Canllawiau

Ffurflen Flynyddol Elusen: rhestr termau

Diweddarwyd 8 Mawrth 2023

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

Cyfrifon croniadau

Mae cyfrifon croniadau yn adrodd ar werth yr adnoddau a ddelir gan sefydliad ar ddechrau a diwedd unrhyw flwyddyn gyfrifo a symudiad yr adnoddau hynny rhwng y ddau ddyddiad.

Maent yn gofyn am fesur a phrisio asedau a rhwymedigaethau. Mae dealltwriaeth glir o’r rheolau a’r confensiynau a ddefnyddir gan gyfrifwyr yn angenrheidiol ar gyfer eu paratoi. Mae cyfrifon croniadau yn cynnwys yr holl adnoddau (o’u cymharu ag adnoddau arian parod a adroddwyd yn y cyfrifon derbyniadau a thaliadau) ac adroddiad ar symudiadau adnoddau (yn y Datganiad o Weithgareddau Ariannol) y mae’n rhaid ei gysoni â datganiad o adnoddau agor a chau (y fantolen).

Busnesau sydd wedi cael eu hawdurdodi i ddarparu ‘gwasanaethau talu’

Gwasanaethau a ddarperir gan gwmnïau ariannol, sy’n caniatáu i berson neu sefydliad drosglwyddo arian i berson neu sefydliad arall (neu wneud taliad), yn electronig fel arfer.

Gallant fod yn seiliedig ar y rhyngrwyd sy’n caniatáu trafodion ar-lein neu’n caniatáu taliadau wedi’u hwyluso gan ddefnyddio ffonau symudol.

Cludwyr arian parod

Pobl sy’n cludo arian cyfred yn gorfforol ar eu person neu mewn bagiau cysylltiedig, yn aml o un awdurdodaeth i’r llall.

Llywodraeth ganolog

Ystyr llywodraeth ganolog yw Llywodraeth y Deyrnas Unedig neu unrhyw ran ohoni. Mae hyn yn cynnwys holl adrannau’r llywodraeth ac asiantaethau gweithredol, gan gynnwys y GIG.

Sefydliad cysylltiedig

Busnes y mae gan ymddiriedolwr neu aelod o deulu ymddiriedolwr fuddiant sylweddol ynddo. Mae buddiant sylweddol yn golygu eu bod yn dal o leiaf 20% o’r hawliau cyfranddaliadau neu hawliau pleidleisio.

Incwm contract

Incwm contract yw incwm a dderbynnir gan elusen o dan gontract sy’n gyfreithiol rwymol, fel arfer yn gyfnewid am gyflenwi nwyddau neu wasanaethau. Nid yw’n cynnwys cytundebau grant.

Rhoddwr Corfforaethol

Ystyr rhoddwr corfforaethol yw corff corfforaethol neu sefydliad er elw sydd wedi rhoi rhodd i’ch elusen.

Dylai hyn eithrio incwm gan godwyr arian proffesiynol neu drydydd parti a chyfranogwyr masnachol. Gweler y Cod Ymarfer Codi Arian am ddiffiniadau o’r termau hyn.

Arian cripto

Arian cyfred digidol a gyhoeddir yn breifat, er enghraifft Bitcoin, Ether a XRP, nad yw’n cael ei gyhoeddi gan fanc canolog. Mae arian cripto yn gweithredu trwy ddefnyddio math o dechnoleg cyfriflyfr dosbarthedig (DLT), fel blockchain.

Ymddiriedolwyr Ceidwaid

Corfforaeth a benodwyd gan elusen anghorfforedig i ddal eiddo ar gyfer elusen. Rhaid i ymddiriedolwyr gwarchod weithredu ar gyfarwyddiadau cyfreithlon ymddiriedolwyr elusen.

Archwiliad y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS)

Mae gwiriad DBS yn wiriad y gall cyflogwyr ei wneud ar gofnod unigolyn pan fyddant yn ymgymryd â rôl neu weithgaredd cymwys.

Mae pedair lefel o wiriad DBS ar gael:

• Gwiriad DBS sylfaenol

• Gwiriad DBS safonol

• Gwiriad DBS manwl

• Gwiriad Manwl gyda Rhestr(au) Gwaharddedig.

Dylai elusennau bob amser gael y gwiriad DBS gofynnol os yw rôl yn gymwys ar gyfer un. I gael rhagor o wybodaeth am wiriadau DBS, gallwch ddarllen Canllawiau’r DBS i Gyflogwyr.

Incwm rhoddion a chymynroddion

Mae hyn yn cynnwys:

• rhoddion a dderbyniwyd neu sy’n dderbyniadwy gan gynnwys cymynroddion

• unrhyw dreth a adenillir ar symiau a dderbyniwyd o dan rodd cymorth

• grantiau sy’n darparu cyllid craidd neu sydd o natur gyffredinol

• tanysgrifiadau aelodaeth a nawdd lle mae’r rhain, yn eu hanfod, yn rhoddion

• rhoddion mewn nwyddau a gwasanaethau a chyfleusterau a roddwyd.

Wedi cyflogi gan eich elusen

Yn cyfeirio at berson sy’n gweithio o dan gontract cyflogaeth gyda’ch elusen, gyda hawliau cyflogaeth. I gael rhagor o wybodaeth, gwiriwch canllawiau’r llywodraeth ar statws cyflogaeth.

Buddion gweithwyr

Pob math o gydnabyddiaeth a delir gan yr elusen yn gyfnewid am wasanaethau a roddwyd gan gyflogai. Mae’n cynnwys yr holl daliadau, cyflog, buddion, rhannu elw a bonysau, ac unrhyw daliad terfynu a wneir.

Cyflogres gweithwyr

Pob math o gydnabyddiaeth a delir gan yr elusen yn gyfnewid am wasanaethau a ddarperir gan ei gweithwyr Mae’n cynnwys yr holl daliadau, cyflog, buddion, rhannu elw a bonysau, cyfraniadau pensiwn y cyflogwr ac unrhyw daliad terfynu a wneir.

Ar gyfer elusennau sydd ag aelodau sy’n gyflogeion o gynllun pensiwn buddion a ddiffinnir, mae buddion cyflogeion yn cynnwys y newid yn y rhwymedigaeth ddiffinedig net sy’n codi o wasanaeth y cyflogai a gyflwynwyd yn ystod y cyfnod adrodd a chost cyflwyniadau cynllun, newidiadau i fuddion, cwtogiadau a setliadau.

Gwaddolion

Mae cronfeydd gwaddol yn adnoddau a dderbynnir gan yr elusen sy’n cynrychioli cyfalaf. Mae’r gyfraith elusennau yn ei gwneud yn ofynnol i ymddiriedolwyr fuddsoddi neu gadw a defnyddio cronfeydd gwaddol at ddibenion yr elusen.

Mae’r term gwaddolion yn gymwys i waddolion parhaol, lle nad oes gan yr ymddiriedolwyr unrhyw bŵer i’w drosi’n incwm a’i gymhwyso, ac i waddoliad gwariadwy os oes gan yr ymddiriedolwyr y pŵer hwn.

Contract cyfnod penodol

Gweithwyr i’ch elusen sydd â chontract cyflogaeth sy’n dod i ben ar ddyddiad arbennig, neu ar ôl cwblhau tasg benodol, e.e. prosiect. I gael rhagor o wybodaeth, gwiriwch canllawiau’r llywodraeth ar gontractau cyfnod penodol.

Cytundeb ysgrifenedig ffurfiol

Fel arfer ar ffurf contract cyfreithiol rhwymol sy’n nodi natur y berthynas a rolau a chyfrifoldebau priodol yr elusen a’r partner.

Dod o hyd i arweiniad ar gytundebau ysgrifenedig gyda phartneriaid y tu allan i’r Deyrnas Unedig a thempled cytundeb.

Incwm grant

Mae incwm grant yn cyfeirio at unrhyw incwm gwirfoddol neu drosglwyddiad eiddo a dderbynnir gan yr elusen gan lywodraeth ganolog neu awdurdod lleol.

Gall yr incwm gwirfoddol neu drosglwyddiad fod at ddibenion cyffredinol yr elusen, neu at ddiben penodol. Gall fod yn ddiamod neu gall fod yn ddarostyngedig i amodau a all, os nad yw’n cael eu bodloni gan yr elusen, arwain at eiddo’r grant a gaffaelwyd gyda chymorth y grant neu ran ohono’n cael ei adennill gan y rhoddwr grant.

Dogfen Lywodraethu

Dogfen gyfreithiol sy’n nodi dibenion yr elusen a sut mae’r elusen yn cael ei rhedeg. Fel arfer mae ar ffurf cyfansoddiad, memorandwm ac erthyglau cymdeithasu, neu weithred ymddiriedolaeth neu ewyllys.

Incwm gros:

Mae incwm gros yn derm a ddiffinnir yn y gyfraith elusennau ac fe defnyddir i bennu’r trothwyon sy’n llywodraethu’r gofynion ar gyfer craffu ar gyfrifon, paratoi cyfrifon croniadau gan elusennau nad ydynt yn gwmnïau, cyflwyno adroddiadau a chyfrifon ac unrhyw datganiad blynyddol i’r rheolydd elusennau.

Ymddiriedolwyr Daliadol

Unigolion a benodir gan elusennau anghorfforedig i ddal eiddo ar gyfer elusen. Rhaid i ymddiriedolwyr daliadol weithredu ar gyfarwyddiadau cyfreithlon yr ymddiriedolwyr elusen ac yn unol ag unrhyw ddarpariaethau yn y ddogfen lywodraethol.

Incwm o weithgareddau elusennol

Mae hyn yn cynnwys:

• gwerthu nwyddau neu wasanaethau fel gweithgaredd elusennol

• gwerthu nwyddau a wnaed neu wasanaethau a ddarperir gan fuddiolwyr yr elusen

• gosod eiddo nad yw’n fuddsoddiad er mwyn hyrwyddo amcanion yr elusen

• grantiau yn benodol ar gyfer darparu nwyddau neu wasanaethau fel rhan o wasanaethau elusennol neu wasanaethau i fuddiolwyr (gan gynnwys grantiau cysylltiedig â pherfformiad)

• crefftau ategol sy’n gysylltiedig â’r uchod.

Incwm o weithgareddau masnachu eraill

Mae hwn yn incwm o weithgareddau masnachu sy’n codi arian yn benodol i’r elusen, er enghraifft:

• digwyddiadau codi arian fel ffair sborion, arddangosfeydd tân gwyllt a chyngherddau

• nawdd a loterïau cymdeithasol nad ydynt yn rhoddion pur

• incwm siop o werthu nwyddau a roddwyd a nwyddau a brynwyd i mewn

• darparu nwyddau a gwasanaethau heblaw er budd buddiolwyr yr elusen

• gosod a thrwyddedu eiddo a ddelir yn bennaf at ddefnydd swyddogaethol ond dros dro nad oes ei angen.

Incwm o Fuddsoddiadau

Incwm o asedau buddsoddi yw hwn, gan gynnwys difidendau, llog derbyniadwy a rhent, ond nid yw’n cynnwys enillion a cholledion buddsoddi wedi’u gwireddu a heb eu gwireddu.

Systemau Trosglwyddo Gwerth Anffurfiol (IVTS)

Dull o symud arian, yn gyffredinol i wlad arall, fel arfer heb iddo fynd i mewn i’r system fancio ffurfiol. Gweithredir y rhain gan asiantau IVTS.

Awdurdod lleol

Mae awdurdod lleol yn cyfeirio at gyngor sir, cyngor dosbarth, cyngor bwrdeistref yn Llundain neu gyngor plwyf yn Lloegr, a chyngor sir, cyngor bwrdeistref sirol neu gyngor cymuned yng Nghymru.

Busnesau Gwasanaeth Arian (MSBs)

Busnesau sy’n cyfnewid arian cyfred, yn trosglwyddo arian neu sieciau arian parod ar gyfer eu cwsmeriaid.

Costau parod

Mae costau parod yn gyfreithlon treuliau y mae hawl gan ymddiriedolwyr eu hawlio wrth ymgymryd â busnes ymddiriedolwyr. Er enghraifft, cost resymol teithio i gyfarfodydd ymddiriedolwyr.

Cyfeiriad cyhoeddus

Y cyfeiriad post y dylid anfon gohebiaeth at yr elusen iddo.

Cyfrifon derbyniadau a thaliadau

Mae cyfrifon derbyniadau a thaliadau yn ddatganiadau sy’n crynhoi symudiad arian parod i mewn ac allan o’r elusen yn ystod y flwyddyn ariannol. Yn y cyd-destun hwn mae ‘arian parod’ yn cynnwys cyfwerth ag arian parod, er enghraifft, cyfrifon cyfredol banc a chymdeithas adeiladu a chyfrifon arian parod eraill lle mae arian yn cael ei fancio neu ei ddefnyddio i wneud taliadau

Partïon cysylltiedig

Mae partïon cysylltiedig yn derm a ddefnyddir gan y SORP (Datganiad o Arferion Cymeradwy) sy’n cyfuno gofynion y gyfraith elusennau, y gyfraith cwmnïau a’r Safon Adrodd Ariannol sy’n gymwys yn y DU a Gweriniaeth Iwerddon. Defnyddir y term i nodi’r unigolion neu’r endidau hynny sydd â chysylltiad agos â’r elusen sy’n adrodd neu ei hymddiriedolwyr. Darllenwch y rhestr lawn o bartïon cysylltiedig cyn ateb y cwestiwn.

Hunan-gyflogedig

Mae’n cyfeirio at berson sy’n rhedeg busnes drosto’i hun nad yw’n cael ei dalu drwy TWE ac nad oes ganddo hawliau a chyfrifoldebau cyflogai. I gael rhagor o wybodaeth, gwiriwch canllawiau’r llywodraeth ar hunangyflogaeth.

Gwariant

Term arian parod yw gwariant. Nid yw’n cynnwys dibrisiant (gostyngiad yng ngwerth ased dros amser), amorteiddiad (gostyngiad dros amser o fenthyciad neu ddyled trwy daliadau rheolaidd) ac amhariad (lleihad parhaol yng ngwerth ased).

Nid yw hyn yr un peth â gwariant sy’n derm croniadau sy’n cynnwys eitemau anariannol. Gwario yw swm adnoddau elusen sydd wedi’u gwario neu eu defnyddio fel arall wrth gyflawni ei gweithgareddau. Mae gwario yn arwain at ostyngiad yn asedau elusen neu gynnydd yn ei rhwymedigaethau.

Gwariant (y tu allan i’r Deyrnas Unedig)

Yn ymwneud ag arian parod a ddefnyddiwyd ar brosiect neu raglen y tu allan i’r Deyrnas Unedig (boed yn cael ei gymhwyso’n uniongyrchol neu fel arall, er enghraifft drwy drydydd parti) ac ni ddylai gynnwys unrhyw addasiadau nad ydynt yn arian parod (er enghraifft, dibrisiant ased).

Ceidwad Swyddogol

Corfforaeth a grëwyd gan statud er mwyn dal tir ar ran elusennau. Mewn gwirionedd maent yn aelod o staff y Comisiwn Elusennau a benodir i’r rôl hon.

Is-gwmni Masnachu

Unrhyw gwmni masnachu anelusennol y mae elusen neu elusennau yn berchen arno i gynnal masnach ar ran yr elusen (neu elusennau), er enghraifft siop elusen.

Mae is-gwmni masnachu yn cynnwys cwmni sy’n eiddo’n gyfan gwbl i fwy nag un elusen, hyd yn oed os nad yw’n dechnegol yn is-gwmni i unrhyw un o’r elusennau sy’n berchen arno.

Gwirfoddolwr

Person sy’n cyflawni gweithgareddau elusennol ar gyfer eich elusen heb gael ei dalu a