Policy paper

Polisi Preifatrwydd Cyd-lofnodydd

Updated 10 July 2018

1. Amdanom ni

1.1. Mae’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) yn helpu cyflogwyr i wneud penderfyniadau recriwtio diogelach ac atal pobl anaddas rhag gweithio â grwpiau bregus, gan gynnwys plant.

1.2. Cyd-lofnodydd yw person oddi mewn i Gorff Cofrestredig. Maent wedi cofrestru â’r DBS i gyd-lofnodi ceisiadau, yn unol â’r Amodau Cofrestru a Chod Ymarfer y DBS.

1.3. Cyd-lofnodydd arweiniol yw person hŷn oddi mewn i’r Corff Cofrestredig. Maent wedi eu cofrestru â’r DBS i gyd-lofnodi ceisiadau a byddant yn goruchwylio’r broses DBS oddi mewn i’w sefydliad.

Mae’n rhaid i bob Corff Cofrestredig fod â Chyd-lofnodydd arweiniol.

1.4. Mae cynnwys y Polisi Preifatrwydd hwn yn berthnasol i gyd-lofnodwyr a chydlofnodwyr arweiniol, oni noder yn wahanol.

2. Beth sy’n angen imi ei wybod?

2.1. Dyma ein Polisi Preifatrwydd Cyd-lofnodydd. Mae’r polisi hwn yn dweud wrthych sut byddwn yn defnyddio a diogelu unrhyw wybodaeth rydym yn ei dal amdanoch chi fel rhan o’ch cais i fod yn gyd-lofnodydd.

2.2. Mae’r Polisi hefyd yn egluro beth yw’ch hawliau fel cyd-lofnodydd o dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol. Mae’n dweud pam yr ydym angen eich data personol, beth fyddwn yn ei wneud ag ef a beth allwch ei ddisgwyl gennym ni. Mae hefyd yn egluro sut i gael copi o unrhyw ddata personol gallem ei ddal amdanoch chi. Gelwir hyn yn Gais Testun i Weld Gwybodaeth.

2.3. Mae gennym Bolisïau Preifatrwydd pellach gan sy’n cynnwys ein swyddogaethau statudol eraill. Gellid cael mynediad atynt yma.

3. Sut byddwn ni’n defnyddio’r wybodaeth bersonol a ddarperir inni?

3.1. Rydym ni, yn y DBS, yn casglu’ch data personol er mwyn:

• cadarnhau’ch hunaniaeth (mae hyn yn berthnasol i gyd-lofnodwyr arweiniol yn unig – gweler adran 3.2)
• asesu a ydych yn addas i fod yn gyd-lofnodydd (gweler adran 3.3)
• cysylltu â chi mewn perthynas ag ystyriaeth neu newidiadau i’ch cais cyd-lofnodol a/neu statws gofrestru
• cysylltu â chi mewn perthynas â gwybodaeth ymhellach a all fod ei hangen ar unrhyw geisiadau rydych wedi eu cyd-lofnodi (i un ai gyflymu’r cais neu fel rhan o’r broses gydymffurfio)
• cysylltu â chi mewn perthynas ag unrhyw newidiadau mae angen ichi fod yn ymwybodol ohonynt mewn perthynas â gwasanaethau a chynhyrchion y DBS

3.2. Cadarnhau’ch hunaniaeth (cyd-lofnodwyr arweiniol yn unig)

Gellid canfod y rhestr o ddogfennau a dderbynnir i gadarnhau hunaniaeth llofnodydd yma.

Ar dderbyn cais cyd-lofnodydd arweiniol, bydd y dogfennau hunaniaeth yn cael eu defnyddio i gadarnhau hunaniaeth y ceisydd yn erbyn yr wybodaeth a ddarparwyd ar eu cais. Bydd hyn yn cael ei wneud un ai ar y Ffurflen Gais Gofrestru neu’r Ffurflen ‘Newid Llofnodydd Arweiniol’.

Mae’r DBS yn argymell dylid anfon y dogfennau hunaniaeth drwy Ddosbarthiad arbennig neu Ddosbarthiad cofrestredig gan mai ond dogfennau gwreiddiol adnabod gall gael eu derbyn.

Os yw unrhyw un o’r dogfennau cefnogi hunaniaeth yn methu cwrdd y gofynion am gadarnhau, bydd y cais yn cael ei wrthod a bydd y dogfennau’n cael eu dychwelyd i’r llofnodydd arweiniol sy’n ceisio.

Fodd bynnag, os yw’r dogfennau’n methu unrhyw un o’r gweithdrefnau ar gyfer gwirio dogfennau, byddant yn cael eu trin fel dogfen amheus a’u cyfeirio at ymchwiliad pellach.

Lle mae’r dogfennau wedi pasio cadarnhau fe’u sganir ar ffeiliau cyfrifiadurol y DBS. Yna, fe osodir y dogfennau gwreiddiol i mewn i amlenni i’w dychwelyd at yr anfonwr yr un diwrnod, byddant yn cael eu hanfon un ai i’r cyfeiriad a ddarparwyd neu’r cyfeiriad a gofnodwyd ar ffeiliau cyfrifiadurol y DBS. Fe wneir hyn drwy ddosbarthiad cofrestredig oni ofynnir yn benodol fel arall.

3.3. Asesu addasrwydd i fod yn gyd-lofnodydd

Bydd gan gyd-lofnodwyr fynediad at wybodaeth bersonol a sensitif – am y rheswm hwn, bydd y rhai sy’n ceisio am statws fel cyd-lofnodydd yn cael eu gwirio gan y DBS i lefel gwiriad uwch gyda’r ddwy restr wahardd. Mae hyn yn caniatáu’r DBS i asesu a ydynt yn addas i gynnal y rôl hon.

Mae Tîm Cofrestru’r DBS yn gyfrifol am bennu a yw cyd-lofnodydd yn addas. Yn gyffredinol, mae’r DBS yn ystyried mae’n bosibl gallai troseddau o anonestrwydd a chribddeiliaeth, troseddau rhywiol a threisgar difrifol a throseddau cyffuriau nad ydynt yn rhai mân, fod mewn egwyddor ag effaith ar addasrwydd person. Mae hyn yn ddibynnol ar amgylchiadau’r drosedd berthnasol a pha mor bell yn ôl y digwyddodd. Fodd bynnag, ystyrir pob achos yn unigol. Wrth ystyried pob achos, caiff y ffactorau canlynol eu cymryd i ystyriaeth:

• natur y troseddau a’u perthnasedd i’r swyddogaethau
• difrifoldeb y troseddau
• nifer y troseddau
• dyddiad y digwyddodd y troseddau
• yr amgylchiadau o gwmpas y troseddu
• a oedd y drosedd yn unigryw neu’n batrwm
• unrhyw ystyriaethau lliniarol a/neu ffactorau eraill a ystyrir yn berthnasol i addasrwydd

Fodd bynnag, lle mae’r cyd-lofnodydd ar un ai’r rhestr wahardd plant neu oedolion, ni fyddent yn cael eu hystyried yn briodol i gyd-lofnodi ceisiadau am ddatgeliadau lefelau safonol neu uwch.

3.4. Gellid defnyddio’ch gwybodaeth at ddibenion profi. Ymgymerir â phrofi i sicrhau bod ein systemau yn gweithio yn unol â gofynion penodol. Os nad yw’n ymarferol cuddio’ch data neu ddefnyddio data ffug, byddwn yn profi’n systemau trwy ddefnyddio’ch data. Cynhelir y profion hyn ond mewn amgylcheddau sy’n ddiogel i’r un lefel â’n system fyw.

Noder – Fe allem ddefnyddio ceisiadau blaenorol rydych wedi eu cyflwyno er mwyn cynorthwyo’r broses wirio.

4. Pwy yw’r rheolwr data?

4.1. Mae rheolwr data’n pennu’r pwrpasau am, a sut mae unrhyw ddata personol i’w brosesu.

4.2. Y DBS yw’r rheolwr data o wybodaeth a ddelir gan y DBS at ddibenion GDPR. Mae gennym y cyfrifoldeb am ddiogelwch a sicrwydd yr holl ddata rydym yn ei ddal.

5. Pwy yw’r proseswyr data?

5.1. Prosesydd data yw unrhyw un (heblaw am gyflogai rheolwr data) sy’n prosesu’r data hwnnw ar ran y rheolwr.

5.2. Yn y DBS mae gennym ystod o ddarparwyr sy’n prosesu data ar ran y DBS fel y diffinnir yn adran 9. Rydym yn gwneud yn siŵr bod ein proseswyr data’n cydymffurfio â phob gofyniad perthnasol o dan y gyfraith diogelu data. Diffinnir hyn yn y trefniadau cytundebol.

6. Cysylltu â’r Swyddog Diogelu Data

6.1. Gellir cysylltu â Swyddog Diogelu Data y DBS dros y ffôn ar 0151 676 1154, drwy e-bost yn [email protected] neu drwy ysgrifennu at:

Swyddog Diogelu Data y DBS
Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd
BP 165
Lerpwl
L69 3JD

7. Beth yw’r sail gyfreithiol am brosesu fy ngwybodaeth?

7.1. Sefydlwyd y DBS o dan y Ddeddf Diogelu Rhyddidau (PoFA) 2012 ar 1 Rhagfyr 2012. Cynhwysir swyddogaethau datgelu’r DBS yn Rhan V o Ddeddf yr Heddlu (PA) 1997.

7.2. Mae’r DBS yn dibynnu ar Adran 120 o’r PA i gynnal gwiriadau addasrwydd i bennu a all unigolyn gael statws fel cyd-lofnodydd. Mae Adran 120A o’r PA yn ei gwneud hi’n glir pa wybodaeth gallem ni ei hystyried wrth wneud y penderfyniad hwnnw.

8. Pam fyddai’r DBS yn dal fy nata personol?

8.1. Byddwn ond yn dal eich data os yr ydych:

• wedi ceisio o’r blaen i fod yn gyd-lofnodydd
• wedi defnyddio’r Gwasanaeth Datgelu o’r blaen neu yr ydych yn ei ddefnyddio
• wedi’ch atgyfeirio at y DBS am ystyriaeth o dan Ddeddf Diogelu Grwpiau Hyglwyf 2006 (SVGA)/Gorchymyn Diogelu Grwpiau Hyglwyf (Gogledd Iwerddon) 2007
• bwedi’ch rhybuddio neu’ch collfarnu am drosedd berthnasol (sy’n gwahardd yn awtomatig) sy’n arwain i’r DBS eich ystyried am gael eich cynnwys ar un neu’r ddwy restr

8.2. Os byddwn yn gofyn ichi am ddata personol, byddwn yn:

• gwneud yn siŵr eich bod yn gwybod pam rydym angen yr wybodaeth hon
• ond yn gofyn am yr wybodaeth rydym ei hangen
• sicrhau mai ond y rhai sy’n briodol yn cael mynediad ati
• storio’ch gwybodaeth yn ddiogel
• eich hysbysu os rhennir yr wybodaeth â thrydydd parti
• gofyn ichi gydsynio inni rannu’ch gwybodaeth pan mae gennych ddewis
• ond yn cadw’ch gwybodaeth cyhyd ag y bo angen – gweler ein Polisi Cadw
• yn peidio â’i wneud ar gael at ddefnydd masnachol (fel marchnata) heb eich caniatâd
• yn sicrhau y darperir chi â chopi o’r data rydym yn ei ddal arnoch chi, ar gais – gelwir hyn yn Gais Testun am Weld Gwybodaeth
• yn sicrhau bod gweithdrefnau mewn lle ar gyfer delio’n brydlon ag unrhyw anghydfod neu gŵyn

Noder: Byddwn yn rhannu gwybodaeth gydag ‘awdurdodau perthnasol’ fel yr heddlu, adrannau’r llywodraeth etc o dan Ddeddf Diogelu Data Atal a Darganfod Troseddau (Atl2, Rhan 1 Paragraff 2) y DU.

Byddwn hefyd yn rhannu gwybodaeth o dan Ddeddf Diogelu Data y DU (Atl2 Rhan 2 Paragraff 5(2)) lle mae’n ofynnol datgelu o dan y gyfraith neu mewn cysylltiad ag achos llys.

8.3. Yn gyfnewid am hyn, byddwn yn gofyn ichi:

• roi gwybodaeth gywir inni
• ddweud wrthym cyn gynted â phosibl a oes unrhyw newidiadau i’ch manylion, fel cyfeiriad newydd

8.4. Mae hyn yn helpu cadw’ch gwybodaeth yn ddibynadwy, cyfredol a diogel. Bydd yn berthnasol a ydym yn dal eich data ar ffurf bapur neu electronig.

Mae hyn yn ofynnol i Gyrff Cofrestredig o dan amodau cofrestriadau yn adran 7(j) yn y Ddeddf Heddlu a grybwyllwyd eisoes o dan bwynt 7.2 ac yn y Cod Ymarfer.

9. Sefydliadau a gynhwysir yn y Broses Cais Cyd-lofnodydd

9.1. Bydd data yn cael ei drosglwyddo i sefydliadau a ffynonellau data a gynhwysir â’r DBS lle caniateir yn gyfreithiol i wneud hynny. Mae hyn yn cynnwys:

Canadian Global Information (CGI)

Hinduja Global Solutions UK (HGS)

Heddluoedd yng Nghymru, Lloegr, yr Alban, Gogledd Iwerddon, ac Ynysoedd y Sianel - gwneir chwiliadau ar Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu (PNC) a gall data ei basio ymlaen at luoedd lleol o’r heddlu. Defnyddir y data i ddiweddaru unrhyw ddata personol mae’r heddlu yn ei ddal arnoch ar hyn o bryd.

Swyddfa Cofnodion Troseddol ACRO - mae’n rheoli gwybodaeth cofnodion troseddol ac yn gwella’r cyfnewid cofnodion troseddol a gwybodaeth fiometrig.

Ffynonellau data eraill fel Heddlu Trafnidiaeth Prydeinig, Heddlu’r Lluoedd a Heddlu’r Weinyddiaeth Amddiffyn - gwneir chwiliadau trwy ddefnyddio bas-data mewnol. Lle ceir cyfatebiaeth, rhennir yr wybodaeth i sicrhau mai chi yw cyfatebiaeth y cofnod.

Disclosure Scotland - os ydych wedi treulio unrhyw amser yn yr Alban, gall eich manylion eu hatgyfeirio at Disclosure Scotland.

Garda - os yw gwybodaeth a ddelir gan Wasanaeth Heddlu Gogledd Iwerddon (PNSI) yn nodi bod gwybodaeth yn bodoli yng Ngweriniaeth Iwerddon gall eich manylion eu hatgyfeirio at Garda.

Access Northern Ireland - os ydych wedi treulio unrhyw amser yng Ngogledd Iwerddon gall eich manylion eu hatgyfeirio at Access Northern Ireland.

Monitor Annibynnol (MA) – i gynnal adolygiadau o wybodaeth leol (cuddwybodaeth a gymeradwyir) a ryddheir gan heddluoedd lleol.

Adolygydd Cwynion Annibynnol (ACA) – rhan o’u rôl yw archwilio cwynion sydd wedi mynd drwy brosesau adolygu mewnol.

Awdurdod Canolog y Deyrnas Unedig – ar gyfer cyfnewid cofnodion troseddol â gwledydd eraill yr UE.

Canolfan Camfanteisio ar Blant a’u Hamddiffyn Ar-lein (CEOP) sy’n rhan o’r Asiantaeth Troseddu Cenedlaethol (NCA).

Cyrff Cofrestredig – y cyrff a gofrestrwyd gyda’r DBS i gyflwyno gwiriadau Datgelu.

DXC Technology – ein darparwr o storio yn y cwmwl.

ATOS – ar gyfer y casgliad o ddata cais e-swmp.

National Identity Services (NIS) – yn cynorthwyo gyda lanlwytho hen gofnodion troseddol o ficroffish i Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu (PNC).

10. Lle storir fy nata?

10.1. Delir eich gwybodaeth ar ffeiliau papur a chyfrifiadurol diogel. Mae mynediad cyfyngedig i’r rhain. Lle delir eich data ar ffurf bapur mae gennym storfa ddiogel a phrosesau ar gyfer hyn. Mewn rhai achosion, fe allem ddefnyddio storfa ddiogel allsafle. Mae gennym fesurau wedi eu cymeradwyo ar waith i atal mynediad a datgelu anghyfreithlon. Mae pob un o’n systemau TG yn ddarostyngedig i achrediad ffurfiol yn unol â pholisi Llywodraeth Ei Fawrhydii (HMG). Maent hefyd yn cydymffurfio â’r diogelwch sydd ei angen oddi mewn i Erthygl 5 o GDPR i wneud yn siŵr y prosesir data personol mewn ffordd sy’n sicrhau bod y diogelwch priodol o’r data gan gynnwys diogelwch rhag prosesu anawdurdodedig neu anghyfreithlon.

11. Pa mor hir fydd y DBS yn cadw fy ngwybodaeth?

11.1. Rydym yn gweithredu Polisi Cadw Data i sicrhau na chedwir data’n hwy nac sydd angen. Fodd bynnag, ar hyn o bryd, mae cyfyngiad ar ddinistrio gwybodaeth oherwydd yr Ymchwiliad Annibynnol i Gam-drin Plant yn Rhywiol sy’n mynd rhagddo. Yng ngoleuni hyn, mae’r DBS ar hyn o bryd yn ail-asesu’r gofynion cadw.

11.2. Bydd unrhyw ddata rydym yn adnabod a all gall ei alw amdano gan yr ymchwiliad yn cael ei gadw hyd at ddiwedd yr ymchwiliad. Y pryd hynny, bydd yr wybodaeth yn cael ei dinistrio’n ddiogel cyn gynted ag y mae’n ymarferol.

12. Beth yw fy hawliau? Sut bydd y DBS yn eu diogelu?

12.1. Rydym wedi ymrwymo i ddiogelu’ch hawliau o dan GDPR.

12.1.1. Eich hawl i gael eich hysbysu

Mae’r ddogfen hon yn rhoi i chi’r wybodaeth mewn perthynas â sut y prosesir eich data fel ceisydd y DBS. Mae hyn yn sicrhau ein bod ni’n dryloyw â chi fel ceisydd mewn perthynas â beth fyddwn yn ei wneud â’r wybodaeth rydych yn ei darparu inni fel rhan o’ch cais cyd-lofnodol.

12.1.2. Eich hawl i gael mynediad at eich data personol a ddelir gan y DBS – a adnabyddir fel Cais Testun i Weld Gwybodaeth

Mae gennych yr hawl i ofyn am gopi o’r wybodaeth rydym yn ei dal amdanoch chi.

Ar dderbyn cais dilys, byddwn yn dweud wrthych a ydym yn dal unrhyw ddata amdanoch a darparu chi â chopi. Gellir canfod rhagor o wybodaeth ar sut i geisio yma.

12.1.3. Eich hawl i ofyn bod yr wybodaeth a ddelir yn gywir. Gallaf i ei diweddaru?

Os ydych yn credu bod yr wybodaeth a ddelir gennym yn y DBS yn anghywir, mae gennych yr hawl i ofyn iddi gael ei chywiro. Os ydych yn herio cywirdeb data a ddarparwyd inni gan drydydd parti byddwn yn anfon eich cais am gywiro at y parti hwnnw iddynt ei ystyried.

Os ydych chi’n credu rydych wedi cyflwyno gwall ar eich cais sydd o hyd ‘yn fyw’ bydd angen ichi gysylltu â ni ar unwaith ar 03000 200 191.

Byddwch yn derbyn llythyr yn eich cynghori os yw’ch cais i ddod yn gyd-lofnodydd wedi ei dderbyn neu ei wrthod gan y DBS, Os ydym yn gwrthod eich cais, gallwch apelio yn erbyn hyn. Bydd manylion ar sut i wneud hyn yn cael eu cynnwys yn y llythyr byddwch yn ei dderbyn.

Os yw’ch manylion cyswllt yn newid mae angen ichi ddarparu hyn inni. Dylai’r rhain gael eu cyflwyno’n ysgrifenedig i’r cyfeiriad gwasanaethau cwsmeriaid a geir yn yr adran Cysylltu â’r DBS o’n tudalen GOV.UK.

12.1.4. Eich hawl i ofyn am ddileu’ch data personol

O dan rai amgylchiadau, mae gennych yr hawl i ddata personol a ddelir amdanoch chi gael ei ddileu. Yn y DBS, rydym ond yn gwneud hyn os cydymffurfir â rhai meini prawf arbennig. Mae rhai amgylchiadau lle ni ellir gwneud hyn felly rydym yn eich cynghori y dylech geisio cyngor annibynnol cyn cyflwyno cais atom.

Bydd unrhyw geisiadau am ddinistrio gwybodaeth yn cael ei ystyried ar sail achos fesul achos.

Mae rhai amgylchiadau penodol lle nad yw’r hawl i ddileu’n berthnasol ac fe allwn wrthod eich cais.

12.1.5. Eich hawl i atal y DBS rhag prosesu gwybodaeth sy’n debygol o achosi niwed/ofid ichi

Mae gennych yr hawl i ofyn am gyfyngu prosesu lle mae wedi ei sefydlu bod un o’r canlynol yn berthnasol:

• yn ystod y cyfnod cywiro, pe herir cywirdeb data personol
• mae prosesu’n angyhyfreithlon
• mae unigolyn wedi gofyn i’r wybodaeth gael ei chadw i’w alluogi i sefydlu, arfer neu amddiffyn ceisiadau cyfreithiol
• wrth ddisgwyl am gadarnhad y canlyniad yr Hawl i wrthwynebu
• lle mae prosesu wedi ei gyfyngu

Gall cwsmeraid y DBS ofyn am gyfyngu ar brosesu am unrhyw un o’r rhesymau uchod hyd nes y’u datrysir. Pe dymunech gyfyngu prosesu, bydd angen ichi alw llinell gymorth y DBS ar 03000 200 191. Ystyrir unrhyw geisiadau i atal prosesu ar sail achos fesul achos.

12.1.6. Hawl i dderbyn copi electronig o unrhyw wybodaeth rydych wedi cydsynio i’w darparu inni – sydd yn cael ei adnabod fel data y gellir ei gludo

Mae gennych yr hawl, lle mae hyn yn bosibl yn dechnegol, i dderbyn yn electronig unrhyw ddata personol rydych wedi darparu i’r DBS i’w brosesu ar sail cydsyniad.

Noder: Prosesir tystysgrifau sylfaenol, safonol ac uwch o dan ein goblygiad statudol, o dan Ran V o Ddeddf yr Heddlu 1997, a phrosesir gwybodaeth wahardd o dan y Ddeddf Diogelu Grwpiau Hyglwyf 2006. Gan hynny, mae’r wybodaeth hon yn disgyn tu allan i’r hawl i Gludadwyedd Data.

Bydd pob cais am ddata y gellir ei gludo yn cael ei ystyried ar sail cais fesul cais.

12.1.7. Mae gennych yr hawl i wrthwynebu prosesu’ch gwybodaeth

Pe dymunech inni yn y DBS stopio prosesu’ch cais bydd angen ichi dynnu’r cais yn ei ôl.

Bydd angen ichi ffonio’r DBS i ofyn am gael tynnu nôl, a chais yn ysgrifenedig i ddilyn o fewn 14 diwrnod. Dylid nodi bydd hyn yn cael ei wneud cyn gynted â phosibl gan y gall y broses o geisio am gyd-lofnodydd ei chwblhau’n weddol gyflym.

Bydd y DBS yn hysbysu’r cyd-lofnodydd arweiniol, fel y person a chyd-lofnododd y cais, nad ydym yn prosesu’r cais gan eich bod wedi ymarfer eich hawl.

Nid oes rhaid ichi ddarparu rheswm am dynnu’r cais yn ei ôl ac ni fyddwn yn darparu’r rhesymau y gallech wedi eu rhoi yn eich cais i’r cyd-lofnodydd arweiniol.

12.1.8. Mae gennych hawliau mewn perthynas â phenderfyniadau awtomatig sy’n cael eu gwneud amdanoch chi

Mae Tîm Cofrestru’r DBS yn gwneud pob penderfyniad addasrwydd ar sail achos fesul achos, yn seiliedig ar gynnwys y gwiriad datgelu uwch. Nid yw’r penderfyniad addasrwydd hwn wedi ei awtomeiddio.

Mae ein proses Ddatgelu yn gyffredinol yn awtomatig, fodd bynnag, os yw’r system yn canfod ei fodhowever if the system identifies that ‘yn bosibl’ bod gwybodaeth yr heddlu a ddelir amdanoch, yna fe anfonir hi at yr heddlu perthnasol am ystyriaeth, mewn perthynas â gwybodaeth a all gael ei datgelu ar eich tystysgrif. Nid yw hyn yn broses wedi ei hawtomeiddio ac mae’n cynnwys barn y Prif Swyddog.

Mae gennych yr hawl i wrthwynebu unrhyw benderfynu awtomatig. Dylid nodi byddai angen ichi ein hysbysu o hyn ar gyflwyno’ch cais drwy gysylltu â ni ar 03000 200 191.

Nid yw’r DBS yn ymgymryd ag unrhyw weithgareddau proffilio ar hyn o bryd.

12.1.9. Mae gennych yr hawl i wneud cwyn wrth y DBS a’r ICO

Os dymunwch wneud cwyn atom mewn perthynas â’r ffordd yr ydym wedi prosesu’ch data personol gallwch gwyno wrth y Swyddog Diogelu Data trwy’r manylion cyswllt yn Adran 6.1. Os ydych yn parhau i fod yn anfodlon gyda’r ymateb a dderbyniwyd, mae gennych yr hawl i gyflwyno cwyn gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn y cyfeiriad canlynol:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Swydd Gaer
SK9 5AF

13. Trosglwyddo data tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd

13.1. Os ydych wedi treulio amser yn Ynysoedd y Sianel neu Ynys Manaw, mae’n debygol bydd eich data wedi ei basio i heddluoedd yn yr ardal honno. Os yw unrhyw ran o’ch data wedi ei drosglwyddo tu allan i’r Deyrnas Unedig, bydd y DBS yn sicrhau y rhoddir lefel ddigonol o ddiogelwch ar waith.

14. Ein staff a’n systemau

14.1. Mae ein holl staff, darparwyr a chontractwyr wedi eu fetio’n gan Uned Ddiogelwch y Swyddfa Gartref cyn dechrau gweithio. Mae pob aelod o’r staff wedi eu hyfforddi mewn diogelwch data ac yn ymwybodol o’u cyfrifoldebau mewn perthynas â diogelwch data ac adnewyddir hyn yn flynyddol. Mae pob gwiriad i’r safon a osodir allan gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. Yn ychwanegol, cynhelir gwiriadau diogelwch parhaus ar ein systemau TG.

15. Hysbysiad o newidiadau

15.1. Os yr ydym yn penderfynu newid ein polisi preifatrwydd, byddwn yn ychwanegu fersiwn newydd i’n safle gwe.