Guidance

Civil penalty accreditation scheme - Welsh

Updated 3 May 2023

1. Cyflwyniad:

Mae’r Cynllun Achredu Cosb Sifil Dyfodiaid Dirgel yn cydnabod y cludwyr hynny sy’n cymryd mesurau i weithredu system effeithiol ar gyfer sicrhau cerbydau nwyddau ac am atal cludo dyfodiaid dirgel.Mae hefyd yn cydnabod y cwmnïau coetsis hynny sy’n rhedeg system effeithiol wrth atal dyfodiaid dirgel.

Mae’r cynllun yn agored i bob cwmni cludo a chwmni coetsis sy’n teithio i’r DU.

Mae’r cynllun yn rhad ac am ddim i ymuno.

2. Buddion:

• Gall cosbau sifil gael eu rhoi i’r gyrwyr a’r cludwyr am y troseddau o fethu â sicrhau cerbyd nwyddau a chludo dyfodiaid dirgel. Gall aelodau Cynllun Achredu’r Swyddfa Gartref elwa o leihau swm y gosb y gellir ei godi ar gyfer y troseddau hynny.

Y disgownt y gellir ei gymhwyso i aelodau’r Cynllun yw 50% o fan cychwyn y gosb uchaf ar gyfer pob trosedd. (Cod ymarfer lefel y gosb (publishing.service.gov.uk)).

• Mae’r rhai sy’n rhedeg system effeithiol yn llai tebygol o ddod ar draws digwyddiadau sy’n cynnwys dyfodiaid dirgel. Yn aml gall digwyddiadau dyfodiaid dirgel arwain at nwyddau sydd wedi’u difrodi ac oedi ar y Ffin.

• Mae manylion partïon Achrededig yn cael eu rhoi ar wefan You.Gov.

3. Beth yw ‘system effeithiol?’

Rydym yn asesu effeithiolrwydd y system a weithredir gan gwmni ar draws 5 maes ar wahân. Er mwyn i system gael ei hystyried yn effeithiol, rhaid i’r cwmni cyfrifol fodloni’r gofynion canlynol yn y meysydd hyn. Dyma nhw:-

3.1 Darparu a chynnal diogelwch cerbydau:

• Darparu digon o gloeon neu seliau wedi’u rhifo’n unigryw i bob gyrrwr i’w defnyddio ar y daith i sicrhau bod modd i’r cerbyd barhau i gael ei sicrhau bob amser.
• Darparu cebl TIR neu strap sydd mewn trefn waith da i bob gyrrwr cerbyd ochr meddal.
• Cadw cofnod o’r holl ddyfeisiau diogelwch a roddwyd i bob gyrrwr, gan fanylu ar faint a roddwyd a phryd y cawsant eu rhoi.

3.2 Darparu dogfen i gofnodi gwiriadau:

• Darparu nifer digonol o restrau gwirio i bob gyrrwr sy’n galluogi’r gwiriadau safonol ar gyfer pob taith i gael eu cofnodi.
• Cadw gofnod o’r nifer o restrau gwirio a roddwyd a’r dyddiad y cawsant eu rhoi i bob gyrrwr.
• Cynnal copïau o restrau gwirio wedi’u cwblhau am gyfnod o 6 mis.
• Sicrhau fod y rhestr wirio yn galluogi’r holl wiriadau sy’n ofynnol o dan Reoliadau Atebolrwydd (Diwygio) y Cludwyr 2023.

Mae’r Swyddfa Gartref yn darparu rhestr wirio i gwmnïau ei rhoi i’w gyrwyr sy’n cwmpasu holl ofynion Rheoliadau Atebolrwydd (Diwygio) y Cludwyr 2023. (Rhestr wirio diogelwch cerbydau: cwmnïau cludiant ffordd a gyrwyr - GOV.UK (www.gov.uk)). Rydym yn argymell eich bod yn rhoi’r rhestr wirio hon i yrwyr.

3.3 Cyfarwyddiadau Gyrwyr:

• Darparu set o gyfarwyddiadau i bob gyrrwr (gan gynnwys gyrwyr dros dro) yn eu hiaith eu hunain yn manylu’n benodol ar:
  • sut mae sicrhau’r cerbyd,
  • Sut i gofnodi a chwblhau gwiriadau ar y cerbyd
  • sut i gwblhau a chadw’r rhestr wirio
  • beth i’w wneud yn y digwyddiad y mae’r gyrrwr yn amau bod dyfodiaid dirgel yn bresennol ar y cerbyd.
• Dylai’r cyfarwyddiadau hyn fod yn hawdd i’w cyrraedd i’r gyrrwr yn ystod eu taith a gall fod naill ai ar fformat papur neu fformat digidol. Os ar ffurf ddigidol, dylid llenwi unrhyw ddyfais a’i throi ymlaen i alluogi hyn.

3.4 Hyfforddiant Gyrwyr:

Mae hyfforddiant ar wahân i ddarparu cyfarwyddiadau. Dylai hyfforddiant fod yn ddigwyddiad penodol sy’n galluogi’r gyrwyr i ryngweithio â hyfforddwr a rhoi’r cyfle i ofyn cwestiynau. Nid yw hyfforddiant yn golygu darparu copi o’r set o gyfarwyddiadau uchod i’r gyrrwr.

• Darparu hyfforddiant cychwynnol i bob gyrrwr (gan gynnwys gyrwyr dros dro) ar sut i sicrhau cerbyd nwyddau a sut i atal dyfodiaid dirgel yn unol â Rheoliadau Atebolrwydd (Diwygio) y Cludwyr 2023.
• Rhaid i’r hyfforddiant hwnnw gynnwys gwiriad gwybodaeth er mwyn sicrhau dealltwriaeth gyrwyr o’r hyfforddiant hwnnw.

• Cadw cofnod o’r hyfforddiant hwnnw sy’n manylu ar enwau’r rhai a hyfforddwyd, pryd gawson nhw eu hyfforddi, lleoliad yr hyfforddiant, y manylion dan sylw, canlyniadau’r gwiriad gwybodaeth.

• Darparu hyfforddiant gloywi unwaith mewn cyfnod o 6 mis. Dylai’r hyfforddiant hwn unwaith eto alluogi gyrwyr i ryngweithio â hyfforddwr a rhoi cyfle i ofyn cwestiynau. Fodd bynnag, gall fod yn sesiwn fyrrach na’r hyfforddiant gwreiddiol a gyflwynir a chanoli o gwmpas atgoffa gyrwyr o’u cyfrifoldebau wrth atal dyfodiaid dirgel.

3.5 Adolygu Perfformiad Gyrwyr:

• Casglu o bob gyrrwr gofnodion o wiriadau a wnaed ar ddiwedd y daith.
• Adolygu’r rhestrau gwirio hynny o fewn 30 diwrnod i nodi unrhyw wallau neu hepgoriadau.
• Bod â system ar waith ar gyfer mynd i’r afael â gwallau / hepgoriadau.
• Creu cofnod o sut mae gwallau / hepgoriadau wedi cael sylw gyda gyrrwr.
• Cynnal cofnodion o dan y system hon a chwblhau cofnodion am gyfnod o 6 mis.

4. Digwyddiadau Dyfodiaid Dirgel blaenorol:

Nid yw cael digwyddiadau blaenorol o ddyfodiaid dirgel mewn cerbyd, yn atal cwmni rhag gwneud cais am y Cynllun.

Rhaid i unrhyw gosbau sy’n weddill gael eu talu erbyn y dyddiad gofynnol cyn cyflwyno cais i ymuno â’r Cynllun. Gall methu â thalu cosbau erbyn eu dyddiad gofynnol oherwydd y dyddiad achosi oedi i’ch cais. Lle mae gwrthwynebiad neu apêl fyw, mae’r dyddiad talu ar stop ac felly mae hyn yn disgyn y tu allan i’r gofyniad hwn.

Os bydd aelodaeth i’r Cynllun yn cael ei chaniatáu, bydd unrhyw ostyngiad aelodaeth ond yn cael ei gymhwyso i ddigwyddiadau ar neu ar ôl dyddiad derbyn i’r Cynllun.

Lle bu digwyddiadau:

• Bydd unrhyw gosb a godir yn yr achosion hyn yn sefyll ar yr un swm. Ni fydd gostyngiad aelodaeth yn cael ei ganiatáu’n ôl-weithredol.
• Pan fydd penderfyniad eto i’w wneud ar unrhyw achos, bydd y swm cosb yn adlewyrchu statws aelodaeth ar adeg y digwyddiad.

Byddwn yn adolygu manylion achosion o fewn y 5 mlynedd diwethaf a thystiolaeth o’r system a oedd yn gweithredu yn yr achosion hynny i gynorthwyo gyda’n penderfyniad i ganiatáu cais ai peidio. Os y bu gwelliannau i’r system sy’n cael ei gweithredu ers yr achosion hynny, dylid dogfennu hyn yn y Ffurflen Gais.

5. Sut i wneud cais i ymuno yn y cynllun:

Llenwch y ffurflen Cais (Cais i ymuno â chynllun achredu cosb sifil - GOV.UK (www.gov.uk)) a chyflwyno’r dystiolaeth y gofynnir amdani i’r cyfeiriad e-bost a fanylir ar y ffurflen honno.

6. Canlyniad y Cais:

Byddwn yn rhoi cadarnhad ysgrifenedig o ganlyniad y cais.

Pan fydd cais yn cael ei roi, byddwn yn darparu tystysgrif aelodaeth ac yn rhoi enw’r cwmni ar wefan You.Gov.

Pan fydd cais yn cael ei wrthod, byddwn yn rhoi rhesymau pam gafodd y cais ei wrthod a mannau lle byddai’r system yn gweithredu yn gallu cael ei gwella.

Os gwrthodir cais, rhaid i gyfnod o 3 mis ddod i ben cyn ystyried cais arall i ymuno.

Rydym yn derbyn ceisiadau a gyflwynir gan drydydd parti ar ran yr ymgeisydd. Fodd bynnag, mae angen caniatâd yr ymgeisydd i ni ohebu â’r trydydd parti hwnnw. Gellir rhoi hyn ar y ffurflen hon. (Cais i ymuno â chynllun achredu cosb sifil - GOV.UK (www.gov.uk)).

7. Adolygiadau Aelodaeth, Gwaharddiadau a Dileu o’r Cynllun:

Unwaith y bydd aelodaeth yn cael ei chaniatáu, mae hyn yn parhau oni bai y caiff eich hysbysu fel arall.

Rydym yn cadw’r hawl i gynnal adolygiad o aelod o’r Cynllun ar unrhyw adeg.

Digwyddiadau penodol lle gellir cynnal adolygiad:

• Lle mae’r cwmni wedi cael 3 neu fwy o achosion o ddyfodiaid dirgel a ganfuwyd yn eu cerbydau o fewn cyfnod o 12 mis.
• Lle mae digwyddiad dyfodiaid dirgel mewn cerbyd cwmni ac mae tystiolaeth i awgrymu nad yw’r cwmni’n bodloni gofynion y cynllun.
• Lle nodir bod unrhyw gerbyd cwmni heb gael ei ddiogelu ar 3 neu fwy o achosion o fewn cyfnod o 12 mis.

Os byddwn yn cynnal adolygiad, byddwn yn ysgrifennu at aelod o’r cynllun ac yn gofyn iddynt ailgyflwyno ffurflen gais, ynghyd â’r cofnodion gofynnol. Os ydym yn nodi bod yr aelod wedi methu â chynnal y safonau sydd eu hangen, byddwn yn eu tynnu o’r cynllun ac yn egluro lle mae angen i’r aelod wella.

Rhaid i bob aelod o’r cynllun dalu unrhyw gosbau y maent yn eu derbyn erbyn y dyddiad talu gofynnol.

Bydd methu â gwneud hynny’n arwain at atal aelodaeth ar unwaith am gyfnod o 28 diwrnod. Nid yw’r gostyngiad aelodaeth yn berthnasol yn ystod unrhyw gyfnod atal.

Os na fydd taliad yn cael ei dderbyn o hyd ar ôl y cyfnod hwnnw o 28 diwrnod, bydd yr aelod yn cael ei dynnu o’r Cynllun.

Unwaith y bydd aelod wedi’i dynnu o’r Cynllun, ni fyddant bellach yn elwa o’r gostyngiad aelodaeth i unrhyw gosbau a gânt.

Os bydd cwmni’n cael ei ddileu o’r cynllun, rhaid i gyfnod o 3 mis ddod i ben cyn y byddwn yn ystyried cais i ail-ymuno.

8. Beth sy’n digwydd pan fydd Dyfodiaid Dirgel yn cael eu canfod mewn cerbyd sy’n perthyn i aelod o’r cynllun neu mae cerbyd cwmni yn cael ei nodi fel un sydd heb ei ddiogelu?

Mae’r aelod yn atebol am gosb a bydd asesiad o lefel y gosb yn cael ei ystyried yn unol â lefel Cod Ymarfer Lefel y Gosb.

9. Cymorth pellach:

Rydym yn gallu rhoi cyngor a chymorth i gwmnïau ar sut i sicrhau cerbyd nwyddau yn effeithiol ac atal dyfodiaid dirgel a gweithredu system apwyntiadau ffôn ac MS Teams.

I ofyn am alwad dros y ffôn neu drwy MS Teams, anfonwch e-bost at [email protected].

Rhowch wybod i ni am unrhyw addasiadau rhesymol y gallech eu hangen.

Mae rhagor o ganllawiau ar sicrhau cerbydau a chofnodi gwiriadau i’w gweld yma hefyd. (Atal dyfodiaid dirgel - GOV.UK (www.gov.uk))

Manylir ar ganllawiau pellach ar y gwiriadau safonol a’r gofynion diogelwch yn Rheoliadau Atebolrwydd (Diwygio) y Cludwyr 2023 (legislation.gov.uk)

Mae ein Hysbysiad Gwybodaeth Preifatrwydd ar gael ar Gov.Uk.