Canllawiau

Cyfarfodydd elusennau

Diweddarwyd 19 Gorffennaf 2024

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

Rheolau ar gyfer cyfarfodydd elusen

Mae cyfarfodydd elusen yn ffordd i chi, yr ymddiriedolwyr eraill, ac aelodau’ch elusen (os oes gan eich elusen aelodau) ddod ynghyd i wneud penderfyniadau am eich elusen.

Rydych chi a’r ymddiriedolwyr eraill yn gyfrifol ar y cyd am redeg eich elusen yn briodol. Mae’n rhaid i chi:

• cydymffurfio â gofynion y gyfraith elusennau a deddfau eraill sy’n berthnasol i’ch math chi o elusen
• dilyn yr hyn y mae eich dogfen lywodraethol yn ei ddweud am sut mae’n rhaid i chi gynllunio, rhedeg, a chadw cofnod o gyfarfodydd

Os nad yw eich dogfen lywodraethu yn nodi manylion am gyfarfodydd, dylech sicrhau bod pawb yn eich cyfarfod yn gallu gweld a chlywed ei gilydd. Mae hyn yn seiliedig ar y diffiniad a dderbynnir fwyaf eang o gyfarfod dilys, a dylech ddilyn y rheol hon o leiaf.

Bydd hyn yn helpu i sicrhau bod penderfyniadau a wnewch am eich elusen mewn cyfarfodydd yn ddilys.

Dylech ddiwygio’ch dogfen lywodraethu i wneud yn siŵr bod ganddi’r holl reolau sydd eu hangen arnoch i gynnal cyfarfodydd. Er enghraifft, i’ch galluogi i gynnal cyfarfodydd rhithwir a hybrid.

Gwiriwch ddogfen lywodraethol eich elusen

Gwiriwch eich dogfen lywodraethol am reolau eich elusen ynghylch cyfarfodydd, megis:

• sut mae’n rhaid i chi gynllunio, rhedeg a chadw cofnod o gyfarfodydd
• a oes rhaid i chi gynnal cyfarfodydd wyneb yn wyneb, neu a allwch gynnal cyfarfodydd rhithwir a hybrid
• nifer neu ganran y bobl sydd â hawl i fynychu’r cyfarfod y mae’n rhaid iddynt fod yn bresennol ynddo i wneud penderfyniadau dilys (a elwir yn “cworwm”)
• y mathau o gyfarfodydd y mae’n rhaid i’ch elusen eu cynnal, er enghraifft cyfarfodydd ymddiriedolwyr a chyfarfodydd cyffredinol blynyddol (CCB)
• pwy all bleidleisio mewn gwahanol fathau o gyfarfodydd, a sut
• y nifer lleiaf o gyfarfodydd y mae’n rhaid i’ch elusen eu cynnal bob blwyddyn
• a allwch chi gyflawni busnes elusen mewn ffyrdd eraill, er enghraifft dros y ffôn, gan gynnwys gwneud penderfyniadau

Gwiriwch a yw’r rheolau hyn mewn dogfen elusen arall, fel rheolau sefydlog, rheolau neu is-ddeddfau. Yn y canllaw hwn, pan fyddwn yn cyfeirio at reolau yn eich dogfen lywodraethu, rydym yn golygu rheolau yn eich dogfen lywodraethu a/neu mewn un neu fwy o’r dogfennau hyn.

Rhaid i chi wneud y pethau hyn yn union fel y mae eich dogfen lywodraethu yn ei ddweud. Os na wnewch chi, gallai unrhyw benderfyniadau a wnewch fod yn annilys:

Diwygio rheolau’ch elusen ynghylch cyfarfodydd

Dylech ddiwygio eich dogfen lywodraethol os:

• nid yw’n dweud dim am gyfarfodydd
• nid yw’n rhoi digon o fanylion am gyfarfodydd, er enghraifft rheolau ynghylch sut i bleidleisio mewn cyfarfodydd
• mae ganddo reolau nad ydynt bellach yn ymarferol

Gall hyn helpu eich elusen i weithio’n effeithiol yn y dyfodol. Fel arfer nid oes angen awdurdod y Comisiwn Elusennau arnoch i wneud y newidiadau hyn.

Dylech sicrhau bod eich dogfen lywodraethu yn glir ynghylch y ffyrdd y gallwch gynnal cyfarfodydd. Os ydych am gynnal cyfarfodydd rhithwir neu hybrid, dylech ddiwygio’ch dogfen lywodraethu fel ei bod yn caniatáu i chi wneud hynny’n benodol. Er enghraifft:

• drwy newid y diffiniad o ‘gyfarfod’ yn eich dogfen lywodraethol i gynnwys cyfarfodydd rhithwir neu hybrid, neu
• drwy ychwanegu cymal newydd neu ddiwygio cymal sy’n bodoli eisoes i’ch galluogi i gyfarfod yn rhithwir neu mewn cyfarfodydd hybrid yn ogystal ag yn bersonol

Dylech wirio eich dogfen lywodraethu am gymalau eraill y mae angen ichi eu newid er mwyn eich galluogi i gynnal cyfarfodydd rhithwir a hybrid. Er enghraifft, cymalau sy’n dweud sut mae’n rhaid i chi roi hysbysiad o gyfarfodydd neu sut mae’n rhaid i chi gynnal pleidleisiau.

Sicrhewch fod gan eich dogfen lywodraethol yr holl reolau ynglŷn â chyfarfodydd y mae’r gyfraith yn gofyn amdanynt. Gallwch ddefnyddio ein [dogfennau llywodraethu enghreifftiol] (https://www.gov.uk/government/publications/setting-up-a-charity-model-governing-documents) fel canllaw.

Ceisiwch gyngor proffesiynol os nad ydych yn siŵr am y camau cywir i’w dilyn.

Darganfod sut i wneud newidiadau i ddogfen lywodraethol eich elusen

Rheolau a rheoliadau eraill

Cymerwch gamau rhesymol i gael gwybod am rheolau cyfreithiol am gyfarfodydd sy’n berthnasol i’ch math chi o elusen.

Ceisiwch gyngor proffesiynol os nad ydych yn siŵr am y camau cywir i’w dilyn.

Ffyrdd y gallwch gynnal cyfarfodydd elusen

Gallwch gynnal cyfarfodydd mewn gwahanol ffyrdd:

• cyfarfod wyneb yn wyneb - lle mae pawb yn cyfarfod yn gorfforol yn yr un lle
• rhithwir – lle mae pawb yn ymuno â’r cyfarfod yn electronig
• cyfarfod ‘hybrid’ – lle mae rhai pobl yn cyfarfod wyneb yn wyneb, ac eraill yn ymuno â’r cyfarfod yn rhithiol

Cyfarfodydd rhithwir a hybrid

Mae cyfarfodydd rhithwir a hybrid yn ffordd ddefnyddiol a chost-effeithiol o gynnal busnes elusen os, er enghraifft:

• mae’r rhai sydd â hawl i fynychu’r cyfarfod yn byw ymhell oddi wrth ei gilydd
• mae ymddiriedolwyr neu aelodau ag anableddau sy’n golygu ei bod yn anodd mynychu cyfarfodydd wyneb yn wyneb
• mae angen i chi wneud penderfyniad brys

Mae technoleg yn caniatáu i’r rhai sy’n mynychu cyfarfod yn rhithwir weld a chlywed ei gilydd trwy ddefnyddio camerâu a meicroffonau ar ddyfeisiau fel cyfrifiaduron bwrdd gwaith, gliniaduron, tabledi a ffonau clyfar.

Os ydych am gynnal cyfarfodydd rhithwir a hybrid, dylech diwygio eich dogfen lywodraethol fel ei bod yn dweud yn benodol y gallwch gynnal cyfarfodydd yn y ffordd honno. Dylai eich dogfen lywodraethol hefyd ddweud:

• os gall eich holl gyfarfodydd elusennol fod yn rhithwir neu’n hybrid, neu, er enghraifft, a ddylai o leiaf un y flwyddyn fod wyneb yn wyneb
• sut y byddwch yn rhoi rhybudd o gyfarfodydd rhithwir a hybrid
• sut y byddwch yn cynnal pleidleisiau mewn cyfarfodydd rhithwir a hybrid
• sut y gallwch ohirio cyfarfodydd rhithwir a hybrid

Bydd hyn yn eich helpu i wneud penderfyniadau dilys.

Dylai fod gennych bolisi ar wahân sy’n dweud sut y gall pobl mewn cyfarfodydd rhithwir a hybrid ofyn cwestiynau, ymuno yn y ddadl, a sut y byddwch yn rhannu ac yn arddangos dogfennau fel penderfyniadau.

Dylech feddwl am yr hyn y byddwch yn ei wneud os bydd y rhai sy’n mynychu’r cyfarfod yn rhithwir yn profi problemau technoleg. Er enghraifft, fe allech chi:

• parhau â’r cyfarfod os yw’r isafswm o bobl sydd eu hangen ar gyfer y cyfarfod yn dal i fod yn bresennol (a elwir yn ‘cworwm’)
• gohirio y cyfarfod

Dylech nodi hyn fel rheol yn eich dogfen lywodraethu.

Mae gan y Sefydliad Llywodraethu Siartredig ganllawiau i gwmnïau ar arferion da ar gyfer cyfarfodydd bwrdd a phwyllgor rhithwir. Gall y canllaw hwn fod yn ddefnyddiol i elusennau nad ydynt yn gwmnïau hefyd.

Cynnal busnes elusennol mewn ffyrdd eraill

Gwiriwch a yw eich dogfen lywodraethol yn caniatáu i chi gyflawni busnes elusen mewn ffyrdd eraill, er enghraifft dros y ffôn, e-bost, neu ar apiau negeseua.

Os yw eich dogfen lywodraethu neu’r gyfraith yn dweud bod rhaid i chi gynnal cyfarfod i wneud rhai penderfyniadau, rhaid i chi ddilyn y rheolau yn eich dogfen lywodraethu am gyfarfodydd.

Os nad yw eich dogfen lywodraethu yn nodi manylion am gyfarfodydd, dylech sicrhau bod pawb yn eich cyfarfod yn gallu gweld a chlywed ei gilydd.

Os na wnewch hynny, efallai na fydd unrhyw benderfyniadau a wnewch yn ddilys.

Mathau o gyfarfodydd elusennol

Mae’r rhan fwyaf o gyfarfodydd elusennau yn gyfarfodydd ymddiriedolwyr. Maent yn cynnwys chi a’r ymddiriedolwyr eraill yn trafod y prif faterion sy’n wynebu’r elusen, gan gynnwys:

• ei sefyllfa ariannol
• sut mae’n cyflawni ei ddibenion
• unrhyw risgiau y mae’r elusen yn eu hwynebu

Mae gan rai elusennau fel Sefydliadau Corfforedig Elusennol (CIO), cwmnïau elusennol a chymdeithasau anghorfforedig aelodaeth bleidleisio ar wahân. Bydd eich dogfen lywodraethol yn dweud wrthych:

• os oes gan eich elusen aelodau
• a oes rhaid i chi gynnal cyfarfodydd aelodau, a sut
• penderfyniadau y mae’n rhaid i’ch aelodau eu gwneud

Fel arfer, rhaid i elusennau aelodaeth gynnal o leiaf un cyfarfod cyffredinol y flwyddyn: dyma’r CCB neu’r cyfarfod cyffredinol blynyddol.

Rhaid i chi hefyd ddilyn unrhyw rheolau cyfreithiol sy’n berthnasol i’ch math chi o elusen.

Gwiriwch a oes gan eich dogfen lywodraethol reolau gwahanol ar gyfer cyfarfodydd ymddiriedolwyr a chyfarfodydd cyffredinol.

Gwnewch yn siŵr eich bod yn dilyn y rheolau cywir ar gyfer y math o gyfarfod rydych yn ei gynnal.

Cyfarfodydd ymddiriedolwyr

Gwiriwch ddogfen lywodraethol eich elusen am fanylion am y nifer lleiaf o weithiau y mae’n rhaid i chi a’r ymddiriedolwyr eraill gynnal cyfarfod bob blwyddyn.

Rhaid i chi gyfarfod mor aml ag y mae eich dogfen lywodraethol yn ei ddweud a dylech gyfarfod yn amlach os ydych yn meddwl bod hyn yn angenrheidiol i gyflawni’ch dyletswyddau.

Os nad yw eich dogfen lywodraethol yn nodi isafswm, rydym yn argymell eich bod yn cynnal o leiaf dau gyfarfod ymddiriedolwyr y flwyddyn.

Rydych chi a’r ymddiriedolwyr eraill yn gydgyfrifol am yr holl benderfyniadau a wneir – ac mae hyn yn wir hyd yn oed os ydych:

• heb fynychu cyfarfod
• wedi mynychu cyfarfod ond heb gymryd rhan mewn penderfyniad
• wedi pleidleisio yn erbyn penderfyniad

Rhaid i chi a’r ymddiriedolwyr eraill:

• cefnogi penderfyniadau dilys a wneir mewn cyfarfod, a
• sicrhau bod penderfyniadau’n cael eu gwneud

Pwy all fynychu cyfarfodydd ymddiriedolwyr

Gallwch wahodd pobl heblaw ymddiriedolwyr i’ch cyfarfod ymddiriedolwyr, gan gynnwys:

• cynghorwyr proffesiynol i’ch helpu i ddeall materion technegol mewn meysydd fel y gyfraith, cyfrifon, neu fuddsoddiadau
• buddiolwyr eich elusen i roi gwybodaeth i chi o safbwynt defnyddwyr gwasanaeth
• gofalwr i fynd gydag ymddiriedolwr ag anabledd

Os yw’ch elusen yn cyflogi staff, gallwch eu gwahodd i gyfarfodydd ymddiriedolwyr i adrodd ar weithgareddau, rhoi cyngor neu gymryd cofnodion. Er enghraifft, os oes gennych brif weithredwr, bydd fel arfer yn dod i gyfarfod i roi diweddariad ac ateb cwestiynau.

Dylai unrhyw un a wahoddir i’ch cyfarfod ymddiriedolwyr fod yn bresennol i drafod eitemau perthnasol yr agenda yn unig.

Rhaid i chi sicrhau mai dim ond ymddiriedolwyr sy’n cael eu cyfrif tuag at y cworwm sydd ei angen arnoch i wneud penderfyniadau dilys mewn cyfarfod ymddiriedolwyr.

Elusennau ag aelodaeth bleidleisio ar wahân

Rhaid i gwmnïau elusennol a CIOs gadw cofrestr o aelodau. Dylai mathau eraill o elusen gadw cofrestr hefyd os oes ganddynt aelodau. Bydd hyn yn eich helpu i nodi pwy yw aelodau’ch elusen.

Gall dogfen lywodraethol eich elusen ddweud pwy sydd â hawl i fod yn aelod elusen. Gall hefyd ddweud pa sefydliadau sy’n aelodau o’r elusen.

Gwiriwch gofnodion eich elusen i ddeall pwy yw’r aelodau presennol, a phwy i gysylltu â nhw mewn unrhyw sefydliad sy’n aelod.

Cyfarfodydd cyffredinol blynyddol (CCB)

Os oes aelodaeth bleidleisio ar wahân gan eich elusen, dylai eich dogfen lywodraethol nodi rheolau ynghylch CCB y mae’n rhaid i chi eu dilyn. Rhaid i chi hefyd ddilyn unrhyw reolau cyfreithiol sy’n berthnasol i’ch math chi o elusen.

Mae’r Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol yn gyfle i chi:

• rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i aelodau am berfformiad a chyflawniadau’r elusen yn ystod y flwyddyn ddiwethaf
• cyflwyno cyfrifon blynyddol yr elusen ac adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr
• ymdrin ag unrhyw fusnes arall, megis penodi ymddiriedolwyr newydd

Mae’r CCB hefyd yn lle y gall yr aelodau ofyn cwestiynau i chi am sut mae’r elusen yn cael ei rhedeg.

Gwiriwch a yw eich dogfen lywodraethol yn nodi pa fusnes y mae’n rhaid i chi ei gyflawni mewn Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol.

Dylai cadeirydd y CCB egluro i’r aelodau pa bleidleisiau (os o gwbl) sy’n rhwymo’r ymddiriedolwyr.

Dylai eich dogfen lywodraethol hefyd ddweud wrthych pryd i gynnal y CCB a faint o rybudd y mae angen i chi ei roi. Os nad ydyw, dylech roi rhybudd rhesymol, megis o leiaf 3 wythnos.

Dylech gofnodi pa aelodau sy’n mynychu Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol. Er enghraifft, trwy lofnodi cofrestr. Ar gyfer cyfarfodydd rhithwir a hybrid, dylech gadw cofnod electronig o’r bobl sy’n mynychu’r cyfarfod.

Ydy pob elusen yn cynnal CCB?

Gwiriwch a yw dogfen lywodraethol eich elusen yn dweud bod rhaid i chi gynnal CCB. Er enghraifft, mae’n ofynnol i rai elusennau neuadd bentref gynnal CCB ar gyfer pobl yn y gymuned leol sy’n defnyddio’r neuadd.

Gallwch gynnal CCB hyd yn oed os nad yw eich dogfen lywodraethol yn dweud bod rhaid i chi.

Os yw’ch elusen yn gwmni, nid oes angen i chi gynnal CCB oni bai fod eich dogfen lywodraethol yn dweud bod rhaid i chi.

Mathau eraill o gyfarfodydd cyffredinol

Gall elusennau aelodaeth hefyd gynnal cyfarfodydd cyffredinol eithriadol neu gyfarfodydd cyffredinol arbennig os oes angen. Er enghraifft:

• i gyflawni unrhyw fusnes brys y mae’n rhaid i’r aelodau benderfynu arno, megis penderfyniad i newid dogfen lywodraethol eich elusen
• i ymgynghori â’ch aelodau ar unrhyw benderfyniadau pwysig rydych yn eu gwneud, yn arbennig rhai a fydd yn effeithio arnynt

Dylai eich dogfen lywodraethol ddweud wrthych sut i alw’r mathau hyn o gyfarfodydd, er enghraifft, faint o rybudd y mae’n rhaid i chi ei roi.

Sut i alw cyfarfod elusen

Gwiriwch a oes gan eich dogfen lywodraethol reolau gwahanol ynghylch sut i alw cyfarfodydd ymddiriedolwyr a chyfarfodydd cyffredinol.

Gwnewch yn siŵr eich bod yn dilyn y rheolau cywir yn eich dogfen lywodraethol a, lle bo’n briodol, y gyfraith ar gyfer y math o gyfarfod rydych yn ei gynnal. Gall unrhyw gamgymeriadau olygu bod penderfyniadau a wnewch mewn cyfarfod yn annilys.

Fel arfer mae ysgrifennydd elusen yn gyfrifol am drefnu’r cyfarfod, gan gynnwys:

• galw’r cyfarfod
• cefnogi’r cadeirydd yn ystod y cyfarfod
• cymryd munudau

Gwiriwch eich dogfen lywodraethol am fanylion am rôl yr ysgrifennydd, megis:

• unrhyw gyfrifoldebau sydd ganddynt cyn, yn ystod ac ar ôl cyfarfodydd
• sut y cânt eu penodi

Nid oes gan rai elusennau ysgrifennydd swyddogol. Os yw hyn yn wir, gall rhywun arall fel ymddiriedolwr neu gyflogai gyflawni’r rôl yn eich cyfarfod.

Pwy all alw cyfarfod cyffredinol

Gallwch chi a’r ymddiriedolwyr eraill alw cyfarfod cyffredinol.

Gall eich dogfen lywodraethol ganiatáu i aelodau’ch elusen naill ai ofyn i chi alw cyfarfod cyffredinol, neu alw cyfarfod o’r fath eu hunain. Mae hyn fel arfer os oes gan eich aelodau bryderon ynghylch sut mae’r elusen yn cael ei rhedeg.

Bydd eich dogfen lywodraethol yn nodi’r broses y mae’n rhaid i aelodau ei dilyn a sut y cynhelir y cyfarfodydd cyffredinol hynny wedyn.

Os yw’ch elusen yn gwmni elusennol, gall 5% o aelodau pleidleisio eich elusen ofyn i chi alw cyfarfod cyffredinol o dan y gyfraith cwmnïau. Os bydd eich aelodau yn gofyn i chi alw cyfarfod cyffredinol, rhaid i chi:

• galw’r cyfarfod cyffredinol o fewn 21 diwrnod i gais yr aelodau, a
• cynnal y cyfarfod cyffredinol o fewn 28 diwrnod o anfon yr hysbysiad

Os nad ydych chi, fel ymddiriedolwyr, yn galw’r cyfarfod, mae gan aelodau’ch elusen hawl gyfreithiol i alw’r cyfarfod eu hunain.

Rhoi rhybudd

Gall pob elusen roi hysbysiad o gyfarfodydd ymddiriedolwyr a chyffredinol (er enghraifft CCB) drwy’r post. Efallai y bydd eich dogfen lywodraethu hefyd yn caniatáu ichi roi hysbysiad mewn ffyrdd eraill, megis trwy e-bost. Dim ond os yw ymddiriedolwyr ac aelodau eich elusen wedi cytuno y gallwch anfon hysbysiad atynt yn y ffyrdd eraill hyn y dylech wneud hyn.

Dylai’r hysbysiad ar gyfer eich cyfarfod gynnwys:

• dyddiad ac amser y cyfarfod
• y lleoliad neu’r platfform
• ar gyfer cyfarfodydd rhithwir a hybrid, manylion am sut y gall y rhai sydd â hawl i fod yn bresennol ymuno â’r cyfarfod yn electronig, megis dolen

Dylech hefyd gynnwys unrhyw ddogfennau y mae angen i’r rhai sydd â hawl i fod yn bresennol eu darllen cyn y cyfarfod, er enghraifft:

• agenda
• copi o gofnodion y cyfarfod blaenorol
• gwybodaeth ariannol berthnasol neu gyfrifon eich elusen
• unrhyw adroddiadau neu ddiweddariadau
• unrhyw benderfyniadau sy’n cael eu hystyried

Ar gyfer cyfarfodydd cyffredinol, dylech hefyd esbonio sut y gall aelodau eich elusen godi eu materion eu hunain a chynnig penderfyniadau.

Gwiriwch eich dogfen lywodraethol am reolau ynghylch y cyfnod rhybudd y mae’n rhaid i chi ei roi ar gyfer y math o gyfarfod rydych am ei gynnal. Mae hwn fel arfer yn gyfnod o ddiwrnodau neu wythnosau clir.

Nid yw cyfnod o ddiwrnodau neu wythnosau clir yn cynnwys y diwrnod y byddwch yn anfon yr hysbysiad na diwrnod y cyfarfod.

Os nad oes gan eich dogfen lywodraethol reolau am hyn, dylech:

• rhoi rhybudd rhesymol (cyfnod lleiaf o 3 wythnos)
• diwygio’ch dogfen lywodraethol fel ei bod yn nodi cyfnodau rhybudd ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol

Os ydych yn rhoi hysbysiad o gyfarfod cyffredinol eithriadol neu gyfarfod cyffredinol arbennig, efallai y bydd yn rhesymol rhoi llai o rybudd na hyn.

Nid oes rhaid i chi roi rhybudd i ymddiriedolwyr neu aelodau nad oes ganddynt gyfeiriad yn y DU. Fodd bynnag, rydym yn argymell eich bod yn rhoi rhybudd i bawb sydd â hawl i fynychu cyfarfod.

Rhaid i chi hefyd ddilyn unrhyw reolau cyfreithiol sy’n berthnasol i’ch math chi o elusen.

Cwmnïau a CIOs: hysbysiad o gyfarfodydd cyffredinol

Os yw’ch elusen yn gwmni, rhaid i chi:

• anfon yr hysbysiad o gyfarfod cyffredinol (CCB er enghraifft) at bob ymddiriedolwr ac aelod o’ch elusen sydd â chyfeiriad yn y DU
• rhoi o leiaf 14 diwrnod o rybudd o’r cyfarfod (os yw eich dogfen lywodraethol yn nodi nifer uwch, rhaid i chi ddilyn yr hyn y mae’n ei ddweud)
• cynnwys geiriad llawn unrhyw benderfyniadau arbennig arfaethedig yn yr hysbysiad
• cynnwys manylion am y busnes cyffredinol yr ydych yn bwriadu ei gyflawni yn y cyfarfod

Os yw eich elusen yn CIO, rhaid i hysbysiad o gyfarfod cyffredinol (er enghraifft CCB) gynnwys manylion am unrhyw benderfyniadau i:

• diwygio dogfen lywodraethol eich elusen
• cyfuno’ch elusen â CIO arall
• trosglwyddo eiddo, hawliau a rhwymedigaethau eich elusen i CIO arall

Hysbysiad cyhoeddus o CCB

Gwiriwch a yw eich dogfen lywodraethol yn dweud bod yn rhaid ichi roi cyhoeddusrwydd i’ch CCB, a sut.

Ystyriwch a ddylech roi cyhoeddusrwydd ehangach i CCB eich elusen na’r hyn y mae eich dogfen lywodraethol yn ei ddweud. Er enghraifft, fe allech chi:

• cyhoeddi’r hysbysiad ar wefan eich elusen
• rhoi hysbysiad o’ch cyfarfod mewn papur newydd lleol neu genedlaethol
• gosod copi o’r hysbysiad ar hysbysfyrddau lleol, yn y llyfrgell neu’r siopau lleol

Os byddwch yn penderfynu rhoi cyhoeddusrwydd ehangach i gyfarfod, dylech ei gwneud yn glir pwy sy’n gymwys i fod yn bresennol. Hefyd rhowch fanylion pa dystiolaeth, os o gwbl, o gymhwysedd y bydd ei hangen ar y rhai sy’n dymuno mynychu i ddod i mewn i’r cyfarfod.

Dyddiad ac amser y cyfarfod

Gwiriwch a yw eich dogfen lywodraethol yn nodi pryd y mae’n rhaid i chi gynnal eich cyfarfod, er enghraifft o fewn cyfnod penodol o amser.

Os nad yw’r manylion hyn yn eich dogfen lywodraethu, dylech ddewis dyddiad ac amser addas ar gyfer eich cyfarfod. Er enghraifft, meddyliwch am:

• sut y byddwch yn cynnal y cyfarfod – fel cyfarfod wyneb yn wyneb, cyfarfod rhithwir neu hybrid
• argaeledd lleoliad addas
• argaeledd ymddiriedolwyr, gweithwyr elusen ac aelodau
• a yw dogfennau pwysig yn barod, megis cyfrifon

Agenda

Dylech rannu agenda cyn eich cyfarfod. Mae agenda yn nodi’r eitemau y mae angen i chi eu trafod a phenderfynu arnynt yn eich cyfarfod mewn trefn.

Gwnewch yn siŵr y bydd gennych ddigon o amser yn eich cyfarfod ar gyfer trafodaeth gywir ar yr eitemau ar yr agenda, cwestiynau ac, os oes angen, cynnal pleidleisiau.

Dylech ei gwneud yn glir pa eitemau ar yr agenda sydd i’w trafod yn unig a pha eitemau y mae angen penderfyniad arnynt.

Gwiriwch eich dogfen lywodraethol am unrhyw eitemau y mae’n rhaid i chi eu cynnwys mewn agenda ar gyfer cyfarfodydd ymddiriedolwyr a CCB.

Dylai eich agenda gynnwys:

• eitem sefydlog ar wrthdaro buddiannau i ganiatáu i fynychwyr ddatgan unrhyw wrthdaro sydd ganddynt
• eitem i drafod sefyllfa a pherfformiad ariannol eich elusen
• eitem ar gyfer ‘unrhyw fusnes arall’ i ganiatáu i eraill godi eitemau newydd ar y diwrnod

Dogfennau

Dylech anfon copïau o unrhyw ddogfennau perthnasol gyda’r agenda er mwyn caniatáu i bobl baratoi ar gyfer y cyfarfod. Er enghraifft, efallai y bydd angen i chi anfon:

• adroddiad blynyddol
• cyfrifon eich elusen
• geiriad unrhyw benderfyniadau y pleidleisir arnynt
• enwau a datganiad gan unrhyw ymddiriedolwyr neu eraill sy’n sefyll i gael eu hethol neu eu hail-ethol

Lle bo’n bosibl, gwnewch yn siŵr bod dogfennau’n hawdd eu deall (gan gynnwys trwy sicrhau bod cyfieithiadau ar gael os yn briodol).

Mae’n bosibl y bydd eich dogfen lywodraethol neu’r gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol i chi anfon dogfennau penodol cyn cyfarfod ymddiriedolwyr neu gyfarfod cyffredinol.

Ceisiwch gyngor proffesiynol os nad ydych yn siŵr am y camau cywir i’w dilyn.

Lleoliad

Dewiswch leoliad sy’n addas yn dibynnu ar y math o gyfarfod (cyfarfod ymddiriedolwyr neu CCB) ac a fydd yn gyfarfod wyneb yn wyneb neu hybrid. Meddyliwch am:

• hygyrchedd – a yw’r lleoliad yn addas ar gyfer pobl ag ystod o anghenion?
• maint – a fydd y lleoliad yn cynnwys y niferoedd rydych yn eu disgwyl?
• lleoliad – a oes modd cyrraedd y lleoliad ar amrywiaeth o ddewisiadau trafnidiaeth, er enghraifft ar fws, car, neu ar droed?
• offer – a fydd gan y lleoliad yr offer sydd ei angen arnoch i redeg y cyfarfod yn effeithiol?

Annog presenoldeb

Gallwch helpu’ch ymddiriedolwyr a’ch aelodau i fynychu cyfarfodydd trwy feddwl beth allai eu hatal rhag mynychu. Er enghraifft, fe allech chi:

• cynnal cyfarfodydd ar wahanol adegau
• gwirio argaeledd a chost parcio ceir yn eich lleoliad, neu gwirio ei bod yn hawdd cyrraedd y lleoliad trwy ddulliau eraill
• gwiriwch fod gan y lleoliad gyfleusterau addas, megis cyfleusterau newid cewynnau
• talu treuliau yn unol â’ch polisi costau
• darparu gwasanaethau cyfieithu fel y gall mynychwyr dwyieithog ddefnyddio eu dewis iaith. Er enghraifft, cyfarfodydd yng Nghymru neu gyfarfodydd lle mae cyfieithu i iaith arall yn briodol

Efallai y byddwch hefyd am osgoi cynnal eich cyfarfod yn ystod gwyliau ysgol, neu ddigwyddiadau crefyddol neu leol, os yw hynny’n bosibl o fewn telerau eich dogfen lywodraethu.

Gallech archwilio newid amseriad y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol a nodir yn eich dogfen lywodraethu os yw’n gwrthdaro’n rheolaidd â, er enghraifft, amseroedd gwyliau brig.

Sut i redeg cyfarfod elusen

Gwiriwch a oes gan eich dogfen lywodraethol reolau gwahanol ynghylch sut i gynnal cyfarfodydd ymddiriedolwyr a chyfarfodydd cyffredinol.

Gwnewch yn siŵr eich bod yn dilyn y rheolau cywir yn eich dogfen lywodraethol a, lle bo’n briodol, y gyfraith ar gyfer y math o gyfarfod yr ydych yn ei gynnal. Gall unrhyw gamgymeriadau olygu bod penderfyniadau a wnewch mewn cyfarfod yn annilys.

Y cadeirydd

Gwiriwch eich dogfen lywodraethol am fanylion ynghylch pwy sy’n gorfod cadeirio eich cyfarfodydd.

Os nad yw’r wybodaeth hon yn eich dogfen lywodraethol, mae angen i chi a’r ymddiriedolwyr eraill benodi cadeirydd ar gyfer eich cyfarfod. Gall hwn fod yn gadeirydd eich elusen (os oes cadeirydd gan eich elusen) neu’n ymddiriedolwr enwebedig arall.

Gwiriwch a yw eich dogfen lywodraethol yn caniatáu i aelodau’ch elusen benodi’r cadeirydd mewn cyfarfod cyffredinol.

Gwiriwch ddogfen lywodraethol eich elusen am fanylion unrhyw bwerau a allai fod gan y cadeirydd. Er enghraifft, efallai y bydd gan y cadeirydd ail bleidlais fwrw i benderfynu ar fater lle mae’r bleidlais wedi’i rhannu’n gyfartal.

Dylai’r cadeirydd hefyd sicrhau:

• mae digon o amser i’r rhai sy’n mynychu ofyn cwestiynau
• nid yw un person neu grŵp o bobl yn dominyddu’r cyfarfod
• pleidleisio i wneud penderfyniadau yn cael ei wneud yn gywir

Dylai’r cadeirydd sicrhau bod pawb sy’n ymuno â chyfarfod rhithwir neu hybrid yn gallu ymuno mewn trafodaethau a gwneud penderfyniadau. Gall fod yn ddefnyddiol penodi safonwr i fonitro’r rhai sy’n mynychu cyfarfod yn electronig. Gall safonwr gefnogi’r cadeirydd drwy ddod â chwestiynau neu bryderon i’w sylw yn ystod y cyfarfod.

Dylech hefyd benodi dirprwy i gadeirio’r cyfarfod yn ystod eitemau ar yr agenda lle mae’r cadeirydd wedi datgan gwrthdaro buddiannau.

Cworwm

Cworwm yw’r nifer lleiaf o ymddiriedolwyr neu aelodau â phleidlais sy’n gorfod mynychu cyfarfod i wneud penderfyniadau dilys. Nid yw unrhyw benderfyniadau a wnewch mewn cyfarfod nad ydynt yn bodloni’r gofynion cworwm yn ddilys a gellid eu herio.

Gwiriwch eich dogfen lywodraethol am fanylion y cworwm sydd ei angen arnoch ar gyfer y math o gyfarfod yr ydych yn ei gynnal. Gall eich dogfen lywodraethol nodi cworwm gwahanol ar gyfer cyfarfodydd ymddiriedolwyr a chyfarfodydd cyffredinol.

Sicrhewch fod gan y dechnoleg a ddefnyddiwch yr offer sydd eu hangen arnoch i fonitro nifer y bobl sy’n mynychu cyfarfodydd rhithwir a hybrid.

Adolygwch y cworwm ar gyfer gwahanol fathau o gyfarfodydd. Ni fyddwch yn gallu gwneud penderfyniadau dilys os nad yw cworwm bellach yn bosibl neu’n anodd ei gyrraedd.

Os nad yw eich dogfen lywodraethu yn nodi cworwm ar gyfer cyfarfodydd, dylech ei ddiwygio fel ei bod yn gosod cworwm addas ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol.

Os na allwch wneud hyn mewn pryd i wneud penderfyniad mewn cyfarfod ymddiriedolwyr, dylai fod gennych gworwm o un rhan o dair o holl ymddiriedolwyr eich elusen ac un. Er enghraifft, os oes gennych gyfanswm o ddeuddeg ymddiriedolwr, eich cworwm fyddai pump.

Os yw’ch elusen yn gwmni, a’ch bod yn cynnal cyfarfod cyffredinol, fel arfer rhaid bod o leiaf ddau aelod yn bresennol i bleidleisio ar benderfyniadau. Fodd bynnag, os yw eich dogfen lywodraethu yn nodi nifer uwch, rhaid i chi ddilyn yr hyn y mae’n ei ddweud.

Ceisiwch gyngor proffesiynol os nad ydych yn siŵr am y camau cywir i’w dilyn.

Gwneud penderfyniadau

Wrth wneud penderfyniadau, rhaid i chi gydymffurfio â’ch dyletswyddau ymddiriedolwr, er enghraifft y ddyletswydd i hyrwyddo dibenion eich elusen a gweithredu er ei lles gorau.

Defnyddiwch ein canllawiau ar wneud penderfyniadau i’ch helpu i wneud eich penderfyniadau.

Gwneud penderfyniadau mewn cyfarfodydd

Gwiriwch ddogfen lywodraethol eich elusen am fanylion ynghylch sut i gynnal pleidleisiau i wneud eich penderfyniadau, gan gynnwys:

• y penderfyniadau hynny y mae’n rhaid i chi eu gwneud drwy gynnal pleidlais mewn cyfarfod
• a oes rheolau pleidleisio gwahanol sy’n berthnasol i wahanol fathau o gyfarfodydd
• a oes rheolau pleidleisio gwahanol sy’n berthnasol i wahanol benderfyniadau

Dylech hefyd wneud yn siŵr bod pawb yn glir ynghylch sut y gallant bleidleisio mewn cyfarfodydd rhithwir a hybrid.

Gallwch ddiwygio eich dogfen lywodraethol os byddwch yn penderfynu nad yw eich rheolau presennol yn eich galluogi i wneud penderfyniadau (neu gynnal pleidleisiau) yn effeithiol.

Rhaid i chi gydymffurfio â’r rheolau a ddaw gyda’r pŵer rydych yn ei ddefnyddio. Er enghraifft:

• efallai y bydd pŵer statudol yn gofyn i chi fabwysiadu penderfyniad
• gall pŵer mewn dogfen lywodraethol fod â gofynion arbennig, megis pŵer i gau eich elusen

Pleidleisio mewn cyfarfodydd ymddiriedolwyr

Rhaid i chi wneud yn siŵr:

• bod gennych y cworwm gofynnol i wneud penderfyniadau dilys mewn cyfarfodydd ymddiriedolwyr, a
• dim ond ymddiriedolwyr sy’n cael eu cyfrif tuag at y cworwm wrth wneud penderfyniadau mewn cyfarfodydd ymddiriedolwyr

Mewn cyfarfodydd ymddiriedolwyr wyneb yn wyneb, codi dwylo yw’r ffordd symlaf o gynnal a chyfrif pleidleisiau.

Mewn cyfarfodydd rhithwir neu hybrid, dylai’r cadeirydd sicrhau bod pob ymddiriedolwr yn gallu pleidleisio, er enghraifft drwy:

• codi eu dwylo yn electronig
• bwrw pleidlais mewn pôl electronig
• bwrw pleidlais drwy roi testun mewn blwch sgwrsio
• cymryd tro i ddweud ie neu na i’r cwestiwn perthnasol

Gwiriwch ddogfen lywodraethol eich elusen am fanylion ynghylch a allwch ddal:

• pleidleisiau dirprwy
• pleidleisiau post
• pleidleisiau electronig, megis pleidleisiau a anfonwyd trwy e-bost

Gall eich dogfen lywodraethol neu’r gyfraith nodi nifer y pleidleisiau sydd eu hangen i wneud rhai penderfyniadau neu i basio penderfyniadau penodol yn dibynnu ar y pŵer rydych yn ei ddefnyddio.

Os nad oes gan eich dogfen lywodraethol y manylion hyn, rhaid i chi wneud eich penderfyniadau neu basio eich penderfyniadau trwy fwyafrif syml mewn cyfarfod cyn belled â bod gennych gworwm.

Pleidleisio mewn cyfarfodydd cyffredinol

Mewn cyfarfodydd cyffredinol, efallai na fydd codi dwylo yn ffordd addas o gynnal pleidlais, oherwydd:

• gall canlyniad codi dwylo fod yn aneglur mewn grwpiau mawr
• gall fod aelodau sydd â hawliau pleidleisio lluosog (er enghraifft, aelod corfforaethol fel cwmni a all fod â mwy nag un bleidlais)

Mewn cyfarfod cyffredinol, gallwch ddefnyddio pôl yn lle codi dwylo i bleidleisio. Mae pôl yn ffordd fwy ffurfiol o gyfrif y pleidleisiau.

Fel arfer cynhelir pleidleisiau drwy bapurau pleidleisio (mae hyn yn golygu ar bapur). Mae’r cadeirydd yn cyflwyno’r penderfyniad ar gyfer pleidlais gan aelodau’r elusen. Mae pob aelod yn bwrw ei bleidlais drwy ysgrifennu naill ai ‘cytuno’ neu ‘anghytuno’ ar y balot. Yna cesglir y papurau pleidleisio, a chyfrifir y pleidleisiau.

Mae’n bosibl y bydd eich dogfen lywodraethol yn nodi sut mae’n rhaid i chi gynnal polau mewn cyfarfodydd.

Dylech feddwl am sut i gynnal polau mewn cyfarfodydd rhithwir a hybrid. Mae gan rai llwyfannau cyfarfod electronig fotymau pleidleisio y gellir eu defnyddio i fwrw pleidleisiau.

Ar gyfer cwmnïau elusennol, mae gan aelodau’ch elusen yr hawl i fynnu pleidlais mewn cyfarfod. Gwiriwch a yw eich dogfen lywodraethol yn cyfyngu neu’n atal hawl aelodau i fynnu pleidlais mewn rhai amgylchiadau.

Dylech hefyd wirio a yw eich dogfen lywodraethol yn:

• rhoi hawliau pleidleisio gwahanol i wahanol fathau o aelodau
• caniatáu i’r aelodau fabwysiadu penderfyniad ysgrifenedig i wneud rhai penderfyniadau

Gwiriwch y ganran leiaf o bleidleisiau sydd eu hangen ar gyfer penderfyniadau aelodau rydych yn eu gwneud. Er enghraifft, os yw eich dogfen lywodraethu yn nodi canran uwch nag sy’n ofynnol yn ôl y gyfraith, rhaid i chi ddilyn yr hyn y mae eich dogfen lywodraethol yn ei ddweud.

Gwiriwch ddogfen lywodraethol eich elusen am fanylion ynghylch a allwch ddal:

• pleidleisiau dirprwy
• pleidleisiau post
• pleidleisiau electronig, er enghraifft pleidleisiau a anfonwyd trwy e-bost

Ceisiwch gyngor proffesiynol os nad ydych yn siŵr am y camau cywir i’w dilyn.

Gwrthdaro buddiannau

Rhaid i chi reoli unrhyw wrthdaro buddiannau wrth wneud penderfyniadau. Darllenwch ein canllawiau ar gwrthdaro buddiannau er mwyn i chi allu nodi a rheoli gwrthdaro yn gywir.

Rhaid i chi ddilyn unrhyw reolau yn eich dogfen lywodraethol ynghylch rheoli gwrthdaro buddiannau.

Gallai eich penderfyniadau gael eu herio ac efallai na fyddant yn ddilys os na wnaethoch reoli gwrthdaro yn iawn.

Anghytundebau mewn cyfarfodydd

Gall pobl fod yn angerddol iawn am waith eu helusen, a gall hyn arwain at ddadleuon ac anghytundeb. Hyd yn oed os nad ydych yn cytuno â phenderfyniad, rydych chi a’r ymddiriedolwyr eraill yn gydgyfrifol am bob penderfyniad a wneir gan ymddiriedolwyr, ac mae’n rhaid i chi sicrhau eu bod yn cael eu cyflawni.

Darllenwch ein canllawiau ynghylch beth i’w wneud os ydych yn anghytuno â phenderfyniad y mae’r ymddiriedolwyr wedi’u gwneud.

Gallwch osod safonau ymddygiad i sicrhau bod pob ymddiriedolwr yn deall pa ymddygiadau a ddisgwylir ac yn gweithredu er lles gorau’r elusen. Gallwch ddefnyddio’r Cod Llywodraethu i Elusennau i’ch helpu chi

Cofnodion

Cofnodion yw’r cofnod cyfreithiol ysgrifenedig o’r hyn a ddigwyddodd yn eich cyfarfod.

Gwiriwch eich dogfen lywodraethol am fanylion ynghylch pryd a sut y mae’n rhaid i chi gymryd cofnodion.

Nid oes angen i’ch cofnodion fod yn gofnod gair-am-air o’r hyn a ddigwyddodd yn eich cyfarfod. Fodd bynnag, dylech gynnwys gwybodaeth sy’n bwysig i’ch elusen, er enghraifft:

• enw eich elusen
• math, dyddiad, amser a lleoliad eich cyfarfod
• enwau a rolau’r bobl yn eich cyfarfod, gan gynnwys y cadeirydd, yr ysgrifennydd, ymddiriedolwyr ac unrhyw gynghorwyr proffesiynol. Mae hyn yn helpu i ddangos bod gan eich cyfarfod y cworwm angenrheidiol i wneud penderfyniadau dilys
• manylion am ymddiriedolwyr neu aelodau a ddatganodd wrthdaro buddiannau a’r camau a gymerwyd gennych i’w rheoli
• crynodeb o drafodaethau ar eitemau ar yr agenda
• penderfyniadau a wnaed ac union eiriad y penderfyniadau y pleidleisiwyd arnynt yn y cyfarfod
• rhesymau llawn yn egluro pam y gwnaethoch eich penderfyniadau
• y wybodaeth y gwnaethoch seilio eich penderfyniadau arni. Dylai lefel y manylder fod yn briodol i natur y penderfyniad, gyda mwy o wybodaeth yn cael ei darparu ar gyfer penderfyniadau sy’n gymhleth a/neu risg uchel i’r elusen neu ei buddiolwyr
• lle bo’n briodol, gwybodaeth am unrhyw gyngor arbenigol a gawsoch
• unrhyw gamau y dylech eu cymryd i wneud eich penderfyniadau
• dyddiad, amser a lleoliad eich cyfarfod nesaf

Os ydych yn cadw cofrestr o’r cyfarfod, megis cofrestr o’r aelodau sy’n mynychu cyfarfod cyffredinol, dylech atodi’r gofrestr i’r cofnodion i gofnodi pwy oedd yn bresennol.

Dylech hefyd gynnwys manylion am:

• pwy bleidleisiodd ar benderfyniadau a wnaed yn y cyfarfod (efallai na fydd hyn yn bosibl ar gyfer pôl lle caiff y pleidleisiau eu bwrw yn breifat)
• sut y gwnaethant bleidleisio ar y penderfyniadau hynny

Bydd hyn yn eich helpu i ddangos bod penderfyniadau a wnewch mewn cyfarfodydd yn ddilys.

Dylech anfon y cofnodion drafft at bob ymddiriedolwr cyn gynted â phosibl ar ôl cyfarfod ymddiriedolwyr. Bydd hyn yn eich helpu i wneud eich penderfyniadau’n gyflymach.

Cymeradwywch y cofnodion ar ddechrau’ch cyfarfod nesaf. Dylai’r cadeirydd wedyn lofnodi’r cofnodion a’u storio’n ddiogel. Efallai y bydd eich dogfen lywodraethol yn dweud a oes rhaid i chi gymryd, llofnodi a storio cofnodion ar ffurf copi caled neu’n electronig.

Os nad ydych yn cytuno bod y cofnodion yn gofnod cywir o’r hyn a ddigwyddodd yn y cyfarfod, dywedwch wrth y cadeirydd. Os yw’n briodol, trafodwch ef yn eich cyfarfod nesaf. Os ydych chi a’r ymddiriedolwyr eraill yn cytuno y dylech ddiwygio’r cofnodion, dylech wneud y newidiadau y cytunwyd arnynt. Os na allwch gytuno, nodwch unrhyw wrthwynebiadau yn y cofnodion cyn i’r cadeirydd eu llofnodi.

Dylech sicrhau bod cofnodion cyfarfod cyffredinol ar gael i ymddiriedolwyr ac aelodau’ch elusen.

Cadw cofnodion - ymddiriedolaethau a chymdeithasau anghorfforedig

Dylech storio cofnodion eich elusen am o leiaf 6 blynedd os yw’ch elusen yn ymddiriedolaeth neu’n gymdeithas anghorfforedig. Gallwch wneud hyn yn electronig, ond dylech allu argraffu’r cofnodion ar ffurf copi caled os oes angen.

Os yw eich cofnodion yn cynnwys manylion am gyfrifon eich elusen, gan gynnwys sut y gwnaethoch eu cymeradwyo ac unrhyw archwiliadau, yna rhaid i chi storio’r cofnodion am o leiaf 6 blynedd.

Cadw cofnodion – cwmnïau a swyddogion CIO

Rhaid i ymddiriedolwyr cwmnïau elusennol:

• cymryd cofnodion mewn cyfarfodydd ymddiriedolwyr, a
• cadw cofnodion am o leiaf 10 mlynedd o ddyddiad y cyfarfod

Gallwch storio copïau o gofnodion eich cwmni yn electronig.

Rhaid i chi sicrhau bod cofnodion cyfarfod cyffredinol ar gael i aelodau’ch cwmni. Gall eich aelodau herio cynnwys y cofnodion yng nghyfarfod cyffredinol nesaf eich elusen oni bai eich bod yn caniatáu i aelodau wneud hyn cyn y cyfarfod nesaf.

Dylai cwmnïau elusennol storio cofnodion cyfrifyddu am o leiaf 6 blynedd.

Darllenwch ganllawiau Tŷ’r Cwmnïau am ragor o wybodaeth.

Os yw’ch elusen yn CIO, rhaid i chi gymryd cofnodion mewn cyfarfodydd ymddiriedolwyr a chyfarfodydd cyffredinol a chadw’r cofnodion hyn am o leiaf 6 blynedd. Rhaid i chi hefyd:

• gallu cynhyrchu copi caled o’r cofnodion
• gwneud yn siŵr bod y cofnodion ar gael i aelodau yn swyddfa eich CIO
• storio cofnodion cyfrifyddu am o leiaf 6 blynedd

Gohiriad

Gohiriad yw pan fydd cyfarfod yn cael ei atal cyn i’r holl eitemau ar yr agenda gael eu cynnwys.

Efallai y bydd adegau pan fydd angen i chi ohirio eich cyfarfod, megis:

• gwacáu’r lleoliad oherwydd larwm tân
• oherwydd nad oes cworwm bellach oherwydd bod rhai mynychwyr wedi gadael y cyfarfod
• oherwydd bod y cyfarfod wedi gor-redeg, a bod angen i’r rhai sy’n mynychu’r cyfarfod adael
• os oes problemau technegol ag offer electronig mewn cyfarfod rhithwir neu hybrid na allwch eu trwsio

Gwiriwch ddogfen lywodraethol eich elusen am fanylion ynghylch pryd a sut y gallwch chi ohirio cyfarfod. Er enghraifft:

• a oes angen i chi bleidleisio i ohirio’r cyfarfod ai peidio
• pryd mae’n rhaid i chi gyfarfod eto (ailgynnull) yn dilyn cyfarfod a ohiriwyd
• sut mae’n rhaid i chi roi hysbysiad o’r cyfarfod a ailgynullwyd

Er enghraifft, efallai y bydd eich dogfen lywodraethol yn dweud y gellir ailgynnull cyfarfod a ohiriwyd yn ddiweddarach yr un diwrnod neu ar ddiwrnod arall o fewn terfyn amser penodol.

Dylai’r cadeirydd fel arfer ofyn i’r rhai yn y cyfarfod am eu caniatâd i ohirio a dylai fod yn glir eu bod yn gohirio’r cyfarfod.

Mae’n bosibl y bydd eich dogfen lywodraethol yn dweud bod rhaid i chi anfon hysbysiad pellach at unrhyw un sydd â’r hawl i fynychu’r cyfarfod a ailgynullwyd, gan gynnwys manylion am y dyddiad, yr amser, a’r lleoliad.

Os byddwch yn ychwanegu eitemau newydd at yr agenda ar gyfer y cyfarfod a ailgynullwyd, rhaid i chi ddilyn unrhyw reolau ynghylch rhoi hysbysiad a nodir yn eich dogfen lywodraethu a’r gyfraith.

Ar ddechrau cyfarfod a ailgynullwyd, dylai’r cadeirydd grynhoi’n gryno gofnodion y cyfarfod a ohiriwyd. Mae hyn er mwyn cadarnhau beth ddigwyddodd ac osgoi ailadrodd.

Nodyn Cyfreithiol

Mae’r rheolau cyfreithiol ar gyfer cyfarfodydd wedi’u nodi yn:

• Deddf Elusennau 2011 (fel y’i diwygiwyd)
• os yw’ch elusen yn CIO, hefyd Rheoliadau Sefydliadau Corfforedig Elusennol (Cyffredinol) 2012
• os yw’ch elusen yn gwmni, hefyd Deddf Cwmnïau 2006

Dylech fod yn ymwybodol y bydd rhai deddfau eraill yn gymwys i’r rhan fwyaf o elusennau, megis:

• y Ddeddf Cydraddoldeb, er enghraifft os ydych yn gwneud penderfyniad ynghylch newid dibenion eich elusen, a
• cyfraith diogelu data, er enghraifft os ydych yn cofnodi pa aelodau sy’n mynychu Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol ar gofrestr

Rydym yn argymell, oni bai fod eich dogfen lywodraethol yn glir ynghylch y ffyrdd y gallwch gynnal cyfarfodydd, y dylech o leiaf sicrhau bod pawb yn y cyfarfod yn gallu gweld a chlywed ei gilydd. Y rheswm am hyn yw nad oes sefyllfa gyfreithiol sefydlog ynghylch y diffiniad o gyfarfod dilys.