Canllawiau

Llywodraethu, cyllid a gwydnwch elusennau: 15 cwestiwn y dylai ymddiriedolwyr eu gofyn

Diweddarwyd 16 Mawrth 2017

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

• Publication for Northern Ireland
• Publication for Scotland

Negeseuon allweddol

Yn ‘Yr ymddiriedolwr hanfodol: yr hyn y mae angen i chi wybod, beth mae angen i chi wneud (CC3)’ mae’r Comisiwn Elusennau yn amlinellu’r 6 dyletswydd allweddol ar gyfer ymddiriedolwyr elusen a beth mae’r rhain yn ei gwmpasu - maent i gyd yn berthnasol ond mae 3 yn arbennig o berthnasol wrth ddefnyddio’r rhestr wirio hon:

• gweithredu er lles eu helusen a’i buddiolwyr
• gwarchod a diogelu asedau eu helusen
• gweithredu gyda gofal a gallu rhesymol

Er mwyn cyflawni yn erbyn y dyletswyddau hyn, mae’n rhaid i ymddiriedolwyr elusen allu nodi’r materion hanfodol - dibenion a chynlluniau’r elusen, ei diddyledrwydd, ei gwydnwch ac ansawdd llywodraethu - a gallu adolygu’r rhain yn rheolaidd. Mae’r Comisiwn wedi paratoi’r 15 cwestiwn yma i helpu ymddiriedolwyr elusen i gynnal adolygiad o’r fath a phenderfynu ar beth y mae angen iddynt ganolbwyntio.

Mae’r Comisiwn hefyd wedi cynnwys dolenni i ganllawiau a all helpu ymddiriedolwyr i gael gwybodaeth bellach ar fater arbennig.

Wrth gwrs, bydd yr hyn sy’n gymwys yn dibynnu ar faint yr elusen, y math o elusen a gweithgareddau’r elusen.

Strategaeth: cynllun gweithredu elusen i geisio cyflawni nod cyffredinol hirdymor

1. Pa effaith y mae’r hinsawdd economaidd bresennol yn ei chael ar ein helusen a’i gweithgareddau?

Er enghraifft:

• ydym ni’n canolbwyntio ar y gweithgareddau cywir, neu ydym ni’n gwneud pethau sy’n ychwanegol i’r nodau elusennol? os ydym, ddylem ni roi’r gorau i wneud y pethau hynny?
• a fydd ein cyllid yn cynnal ein cynlluniau strategol? os ydym yn dibynnu ar un ffynhonnell incwm (megis cyllid grant neu incwm buddsoddi), a ddylem ni edrych ar ffynonellau eraill o gyllid?
• sut ydym ni’n meddwl y bydd yr amgylchedd gwleidyddol, economaidd, cymdeithasol a thechnolegol rydym yn gweithio ynddo yn mynd i newid, ac a yw hyn wedi’i adlewyrchu yn ein cynllunio strategol?
• ydy’r amgylchedd hwn yn creu unrhyw heriau neu gyfleoedd i ni nawr? er enghraifft:
  • recriwtio gwirfoddolwyr gan gynnwys y rhai â sgiliau gwahanol
  • cydweithredu ag eraill i ddarparu sgiliau, llety, offer neu gynyddu pŵer prynu
  • ail-drafod contractau
  • cynnig am gontractau cyflenwi gwasanaeth cyhoeddus
  • manteisio ar wasanaethau ar-lein - er enghraifft, bancio
  • oes unrhyw risgiau arbennig y dylem eu hystyried? er enghraifft:
  • mwy (neu lai) o alw am wasanaethau, neu newidiadau yn y math o wasanaethau sydd eu hangen
  • llai o incwm o fuddsoddiadau ac arbedion
  • ansicrwydd cyllid
• a ddylem ni ystyried a ydym ni am, neu a ydym ni’n gallu, parhau i weithredu? allai cau’r elusen a throsglwyddo ei hadnoddau i elusen debyg fod yn ddefnydd gwell o gyllid ac adnoddau prin?

Gwybod rhagor:

Rheoli cyllid elusen: cynllunio, rheoli anawsterau ac ansolfedd (CC12)

Rheoli asedau ac adnoddau elusennau: trosolwg i ymddiriedolwyr (CC25)

Gwneud y mwyaf o’n harian

2. Ydym ni’n ddigon cryf yn ariannol i barhau i ddarparu gwasanaethau ar gyfer ein buddiolwyr?

Er enghraifft:

• oes gennym ni’r wybodaeth ddiweddaraf am gyllid, llif arian a dyledion/rhwymedigaethau ein helusen? fel arfer dylai’r wybodaeth ariannol a ddarperir ym mhob cyfarfod ymddiriedolwyr gynnwys:
  • y cyfrifon rheoli diweddaraf
  • cymharu’r gyllideb yn erbyn y ffigurau gwirioneddol
  • esboniad o’r amrywiaeth rhwng rhagolygon a’r hyn sydd wedi digwydd
  • manylion y llif arian a’r gweddillion banc wrth gau
  • allwn ni droi at y math cywir o gyngor ariannol/proffesiynol?
• yn seiliedig ar yr wybodaeth sydd gennym, allwn ni:
  • ddweud beth allai ddigwydd i’n hincwm yn y dyfodol?
  • diogelu (neu gynyddu) ein hincwm cyfredol?
  • parhau â’n rhaglen o weithgareddau yn y dyfodol agos?
  • gwneud i’n harian fynd ymhellach, er enghraifft, trwy adnabod y costau y gallwn eu torri?
  • cyflawni ymrwymiadau ein contractau?
  • bodloni ein hymrwymiadau ariannol pan fyddant yn codi?
  • dweud a yw’r elusen yn wynebu’r posibilrwydd o ansolfedd?
• ydym ni’n glir ynghylch pa weithgareddau craidd yr hoffem eu cynnal o dan unrhyw amgylchiadau?
• ydym ni’n glir ynghylch rhagolygon ariannol yr elusen yn y tymor hwy?
• ydym ni’n hyderus y byddwn yn gallu nodi a rhoi sylw i’r posibilrwydd o ansolfedd mewn da bryd?
• ydym ni wedi cynllunio ar gyfer dirwyn materion yr elusen i ben yn drefnus os nad yw’r elusen yn hyfyw mwyach?

Gwybod rhagor:

Rheoli cyllid elusen: cynllunio, rheoli anawsterau ac ansolfedd (CC12)

3. Ydym ni’n gwybod pa effaith y mae’r hinsawdd gymdeithasol a/neu economaidd yn ei chael ar ein rhoddwyr a’r gefnogaeth ar gyfer ein helusen?

Er enghraifft:

• pa mor ddiogel yw ein cyllid presennol, er enghraifft, contractau gan gyrff eraill ar gyfer darparu gwasanaeth, cyllid statudol neu grantiau gan gyrff eraill, ar gyfer y dyfodol agos?
• a oes modd i ni arallgyfeirio neu ehangu ein ffynonellau incwm? er enghraifft, oes cyfleoedd newydd ar gyfer cyllid megis sefydliadau, elusennau a buddsoddwyr sy’n gallu darparu benthyciadau a chymorth arall i elusennau fel buddsoddiad cymdeithasol
• oes angen i ni ailystyried am ein strategaeth codi arian - ydy hynny yn unol â chanllawiau ac arfer da cyfredol?
• ydym ni wedi ystyried ffactorau eraill a allai ddylanwadu ar ein cefnogwyr? gall materion enw da ac unrhyw bolisïau’r elusen effeithio ar gymorth ei rhoddwyr, er enghraifft, y ffordd y mae’r elusen yn buddsoddi ei harian neu’r ffordd y mae’n codi arian

Gwybod rhagor:

Codi arian ar gyfer elusennau: canllaw i ddyletswyddau ymddiriedolwyr (CC20)

Elusennau a materion buddsoddiad: canllaw i ymddiriedolwyr (CC14)

Elusennau a darparu gwasanaeth cyhoeddus: cyflwyniad (CC37)

4. Beth yw ein polisi ar gronfeydd wrth gefn?

Er enghraifft:

• oes gennym ni bolisi cronfeydd wrth gefn clir, cyhoeddedig sy’n ateb anghenion ein helusen?
• beth fydd y canlyniadau i fuddiolwyr ein helusen (yn enwedig buddiolwyr agored i niwed) os nad oes cronfeydd wrth gefn ariannol gan yr elusen i’w galluogi i barhau os bydd yn colli incwm rheolaidd?
• ydy ein polisi yn:
  • cyfiawnhau’n llawn ac yn esbonio’n glir gadw neu beidio â chadw cronfeydd wrth gefn?
  • adnabod ac yn cynllunio ar gyfer cynnal a chadw gwasanaethau hanfodol ar gyfer buddiolwyr?
  • adlewyrchu risgiau cau’n annisgwyl, ein hymrwymiadau gwariant a’n rhwymedigaethau a rhagolygon ariannol posibl?
  • helpu i roi sylw i’r risgiau o gau annisgwyl ar ein buddiolwyr, staff a gwirfoddolwyr?
• ydym ni’n gwybod beth yw lefel ein cronfeydd wrth gefn nawr? mae’n rhaid i ni wybod pa asedau sydd ar gael i’w gwario a heb eu neilltuo neu eu dynodi eisoes ar gyfer dibenion arbennig.
• ydym ni wedi ystyried:
  • blaenoriaethau ac anghenion newydd (er enghraifft galw cynyddol ar gyfer ein gwasanaethau neu newid yn ein gweithgareddau) sydd wedi codi oherwydd newidiadau yn ein hamgylchedd ariannol a chymdeithasol?
  • lefel y cronfeydd wrth gefn sydd eu hangen i ateb blaenoriaethau ac anghenion newydd, strategaeth fwy hirdymor i ailgyflenwi cronfeydd wrth gefn neu eu gwario yn eu cyfanrwydd?
  • defnyddio cronfeydd wrth gefn i ailstrwythuro ein gwaith?

Gwybod rhagor:

Cronfeydd wrth gefn elusennau: meithrin gwydnwch (CC19)(https://www.gov.uk/government/publications/defined-benefit-pension-schemes-questions-and-answers)

Cronfeydd wrth gefn elusennau a chynlluniau pensiwn buddion wedi’u diffinio

5. Ydym ni’n fodlon â’n trefniadau bancio a’n polisi buddsoddi cyfredol ac yn y dyfodol?

Er enghraifft:

• pa mor aml ydym ni’n adolygu ein trefniadau bancio?
• ydy’r banc yn cynnig yr amrywiaeth o wasanaethau sydd eu hangen arnom? er enghraifft:
  • bancio ar-lein gyda mesurau diogelwch addas
  • y mynediad i’r arian ar adnau y mae ei angen arnom
  • cyfleuster benthyca
• ydym ni wedi ystyried costau a manteision ein cyfrifon cyfredol ac adnau i sicrhau cyfraddau llog cystadleuol?
• ydy ein hadneuon wedi’u diogelu gan Gynllun Digolledu Gwasanaethau Ariannol?
• ydym ni wedi ystyried y gwasanaethau a gynigir gan fanciau eraill gyda’r nod o newid ein darparwr?
• ydym ni wedi adolygu ein polisi buddsoddi yn ddiweddar i sicrhau ei fod yn adlewyrchu ac yn gallu bodloni ein hanghenion nawr ac yn y dyfodol?
• ydym ni wedi trefnu i’r polisi buddsoddi gael ei adolygu’n rheolaidd - gallai newidiadau sydyn yn yr hinsawdd economaidd olygu y dylid ei adolygu’n fwy rheolaidd?
• ydym ni wedi adolygu amrywiaeth, addasrwydd a’r risgiau sy’n gysylltiedig ag amrywiaeth ein buddsoddiadau?
• ydym ni wedi ystyried a fyddai polisi buddsoddi moesegol yn briodol ar gyfer ein helusen?
• allai buddsoddi cymdeithasol fod yn ffordd effeithiol o gyrraedd ein nod?

Gwybod rhagor:

Elusennau a materion buddsoddiad: canllaw i ymddiriedolwyr (CC14)

Bancio ar gyfer elusennau - Grŵp Cyllid Elusennau

6. Ydym ni wedi adolygu ein hymrwymiadau cytundebol?

Er enghraifft:

• ydym ni’n gwybod yn union beth yw ein hymrwymiadau cytundebol - gallent gynnwys prydlesi swyddfa, cytundebau rhentu, hurio offer?
• allem ni gydweithredu â sefydliadu eraill i arbed costau ar gymorth hanfodol neu dreuliau cefn swyddfa?
• ydym ni’n deall rhwymedigaethau unrhyw gontractau presennol neu newydd - gallai fod gofynion yswiried neu gymalau cosb ar gyfer methu â chyflenwi?
• ydy’r rhwymedigaethau hyn yn ymarferol ar gyfer ein helusen nawr ac am weddill y contract?
• sut ydym ni trefnu ein contractau os oes angen?
• ddylem ni adolygu unrhyw gontractau sydd gennym gyda chodwyr arian ar gyfer gwerth am arian a risgiau enw da?
• os na allwn fodloni telerau contract, ydym ni’n ymwybodol o’r risgiau ariannol a’r risgiau i’n henw da a allai godi?

Gwybod rhagor:

Elusennau a rheoli risg (CC26)

Rheoli cyllid elusen: cynllunio, rheoli anawsterau ac ansolfedd (CC12)

7. Ydym ni wedi adolygu unrhyw gontractau i ddarparu gwasanaethau cyhoeddus?

Er enghraifft:

• ydym ni’n deall yr holl rwymedigaethau a osodir arnom gan ein contractau presennol?
• ydy’r rhwymedigaethau hynny yn ymarferol yn wyneb sefyllfa’r elusen nawr ac yn y dyfodol?
• allwn ni derfynu unrhyw gontractau rydym wedi eu llunio os oes angen?
• os na allwn fodloni telerau contract, ydym ni’n ymwybodol o’r cosbau ariannol a’r risgiau i’n henw da a allai godi?
• ydym ni wedi cynllunio ar gyfer yr hyn sy’n digwydd pan fydd contract yn dod i ben?
• ydym ni’n hollol ymwybodol o’r risgiau a’r goblygiadau sy’n gysylltiedig ag ymgymryd â chontractau cyflenwi gwasanaeth cyhoeddus newydd?
• ydym ni wedi ystyried y ffyrdd gwahanol y gallwn gyflawni nodau ein helusen fel dewis arall i lunio contract newydd?

Gwybod rhagor:

Elusennau a darparu gwasanaeth cyhoeddus: cyflwyniad (CC37)

8. Os oes cynllun pensiwn gennym, ydym ni wedi’i adolygu yn ddiweddar?

Er enghraifft:

• ydym ni’n gwybod am y risgiau a’r rhwymedigaethau sy’n gysylltiedig â chynllun pensiwn ein helusen?
• pa gynlluniau sydd gennym i reoli’r risgiau a’r rhwymedigaethau hyn?
• ydym ni’n ei gwneud hi’n glir yn ein hadroddiadau ariannol beth yw ein rhwymedigaethau pensiwn a beth rydym yn ei wneud i reoli unrhyw risg i’n helusen?
• oes angen i ni geisio cyngor arbenigol?

Gwybod rhagor:

Cronfeydd wrth gefn elusennau a chynlluniau pensiwn buddion wedi’u diffinio

9. Sut gallwn ni wneud y defnydd gorau o unrhyw fuddsoddiadau gwaddol parhaol sydd gennym?

Er enghraifft:

• ydym ni’n gwybod a yw unrhyw rai o’n cronfeydd yn waddol parhaol a gellir eu buddsoddi i gynhyrchu incwm ar gyfer ein helusen yn unig neu gellir ei ddefnyddio dim ond fel a bennir gan y rhoddwr?
• ydym ni’n meddwl y byddwn yn darparu’n well ar gyfer lles ein helusen a’i buddiolwyr drwy ddefnyddio mwy o hyblygrwydd i wario gwaddol parhaol a gynigir gan y Deddfau Elusennau?
• allwn ni fanteisio ar y pŵer i ddefnyddio ymagwedd cyfanswm enillion at fuddsoddi (fel arfer mae hyn yn briodol ar gyfer elusennau gwaddol parhaol mwy yn unig)?

Gwybod rhagor:

Gwaddol parhaol: rheolau ar gyfer elusennau

Buddsoddiad cyfanswm enillion ar gyfer elusennau gwaddol parhaol

Llywodraethu

10. Ydym ni’n gorff ymddiriedolwyr effeithiol?

Er enghraifft:

• ydym ni’n deall:
  • nodau’r elusen fel y’u hamlinellir yn ei dogfen elusennol?
  • beth fydd eich elusen yn ei wneud, a beth rydych am iddi ei gyflawni?
  • bod holl weithgareddau’r elusen yn ceisio hyrwyddo neu gefnogi ei dibenion?
  • sut mae’r elusen o fudd i’r cyhoedd drwy gyflawni ei dibenion?
• ydym ni wedi darllen ‘Yr ymddiriedolwyr hanfodol (CC3)’?
• ydym ni wedi adolygu ein perfformiad fel corff ymddiriedolwyr yn ddiweddar?
• ydym ni’n defnyddio ein hamser gyda’n gilydd fel bwrdd mewn modd effeithlon ac effeithiol? oes angen i ni ddarllen y cyfrifon, adroddiadau a deunyddiau cefndir eraill cyn y cyfarfod?
• ydym ni wedi adolygu’r sgiliau, yr wybodaeth a’r profiad sydd gennym fel corff ymddiriedolwyr yn ddiweddar? ydy ein hanghenion wedi newid?
• ydym ni’n ymwybodol o bwysigrwydd cyfathrebu effeithiol a chyd-drafod â’r rhai sydd â budd yn ein helusen - gallai’r rhain fod yn rhoddwyr, yn gefnogwyr, yn fuddiolwyr, yn staff ac yn wirfoddolwyr?
• oes gennym ni ddigon o oruchwyliaeth a gwybodaeth o weithgareddau pobl a sefydliadau allanol sy’n gweithredu ar ein rhan?
• oes gennym ni fynediad i’r arweiniad y mae ei angen arnom i sicrhau bod ein penderfyniadau’n cael eu gwneud er lles gorau ein helusen a’i buddiolwyr?
• ydym ni’n gwybod pa wrthdaro buddiannau, os oes, allai effeithio ar ein gallu i wneud penderfyniadau?
• oes angen i ni fonitro materion yr elusen yn fwy agos, er enghraifft trwy gwrdd yn fwy aml?
• ydym ni’n teimlo ein bod yn gallu gwneud penderfyniadau anodd neu amhoblogaidd os oes angen, er enghraifft ynghylch:
  • terfynu neu newid rhai gweithgareddau?
  • newid lefelau staffio?
  • newid buddion staff?
  • uno ag elusen arall?
  • dirwyn yr elusen i ben?

Gwybod rhagor:

Yr ymddiriedolwr hanfodol: beth mae angen i chi ei wybod, beth mae angen i chi ei wneud (CC3)

11. Oes gennym ni fesurau diogelu digonol yn eu lle i atal twyll?

Er enghraifft:

• oes rheolaethau a gweithdrefnau ariannol priodol gennym yn eu lle i atal twyll?
• oes angen eu hadolygu a’u diweddaru, er mwyn ystyried unrhyw risg gynyddol o dwyll sy’n codi o ganlyniad i newidiadau yn yr amgylchedd economaidd a thechnolegol y mae’r elusen yn gweithredu ynddo? gallai enghraifft gynnwys mwy o risg o dwyll cyfrifiadurol
• oes rheolaethau a gweithdrefnau yn eu lle i leihau’r risg o gamddefnyddio data personol?

Gwybod rhagor:

Arian elusennol: sut i’w gadw’n ddiogel

Diogelu elusennau rhag niwed: pecyn cymorth cydymffurfio

Rheolaethau ariannol mewnol ar gyfer elusennau (CC8)

Amddiffyn eich elusen rhag twyll

Amddiffynnwch eich elusen rhag seiberdroseddu

Gwneud y defnydd gorau o adnoddau

12. Ydym ni’n gwneud y defnydd gorau o’r manteision ariannol sydd gennym fel elusen?

Er enghraifft:

• ydym ni’n deall sut i wneud y mwyaf o Rodd Cymorth?
• ydym ni’n gwneud y mwyaf o’n rhyddhad treth posibl fel elusen?
• ydym ni’n ymwybodol o unrhyw gymorth ariannol sydd ar gael i elusennol o gyrff eraill - gallant fod yn llywodraethol, sefydliadau neu elusennau eraill? os ydym, ydym ni wedi ystyried a yw hyn yn briodol ar gyfer ein helusen, a ph’un ai i wneud cais amdano neu beidio?
• ydym ni’n gwybod ble i fynd i gael gwybodaeth am sut i fanteisio ar y diddordeb cynyddol yn y buddsoddiad cymdeithasol mewn elusennau?
• ydym ni wedi ystyried a ddylid neilltuo unrhyw weithgareddau masnachu i is-gwmni masnachu er mwyn osgoi rhwymedigaethau treth?

Gwybod rhagor:

Hawlio Rhodd Cymorth fel elusen neu CASC

Ymddiriedolwyr, masnachu a threth: sut y gall elusennau fasnachu’n gyfreithiol (CC35)

Masnachu elusennol: gwerthu nwyddau a gwasanaethau

13. Ydym ni’n gwneud y defnydd gorau o’n staff a’n gwirfoddolwyr?

Er enghraifft:

• ydym ni’n ymwybodol o’n rhwymedigaethau fel cyflogwyr ac ydym ni’n gwybod ble i fynd i gael rhagor o wybodaeth?
• oes polisi diogelu gennym sy’n rhoi gwybodaeth glir i ymddiriedolwyr, staff, gwirfoddolwyr a buddiolwyr ynghylch eu rolau, eu hawliau a’u cyfrifoldebau?
• oes gan ein staff y cymysgedd iawn o sgiliau a phrofiad y mae ei angen ar ein helusen i fod yn effeithiol?
• allem ni gyflwyno patrymau mwy hyblyg o weithio er mwyn canolbwyntio ein hadnoddau lle mae eu hangen fwyaf?
• oes angen yr un fath a’r un nifer o staff arnom? oes cyfleoedd gwell i recriwtio mewn marchnad swyddi cystadleuol?
• ydym ni’n gwneud y defnydd gorau o unrhyw fudd mewn gwirfoddoli ar gyfer elusennau?
• ydym ni’n rhagweithiol o ran denu gwirfoddolwyr posibl ac a ydym wedi adolygu’r ffordd rydym yn eu cefnogi a’u defnyddio?

Gwybod rhagor:

Gwasanaeth Cynghori, Cymodi a Chyflafareddu (ACAS)

Gweithlu - NCVO

14. Ydym ni wedi ystyried cydweithio ag elusennau eraill?

Er enghraifft:

• oes unrhyw weithgareddau a allai fod yn fwy effeithiol trwy gydweithio ag eraill, megis rhannu offer, rhannu staff, rhedeg sesiynau hyfforddi ar y cyd, prynu neu rannu gwasanaethau cefn swyddfa?
• ydym ni’n gwybod sut i adnabod elusennau eraill sydd â dibenion tebyg ac sy’n gweithredu yn ein hardal y gallem gysylltu â nhw i drafod y posibilrwydd o gydweithio neu weithio ar y cyd?
• ddylem ni ystyried y posibilrwydd o uno’n ffurfiol ag elusen arall neu elusennau eraill er lles ein buddiolwyr? bydd hyn yn bwysig os yw’ch elusen am ddirwyn i ben neu’n wynebu anawsterau ariannol

Gwybod rhagor:

Chwilio’r gofrestr elusennau

Cydweithio ac uno: cyflwyniad (CC34)

15. Ydym ni’n gwneud y defnydd gorau o’n heiddo?

Er enghraifft:

• ydym ni wedi adolygu’n ddiweddar sut rydym yn defnyddio unrhyw asedau, megis adeiladau neu offer rydym yn berchen arnynt neu’n eu rhentu? allem ni eu defnyddio yn wahanol, eu rhannu gydag eraill, ail-drafod telerau neu eu gwerthu?
• ydym ni wedi adolygu costau a manteision y ffordd rydym yn dal eiddo? er enghraifft, ddylem ni brynu, rhentu neu brydlesu?
• ydym ni wedi adolygu unrhyw bolisïau yswiriant sydd gennym - allwn ni gael bargen well?
• beth fydd unrhyw newid i’r defnydd o’n heiddo yn ei olygu o ran yswiriant?

Gwybod rhagor:

Tir ac eiddo elusennau

Elusennau ac yswiriant (CC49) $CTA