Canllawiau

Diweddaru’r Offer TWE Sylfaenol pan fydd cyflogai’n gadael

Diweddarwyd 21 Ebrill 2021

Gallwch ddefnyddio’r canllaw hwn o 6 Ebrill 2021 ymlaen.

Rhagarweiniad

Dyma’r canllaw Offer Talu Wrth Ennill (TWE) Sylfaenol ar gyfer ‘Yr hyn i’w wneud pan fydd cyflogai’n gadael’. Mae’n esbonio’r camau y mae’n rhaid i chi eu dilyn pan fydd cyflogai’n gadael a’r drefn y mae angen iddynt gael eu gwneud.

Defnyddiwch y canllaw hwn os ydych yn defnyddio’r Offer TWE Sylfaenol (BPT) i weithredu’r gyflogres ar hyn o bryd.

Nid yw’r canllaw hwn yn cynnwys yr hyn i’w wneud:

• os bydd cyflogai neu bensiynwr yn cael ei ddiswyddo
• pan fydd cyflogai’n ymddeol a byddwch yn talu pensiwn i’r cyflogai
• os bydd cyflogai’n marw

Y sgrinluniau yn y canllaw hwn yw’r brif rai y bydd angen i chi wybod amdanynt. Nid ydym wedi cynnwys yr holl sgriniau gan fod yna rai na fydd y rhan fwyaf o gyflogwyr yn eu defnyddio oherwydd maen nhw’n berthnasol i amgylchiadau mwy anarferol.

Oherwydd gwelliannau parhaus, gall y sgriniau yn yr Offer TWE Sylfaenol edrych ychydig bach yn wahanol i’r rheiny a ddangosir o fewn y canllaw hwn.

Dechrau arni

Mae’r canllaw hwn yn tybio eich bod eisoes yn defnyddio’r Offer TWE Sylfaenol i redeg eich cyflogres, a’ch bod eisoes wedi:

1. lawrlwytho a gosod y feddalwedd
2. sefydlu’r cyflogwr
3. sefydlu’r cyflogeion
4. defnyddio’r Offer TWE Sylfaenol i gyfrifo didyniadau yn y gyflogres o dreth ac Yswiriant Gwladol, ac wedi anfon yr wybodaeth i CThEM ar-lein

Cam 1: tâl ‘safonol’ terfynol

Mae taliadau i gyflogai sy’n gadael, sy’n ymddeol neu sy’n cael ei ddiswyddo yn cael eu trin yn wahanol, yn dibynnu ar p’un a ydynt yn cyfrif fel taliadau safonol (er enghraifft cyflog, tâl gwyliau a thaliadau bonws) neu daliadau unigol (gan gynnwys taliadau diswyddo a chyfandaliadau ymddeol).

Cyfrifwch faint o dâl ‘safonol’ (er enghraifft cyflog, tâl gwyliau a thaliadau bonws) sy’n ddyledus i’r cyflogai hyd at ei ddyddiad gadael.

Os ydych yn gwneud taliad ar ôl i rywun farw, rhowch y dyddiad y bu farw yn y maes ‘Dyddiad gadael’ yn eich Cyflwyniad Taliadau Llawn (FPS) nesaf a didynnwch dreth gan ddefnyddio’i god treth presennol. Defnyddiwch lythyren gategori CYG ‘X’ fel nad ydych yn didynnu Yswiriant Gwladol. Peidiwch â chynhyrchu P45.

Cam 2: dyddiad gadael

Mae’n rhaid bod y dyddiad y gadawodd y cyflogai y gyflogaeth hon, neu’r dyddiad y bydd yn gadael, ar neu ar ôl y dyddiad pan gafodd ei gyflog olaf, sef fel arfer ei ddyddiad olaf yn y gwaith, heblaw bod y cyflogai wedi marw – os mai dyna’r achos, dyddiad ei farwolaeth fydd y dyddiad hwnnw.

Cam 3: nodi’r tâl ‘safonol’ terfynol

Agorwch yr Offer TWE Sylfaenol ac o’r hafan, dilynwch y camau hyn:

• dewiswch enw’r cyflogwr
• dewiswch y cysylltiad ‘Rheoli cyflogeion’
• dewiswch enw’r cyflogai
• dewiswch y cysylltiad ‘Taliadau cyflogai’
• dewiswch y cysylltiad ‘Ychwanegu taliad cyflogai’
• nodwch y dyddiad talu – hwn yw’r dyddiad o Gam 2
• nodwch ‘Swm y cyflog at ddibenion Treth Incwm’ – hwn yw’r swm o Gam 1
• dewiswch ‘nesaf’ i symud drwy’r sgriniau hyd nes eich bod yn dychwelyd i’r sgrin ‘Taliadau cyflogai’

Mae hyn wedi creu Crynodeb Taliadau Llawn (FPS) a fydd yn cael ei anfon yng Ngham 5.

Cam 4: nodi’r dyddiad gadael

Nawr byddwn yn nodi’r dyddiad gadael. Dilynwch y camau hyn:

• o’r panel llywio ar ochr chwith eich sgrin, dewiswch enw’r cyflogai – mae hyn yn mynd â chi i’r dudalen ‘Manylion y cyflogai’
• dewiswch y cysylltiad ‘Crynodeb o’r Cyflogai sy’n Gadael’

Dewiswch y cysylltiad ‘Ychwanegu dyddiad gadael’.

Byddwch wedyn yn gweld y sgrin ganlynol sy’n gofyn i chi wirio eich bod wedi cymryd yr holl gamau perthnasol cyn nodi’r dyddiad gadael.

Yn y blwch sydd wedi ei labelu ‘Dyddiad gadael y cyflogai’, nodwch y dyddiad o Gam 2.

Dewiswch ‘nesaf’ a chaiff y sgrin ‘Crynodeb o’r Cyflogai sy’n Gadael’ ei chyflwyno. Nodwch fod dyddiad yn y blwch gadael erbyn hyn.

Cam 5: anfon yr wybodaeth i CThEM

Nawr rydych yn barod i anfon manylion y cyflog terfynol a’r manylion gadael ar gyfer y cyflogai hwn.

Mae’n rhaid i chi anfon yr wybodaeth hon i CThEM ar neu cyn y diwrnod rydych yn talu’r cyflogai sy’n gadael.

Dilynwch y camau hyn o’r hafan:

• dewiswch y cyflogwr o’r ‘Rhestr cyflogwyr’
• dewiswch y cysylltiad ‘Bwrw golwg ar gyflwyniadau sydd heb eu cyflwyno’ o’r ddewislen a gwelwch fod yna ddata i gael ei gyflwyno
• dewiswch y cysylltiad ‘Anfon yr holl gyflwyniadau sydd heb eu cyflwyno’ o’r ddewislen ar ochr chwith y sgrin

Darllenwch yr wybodaeth ar y sgrin nesaf ac wedyn dewiswch ‘nesaf’.

Sgrin wybodaeth yw’r sgrin nesaf i’w gweld. Darllenwch hi’n ofalus ac wedyn dewiswch ‘nesaf’ i fynd â chi i Borth y Llywodraeth.

Nodwch eich ‘Dynodydd Defnyddiwr (ID)’ a’ch ‘cyfrinair’ Porth y Llywodraeth yn y blychau gwag isod ar gyfer cyflwyno ar-lein, ac yna dewiswch nesaf.

Dylech wedyn gael manylion statws cyflwyno ar y sgrin.

Yn olaf, byddwch yn cael sgrin yn dangos eich canlyniadau cyflwyno, gan gynnwys cyfeirnod unigryw.

Cam 6: cynhyrchu P45 i’w rhoi i’r cyflogai

Nawr eich bod wedi anfon manylion y cyflogai sy’n gadael i CThEM, gallwch fwrw golwg ar y P45 a’i hargraffu.

Dilynwch y camau hyn o’r hafan:

• dewiswch enw’r cyflogwr
• dewiswch y cysylltiad ‘Rheoli cyflogeion’
• cliciwch ar enw’r cyflogai
• yna dewiswch y cysylltiad ‘Crynodeb o’r Cyflogai sy’n Gadael’

Dilynwch y cysylltiad yng ngholofn ‘Gweithredu’ y tabl sy’n agos i frig y sgrin, i ddangos y P45.

Sylwer

Os ydych yn llenwi P45 ar gyfer cyflogai ar rif cod Wythnos1/Mis 1, bydd yr Offer TWE Sylfaenol yn cwblhau’r manylion generig ar gyfer y cyflogai, er enghraifft enw, cyfeiriad ac ati. Ni fydd, fodd bynnag, yn rhoi unrhyw werthoedd yn y blychau symiau. Bydd angen i’r cyflogwr nodi’r rhain â llaw.