwn ein cwynion a pharatoi a chyhoeddi adroddiad thematig ar gwynion bob tri mis, a ystyrir gan ein Huwch-dîm Rheoli er mwyn canfod ffyrdd o wella’n gwasanaeth. Cyfeirir Adroddiad rheolaidd ar Gwynion at ein Pwyllgor Rheoli.