Canllawiau

Cyfarwyddyd ymarfer 41: ystadau sy’n datblygu – gwasanaethau cofrestru

Diweddarwyd 25 Mehefin 2015

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

Sylwer bod cyfarwyddiadau ymarfer Cofrestrfa Tir EF wedi eu hanelu’n bennaf at gyfreithwyr a thrawsgludwyr eraill. Maent yn aml yn delio â materion cymhleth ac yn defnyddio termau cyfreithiol.

1. Manteision gwasanaethau cofrestru

Mae gwasanaethau Cofrestrfa Tir EF yno i gynorthwyo cwmnïau ddatblygu a gostwng costau Cofrestrfa Tir EF. Gwnawn hyn trwy symleiddio’r prosesau o gofrestru’r safle’n wreiddiol, trwy wasanaethau cyn-werthu hyd at werthu lleiniau. Mae’r dogfennau sydd eu hangen yn syml ac nid oes dim i’w dalu am y gwasanaethau hyn.

Er ein bod wedi dylunio’n gwasanaethau i gyfannu ei gilydd, gallwch ddefnyddio pob gwasanaeth yn annibynnol. Gall datblygwyr ennill fwyaf trwy wneud dim ond sicrhau eu bod yn defnyddio pob un o’r gwasanaethau hyn mor effeithiol ag y bo modd.

Rydym bob amser yn barod i ystyried unrhyw amgylchiadau arbennig allai fod yn berthnasol i ddatblygiad arbennig a thrafod y ffordd orau ymlaen.

Rydym yn dangos ein mannau cysylltu yn yr atodiadau i’r cyfarwyddyd hwn.

2. Safonau gwasanaeth Cofrestrfa Tir EF

Byddwn:

• yn rhoi cymeradwyaeth cyn pen 5 diwrnod gwaith lle nad oes unrhyw anhawster
• yn cysylltu â’r ceisydd o fewn 5 diwrnod lle bydd problemau’n codi
• yn rhoi gwybodaeth fydd wedi ei gwarantu fel manwl gywir

Mae atodiadau cefnogol 1 i 5 yn rhoi manylion:

• beth fydd pob gwasanaeth yn ei ddarparu; a
• sut i wneud cais i’w gymeradwyo

3. Cael y gorau o’r gwasanaethau hyn

Mae cael y gorau o’r gwasanaethau hyn yn dibynnu ar eich swyddogaeth yn y cwmni datblygu. Amcan y rhan hon o’r cyfarwyddyd yw ateb y cwestiwn hwnnw beth bynnag eich swyddogaeth.

3.1 Os mai chi yw cynghorydd cyfreithiol y datblygwr

Mae gennych ran ganolog i’w chwarae wrth gysylltu rhwng pawb arall. I wneud i’r holl wasanaethau cofrestru sy’n cael eu disgrifio yn y cyfarwyddyd hwn weithio’n esmwyth ac yn gost-effeithiol, mae tri phrif faes i’w hystyried:

Yn gyntaf, gwneud y ceisiadau canlynol yn brydlon:

• cais i gofrestru ystad y datblygwr
• cais i gymeradwyo terfyn yr ystad
• cais i gymeradwyo cynllun yr ystad
• cais i gymeradwyo’r trosglwyddiadau neu brydlesi drafft
• cais am gopïau swyddogol o gofnodion teitl y datblygwr, a
• cais i gofrestru unrhyw fuddion gor-redol hysbys yn wirfoddol (gweler atodiad 6 i’r cyfarwyddyd ymarfer hwn)

Yn ail, sicrhau bod y cynlluniau a gyflwynir i’w cymeradwyo yn cyd-fynd â’r manylebau bras canlynol. Rhaid i’r cynlluniau wneud y canlynol:

• dangos graddfa, dim llai na 1/500 o ddewis, a gogwydd
• bod ar sail arolwg tir manwl gywir
• dangos mesuriadau metrig
• dangos digon o fanylion i weld perthynas y safle â nodweddion y terfynau oddi amgylch
• ddiffinio a rhifo union faint pob llain yn eglur. Dylid bod yn ofalus iawn wrth ddangos modurdai a mannau parcio sy’n gynwysedig gyda’r lleiniau
• dangos adeiladau ac unrhyw fynedfeydd a llwybrau yn eu llefydd cywir, a
• dangos y tiroedd hynny fydd yn aros fel rhannau cyffredin

Nid yw cynlluniau a nodwyd ‘At ddiben dynodi’n unig’, ‘Peidiwch â mesur o’r llun hwn’ neu unrhyw ymadrodd tebyg yn dderbyniol. Mae cynlluniau, sydd â datganiad o ymwadiad arnynt gyda’r bwriad o gydymffurfio â Deddf Camddisgrifiadau Eiddo 1991, yr un mor annerbyniol.

Mae’r trydydd maes gweithgaredd yn berthnasol i gynghorwyr cyfreithiol y prynwyr. Yn arbennig, dylech wneud y canlynol:

• rhoi’r dogfennau perthnasol (trosglwyddiadau neu brydlesi) iddynt, ar sail y drafftiau cymeradwy ac yn cynnwys copïau o’r cynlluniau cymeradwy; a
• eu hysbysu ar unwaith o unrhyw newid i’r cynllun trefniant cymeradwy a chael holl gytundebau angenrheidiol i’r newid, yn arbennig lle llofnodwyd contractau eisoes

3.2 Os mai chi yw arolygwr tir y datblygwr

Eich cyfrifoldeb chi fydd darparu arolwg dechreuol o’r safle. Fel arfer, arolwg y safle yw sail cynlluniau terfyn a threfniant yr ystad. Rydych hefyd mewn lle da i wneud y canlynol:

• cadw golwg ar ddatblygiad y safle, cofnodi unrhyw newidiadau i’r cynllun gwreiddiol a hysbysu cynghorydd cyfreithiol y datblygwr o’r newidiadau hynny
• darparu cynlluniau ‘fel yr adeiladwyd’ ar wahanol gyfnodau’r datblygiad; a
• lle bo angen, darparu marcwyr arolwg at ddibenion ffensio Mae’r gofynion manwl ar gyfer cynlluniau ystad a manylebau arolwg i’w gweld yn atodiad 5 i’r cyfarwyddyd ymarfer hwn.

3.3 Os mai chi yw rheolwr safle’r datblygwr

Gall rheolwr y safle sicrhau bod y contractwyr yn trefnu ac adeiladu’r ystad yn unol â’r cynllun cymeradwy.

Weithiau, am resymau ymarferol, bydd contractwyr yn gwyro o’r cynllun cymeradwy. Fel arfer, mae rheolwr y safle mewn lle da i hysbysu’r datblygwr, y cynghorydd cyfreithiol, yr arolygwyr tir a Chofrestrfa Tir EF o unrhyw wyriad o’r cynllun gwreiddiol, a rhaid gwneud hynny ar unwaith. O beidio â gwneud hyn, gall beri’r problemau isod.

4. Y problemau a achosir pan fydd newidiadau i’r cynllun

Weithiau bydd angen i chi wneud newid y cynllun a gall ein gwasanaethau drin y newidiadau hyn.

Fodd bynnag, dengys profiad y gall newidiadau hwyr yn y cynllun beri anghydfodau rhwng datblygwr a phrynwr. Gall anghydfodau o’r fath achosi oedi a rhwystredigaeth a gall olygu talu costau ac iawndal. Mewn achosion eithafol, efallai y bydd angen i chi ail-leoli terfynau lleiniau ac efallai hyd yn oed symud adeiladau.

Os deuwn i wybod yn ystod y broses gofrestru eich bod wedi newid y cynllun heb ein hysbysu byddwn yn tynnu cymeradwyaeth cynllun yr ystad yn ôl. Byddwn hefyd yn hysbysu unrhyw brynwyr yr effeithir arnynt sydd â cheisiadau yn aros i’w prosesu yng Nghofrestrfa Tir EF a’r rhai sydd wedyn yn gwneud cais am chwiliadau neu’n cyflwyno ceisiadau.

Pryd bynnag y gwelwch unrhyw newid yn y cynllun, mae’n hanfodol eich bod ar unwaith yn hysbysu pawb o dan sylw, gan gynnwys Cofrestrfa Tir EF.

5. Os yw’r cynllun yn cael ei newid cyn gwerthu unrhyw leiniau

Dylech ddychwelyd y cynllun trefniant gwreiddiol cymeradwy i Gofrestrfa Tir EF mor fuan ag y bo modd gyda chopi o’r cynllun trefniant diwygiedig yn dangos y newidiadau’n eglur.

Lle nad oes dim gweithgaredd gwerthu yn y rhan honno o’r datblygiad a’r cynllun newydd yn cyd-fynd â therfynau’r teitl cofrestredig, byddwn yn rhoi cymeradwyaeth newydd ar unwaith.

6. Os bu gweithgaredd gwerthu yn y rhan honno o’r datblygiad

Dylech hysbysu Cofrestrfa Tir EF o unrhyw newid yn y cynllun ar unwaith fel y gallwn dynnu cymeradwyaeth yn ôl o gynllun yr ystad. Dylech hefyd hysbysu prynwyr yr effeithir arnynt neu ddarpar brynwyr a’u cynghorwyr.

Os yw darpar brynwyr wedi gwneud chwiliadau ar sail y cynllun a ddisodlwyd ni fyddwn yn gallu cymeradwyo cynllun diwygiedig nes byddwch naill ai’n cyflwyno eu cytundeb ysgrifenedig i’r newidiadau i’r graddau y maent yn effeithio arnynt, neu fod cyfnod blaenoriaeth holl chwiliadau wedi dod i ben.

Dylech hefyd ddweud wrthym os ydych wedi cyfnewid contractau neu wedi cwblhau gwerthu unrhyw leiniau o dan sylw. Os ydych, ond na chofrestrwyd y gwerthiannau eto, bydd angen i chi gytuno a newid y contractau, trosglwyddiadau neu brydlesi fel bo angen. Rhaid i’r partïon a’u cynghorwyr cyfreithiol fodloni eu hunain bod unrhyw newidiadau o’r fath yn gyfreithiol effeithiol.

Os ydych eisoes wedi cofrestru’r gwerthiannau, bydd angen i chi gytuno’r newidiadau yn y cynllun gyda’r prynwyr o dan sylw ac unrhyw arwystleion cofrestredig. Er mwyn i’r teitlau cofrestredig gyd-fynd â’r sefyllfa yn y maes gall fod angen i’r partïon baratoi a chyflawni trosglwyddiadau ychwanegol neu weithredoedd amrywio neu gywiro.

Mae manylion y weithred briodol sydd i’w defnyddio i’w gweld yng nghyfarwyddyd ymarfer 68: gweithredoedd newid sy’n peri gwarediadau tir cofrestredig.

Lle nad yw prynwyr yn barod i dderbyn y cynlluniau trefniant newydd efallai y bydd angen i chi ail-drefnu’r adeiladu ar y safle i gyd-fynd â’r cynllun arfaethedig blaenorol.

7. Pethau i’w cofio

Dim ond gwybodaeth ffeithiol a chyngor diduedd ynghylch ein gweithdrefnau rydym yn eu darparu. Darllenwch ragor am y cyngor rydym yn ei roi.