Ymchwil a dadansoddi

Adolygiad yr Asiantaeth Trwyddedu Gyrwyr a Cherbydau (DVLA)

Cyhoeddwyd 7 Tachwedd 2024

Rhagair gweinidogol

Mae’n bleser gennyf gyhoeddi’r adolygiad hwn o’r Asiantaeth Trwyddedu Gyrwyr a Cherbydau (DVLA). Dyma’r ail o 5 adolygiad y mae’r Adran Drafnidiaeth (DfT) wedi’u cynnal fel rhan o’r Rhaglen Rhaglen Adolygu Cyrff Cyhoeddus Swyddfa’r Cabinet.

Mae’r DVLA yn asiantaeth weithredol hollbwysig i’r Adran Drafnidiaeth, ac mae ei gwaith yn sail i gludo pobl a nwyddau’n ddiogel o amgylch y DU.

Pennir prif swyddogaethau a phwerau’r DVLA gan y Senedd ac maent yn cynnwys:

• cyhoeddi trwyddedau gyrru cerdyn-llun
• cyhoeddi tystysgrifau cofrestru cerbyd i geidwaid cerbydau
• cofnodi arnodiadau, gwaharddiadau a chyflyrau meddygol gyrwyr
• cymryd camau gorfodi yn erbyn y rhai sy’n osgoi talu treth cerbyd.

Ar ben ei dyletswyddau craidd, mae’r DVLA yn gweithio ag amrywiaeth o adrannau’r llywodraeth a phartneriaid allanol, yn cefnogi a galluogi gwasanaethau hanfodol, gan gynnwys gorfodi’r gyfraith a sicrhau data poblogaeth. Mae’r DVLA hefyd yn darparu’r gwasanaeth argraffu mwyaf yn y llywodraeth.

Mae’r diwydiant moduro a’r DVLA wedi ymateb yn dda i heriau digynsail yn y blynyddoedd diwethaf. Rwy’n cefnogi’n gryf ffocws strategol y DVLA ar roi’r cwsmer wrth galon ei gwaith drwy ddarparu gwasanaethau digidol modern a defnyddio data’n ddiogel i ysgogi gwelliant parhaol. Mae’n iawn bod y DVLA yn parhau i ganolbwyntio ar ganlyniadau rhagorol i’w chwsmeriaid, tra hefyd bod yn lle gwych i weithio i’w 6,000 a mwy o gyflogeion.

Mae’r adolygiad hwn yn amlygu’r cyfraniad enfawr y mae’r DVLA yn ei wneud i gadw pobl a nwyddau i symud yn ddiogel ar ffyrdd y DU, a chymorth y DVLA i fynd i’r afael â newid yn yr hinsawdd, gwella ansawdd aer a datgarboneiddio trafnidiaeth, er enghraifft drwy reoli rhai gwasanaethau allweddol ar ran y Uned Ansawdd Aer ar y Cyd (JAQU ) a’r Swyddfa Cerbydau Allyriadau Sero (OZEV).

Fel gyda holl gyrff cyhoeddus yr adran, rwy’n croesawu gweledigaeth uchelgeisiol ar gyfer darparu gwasanaethau yn y dyfodol er mwyn parhau i ddiwallu anghenion a disgwyliadau cwsmeriaid mewn byd sy’n cael ei ysgogi’n fwyfwy gan dechnoleg. Fel bob amser, dylai’r weledigaeth hon gael ei hategu gan ddiwylliant cryf o effeithlonrwydd i gynnig gwerth gwych i gwsmeriaid ac i’r trethdalwr.

Fe wnaeth llawer o randdeiliaid gyfrannu tystiolaeth i’r adolygiad hwn drwy arolwg rhanddeiliaid ac mewn nifer o sesiynau ymgysylltu â rhanddeiliaid, ac rwy’n ddiolchgar am y mewnbwn hwnnw, sydd wedi llunio adroddiad gwerthfawr a thrylwyr. Rwy’n hyderus bod y diwydiant moduro a lleisiau defnyddwyr wedi’u clywed ac yn cael eu hadlewyrchu yn yr argymhellion sy’n cael eu gwneud.

Mae’r adolygiad wedi nodi sawl argymhelliad ar gyfer y DVLA a’r Adran Drafnidiaeth, lle bydd newid yn dod â gwelliant i’r gwaith y mae’r DVLA yn ei wneud, ac i rôl yr Adran Drafnidiaeth fel ei noddwr. Rwy’n falch bod fy swyddogion yn yr Adran Drafnidiaeth a’r DVLA eisoes yn cymryd camau i roi’r argymhellion pwysig hyn ar waith ac edrychaf ymlaen at weld y manteision i fodurwyr Prydain ac i’r trethdalwr.

Hoffwn ddiolch i Janette Beinart, a arweiniodd yr adolygiad hwn, y tîm a’i cefnogodd, yn ogystal â’r DVLA a swyddogion adrannol sydd wedi cyfrannu at wneud yr adolygiad hwn yn llwyddiant. Rwy’n hyderus y bydd gweithredu argymhellion yr adolygiad hwn yn rhoi’r DVLA yn y sefyllfa orau i gyflawni ei chenhadaeth dros y blynyddoedd i ddod er budd pawb sy’n defnyddio ffyrdd y DU.

Lilian Greenwood, Gweinidog Dyfodol Ffyrdd

Rhagair yr adolygydd arweiniol

Fe fu’n fraint arwain yr adolygiad annibynnol hwn o’r DVLA, fel rhan o Raglen Adolygu Cyrff Cyhoeddus Swyddfa’r Cabinet.

Wrth gynnal yr adolygiad hwn rwyf wedi bod yn ymwybodol o’r canllawiau a gyhoeddwyd gan Swyddfa’r Cabinet, sy’n nodi disgwyliadau pob corff cyhoeddus. Fe wnaeth yr adolygiad hwn o DVLA asesu: 

• effeithiolrwydd swyddogaethau a strwythurau’r DVLA
• ei berfformiad a’i lywodraethu
• ei atebolrwydd i gwsmeriaid, yr adran a’r Senedd
• ei allu i gyflawni’n fwy effeithlon, gan gynnwys nodi arbedion effeithlonrwydd

Darllener y cylch gorchwyl ar gyfer yr adolygiad hwn .

Er bod fy adroddiad a’m hargymhellion yn anochel yn canolbwyntio ar gyfleoedd i wella, canfu’r adolygiad hwn fod y DVLA yn arbenigo mewn darparu ystod eang o wasanaethau hanfodol ar gyfer gyrwyr a cherbydau. Nid oes gennyf unrhyw amheuaeth bod swyddogaethau’r DVLA yn hanfodol ac y dylai barhau i gyflawni fel un o asiantaethau gweithredol yr Adran Drafnidiaeth. Yn ystod fy ymweliadau â’r DVLA cefais fy nharo gan faint a graddfa ei gweithrediadau, ac ymroddiad ei staff medrus. Yn ein cyfarfodydd niferus gyda rhanddeiliaid, cawsom adborth cadarnhaol iawn ar effeithiolrwydd y DVLA. Mae hwn yn sefydliad sy’n deall pwysigrwydd ei rôl o ran galluogi pobl a nwyddau i symud ar y ffyrdd, yr effaith y mae hynny’n ei chael ar economi’r DU a’i chyfraniad at flaenoriaethau strategol lluosog ar draws y llywodraeth drwy ei chyfrifoldebau llai adnabyddus.

Mae’r adolygiad yn fwriadol flaengar ac yn canolbwyntio ar leoli’r DVLA i gyflawni ei rôl orau dros y 5 i 10 mlynedd nesaf. Lle rwyf wedi nodi lle i ddatblygu, nid wyf yn ceisio darparu atebion manwl ond yn gadael digon o le i DVLA a’r Adran Drafnidiaeth lunio camau gweithredu; mae’n iawn i’r swyddogion anweithredol weithio gyda’r tîm gweithredol i bennu atebion priodol ar gyfer y meysydd datblygu hyn â blaenoriaeth a’u troi’n ffrydiau gwaith diriaethol. Yn fy nhrafodaethau gyda’r Cadeirydd newydd a’r Bwrdd, rwy’n hyderus y byddant yn darparu cymorth a her gref i’r DVLA wrth gyflawni ei gweledigaeth hirdymor. Mae argymhellion pwysig i’r adran weithredu arnynt, yn arbennig o ystyried ei rôl fel noddwr wrth gefnogi’r DVLA i gyflawni ei photensial. Mae’n galonogol iawn nodi bod y DVLA a’r Adran Drafnidiaeth eisoes wedi dechrau gweithio ar weithredu rhai o’r argymhellion yn yr adolygiad hwn.

Bwriad yr argymhellion allweddol sy’n deillio o’r adolygiad yw helpu i arfogi’r DVLA ar gyfer yr heriau a’r cyfleoedd y mae’n eu hwynebu nawr ac yn y dyfodol. Ar draws y sectorau cyhoeddus a phreifat, mae sefydliadau’n wynebu heriau tebyg i drawsnewid eu gwasanaethau trwy ddigideiddio, uwchsgilio ac esblygu eu gweithluoedd, harneisio pŵer a rheoli risgiau data, a chroesawu’r cyfleoedd a gynigir gan ddeallusrwydd artiffisial (AI). I bob sefydliad, mae’r heriau hyn yn eistedd o fewn cyd-destun economaidd ac amgylcheddol heriol. Mae’r DVLA yn wynebu’r heriau hyn, tra’n addasu i ddiwallu anghenion a gofynion esblygol ei chwsmeriaid a’r llywodraeth drwy weithio gyda rhanddeiliaid o fewn ac y tu allan i faes moduro.

Bwriad fy argymhellion yw gwneud cyfraniad cadarnhaol at allu’r DVLA i fanteisio ar y cyfleoedd a diwallu’r heriau yn llwyddiannus. Rwy’n credu mai nawr yw’r amser i’r DVLA osod gweledigaeth feiddgar a hirdymor – un sy’n ceisio creu sefydliad blaengar sy’n canolbwyntio ar y cwsmer, sydd wedi’i alluogi’n ddigidol ac yn ystwyth. Fe wnes i sylwi y bydd datblygu strategaethau a chynlluniau cyflawni ymhellach sy’n cyd-fynd â gweledigaeth sefydliadol hirdymor uchelgeisiol ac wedi’i hategu gan yr arbenigedd, strwythurau a llywodraethu cywir, yn galluogi DVLA i wneud newid sylweddol i’r gwasanaethau y mae’n eu darparu.

Rhaid i’r gwaith hwn gynnwys strategaeth a chynlluniau cyflawni cyflymach ar gyfer moderneiddio gwasanaethau digidol, strategaeth i harneisio’n llawn y potensial a rheoli risgiau asedau data’r DVLA, strategaeth effeithlonrwydd sy’n canolbwyntio ar werth cwsmeriaid, a strategaeth gweithlu i sicrhau bod y sefydliad yn gallu cyflawni.

Dylid cydnabod bod nifer o gyfyngiadau deddfwriaethol ar allu’r DVLA i wella gwasanaethau ar hyn o bryd. Mae’n ddealladwy bod pwysau ar amser Seneddol, ond pan fydd amser yn caniatáu dylai’r adran achub ar y cyfle i roi blaenoriaeth i ddiweddaru rhai deddfau, er enghraifft deddfwriaeth nodau cofrestru (diweddarwyd ddiwethaf yn y 1990au), a’r Ddeddf Traffig Ffyrdd i roi rhywfaint o hyblygrwydd i DVLA a chaniatáu mwy o ddefnydd o wneud penderfyniadau awtomataidd lle bo’n briodol, megis ym maes trwyddedu Gyrwyr Meddygol (DM).

Fe wnaeth y tîm adolygu a minnau gwrdd â llawer o randdeiliaid DVLA drwy gydol y broses adolygu, a hoffwn i ddiolch iddynt am eu hamser a’r dystiolaeth a gyfrannwyd ganddynt. Roedd eu mewnbwn, yr wyf wedi myfyrio’n frwd arno, yn hollbwysig a bydd yn cyfrannu at sicrhau bod DVLA yn darparu gwasanaeth rhagorol i’w holl gwsmeriaid yn y dyfodol.

Hoffwn i ddiolch i’r tîm adolygu a’m helpodd i gynnal yr adolygiad hwn, cydweithwyr ar draws yr Adran Drafnidiaeth a DVLA sydd wedi darparu tystiolaeth, a’r panel her a sicrhaodd ffocws ar y materion pwysicaf ac a brofodd y fethodoleg, y tybiaethau a’r argymhellion yn gadarn. Mae eich cymorth a’ch mewnbwn wedi bod yn hanfodol i lwyddiant y gwaith hwn.

Janette Beinart, Adolygydd Arweiniol

Crynodeb gweithredol

Mae’r DVLA yn asiantaeth weithredol hollbwysig sy’n darparu gwasanaeth hanfodol wrth gefnogi cysylltedd dinasyddion a busnes, gan sicrhau cydymffurfiaeth ac amddiffyn y trethdalwr. Cyfrifoldeb craidd y DVLA yw sicrhau bod y gyrwyr a’r cerbydau cywir ar y ffyrdd drwy gadw cofnodion cywir a chyfredol o yrwyr a cherbydau. Mae nifer trafodion y DVLA a chyrhaeddiad i ddinasyddion ymhlith y mwyaf mewn llywodraeth; mae’n cadw mwy na 51 miliwn o gofnodion gyrrwr a bron i 40 miliwn o gofnodion cerbydau. Mae’n casglu mwy na £7 biliwn mewn Treth Cerbyd ar ran Trysorlys EF ac mae wedi codi mwy na £260 miliwn yn 2022 i 2023 ar gyfer HMT a DfT drwy werthu a phrosesu platiau cofrestru personol. Mae’r DVLA yn cyflogi dros 6000 o bobl, y mwyafrif ohonynt wedi’u lleoli yn Abertawe.

Fe wnaeth yr adolygiad ganfod rôl glir yn y dyfodol i DVLA barhau i ddarparu ei gwasanaethau craidd a’i hystod o wasanaethau llai adnabyddus, ond hynod bwysig, i lywodraeth ehangach. Mae’n geidwad cronfeydd data hanfodol ac yn ymateb yn ganmoladwy i set helaeth o gyfrifoldebau sy’n esblygu’n gyson. Daeth yr adolygiad i’r casgliad cryf mai bod yn un o asiantaethau gweithredol yr Adran Drafnidiaeth yw’r model strwythurol cywir o hyd i gyflawni pwrpas a swyddogaethau DVLA, gan gynnwys cael bwrdd cynghori a’r prif swyddog gweithredol (CEO) fel Swyddog Cyfrifyddu’r DVLA.

Dros y 10 mlynedd diwethaf mae DVLA wedi gwneud cynnydd sylweddol wrth drosglwyddo llawer o’i gwasanaethau safonol ar-lein fel rhan o’i rhaglen trawsnewid digidol, gan arwain at wasanaethau cyson dda i fwyafrif o gwsmeriaid. Fel y rhan fwyaf o ddarparwyr gwasanaethau cyhoeddus rheng flaen, cafodd y pandemig effaith ar ddarpariaeth gwasanaethau DVLA. Fodd bynnag, roedd ei buddsoddiad blaenorol mewn gwasanaethau ar-lein dros nifer o flynyddoedd, ynghyd â’i gweithlu ymroddedig, yn golygu bod DVLA wedi mynd i mewn i’r pandemig mewn sefyllfa gref ac wedi gwella’n gymharol gyflym. Ers hynny mae DVLA wedi cyflwyno gwasanaethau newydd megis y ‘cyfrif cwsmer’ sy’n moderneiddio ac yn symleiddio’r ffordd y mae gyrwyr yn rhyngweithio â’r DVLA. Gellir cyrchu bron pob un o wasanaethau DVLA ar-lein. Mae wyth deg tri y cant o drafodion cwsmeriaid yn digwydd ar-lein ar hyn o bryd, sy’n cymharu’n ffafriol iawn â gwasanaethau digidol eraill y llywodraeth, ac mae gwaith ar y gweill i gynyddu hyn ymhellach.

Erys heriau digidol a data sylweddol y mae’n rhaid i’r DVLA eu datrys yn gyflym. Mae’r sefydliad wedi gwneud cynnydd wrth drosglwyddo ei lwyfan technoleg gwybodaeth etifeddiaeth (TG) cymhleth i lwyfan cwmwl mwy hyblyg, gwydn ac ystwyth. Bydd pontio llawn yn cynnig gwelliannau sylweddol o ran effeithlonrwydd a gwasanaethau cwsmeriaid a dylid ei flaenoriaethu (gan nodi cymhlethdod a’r galw am adnoddau wrth gyflawni blaenoriaethau’r llywodraeth ochr yn ochr, megis effaith VED ar gyfer cerbydau trydan). Mae heriau presennol o ran digideiddio gwasanaethau mwy cymhleth a heriol, megis DM a thrwyddedu cerbydau ar gyfer cwsmeriaid masnachol, wedi cyfrannu at lefelau is o foddhad cwsmeriaid ymhlith y grwpiau cwsmeriaid hyn. Mae moderneiddio TG cerbydau yn parhau i fod sawl blwyddyn i ffwrdd ar hyn o bryd er gwaethaf y ffaith mai trafodion cerbydau yw’r rhan fwyaf o wasanaethau’r DVLA. Mae rhai o wasanaethau a phrosesau mewnol DVLA yn parhau i fod yn ddibynnol ar bapur, wedi’u hysgogi’n rhannol gan ddewis cwsmeriaid i drafod drwy’r post, sy’n cael ei adlewyrchu ym maint a siâp gweithlu presennol DVLA. Fe wnaeth yr adolygiad nodi bod post sy’n dod i mewn yn cael ei ddigideiddio i raddau helaeth ar ôl ei dderbyn er mwyn hwyluso prosesu mewnol.

Felly, mae’r adolygiad yn canfod bod DVLA ar adeg dyngedfennol; ar ôl canolbwyntio, a hynny’n gwbl briodol, ar adfer darpariaeth gwasanaethau o effeithiau’r pandemig, dylai DVLA nawr godi ei golygon i ganolbwyntio ar drawsnewid ei gwasanaethau ymhellach. Mae’r adolygiad yn credu bod rhaid iddi allu rhagweld a diwallu anghenion a disgwyliadau ei holl gwsmeriaid, nawr ac yn y dyfodol, a chynnig y gwerth gorau posibl am y gwasanaethau y mae’n eu darparu. Wrth i’r galw am ddata a gwasanaethau DVLA gynyddu, rhaid i DVLA allu defnyddio dull ystwyth ac arloesol o fynd i’r afael â blaenoriaethau’r llywodraeth wrth iddynt godi.

Er mwyn cyflawni hyn, canfu’r adolygiad gyfle sylfaenol i osod gweledigaeth feiddgar a mwy uchelgeisiol a strategaeth sefydliadol, wedi’u hategu gan yr offer cywir i alluogi newid trawsnewidiol (yn arbennig, strategaethau a chynlluniau cyflawni digidol, data, gweithlu ac effeithlonrwydd cadarn). Mae cyfleoedd hefyd i gryfhau ffyrdd o weithio rhwng DVLA a’r Adran Drafnidiaeth, yn ogystal ag o fewn yr asiantaeth ei hun. Mae’r adolygiad yn gwneud nifer o argymhellion ac yn sylwi ar yr angen i ddilyniannu’r broses o gyflawni’r argymhellion yn ofalus er mwyn sicrhau bod y gweithredu’n gyraeddadwy, ond hefyd i sicrhau bod y buddion mwyaf yn cael eu gwireddu. Bydd angen blaenoriaethu rhai argymhellion a gellir eu gweithredu’n gyflym; bydd angen rhoi sylw cyflym i weledigaeth sefydliadol a strategaethau creiddiol i’w gosod a sicrhau ymrwymiad. Mae enillion cyflym eraill yn cynnwys gwelliannau i ymdrin â chwynion a gwelliannau llywodraethu amrywiol. Bydd gweithredu’r argymhellion tymor hwy i sicrhau y gall DVLA diwallu heriau’r dyfodol mewn ffordd hyblyg ac arloesol yn galw am ymdrech benodol. Bydd gan y rhain y siawns orau o lwyddo unwaith y bydd gweledigaeth sefydliadol, strategaethau a llywodraethu gwell yn eu lle. Dylid nodi bod llawer o’r ffactorau sy’n effeithio ar gyflymder a natur trawsnewid DVLA yn faterion byw y bydd angen trafodaeth bellach a pharhaus arnynt rhwng DVLA a’r Adran Drafnidiaeth ar adnoddau a blaenoriaethu.

Roedd yr adolygiad o’r farn bod llwyddiant DVLA yn y dyfodol yn dibynnu’n llwyr ar ei gallu i gyflymu moderneiddio digidol er mwyn gwella profiad cwsmeriaid ar draws ei holl wasanaethau. Mae gan foderneiddio digidol pellach y potensial i leihau prosesu papur mewnol, cynyddu’r nifer sy’n manteisio ar wasanaethau digidol presennol a’u hansawdd, a chynnig gwasanaethau digidol ychwanegol. Mae DVLA wedi gwneud cynnydd pwysig yn y gwaith hwn, ond mae angen pwyso a mesur y dull gweithredu presennol ac archwilio cyfleoedd i gyflymu graddfa ac amseriad y newid. Byddai hyn yn ddi-os yn datgloi arbedion effeithlonrwydd sefydliadol wrth symud ymlaen.

Fel darparwr gwasanaethau cyhoeddus, mae perthynas DVLA â’i chwsmeriaid yn allweddol i’w llwyddiant. Drwy ymgysylltu’n helaeth â rhanddeiliaid, mae’n amlwg bod cwsmeriaid DVLA yn fodlon iawn ar y cyfan ar wasanaethau trafodion ar-lein safonol megis gwneud cais am drwydded yrru neu adnewyddu trwydded yrru; mae DVLA yn darparu nifer o wasanaethau digidol, effeithlon sy’n prosesu symiau enfawr o drafodion yn gywir ac yn gyflym. Mae DVLA yn sgorio’n uchel mewn asesiadau allanol wedi’u targedu o’i gwasanaeth cwsmeriaid, gan gynnwys achrediad rhagorol o’i chanolfan cyswllt cwsmeriaid. Fe wnaeth yr adolygiad asesu profiad cwsmeriaid â gofynion mwy cymhleth a chanfuwyd lefelau llawer is o foddhad, gan gynnwys y rhai â chyflyrau meddygol cymhleth neu gyfnewidiol, gan gwmnïau llogi fflyd a grwpiau diddordeb arbennig yn cynrychioli sectorau megis cerbydau hanesyddol. Mae’n rhaid i DVLA sicrhau bod pob rhanddeiliad yn cael cyfle gwirioneddol i ymgysylltu, codi materion ac adolygu cynnydd ar y camau sy’n cael eu cymryd i fynd i’r afael â nhw, ochr yn ochr â dull mwy arloesol a phenodol o wella gwasanaethau. I gefnogi’r gwaith pwysig hwn, dylai’r DVLA barhau i gynnal perfformiad rheolaidd a, lle bo’n bosibl, meincnodi costau ar draws y sectorau cyhoeddus a phreifat i rannu a mabwysiadu arfer gorau. Mae’r newidiadau hyn yn hanfodol er mwyn i DVLA ddiwallu anghenion esblygol cwsmeriaid mewn byd sy’n gynyddol ddigidol, tra’n diogelu grwpiau cwsmeriaid bregus neu lai.  

Er mai rhan gymharol fach o fusnes DVLA yw trwyddedu DM, mae ei hasesiad o addasrwydd dinesydd i yrru yn cael effaith sylweddol ar les cymdeithasol ac economaidd unigolion, ac mae’r problemau hirsefydlog o ran darparu’r gwasanaeth hwn yn parhau i effeithio ar enw da’r sefydliad. Mae’r adolygiad yn gwneud argymhellion penodol i wella perfformiad ym maes trwyddedu DM ar gyfer y cwsmeriaid hynny â chyflyrau iechyd cymhleth neu luosog, drwy ddull deuol sy’n cyfuno cymorth ar gyfer diwygio systemig â gwelliannau gweithredol ar unwaith.

Mae gan DVLA hanes cryf o gyflawni effeithlonrwydd ar draws ei busnes, ond mae nifer o ffactorau, gan gynnwys chwyddiant costau a chymhlethdod rhai gwasanaethau heb eu digideiddio wedi golygu bod costau’n cynyddu flwyddyn ar ôl blwyddyn ac mae’r darlun effeithlonrwydd presennol yn llai ffafriol. Cyn yr adolygiad nesaf o wariant, fe wnaeth yr adolygiad ganfod cyfle i’r DVLA ddatblygu strategaeth effeithlonrwydd gadarn, wedi’i halinio â’i gweledigaeth a’i strategaeth gorfforaethol a thargedu isafswm arbedion effeithlonrwydd ar draws ei sylfaen costau gyfan o 5% dros 3 blynedd. Dylai’r DVLA gymryd ymagwedd systematig a fforensig i alluogi pwysau i ostwng ffioedd lle bo modd, tra’n darparu gwasanaethau rhagorol. Fel rhan o ddatblygu a chyflawni ei strategaeth effeithlonrwydd, fe wnaeth yr adolygiad nodi y dylai’r DVLA fod yn uchelgeisiol (gyda chymorth yr Adran Drafnidiaeth) wrth fesur y wobr effeithlonrwydd posibl o foderneiddio digidol a thrawsnewid gwasanaethau, ac ystyried gwneud achos pellach dros fuddsoddiad cyfalaf gan HMT ag enillion hirdymor profedig.

Mae’r rhan fwyaf o incwm y DVLA yn deillio o ffioedd am ei gwasanaethau craidd, y mae’n eu darparu ar sail adennill costau. Lle mae deddfwriaeth ar hyn o bryd yn atal DVLA rhag diweddaru ei ffioedd yn rheolaidd i ddiwallu costau newidiol, fe wnaeth yr adolygiad ganfod achos clir dros symleiddio a chyflwyno mwy o hyblygrwydd wrth osod ffioedd cyn belled â bod y sefydliad mor effeithlon â phosibl. Fe wnaeth yr adolygiad nodi:

• mae DVLA yn gyfrannwr net i’r llywodraeth yn rhinwedd gwerthu cofrestriadau personol a throsglwyddiadau annwyl a daeth i’r casgliad bod potensial i DVLA gynyddu’r incwm hwn yn gynaliadwy
• y manteision sylweddol i lywodraeth ehangach yn sgil darpariaeth y DVLA o wasanaethau argraffu (codi tâl ar gost) a chanfod y gellid cynyddu’r buddion drwy wneud y defnydd gorau o’r cyfleusterau hyn

Mae gan DVLA weithlu lleol mawr a chanfu’r adolygiad dystiolaeth gref o gynnig dysgu a datblygu cadarn ar draws rolau, yn arbennig o fewn y swyddogaeth ddigidol. Er gwaethaf y cynnydd yn sgorau ymgysylltu gweithwyr, mae’r DVLA wedi profi lefelau uwch o athreuliad staff yn ddiweddar mewn rhai meysydd o’r busnes. Er mwyn galluogi a chadw i fyny â moderneiddio digidol a thrawsnewid gwasanaethau, rhaid i DVLA sicrhau ei bod yn datblygu ac yn darparu strategaeth gweithlu hirdymor sy’n parhau i gefnogi’r cymysgedd sgiliau esblygol sydd ei angen ar y sefydliad.

Mae perthynas DVLA â’i Bwrdd a’r adran yn hanfodol i’w llwyddiant; bydd nifer o argymhellion yn cryfhau gallu’r Bwrdd i gefnogi datblygiad a chraffu ar gyflawniad ei strategaeth sefydliadol. Mae cyfleoedd pellach i wella llywodraethu o fewn DVLA a gyda’r adran; dylai DfT gryfhau ei nawdd i DVLA yn graff ac yn gymesur er mwyn sicrhau bod blaenoriaethau’n cyd-fynd yn well a sicrhau bod gofynion y llywodraeth o ran DVLA yn cael eu blaenoriaethu’n effeithiol ac ar draws adrannau. Bydd diweddaru a chwblhau dogfennau llywodraethu allweddol megis y dogfen fframwaith i adlewyrchu rolau a chyfrifoldebau y cytunwyd arnynt yn galluogi eglurder, pwrpas ac atebolrwydd.

I gloi, mae’n galonogol nodi bod y DVLA a DfT eisoes yn gweithredu argymhellion yr adolygiad i wella sut mae’r asiantaeth – a’i nawdd gan DfT – yn gweithredu. Fel pob sefydliad llwyddiannus, rhaid i’r DVLA barhau i iteru a herio ei hun. Mae’r adolygiad hwn yn cynnig meysydd ar gyfer newid tra’n cydnabod y canlyniadau clodwiw a gyflawnwyd gan y sefydliad ar raddfa enfawr, o ddydd i ddydd. Drwy fabwysiadu argymhellion yr adolygiad, rydym yn credu’n gryf y bydd y DVLA yn parhau i fwynhau safle clodwiw ar flaen y gad o ran darparu gwasanaethau cyhoeddus.

Adolygu methodoleg

Roedd yr adolygiad yn ymgysylltu’n rheolaidd â DVLA (y tîm gweithredol, y cyn-gadeirydd a’r un presennol a’r cyfarwyddwyr anweithredol (NEDS), a thimau ar draws y sefydliad) a swyddogaeth noddi’r DfT i gasglu tystiolaeth ac arsylwi ar gyfrifoldebau a pherthnasoedd. Yn ogystal, fe wnaethom gynnal sawl ymweliad â safleoedd DVLA yn Abertawe i arsylwi a chael gwell dealltwriaeth o swyddogaethau busnes craidd DVLA.

Gwahoddwyd rhanddeiliaid allweddol y DVLA (gan gynnwys cymdeithasau trafnidiaeth, elusennau meddygol, sefydliadau’r llywodraeth, cymdeithasau fflyd a phrydlesu a grwpiau cerbydau hanesyddol) i ddarparu tystiolaeth i’r adolygiad ar lafar ac yn ysgrifenedig. Gofynnwyd am adborth ar berfformiad DVLA a’i gwasanaethau a gwahoddwyd awgrymiadau ar unrhyw feysydd i’w gwella. darperir rhestr lawn o’r rhanddeiliaid yr ymgynghorwyd â hwy gan yr adolygiad.

Fe wnaethom ganolbwyntio ar gasglu tystiolaeth ar 8 trywydd ymholi yn ymwneud â busnes DVLA o:

• strategaeth a pherfformiad
• trawsnewid data a digidol
• profiad cwsmeriaid
• trwyddedu DM
• effeithlonrwydd
• y gweithlu
• ffrydiau incwm
• llywodraethu

Ar draws y llinellau ymholi, mae’r adolygiad wedi gwneud argymhellion i Fwrdd y DVLA i gydnabod rôl gyfunol y Bwrdd wrth ddarparu lefel gadarn o graffu ar gyflawni strategaeth DVLA a’r prosiectau pwysicaf.

Cynullwyd panel her yn cynnwys uwch arweinwyr ar draws y llywodraeth a chynrychiolwyr allanol ag arbenigedd perthnasol, yn rheolaidd i brofi a herio methodoleg, rhagdybiaethau a chasgliadau’r adolygiad.

Tabl o argymhellion yr adolygiad

Rhif	Thema	Argymhelliad	Llinell amser
1.1 Blaenoriaeth	Strategaeth a pherfformiad	Bwrdd DVLA i sicrhau ei hun bod y strategaeth gorfforaethol newydd ar gyfer 2024 i 2027 yn nodi gweledigaeth hirdymor feiddgar wedi’i hategu gan y lefel gywir o uchelgais, blaenoriaethau strategol, galluogwyr, dangosyddion perfformiad allweddol (KPIs) a meincnodi i gyflymu newid trawsnewidiol parhaol ar draws y sefydliad a darparu gwasanaethau o ansawdd uchel, cost effeithiol a hygyrch i bob cwsmer.	O fewn 6 mis
1.2	Strategaeth a pherfformiad	Bwrdd DVLA i sicrhau bod ganddo oruchwyliaeth ddigonol o’r risgiau strategol sy’n gysylltiedig â gweithredu’r strategaeth gorfforaethol newydd ac asesiad y DVLA o archwaeth risg, gan gynnwys fel eitem sefydlog ar yr agenda.	O fewn 6 mis
2.1 Blaenoriaeth	Trawsnewid digidol a data	Bwrdd DVLA i noddi adolygiad allanol annibynnol i asesu strategaeth a rhaglen gyflawni Ddigidol a Thechnoleg gyfredol y DVLA, gan gynnwys y rhaglen Evolve. Bydd yr adolygiad yn profi a yw cynllunio a thybiaethau cyfredol yn cefnogi uchelgeisiau strategol DVLA, yn gwella profiad y cwsmer, yn cyflwyno gwerth am arian ac yn sicrhau uchelgais a chyflymder digonol i alluogi trawsnewid sefydliadol. Dylid cytuno ar gwmpas yr adolygiad gyda DfT a Bwrdd DVLA. Dylid cyflwyno’r adroddiad i’r DfT, Bwrdd DVLA a Phrif Weithredwr DVLA i’w ystyried.	O fewn 6 mis
2.2	Trawsnewid digidol a data	Bwrdd DVLA i gymeradwyo a DVLA i weithredu strategaeth ddata newydd ac uchelgeisiol sy’n dilyn yr egwyddorion a nodir yn strategaeth ddata’r DfT ac sy’n cynnwys targedau darparu gwasanaeth perthnasol, cytundebau rhannu data a pherchnogaeth data (yn amodol ar gytundeb gweinidogol). DVLA i adrodd yn rheolaidd i’r DfT ar gynnydd wrth gyflawni’r strategaeth.	O fewn 12 mis
2.3	Trawsnewid digidol a data	DfT, y Swyddfa Ddigidol a Data Ganolog (CDDO) a DVLA i gryfhau’r gwaith o reoli perthnasoedd a chydweithio ar draws ffiniau sefydliadol drwy: - cytuno ar delerau ymgysylltu rhwng DfT a DVLA (i gynyddu eglurder ynghylch rolau, cyfrifoldebau, llinellau atebolrwydd a disgwyliadau rhannu data) - gweithredu fframwaith llywodraethu, sicrwydd ac atebolrwydd diwygiedig (a gytunir arno) er mwyn galluogi cydweithio a thryloywder mwy effeithiol - sicrhau systemau adrodd a gwneud penderfyniadau cadarn gan gynnwys rheoli newid a gwireddu buddion i gefnogi ymdrechion y DVLA i’w gwasanaethau yn y 75 Uchaf gyrraedd ‘gwych’ - a thrwy ddarparu diweddariadau rheolaidd ym Mwrdd Rhaglen One Login ar gynnydd o ran cynefino a’r rhaglen Evolve ehangach	O fewn 12 i 18 mis
3.1 Blaenoriaeth	Profiad cwsmeriaid	DVLA i wella profiad cwsmeriaid ar gyfer rhai o’i gwasanaethau drwy sicrhau bod ymgysylltu â chwsmeriaid yn llywio gwelliant parhaol a thryloywder polisïau. Yn benodol drwy: - cam 1: adolygu strwythur a gweithrediad y fforymau rhanddeiliaid allweddol presennol i sicrhau bod yr holl gyfranogwyr yn teimlo eu bod yn cael eu gwerthfawrogi a’u bod yn cael cyfle i ymgysylltu, codi materion ac adolygu cynnydd ar y camau a gymerir i fynd i’r afael â hwy. Dylid ystyried creu ‘fforwm cwsmeriaid’, wedi’i gadeirio gan gyfarwyddwr anweithredol (NED), sy’n adrodd yn uniongyrchol i’r Bwrdd. - cam 2: y Bwrdd yn parhau i gymhwyso her ac uchelgais i’r gwaith sy’n mynd rhagddo yn y ganolfan cyswllt cwsmeriaid i gyflymu’r cynnydd tuag at brofiad cwsmeriaid mwy integredig, yn arbennig ar gyfer cwsmeriaid â phroblemau cymhleth ​	Cam 1: o fewn 12 i 18 mis Cam 2: parhaol
3.2	Profiad cwsmeriaid	DVLA i wella’r modd y mae’n delio â chwynion drwy: - cysoni ei ddull o gofnodi cwynion â Safonau Llywodraeth Ganolog y DU - gwneud yn glir ar ei wefan sut i wneud cwyn a rôl yr Aseswyr Cwynion Annibynnol (ICA) yn y broses - sicrhau bod yr holl bolisïau a gweithdrefnau ar gyfer cwsmeriaid yn gyson, ar gael yn hawdd ac yn hygyrch ar eu gwefan ac ar gais	O fewn 6 i 12 mis
3.3	Profiad cwsmeriaid	DVLA a DfT i gyflwyno proses ar gyfer deall a mynd i’r afael â’r materion y mae’r sector cerbydau hanesyddol yn eu hwynebu, wedi’i llywio gan yr alwad gyhoeddus am dystiolaeth.	O fewn 12 mis
4.1 Blaenoriaeth	Meddygol Gyrwyr	Bwrdd DVLA i noddi archwiliad wedi’i dargedu o effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd y broses DM bresennol i nodi unrhyw botensial ar gyfer gwelliannau sy’n canolbwyntio ar y cwsmer ar unwaith. Yr archwiliad i adrodd yn ôl i Fwrdd DVLA.	Archwiliad i’w gomisiynu o fewn 6 mis
4.2	Meddygol Gyrwyr	DfT a DVLA i flaenoriaethu darpariaeth ddigidol y gwasanaeth DM, gan ystyried camau gweithredu tymor agos a’r rhai sy’n dibynnu ar newidiadau strwythurol fel y nodwyd yn yr archwiliad proses (4.1), dadansoddiad o waith parhaol y DVLA i ddiwygio DM (gan gynnwys  galw am dystiolaeth) a meincnodi gwasanaethau tebyg eraill (1.1).	Parhaol
5.1 Blaenoriaeth	Arbedion effeithlonrwydd	Bwrdd DVLA i gefnogi a chraffu ar gynnydd yn ei herbyn, strategaeth effeithlonrwydd uchelgeisiol ac effeithiol ar gyfer sylfaen gostau gyfan DVLA (gan gynnwys y sbardunau a’r pwysau effeithlonrwydd allweddol, a chostau a buddion manwl) yn unol â’r weledigaeth hirdymor a nodir yn ei strategaeth gorfforaethol ac yn barod ar gyfer yr adolygiad nesaf o wariant. Dylai’r gwaith hwn anelu at sicrhau o leiaf 5% o arbedion effeithlonrwydd dros 3 blynedd ar draws holl sylfaen costau’r DVLA. Dylai’r strategaeth effeithlonrwydd gael ei llywio gan: - asesiad strategol o opsiynau effeithlonrwydd, gan arwain at dargedau diffiniedig, yn ymwneud â’r gweithlu, cyllid, digideiddio gwasanaethau (gan gynnwys yr opsiynau i DVLA ddod yn ddarparwr gwasanaeth ar-lein 100% gyda cheisiadau papur ddim ar gael mwyach) a chynhyrchiant (gwella’r broses, defnyddio AI, gostyngiad mewn prosesau papur gweinyddol) - opsiynau effeithlonrwydd strategol eraill, megis mesurau sy’n cael eu treialu gan sefydliadau cymheiriaid ac unrhyw opsiynau a nodir yn y darnau o waith allanol Digidol a Rheoli Datblygu - ystyriaeth drylwyr o gynigion ‘gwario i arbed’ posibl i HMT	O fewn 12 mis
5.2	Arbedion effeithlonrwydd	DfT i gryfhau ei rôl wrth gefnogi, craffu a monitro strategaeth effeithlonrwydd, cynllunio a pherfformiad DVLA, gan gynnwys trosolwg cymesur o’r modd y mae DVLA yn cyflawni ei harbedion Adolygiad o Wariant ymrwymedig. Dylai DfT ystyried sefydlu rhaglen effeithlonrwydd strwythuredig a redir yn ganolog ar gyfer ei hasiantaethau.	O fewn 12 mis
6.1	Ffrydiau incwm	Dylai DVLA a DfT ymchwilio i symleiddio a cheisio mwy o hyblygrwydd ynghylch ffioedd a dirwyon drwy: - ystyried opsiynau i adolygu deddfwriaeth i ganiatáu mwy o hyblygrwydd ynghylch ffioedd (ond yn debygol o gael ei gyfyngu i ostyngiadau neu gynnydd cysylltiedig â mynegai prisiau defnyddwyr (CPI)) - cynnal adolygiad cyfanwerthol rheolaidd o ffioedd DVLA er mwyn llywio strategaeth ffioedd gadarn, hirdymor a dilyn prosesau cymeradwyo presennol ar gyfer unrhyw newid gofynnol - ystyried opsiynau i ddiwygio deddfwriaeth i ganiatáu newidiadau i lefel y dirwyon am beidio â chydymffurfio â Threth Cerbyd (VED) er mwyn galluogi gweithgarwch gorfodi effeithiol yn y dyfodol.	Tymor hwy ac yn amodol ar weithredu argymhelliad 5.1
6.2	Ffrydiau incwm	Dylai DVLA fanteisio ar gyfleoedd i gael mwy o incwm o fusnes presennol drwy: - datblygu a phrofi strategaeth er mwyn sicrhau mwy o incwm dros y tymor hir gan y busnes cofrestriadau personol - asesu’r defnydd posibl o Ddeallusrwydd Artiffisial (AI) yn ei fusnes cofrestriadau personol - diffinio ‘defnydd mwyaf posibl’ o’i gyfleusterau argraffu a chymryd contractau pellach ag adrannau eraill y llywodraeth i gyrraedd capasiti llawn, tra’n parhau i sicrhau nad yw’r gwaith hwn yn effeithio’n negyddol ar ei fusnes craidd	O fewn 12 mis
7.1 Blaenoriaeth	Y gweithlu	DVLA i ystyried a yw ei strategaeth ar gyfer y gweithlu yn cyd-fynd â’r weledigaeth a’r lefel o uchelgais a nodir yn y strategaeth gorfforaethol newydd ac yn cefnogi’r gwaith hwnnw, yn ogystal â gweithio tuag at resymoli nifer y staff lle bo modd drwy arbedion effeithlonrwydd, digideiddio ac arferion gwaith i ategu strategaeth y llywodraeth. ​	O fewn 12 mis
7.2 Blaenoriaeth	Y gweithlu	DVLA a DfT i barhau i gydweithio, fel rhan o fodel grŵp Adnoddau Dynol (AD) DfT, ar bolisi ynghylch cyflogau arbenigol ar gyfer rolau allweddol lle mae recriwtio a chadw staff yn broblem, ac i liniaru risgiau i recriwtio sgiliau digidol arbenigol penodol. Dylai DVLA barhau i alinio â strategaeth sgiliau a gallu digidol a data CDDO i sicrhau y gall fanteisio ar offer adnoddau’r llywodraeth.	Parhaol
8.1	Llywodraethu: Nawdd gan Fwrdd DVLA a DfT.	Bwrdd DVLA a DfT i adolygu a chryfhau trefniadau llywodraethu’r DVLA, gan gynnwys ystyried: -  dirprwyaethau priodol a chyfle i’r Bwrdd graffu a chefnogi’r tîm gweithredol (gan gynnwys opsiynau ar gyfer creu is-bwyllgorau bwrdd) -  gwerth penodi cyfarwyddwr noddi i’r Bwrdd gan y DfT -  capasiti, strwythur a sgiliau’r weithrediaeth yn y dyfodol i sicrhau y bydd DVLA yn cyflawni ei strategaeth a’i gweledigaeth -  prosesau a strwythurau llywodraethu presennol DfT a DVLA, ar gyfer gwella a symleiddio lle bo angen	O fewn 12 mis
8.2	Llywodraethu: Nawdd gan Fwrdd DVLA a DfT	DfT a DVLA i ddiweddaru a chytuno ar y ddogfen fframwaith fel y mynegiant ffurfiol (a’r sylfaen) o rolau, atebolrwydd a disgwyliadau cenhadaeth. Dylai’r gwaith hwn gynnwys: -  dealltwriaeth gytûn a rennir o rôl, cyfrifoldebau, sgiliau gofynnol a gallu’r tîm noddi -  eglurder ar berchnogaeth polisi rhwng DfT a DVLA -  manylion am sut y bydd y Cadeirydd a’r NEDs yn cefnogi DVLA i gyflawni eu strategaeth gorfforaethol	O fewn 12 mis
8.3	Llywodraethu: Nawdd gan Fwrdd DVLA a DfT	DfT i sicrhau bod gofynion y llywodraeth ynghylch DVLA yn cael eu blaenoriaethu’n effeithiol ac ar draws adrannau drwy: - parhau â’r cynnydd da diweddar o ran mabwysiadu dull cydgysylltiedig a chynhwysfawr o gynllunio busnes (o fewn DfT a DVLA) i nodi gofynion DfT cyn gynted â phosibl yn y broses cynllunio busnes - creu proses strwythuredig a thryloyw i “brysbennu” gofynion gan DfT ac adrannau eraill y llywodraeth gan gynnwys HMT, Y Swyddfa Gartref a Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd EF	Parhaol

Argymhellion yr adolygiad yn fanwl

Strategaeth a pherfformiad

Ar ôl canolbwyntio’n briodol ar adfer darpariaeth gwasanaeth o effeithiau’r pandemig, canfu’r adolygiad gyfle sylfaenol i osod gweledigaeth a strategaeth sefydliadol feiddgar a mwy uchelgeisiol, wedi’u hategu gan yr offer cywir i alluogi newid trawsnewidiol (yn arbennig data digidol cadarn, gweithlu, a strategaethau effeithlonrwydd a chynlluniau cyflawni).

Mae’r argymhellion hyn yn canolbwyntio ar sicrhau bod gan DVLA y fframweithiau perfformiad strategol a gweithredol cywir ar waith i ddiwallu heriau’r dyfodol a pharhau i ddarparu gwasanaethau cost-effeithiol o ansawdd uchel i gwsmeriaid.

Blaenoriaeth Argymhelliad 1.1

Bwrdd DVLA i sicrhau ei hun bod y strategaeth gorfforaethol newydd ar gyfer 2024 i 2027 yn nodi gweledigaeth hirdymor feiddgar wedi’i hategu gan y lefel gywir o uchelgais, blaenoriaethau strategol, galluogwyr, dangosyddion perfformiad allweddol (KPIs) a meincnodi i gyflymu newid trawsnewidiol parhaol ar draws y sefydliad a darparu gwasanaethau o ansawdd uchel, cost effeithiol a hygyrch i bob cwsmer.

Llinell amser: o fewn 6 mis.

Canlyniad

Fframwaith strategol clir ar gyfer cynllunio a darparu gwasanaethau o ansawdd uchel, cost effeithiol a hygyrch i bob cwsmer.

Bydd rhannu a dysgu oddi wrth sefydliadau eraill yn y sector cyhoeddus a phreifat sy’n darparu gwasanaethau trafodiadol tebyg i gwsmeriaid yn helpu DVLA i osod gweledigaeth fwy beiddgar a lefel o uchelgais ar gyfer darparu gwasanaethau yn y dyfodol.

Bydd ymagwedd strategol, meddwl agored ac allblyg yn cefnogi’r newid sylweddol y bydd ei angen mewn gwelliant parhaol o dan y strategaeth gorfforaethol newydd.

Tystiolaeth ategol

Ystyriodd yr adolygiad ystod eang o ddogfennau, gan gynnwys y strategaeth gorfforaethol gyfredol ar gyfer 2021 i 2024 a strategaethau swyddogaethol ategol yn ogystal â’r strategaeth Cynllun Busnes ar gyfer 2023 i 2024 gyfredol. Arsylwodd yr adolygiad hefyd sawl cyfarfod bwrdd a chyfarfod adolygu perfformiad chwarterol (QPR) rhwng DfT a DVLA.

Cafodd yr adolygiad sawl trafodaeth gyda’r Bwrdd blaenorol, noddwr yr adran a rhanddeiliaid ehangach. Roedd y rhain yn ymwneud â’r cyfeiriad teithio strategol hirdymor cyffredinol yr oedd ei angen i alluogi newid trawsnewidiol cyflymach er mwyn darparu gwasanaethau hygyrch o ansawdd uchel, cost effeithiol a gwell i bob cwsmer yn y pen draw. Nododd yr adolygiad fod hyn yn bwysicach nag erioed; roedd gan y DVLA 3 miliwn yn fwy o ddeiliaid trwydded yn 2023 i 2024 nag yn 2019 i 2020, a rhagwelir y bydd y cynnydd hwn yn y galw am wasanaethau yn parhau.

Gyda’r strategaeth gorfforaethol gyfredol i fod i ddod i ben eleni, roedd yr adolygiad o’r farn bod hwn yn gyfle gwych i’r Bwrdd newydd:

• helpu i lunio datblygiad y strategaeth newydd
• sicrhau ei hun o weledigaeth hirdymor glir gyda’r lefel gywir o uchelgais i ysgogi newid trawsnewidiol gwirioneddol a pharhaus ar draws y sefydliad

Byddai hyn yn dod â manteision sylweddol i drafnidiaeth a llywodraeth ehangach.

Roedd yr adolygiad o’r farn ei bod yr un mor bwysig bod cefnogi strategaethau swyddogaethol megis y rhai ar gyfer digidol a data, y gweithlu, effeithlonrwydd a phrofiad cwsmeriaid yn cyd-fynd yn llawn â’r strategaeth gorfforaethol newydd ac yn cefnogi gweithrediad y strategaeth honno.

Fe wnaeth yr adolygiad nodi y gallai’r gyfres gyfredol o KPIs ganolbwyntio mwy ar ganlyniadau i gwsmeriaid. Fel sy’n arferol, canfu’r adolygiad y dylid adolygu’r DPA yng ngoleuni’r strategaeth gorfforaethol newydd. Mae hyn er mwyn i gynlluniau busnes y dyfodol gael eu tanategu gan fetrigau perfformiad cadarn sy’n helpu i ysgogi gwell gwasanaethau o ansawdd uchel, cost effeithiol a hygyrch i bob cwsmer.

Fe wnaeth yr adolygiad nodi bod DVLA yn ymgysylltu â rhai adrannau eraill o’r llywodraeth i rannu ei gwaith da ei hun a dysgu o arfer gorau eraill, gan gynnwys y gwaith sy’n cael ei wneud gan Cyllid a Thollau EF (HMRC) ar wyddor data. Fodd bynnag, daeth yr adolygiad i’r casgliad y gallai DVLA wneud mwy i wneud y mwyaf o fanteision rhannu a dysgu o arfer gorau ar draws y llywodraeth a thu hwnt.

Argymhelliad 1.2

Bwrdd DVLA i sicrhau bod ganddo oruchwyliaeth ddigonol o’r risgiau strategol sy’n gysylltiedig â gweithredu’r strategaeth gorfforaethol newydd ac asesiad y DVLA o archwaeth risg, gan gynnwys fel eitem sefydlog ar yr agenda.

Llinell amser: o fewn 6 mis.

Canlyniad

Mwy o dryloywder, cyfle a gallu i sicrhau gweithredu’r strategaeth gorfforaethol newydd yn effeithiol.

Y Bwrdd a’r adran i gael digon o gyfleoedd i graffu’n gadarn ar y broses o nodi a rheoli’r risgiau strategol i gyflawni strategaeth gorfforaethol newydd DVLA. 

Tystiolaeth Ategol

Roedd yr adolygiad o’r farn ei bod yn bwysig bod gan DVLA a DfT ddealltwriaeth a dull cyffredin o reoli’r risgiau strategol sy’n gysylltiedig â gweithredu’r strategaeth gorfforaethol newydd.

Canfu’r adolygiad bod gan DVLA ddull cadarn o reoli risgiau gweithredol a bod systemau a phrosesau effeithiol ar waith i uwchgyfeirio risgiau o’r fath, o fewn DVLA ac i fyny i’r adran.

Nododd yr adolygiad hefyd y gwaith da yr oedd y Bwrdd blaenorol wedi bod yn ei wneud i hyrwyddo rheoli risg effeithiol ar draws y sefydliad.

Fodd bynnag, roedd yr adolygiad yn pryderu nad oedd gan Fwrdd DVLA ddigon o oruchwyliaeth a chyfle i adolygu risgiau strategol, gyda hyn yn digwydd yn ffurfiol ddwywaith y flwyddyn yn unig. Fodd bynnag, cydnabuwyd bod y Bwrdd blaenorol, o reidrwydd, dros y blynyddoedd diwethaf wedi canolbwyntio ar risgiau gweithredol tymor byrrach sy’n gysylltiedig ag ymateb i’r pandemig ac adfer ar ei ôl.

Roedd yr adolygiad hefyd yn bryderus ynghylch i ba raddau yr oedd gan DVLA a’r adran ddealltwriaeth a dull cyffredin o reoli risgiau strategol. Er enghraifft, y rhai sy’n gysylltiedig â rhaglen trawsnewid digidol Evolve lle roedd yn amlwg bod angen dull mwy cydgysylltiedig a chydweithredol gyda’r llywodraeth ganolog.

Fe wnaeth yr adolygiad ganfod bod DVLA yn sefydliad sy’n gyndyn o risg yn ei hanfod. Nododd yr adolygiad bwysigrwydd diogelwch data o ystyried rôl DVLA wrth gadw data pwysig. Serch hynny, bydd yn bwysig i’r Bwrdd asesu ac o bosibl ailosod yr archwaeth risg mewn meysydd o’r busnes er mwyn mynd i’r afael â chanfyddiadau’r adolygiad hwn ac annog mwy o arloesi a datrys problemau creadigol heb rwystr.

Trawsnewid digidol a data

Mae DVLA yn darparu llawer o wasanaethau hanfodol trwy ei lwyfannau digidol ar ran y llywodraeth. Yn y flwyddyn ddiwethaf mae DVLA wedi prosesu 3.2 biliwn o ryngweithiadau digidol, wedi casglu £7 biliwn mewn VED, i gyd tra’n sicrhau argaeledd gwasanaeth o 99%. Mae gwasanaethau digidol DVLA hefyd yn chwarae rhan hollbwysig wrth gefnogi gwasanaethau a ddarperir gan adrannau eraill y llywodraeth.

Roedd yr adolygiad o’r farn bod llwyddiant DVLA yn y dyfodol yn dibynnu’n llwyr ar ei gallu i gyflymu moderneiddio digidol er mwyn gwella profiad cwsmeriaid ar draws ei holl wasanaethau. Roedd yr adolygiad yn cydnabod bod DVLA wedi cael llwyddiannau pwysig o ran darparu ei gwasanaethau ar-lein (ar hyn o bryd, mae 83% o’i thrafodion yn cael eu cwblhau ar-lein, sy’n cymharu’n ffafriol iawn â gwasanaethau digidol eraill y llywodraeth). Mae gan foderneiddio digidol pellach y potensial i leihau prosesu papur mewnol, cynyddu’r nifer sy’n manteisio ar wasanaethau digidol presennol a’u hansawdd, a chynnig gwasanaethau digidol a data ychwanegol. Mae DVLA wedi gwneud cynnydd pwysig yn y gwaith hwn, ond mae angen pwyso a mesur y dull gweithredu presennol ac archwilio cyfleoedd i gyflymu graddfa ac amseriad y newid. Byddai hyn yn ddi-os yn datgloi arbedion effeithlonrwydd sefydliadol wrth symud ymlaen.

Mae’r argymhellion hyn yn canolbwyntio ar sicrhau bod DVLA yn:

• meddu ar y dull strategol cywir o gyflymu’r broses o foderneiddio digidol, a thrwy hynny alluogi trawsnewid gwasanaethau
• elwa yn yr ymdrech hon o gydweithio a chydweithredu agosach â DfT ac adrannau eraill y llywodraeth

Blaenoriaeth Argymhelliad 2.1

Bwrdd DVLA i noddi adolygiad allanol annibynnol i asesu strategaeth a rhaglen gyflawni Ddigidol a Thechnoleg gyfredol DVLA, gan gynnwys y rhaglen Evolve. Bydd yr adolygiad yn profi a yw cynllunio a thybiaethau cyfredol yn cefnogi uchelgeisiau strategol DVLA, yn gwella profiad y cwsmer, yn cyflwyno gwerth am arian ac yn sicrhau uchelgais a chyflymder digonol i alluogi trawsnewid sefydliadol. Dylid cytuno ar gwmpas yr adolygiad gyda DfT a Bwrdd DVLA. Dylid cyflwyno’r adroddiad i DfT, Bwrdd DVLA a Phrif Weithredwr DVLA i’w ystyried.

Llinell amser: o fewn 6 mis.

Canlyniad

Strategaeth ddigidol a thechnoleg sy’n galluogi trawsnewid gwasanaeth yn gyflym, sy’n cyd-fynd â strategaeth y llywodraeth ac sy’n cael cymorth llawn gan DfT.

Tystiolaeth ategol

Ymgysylltodd yr adolygiad yn helaeth â DVLA, DfT, Gwasanaeth Digidol y Llywodraeth (GDS), a CDDO i ddeall:

• gwasanaeth digidol DVLA
• cynnydd DVLA o ran ei rhaglen foderneiddio gyfredol
• sut mae gwaith DVLA yn cyd-fynd ag uchelgeisiau digidol ehangach y llywodraeth

Canfu’r adolygiad fod DVLA yn dibynnu i raddau helaeth ar systemau prif ffrâm ac etifeddol. Mae’r rhain yn anhyblyg ac mae angen eu disodli a’u trawsnewid â thechnoleg cwmwl i roi’r galluoedd a’r hyblygrwydd i DVLA i:

• gwella gwasanaethau cwsmeriaid
• cyflawni arbedion effeithlonrwydd.

Mae DVLA wedi gwneud cynnydd o ran moderneiddio a thrawsnewid gwasanaethau lluosog i yrwyr a lansio ‘cyfrif cwsmer’ newydd. Fodd bynnag, mae mwy i’w wneud o hyd i gwblhau’r gwaith hwn, ac yna i ddechrau trawsnewid ei wasanaethau cerbyd ar-lein cyn y gellir datgomisiynu’r hen dechnoleg yn llawn. Mae hyn yn golygu bod DVLA wedi’i chyfyngu yn ei gallu i weithio’n effeithlon gan fod llawer o brosesau eto i fod yn gwbl ar-lein a bod staff yn gweithio ar draws systemau lluosog. Bydd gallu DVLA i drosglwyddo’n llwyddiannus o’i llwyfannau etifeddol i systemau mwy modern sy’n gallu gwireddu buddion llawn technoleg seiliedig ar gwmwl, yn hanfodol i:

• sicrhau ei fod yn darparu gwasanaethau cadarn
• gwella profiad y cwsmer
• ymateb i ofynion polisi newidiol
• cyflawni arbedion effeithlonrwydd

Canfu’r adolygiad y byddai cysylltiad cryfach rhwng strategaeth sefydliadol DVLA a’i strategaeth technoleg ddigidol yn galluogi moderneiddio digidol cyflymach yn well. Yn y modd hwn, bydd sicrhau aliniad amcanion a chyd-ddealltwriaeth o fuddion yn helpu DVLA i sicrhau bod cyflawni ei strategaeth ddigidol yn datgloi:

• effeithlonrwydd sefydliadol ehangach
• newid sylweddol i’r gwasanaethau y mae’n eu darparu

Nododd yr adolygiad y gall materion y tu allan i reolaeth uniongyrchol DVLA a chydbwyso blaenoriaethau lluosog y llywodraeth effeithio ar gyflymder a graddfa rhaglen moderneiddio digidol DVLA. Yn ogystal, mae cyflymder a graddfa wedi’u cyfyngu gan orddibyniaeth ar nifer fach o staff â sgiliau prif ffrâm arbenigol a gwybodaeth am ei system etifeddol gymhleth. 

Ymgysylltodd yr adolygiad yn helaeth â’r fforymau llywodraethu a sicrwydd amrywiol sy’n monitro gwasanaethau digidol DVLA a rhaglenni moderneiddio. Canfu:

1. Roedd angen i strategaeth ddigidol DVLA cyd-fynd yn well â strategaeth sefydliadol DVLA.
2. Mae angen i DVLA sicrhau bod ei strategaeth ddigidol yn cyd-fynd yn agosach â strategaeth technoleg ddigidol traws-lywodraethol y CDDO.

Mae DVLA wedi cefnogi datblygiad gwasanaeth One Login ar draws y llywodraeth trwy helpu i wirio hunaniaeth gyda chymorth cofnodion trwydded yrru. Fodd bynnag, roedd DVLA yn hwyrach na’r rhan fwyaf o sefydliadau’r llywodraeth wrth ddatblygu map ffordd ar gyfer gweithredu One Login fel modd o ddilysu eu gwasanaethau, un o ofynion strategaeth ddigidol y llywodraeth. Yn y cyfamser, mae DVLA wedi rhoi blaenoriaeth i ddatblygu ei gwasanaeth dilysu hunaniaeth a chyfrif cwsmer ei hun. Roedd yr adolygiad yn bryderus ynghylch y datgysylltiad rhwng menter leol DVLA a chynlluniau digidol y llywodraeth. Oherwydd hynny, mae’n annog yn gryf ddeialog dryloyw rhwng sefydliadau er mwyn cael cyd-ddealltwriaeth ac aliniad strategaeth, cyn gynted â phosibl.

Argymhelliad 2.2

Bwrdd DVLA i gymeradwyo a DVLA i weithredu strategaeth ddata newydd ac uchelgeisiol sy’n dilyn yr egwyddorion a nodir yn strategaeth ddata DfT ac sy’n cynnwys targedau darparu gwasanaeth perthnasol, cytundebau rhannu data a pherchnogaeth data, yn amodol ar gytundeb gweinidogol. DVLA i adrodd yn rheolaidd i DfT ar gynnydd wrth gyflawni’r strategaeth.

Llinell amser: o fewn 12 mis.

Canlyniad

Mae strategaeth ddata DVLA yn galluogi DVLA i wneud y mwyaf o’i gallu i ddefnyddio, rhannu a diogelu ei data hanfodol er budd yr economi ac ar gyfer canlyniadau trawslywodraethol.

Tystiolaeth ategol

Mae galluoedd data DVLA yn hollbwysig oherwydd ei chyfrifoldeb am reoli bron i 100 miliwn o gofnodion gyrwyr a cherbydau. Siaradodd yr adolygiad yn helaeth ag arbenigwyr data yn DVLA a DfT, yn ogystal ag adrannau eraill y llywodraeth a rhanddeiliaid allanol, i ddeall dull DVLA o lywodraethu ei data. Er bod yr adborth yn gadarnhaol ar y cyfan, nododd yr adolygiad nifer o faterion.

Fe wnaeth y tîm adolygu nodi bod strategaeth ddata DVLA yn cael ei hadolygu, ac felly ni allai sefydlu pa mor gyson ydyw â’r:

• Strategaeth Ddata Genedlaethol
• Strategaeth Ddata Trafnidiaeth yr Adran Drafnidiaeth

Fodd bynnag, mae DVLA bellach wedi dechrau cynllunio cychwynnol ar gyfer asesiad aeddfedrwydd data CDDO gofynnol.

Sylwodd yr adolygiad hefyd nad oedd y berthynas rhwng swyddogaethau data DfT a DVLA mor aeddfed nac mor agos ag y gellid disgwyl, o ystyried maint cyfrifoldebau DVLA. Canfuwyd y gallai’r ddwy ochr elwa o berthnasoedd agosach ar draws y swyddogaeth ddata. Fe wnaeth yr adolygiad ymgynghori hefyd â nifer o randdeiliaid allanol a brynodd ddata dienw swmp a ddarparwyd gan y DVLA. O ran gwasanaethau rhannu data DVLA:

1. Roeddent yn cael eu hystyried yn gyffredinol fel gwerth da am arian.
2. Ystyriwyd bod cyflwyno APIs i drosglwyddo data rhwng DVLA a’r sefydliadau hyn yn allu newydd cadarnhaol iawn.

Fodd bynnag, nododd rhanddeiliaid fod angen mwy o dryloywder ynghylch polisi rhannu data DVLA, a phwysigrwydd lleihau amserlenni i gytuno ar setiau data newydd a’u darparu.

Argymhelliad 2.3

DfT, y Swyddfa Ddigidol a Data Ganolog (CDDO) a DVLA i gryfhau’r gwaith o reoli perthnasoedd a chydweithio ar draws ffiniau sefydliadol drwy:

• cytuno ar delerau ymgysylltu rhwng DfT a DVLA (i wneud rolau, cyfrifoldebau, llinellau atebolrwydd a disgwyliadau rhannu data yn fwy eglur)
• gweithredu fframwaith llywodraethu, sicrwydd ac atebolrwydd diwygiedig (y cytunir arno) er mwyn galluogi cydweithio a thryloywder mwy effeithiol
• sicrhau systemau adrodd a gwneud penderfyniadau cadarn gan gynnwys rheoli newid a gwireddu buddion i gefnogi ymdrechion DVLA i’w gwasanaethau yn y 75 Uchaf gyrraedd ‘gwych’
• a thrwy ddarparu diweddariadau rheolaidd ym Mwrdd Rhaglen One Login ar gynnydd o ran cynefino a’r rhaglen Evolve ehangach

Llinell amser: o fewn 12 i 18 mis.

Canlyniad

Bydd yr argymhelliad yn:

• sicrhau perthynas waith effeithiol sy’n parchu pawb ar draws swyddogaethau digidol a dadansoddol DfT a DVLA, lle y rhennir arfer gorau, a lle y mae cymunedau arfer yn ffynnu
• cefnogi her briodol, craffu, tryloywder a chymorth, gan alluogi darparu gwasanaethau rhagorol a blaenoriaethau’r llywodraeth
• rhoi hyder i CDDO, GDS a DfT yn y rhaglen Evolve a darparu adnoddau, her a chymorth i alluogi DVLA i gyflawni trawsnewid digidol
• sicrhau bod gan DfT a DVLA ddull cyson a chadarn o reoli penderfyniadau buddsoddi

Tystiolaeth ategol

Fe wnaeth yr adolygiad ganfod nifer o enghreifftiau o berthnasoedd lefel gwaith cryf rhwng DVLA a DfT a nodwyd nifer o fforymau llywodraethu a sicrwydd ar lefel uwch rhwng DVLA, DfT ganolog (DfTc) a’r CDDO. Fodd bynnag, nid yw pwrpas a chyfle’r fforymau hyn bob amser yn glir i bob parti dan sylw sy’n golygu nad yw DVLA yn elwa o gael digon o:

• goruchwyliaeth
• craffu
• cymorth

strategol.

Yn ogystal, nid yw gwybodaeth bob amser yn cael ei rhannu’n effeithiol rhwng y fforymau hyn. Er enghraifft, canfu’r adolygiad fod cyfleoedd wedi’u colli i rannu gwybodaeth am berfformiad gwasanaethau DVLA a gafodd eu monitro fel rhan o 75 o wasanaethau digidol Uchaf y CDDO. Mae’r adolygiad yn argymell bod cydgysylltu rhwng y fforymau hyn yn cael ei adolygu er mwyn sicrhau cydweithredu effeithiol ar draws y swyddogaeth ddigidol a data er mwyn mynd ar drywydd uchelgeisiau a rennir, i rannu arfer gorau, data, gwybodaeth, a chael cymorth gan rwydwaith o arbenigwyr.

Fe wnaeth yr adolygiad archwilio hefyd ddull y DVLA o lywodraethu a sicrhau ei rhaglenni moderneiddio digidol allweddol. Mae gan DVLA awdurdod dirprwyedig o hyd at £100 miliwn mewn perthynas â phenderfyniadau buddsoddi:

• yn amodol ar oruchwyliaeth gan DfT yn unol â’i Fframwaith Cymeradwyo Buddsoddiadau (IAF)
• y mae’n ofynnol iddynt gydymffurfio ag ef gyda rheoli gwariant digidol CDDO  (sydd yn cymeradwyo ac yn monitro gwariant digidol ar draws y llywodraeth)

Mae cydymffurfiaeth â Rheolaeth Gwario CDDO ac IAF y DfT yn dda. Yn dilyn hynny, fe fu lefelau uwch o ymgysylltu’n ddiweddar hefyd yn ymwneud â phryderon CDDO ynghylch aliniad Evolve a One Login. Mae’r adolygiad yn credu bod cyfleoedd i adolygu a gwella prosesau.

Fe wnaeth yr adolygiad hefyd ystyried dull mewnol DVLA o reoli’r gwaith o gyflawni ei rhaglen ddigidol. Nodwyd bod cyfle i alinio darpariaeth ddigidol yn well ag anghenion busnes drwy nodi lle byddai rhaglenni digidol yn elwa o benodi uwch noddwr busnes yn Uwch Berchennog Cyfrifol. Byddai’r Uwch Berchennog Cyfrifol, wrth gwrs, yn cydnabod gofynion allweddol y rôl megis ymrwymiad amser a lefel briodol o atebolrwydd a gwneud penderfyniadau.

Nododd yr adolygiad bod gan DVLA heriau tebyg i gyrff cyhoeddus eraill o ran moderneiddio ei gwasanaethau sy’n delio â chwsmeriaid a gwasanaethau digidol, ond eto roedd DVLA yn aml yn gweithio ar ei phen ei hun neu heb fawr o ymgysylltu ac alinio. Mae’r adolygiad yn credu bod rhaglenni moderneiddio presennol DVLA a rhai’r dyfodol yn fwy tebygol o lwyddo os ydynt yn cydweithio’n effeithiol â:

1. DfT.
2. Grŵp ehangach DfT.
3. CDDO.
4. Adrannau eraill y llywodraeth.

Fe wnaeth yr adolygiad ganfod hefyd nad oedd y perthnasoedd a’r llywodraethu rhwng DVLA a DfT mor gadarn, agored a thryloyw ag sydd angen wrth gyflwyno rhaglenni trawsnewid busnes a digidol mawr. Roedd thema debyg pan ystyriodd yr adolygiad ddull DVLA o ymdrin â data. Er bod gan DVLA arbenigedd enfawr ym meysydd digidol a data, mae’r adolygiad yn credu bod llawer o fanteision i’w hennill i DVLA, a DfT, wrth greu perthnasoedd agosach a buddiol i’r ddwy ochr mewn swyddogaethau digidol a data. Bydd craffu a herio priodol yn galluogi darparu gwasanaethau rhagorol:

• yn unol â blaenoriaethau’r llywodraeth
• gan sicrhau bod DVLA yn cael cymorth i reoli ceisiadau lluosog a chyfamserol ar gyfer:
  • cymorth o bob rhan o’r llywodraeth
  • newid o bob rhan o’r llywodraeth

Mae ymrwymiad y DVLA i gefnogi strategaeth AI y DfT yn dangos y buddion lle mae cydweithredu agosach.

Profiad cwsmeriaid

Yn ystod 2022 i 2023, prosesodd DVLA 93.6 miliwn o drafodion cwsmeriaid unigol. Dangosodd canlyniadau arolwg Bodlonrwydd Cwsmeriaid 2023 (CSAT) DVLA fod dros 90% o gwsmeriaid yn hapus gyda gwasanaethau trafodiadol ar-lein safonol.

Fel darparwr gwasanaethau cyhoeddus, mae perthynas DVLA â’i chwsmeriaid yn hanfodol i’w llwyddiant. Drwy ymgysylltu’n helaeth â rhanddeiliaid, mae’n amlwg bod cwsmeriaid DVLA yn fodlon iawn ar y cyfan ar wasanaethau trafodiadol ar-lein safonol allweddol megis gwneud cais am drwydded yrru neu adnewyddu trwydded yrru; mae DVLA yn darparu nifer o wasanaethau digidol, effeithlon sy’n prosesu symiau enfawr o drafodion yn gywir ac yn gyflym. Mae DVLA yn sgorio’n uchel o ran asesiadau allanol wedi’u targedu o’i gwasanaeth cwsmeriaid, gan gynnwys achrediad rhagorol o’i chanolfan cyswllt cwsmeriaid.

Fodd bynnag, aeth yr adolygiad ymhellach wrth asesu profiad cwsmeriaid â gofynion ac anghenion mwy cymhleth gan ddod o hyd i lefelau llawer is o foddhad, gan gynnwys y rhai â chyflyrau meddygol cymhleth neu newidiol, o gwmnïau llogi fflyd a grwpiau diddordeb arbennig sy’n cynrychioli sectorau megis cerbydau hanesyddol. Rhaid i DVLA sicrhau:

1. Mae gan bob rhanddeiliad gyfle gwirioneddol i ymgysylltu, codi materion ac adolygu cynnydd ar y camau a gymerir i fynd i’r afael â hwy.
2. Dull mwy arloesol a mwy penodol o wella gwasanaethau.

I gefnogi’r gwaith pwysig hwn, dylai DVLA barhau i gynnal perfformiad rheolaidd a, lle bo’n bosibl, meincnodi costau ar draws y sectorau cyhoeddus a phreifat i rannu a mabwysiadu arfer gorau. Mae’r newidiadau hyn yn hanfodol er mwyn i DVLA ddiwallu anghenion esblygol cwsmeriaid mewn byd sy’n gynyddol ddigidol, tra’n diogelu grwpiau cwsmeriaid bregus neu lai.

Mae’r argymhellion hyn yn canolbwyntio ar sicrhau bod DVLA yn parhau i roi pob cwsmer wrth galon ei busnes, yn unol â nod strategol yr adran i wella trafnidiaeth i’r defnyddiwr.

Blaenoriaeth Argymhelliad 3.1

DVLA i wella profiad cwsmeriaid ar gyfer rhai o’i gwasanaethau drwy sicrhau bod ymgysylltu â chwsmeriaid yn llywio gwelliant parhaol a thryloywder polisïau.

Yn benodol drwy:

• cam 1: adolygu strwythur a gweithrediad y fforymau rhanddeiliaid allweddol presennol i sicrhau bod pawb sy’n cymryd rhan yn teimlo eu bod yn cael eu gwerthfawrogi, yn cael cyfle i ymgysylltu, codi materion ac adolygu cynnydd ar y camau a gymerir i fynd i’r afael â hwy. Dylid ystyried creu ‘fforwm cwsmeriaid’, wedi’i gadeirio gan gyfarwyddwr anweithredol (NED), sy’n adrodd yn uniongyrchol i’r Bwrdd.
• cam 2: y Bwrdd yn parhau i gymhwyso her ac uchelgais i’r gwaith sydd ar y gweill yn y ganolfan cyswllt cwsmeriaid i gyflymu cynnydd tuag at brofiad cwsmer mwy integredig, yn arbennig ar gyfer cwsmeriaid â phroblemau cymhleth​

Llinell amser:

• cam 1: o fewn 12 i 18 mis
• cam 2: parhaol

Llinell amser: parhaol​

Canlyniad

Mae holl gwsmeriaid DVLA yn derbyn gwasanaeth dibynadwy rhagorol ac mae ganddynt fynediad at bolisïau, gweithdrefnau a chyfleoedd cyhoeddedig cyson a diamwys sy’n eu galluogi i ymgysylltu’n effeithiol â’r sefydliad, eu trafod a’u datrys.

Tystiolaeth ategol

Fe wnaeth yr adolygiad nodi bod gan DVLA sylfaen cwsmeriaid mawr ac amrywiol. Mae DVLA yn gweithio’n agos gydag ystod eang o randdeiliaid i’w galluogi i ddarparu eu gwasanaethau eu hunain. Mae cwsmeriaid corfforaethol yn cynnwys:

• cymdeithasau masnach
• sefydliadau a chlybiau moduro cenedlaethol
• elusennau meddygol
• yr Heddlu
• adrannau ac asiantaethau’r llywodraeth
• sefydliadau eraill y sector cyhoeddus

Cwsmeriaid gwasanaethau safonol, ar-lein

Yn gyffredinol, canfu’r adolygiad fod y rhan fwyaf o gwsmeriaid yn fodlon iawn ar wasanaethau trafodion safonol ar-lein DVLA megis gwneud cais am drwydded yrru neu adnewyddu trwydded yrru. Y llynedd, dyfarnwyd y Wobr Achrediad Rhagoriaeth Gwasanaeth Cwsmeriaid i DVLA am yr unfed flwyddyn ar bymtheg yn olynol, ac yn fwy diweddar, Gwobr Cymdeithas y Ganolfan Gyswllt (lle mai DVLA yw’r unig sefydliad achrededig Lefel 8 a Safon Aur y DU).

Nododd yr adolygiad werth Uned Dylunio Ymchwil Profiad y Defnyddiwr (UX) y DVLA lle mae gwasanaethau newydd arfaethedig yn cael eu profi gyda chwsmeriaid mewn amgylchedd rheoledig.

Fe wnaeth yr adolygiad ymweld â chanolfan gyswllt DVLA i arsylwi rhyngweithio byw â chwsmeriaid. Canfu’r tîm adolygu, er bod staff DVLA yn gwbl ymroddedig i ddarparu gwasanaeth rhagorol i gwsmeriaid, eu bod wedi’u cyfyngu gan y systemau a’r dechnoleg yr oeddent yn eu defnyddio. Wrth ymdrin â materion cymhleth mae’n hanfodol bod prosesau a systemau effeithlon yn eu lle, a bod gan staff yr arbenigedd a hyfforddiant digonol i ymdrin â gwaith achos o’r fath.

Er bod yr adolygiad wedi canfod bod defnydd da yn cael ei wneud o ddata gwybodaeth reoli a meddalwedd Cydnabod Llais Integredig (IVR) i leihau costau gwasanaeth ac amseroedd aros cwsmeriaid, fodd bynnag roedd yr adolygiad yn pryderu nad oedd y trefniadau presennol cystal â phosibl o ran darparu gwasanaeth cwbl integredig i gwsmeriaid gan nad oedd y systemau eu hunain wedi’u hintegreiddio’n llawn. O ganlyniad, roedd sawl pwynt posibl o fethiant wrth ddarparu gwasanaeth llyfn a di-dor i gwsmeriaid. Er bod yr adolygiad yn cydnabod yr ymdrech sylweddol a wnaed i leihau amseroedd aros am alwadau, nid oedd hyn i’w weld yn wir ar gyfer cwsmeriaid sy’n defnyddio gwasanaethau DM lle mai 26 munud oedd yr amser aros cyfartalog ar gyfer galwadau, pan wnaethom ymweld.

Cwsmeriaid gwasanaethau eraill

Mae’r rhan fwyaf o filiynau o gwsmeriaid DVLA yn profi gwasanaeth da oherwydd bod gwasanaethau trafodiadol safonol yn cael eu darparu ar-lein ar raddfa fawr, yn unol â gwasanaethau cyhoeddus da eraill. Canfu’r adolygiad, ar gyfer cwsmeriaid sy’n defnyddio grŵp bach o wasanaethau penodol gan gynnwys trwyddedu DM, cofrestru cerbydau hanesyddol a cheir clasurol ynghyd â thrwyddedu cerbydau masnachol, fod profiad cyffredinol y cwsmer yn llai boddhaol. Mae hyn yn aml oherwydd cyfyngiadau deddfwriaethol, systemau sydd wedi dyddio, trinwyr dibrofiad a phrosesau heb eu hoptimeiddio. Er bod y grwpiau cwsmeriaid hyn yn ffurfio lleiafrif bach yn gyffredinol, mae’r effaith ar yr unigolyn yn aml yn sylweddol a gall effeithio ar y gallu i weithio a ffordd o fyw. Mae angen amlwg i wella gwasanaethau iddynt. Yn gyffredinol, nododd yr adolygiad y dylai DVLA wneud mwy i godi llais y cwsmer ar draws ei busnes, gyda mwy o ffocws ar ymgysylltu, grymuso a thryloywder.

Fe wnaeth yr adolygiad gydnabod bod DVLA yn ymgysylltu’n rheolaidd ag ystod eang o randdeiliaid corfforaethol. Fodd bynnag, trwy ymgysylltiad yr adolygiad â nifer o grwpiau cwsmeriaid lleiafrifol, codwyd materion cyffredin gan gynnwys:

• diffyg polisïau cyhoeddedig clir a, lle roedd polisïau’n bodoli, roedd profiad y cwsmer yn aml yn llawer is na’r safonau gwasanaeth a nodwyd
• oedi hir cyn i DVLA ymateb i geisiadau ac yn aml dim ymateb o gwbl
• cyfleoedd cyfyngedig ar gyfer rhyngweithio wyneb yn wyneb â staff DVLA ar faterion cymhleth gyda’r rhagosodiad yn golygu cael adrannau cwestiynau cyffredin (FAQs) ar-lein a gwasanaethau Sgwrsfot
• lefelau amrywiol o ymgysylltu mewn fforymau rhanddeiliaid lle roedd teimlad yn aml bod DVLA mewn ‘modd darlledu yn hytrach na gwrando’
• diffyg gweithredu neu adborth dilynol ar gynnydd wrth fynd i’r afael â materion allweddol
• diffyg gwybodaeth a dealltwriaeth arbenigol gan staff DVLA wrth ymdrin â materion technegol mwy cymhleth. Roedd hyn yn arwain at wneud penderfyniadau heb dystiolaeth ac weithiau anghyson a allai gael effaith bersonol andwyol sylweddol ar gwsmeriaid
• pan wnaed gwallau roedd yn anodd iawn eu cywiro a chymerodd amser hir a lefelau uchel o ddyfalbarhad ar ochr y cwsmer

Argymhelliad 3.2

DVLA i wella’r modd y mae’n delio â chwynion drwy:

• cysoni ei ddull o gofnodi cwynion â Safonau Llywodraeth Ganolog y DU
• egluro ar ei wefan sut i wneud cwyn a rôl yr Aseswyr Cwynion Annibynnol (ICA) yn y broses
• sicrhau bod yr holl bolisïau a gweithdrefnau sy’n ymwneud â chwsmeriaid yn gyson, ar gael yn hawdd ac yn hygyrch ar eu gwefan ac ar gais

Llinell amser: 6 i 12 mis.

Canlyniad

Mae pob cwsmer yn teimlo’n hyderus bod DVLA yn eu gwerthfawrogi ac eisiau datrys problemau.

Darperir adroddiadau cywir, cyson a chymaradwy ar ddata cwynion i’r adran, Ombwdsmon y Gwasanaeth Iechyd Seneddol a’r Senedd.

Tystiolaeth ategol

Er bod yr adolygiad wedi canfod bod gan DVLA ddealltwriaeth dda o natur cwynion (ag ‘oedi wrth wneud penderfyniadau’ yn cyfrif am 40% ohonynt), roedd yn amlwg bod mwy o waith i’w wneud i atal cwynion rhag cael eu gwneud yn y lle cyntaf.

Roedd yr adolygiad yn bryderus i ganfod nad oedd y broses o gofnodi cwynion o’r fath yn gyson â’r Safonau Llywodraeth Ganolog y DU. Roedd hyn wedi arwain at DVLA yn aml yn adrodd am ddata i’r adran, Ombwdsmon y Gwasanaeth Iechyd Seneddol a’r Senedd y gellid bod wedi’i gamddehongli neu ei gamddeall yn hawdd. Roedd y tîm adolygu o’r farn bod hon yn sefyllfa annerbyniol ac yn peri risg sylweddol i enw da DVLA a’r adran.

Clywodd yr adolygiad gan ICA yr adran a oedd, tra’n cydnabod y gwaith rhagorol yr oedd DVLA wedi’i wneud i leihau nifer y cwynion yn deillio o’r pandemig, wedi mynegi pryder bod DVLA yn aml yn araf wrth weithredu eu hargymhellion wrth gynnal achos a gyfeiriwyd atynt ac mewn rhai achosion eu hanwybyddu yn gyfan gwbl.

Fe wnaeth yr adolygiad ganfod hefyd nad oedd yn syml i wneud cwyn i DVLA heb unrhyw gyfeiriadau clir ar ei wefan a dim gwybodaeth glir am sut i gysylltu â’r ICAs os nad oedd unigolyn yn hapus â’r ffordd yr oedd DVLA wedi delio â’u cwyn. Gwelsom fod cwynion i ASau yn broblem barhaus sy’n peri risg sylweddol i enw da DVLA a DfT, yn ogystal â mwy o waith i DVLA. Mae’r adolygiad yn cefnogi ymdrechion parhaol DVLA i leihau nifer y cwynion sy’n cael eu cyfeirio at ASau.  

Argymhelliad 3.3

DVLA a DfT i gyflwyno proses ar gyfer deall a mynd i’r afael â’r materion y mae’r sector cerbydau hanesyddol yn eu hwynebu, wedi’i llywio gan alwad gyhoeddus am dystiolaeth.

Llinell amser: o fewn 12 mis.

Canlyniad

Mae gan holl gwsmeriaid DVLA fynediad at bolisïau, gweithdrefnau a chyfleoedd cyhoeddedig clir sy’n eu galluogi i ymgysylltu’n effeithiol â DVLA a thrafod/datrys materion gyda nhw.

Tystiolaeth ategol

Fe wnaeth yr adolygiad nodi rhai heriau sylweddol sy’n wynebu’r sector cerbydau a cheir clasurol hanesyddol a nododd lawer iawn o rwystredigaeth ar draws y sector ynghylch y diffyg cynnydd sy’n cael ei wneud gyda DVLA i ddatrys nifer o faterion cofrestru.

Fe wnaeth yr adolygiad nodi bod hwn yn faes polisi cymhleth gyda nifer o wahanol safbwyntiau rhanddeiliaid, ond roeddem yn bryderus o glywed bod:

• dim polisi cyhoeddedig clir ar gyfer gwneud penderfyniadau gwybodus a chyson
• diffyg gwybodaeth ac arbenigedd cyffredinol o fewn DVLA i ymdrin yn effeithiol â materion technegol mwy cymhleth

Fe wnaeth yr adolygiad nodi rhwystredigaeth rhanddeiliaid y sector, a oedd wedi gwneud sawl ymdrech i geisio datrys y materion hyn ar y cyd â DVLA ond ni chafwyd unrhyw ymateb ffurfiol i’w cynigion.

Roedd yr adolygiad yn falch o weld cyhoeddiad diweddar y galwad am dystiolaeth ar gerbydau hanesyddol, a fydd yn rhoi sail i DVLA wneud newidiadau i fynd i’r afael â’r materion a wynebir gan y sector.

Perthynas â’r Asiantaeth Safonau Gyrwyr a Cherbydau (DVSA)

Mae DVLA yn gweithio’n agos mewn partneriaeth â’r DVSA i gynnig gwasanaeth di-dor i fodurwyr sy’n dibynnu ar wasanaethau gan y ddwy asiantaeth. Mae rhanddeiliaid wedi amlygu bod hyn yn arbennig o bwysig i fusnesau sy’n rhyngweithio’n rheolaidd â’r ddwy asiantaeth.

Fe wnaeth yr adolygiad ganfod y dylai DVLA a DVSA barhau i archwilio ffyrdd o wella gwasanaethau ar gyfer cwsmeriaid a rennir, er enghraifft, mae ‘cyfrif cwsmer’ newydd DVLA yn darparu buddion sylweddol i daith a phrofiad y defnyddiwr. Mae’r adolygiad yn cefnogi’n gryf y nod o gael ‘waled foduro’ ddigidol yn gweithredu fel un pwynt rhyngweithio â chwsmeriaid ar gyfer yr holl wasanaethau gyrru a cherbydau ar draws y ddwy asiantaeth. Mae gwaith holl sefydliadau moduro DfT (gan gynnwys y Asiantaeth Ardystio Cerbydau a Comisiynydd Traffig Prydain Fawr) yn cael ei ddylanwadu gan dechnolegau moduro newydd, gan gynnwys cerbydau cysylltiedig ac ymreolaethol. Bydd angen i’r sefydliadau hyn gydweithio’n agos i fynd i’r afael â’r risgiau a manteisio ar y cyfleoedd ar gyfer diogelwch ar y ffyrdd, perfformiad a gwasanaeth cwsmeriaid. Fel gyda phob sefydliad sector cyhoeddus, dylid ystyried y ffurfiau sefydliadol a’r modelau cyflawni mwyaf effeithlon ac effeithiol er mwyn sicrhau gwerth am arian i’r cwsmer a’r trethdalwr.

lansiwyd adolygiad o’r DVSA ym mis Chwefror 2024 ac mae’n parhau.

Meddygol gyrrwr

Mae lleiafrif o yrwyr (oddeutu1.4%) angen gwasanaethau trwyddedu DM mewn blwyddyn.

Er bod trwyddedu DM yn rhan gymharol fach o fusnes DVLA, mae ei hasesiad o addasrwydd dinesydd i yrru yn cael effaith sylweddol ar les cymdeithasol ac economaidd unigolion. Mae’r problemau hirsefydlog o ran darparu’r gwasanaeth hwn yn parhau, yn ôl yr adolygiad, i effeithio ar enw da’r sefydliad.

Mae’r adolygiad yn cydnabod bod hwn yn faes polisi cymhleth o ystyried:

• cyfyngiadau deddfwriaethol
• cynnwys trydydd partïon
• anghenion esblygol defnyddwyr

Fodd bynnag, mae angen dull mwy effeithlon a chynaliadwy i sicrhau bod y canlyniadau cywir yn cael eu cyflawni mewn modd amserol, gyda chymorth priodol i gwsmeriaid drwy gydol y broses.

Mae’r adolygiad yn gwneud argymhellion penodol i wella perfformiad ym maes trwyddedu DM ar gyfer y cwsmeriaid hynny â chyflyrau iechyd cymhleth neu luosog, drwy ddull deuol sy’n cyfuno cymorth ar gyfer diwygio systemig â gwelliannau gweithredol ar unwaith.

Blaenoriaeth Argymhelliad 4.1

Bwrdd DVLA i noddi archwiliad wedi’i dargedu o effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd y broses Rheoli Datblygu bresennol i nodi unrhyw botensial ar gyfer gwelliannau uniongyrchol sy’n canolbwyntio ar y cwsmer. Yr archwiliad i adrodd yn ôl i Fwrdd DVLA.

Llinell amser: archwiliad i’w gomisiynu o fewn 6 mis.

Canlyniad

Bydd sicrhau bod y broses DM bresennol mor effeithlon â phosibl yn gwella profiad cwsmeriaid.

Tystiolaeth ategol

Fe wnaeth yr adolygiad nodi, er bod trwyddedu DM yn rhan gymharol fach o fusnes DVLA, roedd rhai materion sylweddol yn ymwneud â’r broses gwneud penderfyniadau, ag 82% o gwsmeriaid yn cael penderfyniad o fewn 90 diwrnod i gais (targed o 90%). Er bod 850,000 o benderfyniadau trwyddedu wedi’u gwneud yn 2022 i 2023, roedd 30,000 o gwsmeriaid yn aros dros 90 diwrnod a 4,250 yn aros dros flwyddyn (Medi 2023). Yn ogystal, roedd 55,000 o geisiadau yn aros am wybodaeth gan drydydd parti, ac roedd 35,000 ohonynt gyda chlinigwyr. Nododd yr adolygiad gymhlethdod yn yr amgylchedd deddfwriaethol, polisi a gweithredol (er enghraifft, partneriaethau â thrydydd partïon), y mae’r DVLA yn gweithio oddi mewn iddo.

Fe wnaeth yr adolygiad arsylwi rhyngweithiadau cwsmeriaid byw a nododd aneffeithlonrwydd yn y broses. Ategwyd hyn gan lawer o drafodaethau gyda rhanddeiliaid gan gynnwys elusennau meddygol sydd wedi bod mewn cysylltiad â’r system, ac a dderbyniodd nifer sylweddol o ymholiadau gan aelodau sy’n llywio’r gwasanaeth.

Fe wnaeth yr adolygiad asesu’r camau y mae DVLA yn eu cymryd i wella’r broses bresennol yn barhaus, gan gynnwys adroddiad gan Asiantaeth Archwilio Mewnol y Llywodraeth (GIAA) a gomisiynwyd yn 2022. Er bod yr adroddiad hwn yn rhoi mewnwelediad defnyddiol i’r broses ei hun, teimlai’r adolygiad fod cwmpas yr archwiliad ddim yn ymgysylltu’n ddigonol â phrofiad y cwsmer na sut y gellid gwella ymgysylltu â thrydydd partïon. O gyfweliadau â rhanddeiliaid gyda defnyddwyr gwasanaeth a thrydydd partïon sy’n ymwneud â’r broses gwneud penderfyniadau, nododd yr adolygiad feysydd i’w gwella ar unwaith gyda’r broses bresennol, megis mwy o:

• cyfathrebu rheolaidd, rhagweithiol gyda chwsmeriaid
• prosesau effeithlon ar gyfer rhannu gwybodaeth

Felly, fe wnaeth yr adolygiad ystyried hwn yn faes penodol lle byddai gwaith presennol DVLA ynghylch gwerthuso’r gwasanaeth yn elwa ar rywfaint o arbenigedd allanol. Yn benodol, mae’r adolygiad o’r farn y dylai fod yn brosiect defnyddiwr yn gyntaf, sy’n darparu mapiau manwl o brofiad y defnyddiwr a phwyntiau poen cyfredol gan gynnwys arbenigedd staff gwaith achos a chyfathrebu â chwsmeriaid a thrydydd partïon. Bydd Bwrdd DVLA a DfT yn cael diweddariadau rheolaidd i fonitro cynnydd yn effeithiol.

Blaenoriaeth Argymhelliad 4.2

DfT a DVLA i flaenoriaethu darpariaeth ddigidol y gwasanaeth DM, gan ystyried camau gweithredu tymor agos a’r rhai sy’n dibynnu ar newidiadau strwythurol fel y nodwyd yn yr archwiliad proses (4.1), dadansoddiad o waith parhaol DVLA i ddiwygio DM (gan gynnwys y galw am dystiolaeth) a meincnodi gwasanaethau tebyg eraill (1.1).

Llinell amser: parhaol.

Canlyniad

Mae trawsnewid digidol yn rhan hanfodol o’r newid cydnabyddedig ar lefel systemau sydd ei angen i ddatgloi arbedion effeithlonrwydd yn y broses a gwelliannau i wasanaethau i’r cwsmer.

Tystiolaeth ategol

Mae trwyddedu DM yn dal i fod yn broses bapur ar gyfer y mwyafrif o yrwyr â chyflyrau meddygol lluosog cymhleth (er bod gwasanaethau ar-lein ar gael i yrwyr â chyflyrau meddygol unigol penodol). Roedd diffyg darpariaeth ddigidol debyg i wasanaethau cyhoeddus eraill, gan gynnwys y rhai a redir gan DVLA eu hunain, yn faes cyffredin i’w wella a amlygwyd gan randdeiliaid a oedd yn rhan o’r broses a defnyddwyr.

Fe wnaeth yr adolygiad nodi bod DVLA yn datblygu datrysiadau i wneud rhywfaint o’r llif gwaith yn fwy effeithlon, gan gynnwys defnyddio system gwaith achos oddi ar y silff. Fodd bynnag, daeth yr adolygiad i’r casgliad ei bod yn hanfodol digideiddio’r gwasanaeth yn llawn cyn gynted â phosibl (ochr yn ochr â’r optimeiddio prosesau ehangach a ddisgrifiwyd) i gyflawni gwelliannau trawsnewidiol i’r UX, gan gydnabod y buddsoddiad ychwanegol sydd ei angen i gyflawni hyn.

Arbedion Effeithlonrwydd

Mae gan DVLA naratif effeithlonrwydd hanesyddol cryf ac mae wedi gwneud arbedion mawr ar draws ei sylfaen costau mewn 2 adolygiad gwariant blaenorol (SRs), a alluogodd ostyngiad mewn ffioedd i gwsmeriaid yn 2014. Mae DVLA hefyd wedi cadw ei gweithlu ar lefelau 2019 ac wedi cyflawni mwy dros y llywodraeth flwyddyn ar ôl blwyddyn, tra bod y galw am ei wasanaethau craidd hefyd wedi codi.

Fodd bynnag, mae nifer o ffactorau, gan gynnwys chwyddiant costau a chymhlethdod rhai gwasanaethau nad ydynt wedi’u digideiddio, wedi golygu bod costau’n cynyddu flwyddyn ar ôl blwyddyn ac mae’r darlun effeithlonrwydd presennol yn llai ffafriol.

Cyn yr adolygiad nesaf o wariant, fe wnaeth yr adolygiad ganfod cyfle i’r DVLA ddatblygu strategaeth effeithlonrwydd gadarn, wedi’i halinio â’i gweledigaeth a’i strategaeth gorfforaethol ac i dargedu isafswm arbedion effeithlonrwydd ar draws ei sylfaen costau gyfan o 5% dros 3 blynedd. Wrth wneud hynny, dylai’r DVLA fabwysiadu dull systematig o gynllunio’i heffeithlonrwydd drwy archwilio’n fforensig ei holl sylfaen gostau, er mwyn galluogi pwysau i ostwng ffioedd lle bo modd, tra’n darparu gwasanaethau rhagorol. Fel rhan o ddatblygu a chyflawni ei strategaeth effeithlonrwydd, fe wnaeth yr adolygiad nodi y dylai DVLA:

1. Bod yn uchelgeisiol (gyda chymorth DfT) wrth fesur y wobr effeithlonrwydd posibl o foderneiddio digidol a thrawsnewid gwasanaethau.
2. Ystyried gwneud achos pellach dros fuddsoddiad cyfalaf gan Drysorlys EF ag elw hirdymor profedig. ​

Mae’r argymhellion hyn yn ymdrin ag effeithlonrwydd ariannol a phrosesau’r DVLA.

Blaenoriaeth Argymhelliad 5.1

Bwrdd DVLA i gefnogi a chraffu ar gynnydd yn erbyn, strategaeth effeithlonrwydd uchelgeisiol ac effeithiol ar gyfer sylfaen gostau gyfan DVLA (gan gynnwys y sbardunau a’r pwysau effeithlonrwydd allweddol, a chostau a buddion manwl) yn unol â’r weledigaeth hirdymor a nodir yn ei strategaeth gorfforaethol a pharodrwydd ar gyfer yr adolygiad nesaf o wariant. Dylai’r gwaith hwn anelu at sicrhau o leiaf 5% o arbedion effeithlonrwydd dros 3 blynedd ar draws holl sylfaen costau DVLA. Dylai’r strategaeth effeithlonrwydd gael ei llywio gan:

• asesiad strategol o opsiynau effeithlonrwydd, gan arwain at dargedau diffiniedig, yn ymwneud â’r gweithlu, cyllid, digideiddio gwasanaethau (gan gynnwys yr opsiynau i DVLA ddod yn ddarparwr gwasanaeth ar-lein 100% gyda cheisiadau papur ddim ar gael mwyach) a chynhyrchiant (gwella prosesau, defnyddio AI, gostyngiad mewn prosesau papur gweinyddol)
• opsiynau effeithlonrwydd strategol eraill, megis mesurau sy’n cael eu treialu gan sefydliadau cymheiriaid ac unrhyw opsiynau a nodir yn y darnau o waith allanol Digidol a DM
• ystyriaeth drylwyr o geisiadau ‘gwario i arbed’ posibl i HMT

Llinell amser: o fewn 12 mis.

Canlyniad

DVLA sy’n cynnig y gwerth mwyaf posibl i’r trethdalwr ac i’w gwsmeriaid.

Tystiolaeth ategol

Canfu’r adolygiad fod y DVLA yn arddangos rheolaeth ariannol aeddfed yn unol â fframweithiau’r llywodraeth.

Mae DVLA wedi ymrwymo i sicrhau arbedion effeithlonrwydd yn erbyn ei chyllid gan y llywodraeth yn yr Adolygiad o Wariant parhaus 21. Nododd yr adolygiad fod y DVLA yn targedu rhai arbedion cost (a mesurau osgoi costau) yn ganmoladwy ar draws ei busnes, gan gynnwys lleihau costau wrth adnewyddu contractau.

Fodd bynnag, bydd y strategaeth gorfforaethol newydd a argymhellwyd yn gynharach yn yr adolygiad hwn yn galw am strategaeth effeithlonrwydd hirdymor ac uchelgeisiol – gan gynnwys targedau a chyllid hirdymor – sy’n cyd-fynd â’i gweledigaeth ar gyfer y dyfodol a’r model gweithredu. Dylai hyn gynnwys cyfleoedd gan:

• moderneiddio digidol (blaen a chefn gwasanaethau)
• mwy o ddefnydd o AI
• gwella prosesau a strategaeth gyson ar gyfer y gweithlu, yn ogystal â rheoli ystadau a chontractau

Fe wnaeth yr adolygiad nodi y byddai dull strategol o’r natur hwn yn galluogi DVLA i ymdrin ag effeithlonrwydd ar lefel sefydliadol a mynd ar drywydd mentrau effeithlonrwydd yn systematig. Mae’n bosibl y bydd hyn ymhen amser yn arwain at bwysau am i lawr ar gostau, ac o ganlyniad ar ffioedd i gwsmeriaid. Lle mae sylfaen costau’r DVLA ar hyn o bryd yn cynyddu’n sylweddol flwyddyn ar ôl blwyddyn, gyda chwyddiant uchel yn ysgogwr allweddol, sylwodd yr adolygiad ar feysydd penodol o wariant uchel y gellid eu lleihau neu eu dileu o dan ddull strategol o gynllunio effeithlonrwydd sy’n cyd-fynd â chynlluniau corfforaethol a busnes DVLA.

Fe wnaeth yr adolygiad nodi mai dim ond o dan ddiwylliant effeithlonrwydd cryf sy’n cael ei hyrwyddo a’i rannu gan Fwrdd y DVLA a DfT y bydd strategaeth effeithlonrwydd hirdymor yn cael ei chyflawni’n llwyddiannus. Dylai’r ddau sefydliad allu mynegi naratif clir a thryloyw ar strategaeth effeithlonrwydd hirdymor, cynllunio a chyflawni i weinidogion DfT a Thrysorlys Ei Fawrhydi, yn ogystal â chwsmeriaid DVLA. Fe wnaeth yr adolygiad nodi ystyriaeth ddiweddar yr adran o gyfleoedd ar gyfer mwy o effeithiolrwydd ac effeithlonrwydd mewn swyddogaethau corfforaethol ar draws grŵp DfT. Mae gwaith parhaus yn canolbwyntio ar opsiynau ar gyfer gwell cydweithio a gwelliant parhaus mewn swyddogaethau corfforaethol yn DfT a’i hasiantaethau. Mae’r adolygiad yn cefnogi’r gwaith hwn.

Gwelodd yr adolygiad botensial ar gyfer mwy o effeithlonrwydd gweithredol a chorfforaethol trwy fuddsoddiad strategol, cyfalaf. Er enghraifft, er bod DVLA yn hyderus y gall ariannu gwaith moderneiddio digidol wedi’i gynllunio (Evolve Cam 3) o dan y lefelau gwariant presennol, mae’r adolygiad yn annog mwy o uchelgais ar gyfer moderneiddio digidol a thrawsnewid gwasanaethau yn gyflym (gweler digidol pennod 2), a fyddai’n arwain at fuddion sylweddol, hir-dymor i gwsmeriaid ac i’r trethdalwr. Mae DVLA yn gyfrannwr net i gyllid y llywodraeth, gyda £270 miliwn yn cael ei gynhyrchu yn 2023 i 2024 ar gyfer DfT a HMT trwy incwm o werthu cofrestriadau personol a throsglwyddiadau. Nid yw’r cyfyngiad hwn yn caniatáu i DVLA fuddsoddi a gwella ei gwasanaethau gan ddefnyddio arian y mae’n ei gynhyrchu. Daeth yr adolygiad i’r casgliad y dylai DVLA ystyried gwneud cais am fuddsoddiad cyfalaf gan Drysorlys EF, o dan strategaeth effeithlonrwydd hirdymor newydd. Bydd hyn yn galluogi trawsnewid gwasanaethau a datblygu gwasanaethau yn y dyfodol yn well (gan gynnwys defnyddio technoleg, data a digideiddio swyddfa gefn ymhellach).

Fel y nodwyd yn y bennod ar strategaeth a pherfformiad, gwelodd yr adolygiad gyfle i DVLA feincnodi ei pherfformiad a’i chostau yn erbyn sefydliadau tebyg. Fel rhan o’r gwaith hwn, mae’r adolygiad yn annog uchelgais ac arloesi yn gryf wrth leihau costau, gan gynnwys drwy rannu a dysgu o opsiynau beiddgar sy’n cael eu harchwilio neu eu treialu mewn meysydd eraill o’r llywodraeth.

Argymhelliad 5.2

DfT i gryfhau ei rôl wrth gefnogi, craffu a monitro strategaeth effeithlonrwydd, cynllunio a pherfformiad DVLA, gan gynnwys trosolwg cymesur o’r modd y mae DVLA yn cyflawni ei harbedion Adolygiad o Wariant ymrwymedig. Dylai DfT ystyried sefydlu rhaglen effeithlonrwydd strwythuredig a redir yn ganolog ar gyfer ei hasiantaethau.

Llinell amser: o fewn 12 mis.

Canlyniad

Rôl goruchwylio a herio uwch ar gyfer DfT, i gefnogi cynllunio effeithlonrwydd yn DVLA ac asiantaethau eraill ag egwyddorion a nodau cyson.

Tystiolaeth ategol

Fe wnaeth yr adolygiad ganfod bod gan DVLA a DfT berthynas waith dda a chydweithredol ar gyllid yn gyffredinol. Lle mae sgyrsiau effeithlonrwydd wedi canolbwyntio yn y gorffennol diweddar ar symudiadau mewn rhagolygon o amgylch y sefyllfa ariannu net, daeth yr adolygiad i’r casgliad y dylai DfT:

1. Cynnal sgwrs fwy eang am gyfleoedd yn y sylfaen costau cyffredinol.
2. Craffu ar gynnydd yn erbyn targedau effeithlonrwydd.

Er i’r adolygiad ganfod ymgysylltu da, rheolaidd rhwng timau cyllid DVLA a DfT, gwelodd yr adran gyfle i:

1. Darparu mwy o gymorth a her i raglen effeithlonrwydd DVLA.
2. Olrhain cynnydd yn erbyn ymrwymiadau effeithlonrwydd adolygiad gwariant DVLA.

Nododd yr adolygiad archwiliad diweddar y GIAA o waith cynllunio ac olrhain arbedion effeithlonrwydd ar gyfer y DfTc a’i hasiantaethau. Fe wnaethom ganfod y dylid ystyried canfyddiadau ac argymhellion yr archwiliad ochr yn ochr â rhai’r adolygiad hwn er mwyn gwella rôl ganolog yr adran o ran cynllunio a sicrhau y caiff rhaglen effeithlonrwydd uchelgeisiol a strategol ei chyflawni ar gyfer DfTc a’i hasiantaethau.

Ffrydiau incwm

Mae’r rhan fwyaf o incwm DVLA yn deillio o ffioedd am ei gwasanaethau craidd, y mae’n eu darparu ar sail adennill costau. Lle mae deddfwriaeth ar hyn o bryd yn atal DVLA rhag diweddaru ei ffioedd yn rheolaidd i ddiwallu costau newidiol, fe wnaeth yr adolygiad ganfod achos clir dros symleiddio a chyflwyno mwy o hyblygrwydd wrth osod ffioedd cyn belled â bod y sefydliad mor effeithlon â phosibl. Fe wnaeth yr adolygiad nodi bod DVLA yn gyfrannwr net i’r llywodraeth yn rhinwedd gwerthu cofrestriadau personol a throsglwyddiadau annwyl felly daeth i’r casgliad bod potensial i DVLA gynyddu’r incwm hwn yn gynaliadwy. Fe wnaeth yr adolygiad nodi’r manteision sylweddol i lywodraeth ehangach yn sgil darpariaeth DVLA o wasanaethau argraffu (y codir tâl amdanynt) a chanfuwyd y gellid cynyddu’r buddion drwy wneud y defnydd gorau o’r cyfleusterau hyn.

Mae’r argymhellion hyn yn ymdrin â model ariannu’r DVLA, gan gynnwys ei ffrydiau incwm statudol a’i hincwm dewisol.

Argymhelliad 6.1

Dylai DVLA a DfT ymchwilio i symleiddio a cheisio mwy o hyblygrwydd mewn ffioedd a dirwyon drwy: 

• ystyried opsiynau i adolygu deddfwriaeth i ganiatáu mwy o hyblygrwydd ynghylch ffioedd (ond yn debygol o gael ei gyfyngu i ostyngiadau neu gynnydd cysylltiedig â mynegai prisiau defnyddwyr (CPI))
• cynnal adolygiad cyfanwerthol rheolaidd o ffioedd DVLA er mwyn llywio strategaeth ffioedd gadarn, hirdymor a dilyn prosesau cymeradwyo presennol ar gyfer unrhyw newid gofynnol
• ystyried opsiynau i ddiwygio deddfwriaeth i ganiatáu newidiadau i lefel y dirwyon am beidio â chydymffurfio â Threth Cerbyd (VED) er mwyn galluogi gorfodi effeithiol

Llinell amser: tymor hwy ac yn amodol ar weithredu argymhelliad 5.1.

Canlyniad

Bydd hyn, ynghyd â mwy o arbedion effeithlonrwydd a drafodwyd, yn sicrhau cynaliadwyedd y model hunan-ariannu a chyfraniad net i’r llywodraeth, gan ysgogi gwerth parhaus i’r cwsmer a’r trethdalwr.

Tystiolaeth ategol

Er i’r adolygiad ddod i’r casgliad bod model cyllido presennol y DVLA (cyfuniad o incwm ffioedd statudol a masnachol ynghyd â chyllid y llywodraeth) yn briodol ac yn fodel iawn ar gyfer y dyfodol, fe wnaethom ganfod bod potensial i wella cynaliadwyedd hirdymor y model hwn.

Fe ddaw’r rhan fwyaf o incwm DVLA o ffioedd ar gyfer ei gwasanaethau craidd, y mae’n eu darparu ar sail adennill costau, yn unol â Rheoli Arian Cyhoeddus. Mae gallu DVLA i addasu ffioedd i ddiwallu costau newidiol wedi’i gyfyngu gan dirwedd ffioedd gymhleth sydd wedi’i gosod mewn deddfwriaeth (nid yw DVLA wedi newid ei ffioedd yn sylweddol ers 2008). Er bod yr adolygiad yn cydnabod rôl y Senedd wrth graffu ar godiadau ffioedd, mae’r sefyllfa bresennol wedi:

1. Bod yn arbennig o heriol o dan amgylchedd chwyddiant uchel.
2. Bygwth gallu DVLA i adennill ei chostau yn y tymor canolig.

Mae DVLA yn gweithio’n agos gyda DfT i liniaru’r pwysau hyn, fodd bynnag mae angen ateb hirdymor.

Mae DVLA yn cydnabod bod angen diwygio ei strwythur ffioedd a byddai’n croesawu mwy o hyblygrwydd i’w roi ar waith. Mae’r adolygiad yn canfod achos cryf dros symleiddio a chyflwyno mwy o hyblygrwydd wrth osod ffioedd, yn arbennig o dan chwyddiant uchel. Fodd bynnag, dim ond pan fyddant yn cael eu llunio ochr yn ochr â strategaeth effeithlonrwydd gadarn a thargedau effeithlonrwydd cysylltiedig sy’n edrych i’r dyfodol y dylai’r rhain fod, er mwyn sicrhau gwerth da i gwsmeriaid fesul gwasanaeth. Mae’r adolygiad hwn yn nodi pwysigrwydd gallu addasu ffioedd i fyny lle bo angen (megis codiadau cysylltiedig â CPI) ac i lawr, er mwyn sicrhau gwerth i’r cwsmer ac i’r trethdalwr.

Wrth wneud achos clir a chryf dros newid, byddai’n fanteisiol i DVLA gynnig strategaeth ffioedd gadarn, hirdymor gan gynnwys:

1. Tafl-lwybr costau (yn ôl costau uned fesul gwasanaeth).
2. Rhagfynegi galw ac aliniad â’i waith parhaus i leihau costau.

Bydd yr arfer traws-gymorthdalu ​​presennol, ei fanteision a’i anfanteision ac unrhyw flaen-strategaeth yn rhan o hyn. (Mae gan DVLA orchymyn cronni deddfwriaethol ar waith sy’n caniatáu traws-gymorthdalu gwasanaethau i hyrwyddo cydymffurfiaeth â diogelwch gan gwsmeriaid DVLA. Fodd bynnag, fe wnaeth yr adolygiad nodi bod gan yr arfer presennol o osod cyfanswm incwm yn erbyn cyfanswm sylfaen costau y potensial i danseilio meddylfryd fforensig a masnachol wrth nodi cyfleoedd arbed costau a ffrwyno effaith chwyddiant uchel.)

Yn yr un modd â phob gwasanaeth cyhoeddus lle mae gan y llywodraeth y monopoli, mae’n bwysig bod DVLA a DfT yn cydweithio i hybu gwerth i gwsmeriaid a’r trethdalwr fel y nodir yn y bennod ar arbedion effeithlonrwydd.

Fe wnaeth yr adolygiad nodi bod DVLA yn rhedeg gwasanaeth casglu treth cerbyd hynod effeithlon, ar ran Trysorlys EF. Er mwyn sicrhau’r refeniw mwyaf posibl i’r trysorlys o’r VED drwy leihau achosion o ddiffyg cydymffurfio, fe wnaeth yr adolygiad ganfod cyfle i gynyddu’r lefelau presennol o ffioedd gorfodi clampiau olwyn, i:

• cynnal eu gwerth ataliol
• annog mwy o awdurdodau lleol i fabwysiadu’r pwerau datganoledig sydd ar gael iddynt yn gyfreithiol i gyflawni gweithgareddau gorfodi

(Lle mae awdurdodau lleol yn cadw’r ffioedd i dalu am gostau gorfodi, clywodd yr Adolygiad fod llawer o awdurdodau lleol ar hyn o bryd yn ei chael yn ariannol anhyfyw i fanteisio ar y pwerau hyn.)

Fe wnaeth yr adolygiad ganfod y dylai DVLA a DfT ystyried opsiynau i gynyddu ffioedd gorfodi clampiau olwyn yn hawdd a chyflwyno’r rhain i weinidogion DfT a Thrysorlys EF, gan gynnwys diwygio deddfwriaeth i ganiatáu newidiadau priodol.

Argymhelliad 6.2

Dylai DVLA fanteisio ar gyfleoedd i gael mwy o incwm o fusnes presennol drwy ddatblygu a phrofi strategaeth er mwyn sicrhau mwy o incwm dros y tymor hir o’r busnes cofrestru personol drwy:

• asesu’r defnydd posibl o Ddeallusrwydd Artiffisial (AI) yn ei fusnes cofrestru personol
• diffinio ‘defnydd mwyaf posibl’ o’i gyfleusterau argraffu a chymryd contractau pellach ag adrannau eraill y llywodraeth i gyrraedd capasiti llawn, tra’n parhau i sicrhau nad yw’r gwaith hwn yn effeithio’n negyddol ar ei fusnes craidd

Llinell amser: o fewn 12 mis.

Canlyniad

Bydd hyn yn galluogi DVLA i:

• adeiladu ar lwyddiant sylweddol ei weithgareddau cynhyrchu refeniw
• uchafu’r buddion i’r llywodraeth o’r gwasanaethau y mae’n eu darparu
• mynegi’r cyfraniad sylweddol hwn at leihau costau ar draws gwasanaethau cyhoeddus

Tystiolaeth ategol

Mae DVLA yn darparu busnes platiau cofrestru personol llwyddiannus, lle mae refeniw wedi cynyddu flwyddyn ar ôl blwyddyn. Cyfeirir yr incwm at Drysorlys EF a DfT, gan wneud DVLA yn gyfrannwr net i’r llywodraeth.

Fe wnaeth yr adolygiad nodi cyfle pellach i gynyddu’r incwm o’r busnes hwn yn gynaliadwy. Nid yw’r isafbris gwerthu ar gyfer platiau cofrestru personol (£250) wedi cynyddu ers 2008 ac nid oes unrhyw her gyfreithlon gan y farchnad platiau eilaidd i DVLA wneud newidiadau pris a chyfaint.

Felly, mae’r adolygiad yn cefnogi’n gryf waith parhaus DVLA i brofi strategaeth ar gyfer twf incwm o’r busnes cofrestriadau personol, gan gynnwys adolygu isafswm pris plât personol, er mwyn sicrhau y gellir tyfu a chynnal incwm yn y tymor hir. O dan y strategaeth hon, canfu’r adolygiad y dylai DVLA amcangyfrif y refeniw ychwanegol posibl i’r llywodraeth a chyfathrebu hyn i DfT.

DVLA yw un o ddarparwyr post mwyaf y llywodraeth. Mae’n defnyddio ei gyfleusterau argraffu, engrafu laser a phostio cyfaint uchel presennol ar gyfer ei fusnes ei hun ac i gyflenwi gwasanaethau i sefydliadau sector cyhoeddus ar sail adennill costau. Clywodd yr adolygiad fod gallu argraffu DVLA yn cynnig manteision gwerth am arian sylweddol i’r llywodraeth, ac mae maint y gwaith hwn yn cynyddu flwyddyn ar ôl blwyddyn. Yn y flwyddyn ddiwethaf (2022 i 2023), fe wnaeth DVLA argraffu a phostio 16.1 miliwn o eitemau ar ran adrannau eraill y llywodraeth ac awdurdodau lleol. Nododd yr adolygiad:

• gwelliant parhaus da yn effeithlonrwydd y gweithrediadau argraffu i leihau costau a gwella cynaliadwyedd amgylcheddol
• bod DVLA wedi ymrwymo i sicrhau nad yw ei gwaith argraffu ar ran adrannau eraill y llywodraeth yn amharu ar gyflawni ei busnes craidd a’i strategaeth, yn unol â’r argymhelliad adroddiad y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus ym mis Mawrth 2023

Fe wnaeth yr adolygiad ganfod cyfle clir i gynyddu defnydd DVLA o’i chyfleusterau argraffu, er mwyn sicrhau’r buddion mwyaf posibl i’r llywodraeth o’r ased hwn. Roedd hyn yn cynnwys opsiynau ar gyfer gwneud y mwyaf o ddefnydd yn ystod y dydd, yn ogystal â gweithrediadau yn ystod y nos. Yn ogystal, daeth yr adolygiad i’r casgliad y gallai DVLA wneud mwy i feintioli a chyfleu manteision ei busnes argraffu i’r llywodraeth, sy’n stori ‘newyddion da’ clodwiw.

Y gweithlu

Mae gan DVLA weithlu o dros 6000 o staff (yn bennaf yn Abertawe) ac sy’n gweithio ar draws ystod o ddisgyblaethau. Fe wnaeth yr adolygiad ganfod:

• lefel gref o falchder ac angerdd ymhlith y gweithlu i ddarparu gwasanaeth o ansawdd uchel i gwsmeriaid
• tystiolaeth gref o gynnig dysgu a datblygu cadarn ar draws rolau, yn arbennig o fewn y swyddogaeth ddigidol

Er gwaethaf y cynnydd o ran sgorau ymgysylltu â chyflogeion, mae DVLA wedi profi lefelau uwch o athreuliad staff yn ddiweddar mewn rhai meysydd o’r busnes. Er mwyn galluogi a chadw i fyny â moderneiddio digidol a thrawsnewid gwasanaethau, rhaid i DVLA sicrhau ei bod yn datblygu ac yn darparu strategaeth gweithlu hirdymor sy’n parhau i gefnogi’r cymysgedd sgiliau esblygol sydd ei angen ar y sefydliad.

Mae’r argymhellion hyn yn canolbwyntio ar sicrhau bod gan DVLA y sgiliau cywir a’r gallu ehangach, nawr ac yn y dyfodol, i ddarparu gwasanaethau cost-effeithiol o ansawdd uchel fel y nodir yn y strategaeth gorfforaethol newydd ar gyfer 2024 i 2027.

Blaenoriaeth Argymhelliad 7.1

DVLA i ystyried a yw ei strategaeth gweithlu yn cyd-fynd â’r weledigaeth a’r lefel o uchelgais a nodir yn y strategaeth gorfforaethol newydd, ac yn cefnogi’r gwaith hwnnw, yn ogystal â gweithio tuag at resymoli nifer y staff lle bo modd drwy arbedion effeithlonrwydd, digideiddio ac arferion gwaith i ategu strategaeth y llywodraeth.

Llinell amser: o fewn 12 mis.

Canlyniad

Drwy barhau i feithrin aliniad rhwng y gweithlu a’r strategaeth trawsnewid digidol, bydd yn rhoi’r cyfle i ystyried cynllun sefydliadol y busnes. Mae hyn er mwyn sicrhau bod siâp y gweithlu yn adlewyrchu nodau ac amcanion strategol ehangach.

Bydd hyn yn arwain at sefyllfa DVLA lle mae’n gyflogwr o ddewis gyda’r modelau adnoddau cywir yn cael eu rhoi ar waith i sicrhau y gall gael y bobl gywir yn y lle cywir ar yr amser cywir i ddarparu gwasanaethau cost-effeithiol o ansawdd uchel i gwsmeriaid.

Tystiolaeth ategol

Roedd yr adolygiad yn ymgysylltu’n rheolaidd â’r tîm Adnoddau Dynol i ddeall yn well y cynlluniau gweithlu presennol a chynlluniau’r dyfodol. Roedd yr adolygiad yn canolbwyntio ar gasglu tystiolaeth ar 2 brif faes:

1. Heriau presennol y gweithlu gan gynnwys meysydd lle mae angen i’r noddwr gefnogi DVLA.
2. Ystyried gofynion gweithlu’r dyfodol o fewn cyd-destun yr argymhellion yn yr adroddiad hwn.

Fe gafodd yr adolygiad hefyd sawl cyfarfod gyda staff i glywed yn uniongyrchol ganddynt am eu profiad o weithio i DVLA.

Fe gafodd yr adolygiad drafodaethau amrywiol gyda’r uwch dîm arwain sy’n gyfrifol am oruchwylio’r rhaglen trawsnewid digidol a amlinellodd yr heriau allweddol mewn perthynas â recriwtio a chadw staff arbenigol ar raddau neu rolau penodol.

Fe wnaeth yr adolygiad nodi bod y mater cyflog yn amlwg yng nghanlyniad yr Arolwg Pobl Gwasanaeth Sifil diweddaraf a’r dadansoddiad data ynghylch ymadawyr a ddarparwyd gan y tîm AD. Fe wnaeth yr adolygiad nodi hefyd bod yr angen i DVLA adolygu ei dull gwobrwyo wedi’i amlygu fel maes i’w ddatblygu yn y Wobr “Buddsoddwyr Mewn Pobl” (Aur) ddiweddaraf. Mae DVLA wedi’i rhwymo gan ganllawiau tâl Trysorlys EF a model tâl grŵp DfT.

Rhoddwyd tystiolaeth i’r adolygiad o gynllunio’r gweithlu a oedd yn cynnwys cynllunio olyniaeth a datblygu piblinell dalent. Roedd strategaeth y gweithlu’n cydnabod yr heriau a wynebwyd fel rhan o ddigideiddio a bod y newidiadau hyn yn cael eu hystyried wrth ystyried y gweithlu. Fe ddaeth yr adolygiad i’r casgliad bod cynllunio’r gweithlu presennol yn ddechrau da, ac mae Pwyllgor Tâl wedi’i sefydlu i ystyried cynllunio ar gyfer olyniaeth uwch swyddogion. Mae’n hanfodol adeiladu ar y sylfaen hon, a bod cynllunio olyniaeth yn parhau i roi ystyriaeth gadarn i bob lefel gan gynnwys rolau gweithredol, gan roi ystyriaeth ddyledus i sicrhau cydbwysedd rhwng llogi mewnol ac allanol ar gyfer y personél uchaf. Dylid defnyddio hyblygrwydd o fewn cylch gwaith DVLA i ddenu a chadw staff.

Dywedwyd wrth yr adolygiad fod newidiadau i arferion recriwtio eisoes wedi dechrau i adlewyrchu sefydliad ar ei newydd wedd. Roedd y rhain yn cynnwys defnyddio:

• rhestrau teilyngdod i osgoi ymgyrchoedd recriwtio ailadroddus a pharhaus
• contractau penodi cyfnod penodol i osgoi cynnydd parhaol diangen yn nifer y staff

Rhoddwyd tystiolaeth fanwl i’r adolygiad hefyd o hyfforddiant a chyfleoedd datblygu ar bob lefel sy’n cael eu gwella’n barhaus.

Blaenoriaeth Argymhelliad 7.2

DVLA a DfT i barhau i gydweithio, fel rhan o fodel AD grŵp DfT, ar bolisi ynghylch cyflogau arbenigol ar gyfer rolau allweddol lle mae recriwtio a chadw staff yn broblem, ac i liniaru risgiau i recriwtio sgiliau digidol arbenigol penodol. Dylai DVLA barhau i alinio â strategaeth sgiliau a gallu digidol a data CDDO i sicrhau y gall fanteisio ar offer adnoddau’r llywodraeth.

Llinell amser: parhaus.

Canlyniad

Bydd dull sy’n defnyddio fframweithiau cyflog arbenigol ochr yn ochr ag ystyried ac archwilio hyblygrwydd lleoliad i ehangu’r gronfa recriwtio ar gyfer rolau allweddol yn rhoi i DVLA:

1. Y gallu i recriwtio staff â chymwysterau addas.
2. Unigolion profiadol a fydd yn eu tro yn ei helpu i gyflawni ei ddyheadau digidol.

DVLA i fod yn gyflogwr deniadol gyda’r modelau adnoddau cywir yn eu lle i sicrhau y gall gael y bobl gywir yn y lle cywir ar yr amser cywir i ddarparu gwasanaethau cost-effeithiol o ansawdd uchel i gwsmeriaid.

Tystiolaeth ategol

Nododd yr adolygiad bod gan DVLA ganolfan ragoriaeth ddigidol drawiadol sydd yn:

• meithrin a datblygu sgiliau a gwybodaeth ddigidol yn y gymuned
• llwyddo i ddenu a chadw ymgeiswyr ar lefel mynediad a lefel prentisiaeth
• cyflawni datblygiad effeithiol o staff mewn partneriaeth â darparwyr addysg

Mae’r sgiliau sydd eu hangen i gynnal a chefnogi systemau etifeddol yn llai cyffredin ac mae angen i DVLA (gyda chymorth DfT) flaenoriaethu lleihau’r defnydd o systemau etifeddol lle bo modd. Gyda datblygiadau mewn technoleg mae angen i DVLA gynllunio’n gyson ar gyfer y sgiliau sydd eu hangen arni.

Fe wnaeth yr adolygiad nodi bod DVLA yn cydnabod bod denu a chadw yn broblem ar gyfer rhai rolau a galluoedd oherwydd cyfyngiadau ynghylch cyflog a lleoliad.

Fe wnaeth yr adolygiad nodi bod DVLA yn ymgysylltu’n llawn, gan weithio gyda DfTc ac asiantaethau gweithredol eraill DfT ar ddatblygu model grŵp DfT ar gyfer y fframwaith tâl gallu digidol a data.

Llywodraethu: Nawdd gan Fwrdd y DVLA a DfT

Er mwyn i DVLA gyflawni ei gweledigaeth ar gyfer darparu gwasanaethau yn y dyfodol, mae angen cymorth a her barhaus gan ei Bwrdd. Mae perthynas DVLA â’i Bwrdd a’r adran yn hanfodol i’w llwyddiant. Bydd nifer o argymhellion yn cryfhau gallu’r Bwrdd i gefnogi datblygiad a chraffu ar gyflawni ei strategaeth sefydliadol.

Mae nawdd llwyddiannus yn hanfodol er mwyn i sefydliad gyflawni ei amcanion. Rhaid cael:

1. Dealltwriaeth glir a rennir o rolau a chyfrifoldebau priodol.
2. Swyddogaeth noddi sy’n darparu gweledigaeth strategol glir i’r sefydliad tra’n cefnogi’r sefydliad i gyflawni blaenoriaethau gweinidogion.

Mae cyfleoedd pellach i wella llywodraethu o fewn DVLA a gyda’r adran. Dylai DfT:

• cryfhau ei nawdd i DVLA yn graff ac yn gymesur er mwyn sicrhau bod blaenoriaethau’n cyd-fynd yn well
• sicrhau blaenoriaethu effeithiol, trawsadrannol o ofynion y llywodraeth ar gyfer DVLA

Bydd diweddaru a chwblhau dogfennau llywodraethu allweddol megis y ddogfen fframwaith i adlewyrchu rolau a chyfrifoldebau y cytunwyd arnynt yn galluogi eglurder, pwrpas ac atebolrwydd.

Mae’r argymhellion hyn yn canolbwyntio ar rôl y Bwrdd wrth gefnogi cyflawni amcanion DVLA, ac effeithiolrwydd swyddogaeth noddi’r DfT.

Argymhelliad 8.1

Bwrdd DVLA a DfT i adolygu a chryfhau trefniadau llywodraethu DVLA, gan gynnwys ystyried:

• dirprwyaethau priodol a chyfle i’r Bwrdd graffu a chefnogi’r tîm gweithredol (gan gynnwys opsiynau ar gyfer creu is-bwyllgorau bwrdd)
• gwerth penodi noddwr-gyfarwyddwr i’r Bwrdd gan DfT
• capasiti, strwythur a sgiliau’r weithrediaeth yn y dyfodol i sicrhau y bydd DVLA yn cyflawni ei strategaeth a’i gweledigaeth, y broses lywodraethu bresennol a’r strwythurau rhwng DfT a DVLA, ar gyfer gwella a symleiddio lle bo angen

Llinell amser: o fewn 12 mis.

Canlyniad

Gallai creu is-bwyllgorau i’r Bwrdd helpu i gyflymu’r broses o wneud penderfyniadau a rhoi digon o led band, cylch gwaith ac amser i brif Fwrdd DVLA ystyried strategaeth gorfforaethol y DVLA yn llawn a chyfrannu ati.

Er y dylai Prif Weithredwr DVLA a’r Bwrdd, dan arweiniad y Cadeirydd, barhau i ymgysylltu ar lefel strategol â’r adran, byddai penodi cyfarwyddwr noddi anweithredol i’r Bwrdd yn darparu gwydnwch a chymorth ychwanegol i’r Prif Swyddog Gweithredol a’r Bwrdd cyfan yn ei berthynas â DfT ac aliniad â blaenoriaethau gweinidogol.

Mae strwythur arweinyddiaeth, strategaeth a sgiliau DVLA yn briodol ar gyfer arwain y sefydliad yn effeithiol.

Tystiolaeth ategol

Sylwodd yr adolygiad bod llawer iawn o amser y Bwrdd yn cael ei gymryd i gymeradwyo achosion busnes, gyda llai o amser i ystyried (a chefnogi) strategaeth gorfforaethol DVLA. Roedd Adolygiad Effeithiolrwydd diweddaraf y Bwrdd yn cynnwys adborth y byddai’r Bwrdd yn hoffi mwy o amser i ystyried materion strategol. Ymatebodd Bwrdd DVLA i’r adborth hwn drwy sicrhau sawl cyfle newydd ar gyfer trafodaeth strategol. Daeth yr adolygiad i’r casgliad y gallai fod rhinwedd mewn creu is-bwyllgorau ychwanegol, i ystyried meysydd penodol o fusnes craidd cyn iddo ddod i’r prif Fwrdd. Teimlai’r adolygiad y dylai’r Cadeirydd ystyried y model llywodraethu gorau (a chymorth priodol gan yr ysgrifenyddiaeth os oes angen).

Mae’n hanfodol bod gan y Bwrdd ddigon o gymorth corfforaethol i gyflawni ei ddyletswyddau a chynyddu ei effaith. Dylai DVLA ystyried cryfhau gallu swyddogaeth Ysgrifennydd y Bwrdd.

Canfu’r adolygiad rinwedd i’r Cadeirydd a’r Prif Weithredwr anelu at leihau nifer yr aelodau gweithredol parhaol ar y Bwrdd.

Yn ogystal â gwaith pwysig yr aelodau anweithredol presennol, mae’r Adolygiad wedi sylwi ar gyfle am “bont” fwy rhwng DVLA a DfT; byddai noddwr-gyfarwyddwr a benodir i’r Bwrdd (fel aelod anweithredol ychwanegol) yn werthfawr i gefnogi hyn. O dan y newid hwn neu unrhyw newid i aelodaeth y Bwrdd (sy’n parhau i fod yn gynghorol ei natur), cydnabu’r adolygiad bwysigrwydd cadw llinellau atebolrwydd clir gyda’r Prif Weithredwr yn parhau’n Swyddog Cyfrifyddu.

O ystyried yr heriau sy’n gysylltiedig â darparu rhaglen drawsnewid gyflym ac argymhellion yr adolygiad hwn, fe wnaethom nodi’r galwadau sylweddol ar hyn o bryd ac yn y dyfodol ar dîm gweithredol DVLA. O’i gymharu â sefydliadau tebyg fe wnaeth yr adolygiad ganfod bod yr uwch dîm gweithredol, er enghraifft mintai’r uwch wasanaeth sifil wrth gefn (SCS), yn gymharol fach. Gwelsom felly fod angen mwy o ehangder a dyfnder o ran sgiliau a phrofiad. Mater i’r Prif Weithredwr a’r Bwrdd yw gweithio gyda’r adran ar y modelau arweinyddiaeth a threfniadol priodol. Dylid ystyried opsiynau, gan gynnwys cynyddu nifer ac amrywiaeth y rolau SCS sy’n adrodd i’r uwch dîm gweithredol, a fyddai’n darparu mwy o wytnwch, a chyfleoedd i gryfhau llinellau atebolrwydd a dirprwyo ymhellach o fewn y sefydliad.  

Argymhelliad 8.2

DfT a DVLA i ddiweddaru a chytuno ar y ddogfen fframwaith fel y mynegiant ffurfiol (a’r sylfaen) o rolau, atebolrwydd a disgwyliadau cenhadaeth. Dylai’r gwaith hwn gynnwys:

• dealltwriaeth gytûn a rennir o rôl, cyfrifoldebau, sgiliau gofynnol a gallu’r tîm noddi
• eglurder ar berchnogaeth polisi rhwng DfT a DVLA
• manylion am sut y bydd y Cadeirydd a’r NEDs yn cefnogi DVLA i gyflawni eu strategaeth gorfforaethol

Llinell amser: o fewn 12 mis.

Canlyniad

Mae dealltwriaeth glir a rennir o rolau a chyfrifoldebau priodol DVLA a DfT yn hanfodol er mwyn cyflawni blaenoriaethau gweinidogol a gweithredu argymhellion yr adroddiad hwn.

Byddai rôl noddi wedi’i hoptimeiddio yn galluogi mwy o ymgysylltu strategol rhagweithiol rhwng DfT a DVLA. Dylid lleihau hefyd y materion sy’n codi o amwysedd ynghylch perchnogaeth cyfrifoldebau a llinellau atebolrwydd aneglur rhwng DfT a DVLA.

Tystiolaeth ategol

Mae’r swyddogaeth noddi wedi cefnogi DVLA i wynebu sawl her dros y blynyddoedd diwethaf, ond mae’r Adolygiad yn canfod cyfle sylweddol i ddiffinio a gwella rolau a chyfrifoldebau perthynol rhwng DVLA a’r adran, a chryfhau cyfathrebu strategol rheolaidd, yn arbennig ar lefelau uwch, i alluogi dull mwy rhagweithiol, cydgysylltiedig ac effeithiol o gefnogi cenhadaeth DVLA.

Fe wnaeth yr adolygiad ganfod bod tîm noddi DfT wedi chwarae rhan hollbwysig wrth weithio gyda DVLA i oresgyn rhai heriau gweithredol sylweddol wrth ymateb i’r pandemig ac adfer ar ei ôl. Fodd bynnag, canfu’r adolygiad bod angen egluro’r rolau a’r cyfrifoldebau priodol rhwng y tîm noddi, timau polisi perthnasol a DVLA. Fe wnaeth yr adolygiad nodi bod cydnabyddiaeth ac ymwybyddiaeth ar y cyd o’r cwmpas i wella nawdd i DVLA. Mae’r adolygiad yn falch bod adnoddau ychwanegol eisoes wedi’u darparu i’r swyddogaeth noddi i gefnogi gweithredu argymhellion yr adolygiad.

Fe wnaeth yr adolygiad nodi bod y ddogfen fframwaith yn arf llywodraethu corfforaethol craidd sy’n sail i gyflawni blaenoriaethau gweinidogol yn effeithiol gan gorff cyhoeddus. Fe wnaethom ganfod bod y tîm noddi yn ymwybodol bod angen diweddaru’r ddogfen fframwaith a nawr bod yr adolygiad wedi dod i’r casgliad eu bod wedi ymrwymo i’w diweddaru cyn gynted â phosibl. Er nad yw dogfen ynddi’i hun yn creu llywodraethu da, dylai dogfen fframwaith fod yn sylfaen ar gyfer rolau, perthnasoedd a chyfrifoldebau effeithiol y cytunwyd arnynt ar y cyd yn ogystal â chyflawni blaenoriaethau’r llywodraeth i’r eithaf. 

Argymhelliad 8.3

DfT i sicrhau blaenoriaethu effeithiol, trawsadrannol o ofynion y llywodraeth o ran DVLA drwy: 

• parhau â’r cynnydd da diweddar wrth fabwysiadu dull cydgysylltiedig a chynhwysfawr o gynllunio busnes (o fewn DfT a DVLA) i nodi gofynion DfT cyn gynted â phosibl yn y broses cynllunio busnes
• creu proses strwythuredig a thryloyw i ‘frysbennu’ gofynion gan DfT ac adrannau eraill y llywodraeth gan gynnwys HMT, y Swyddfa Gartref a Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd EF

Llinell amser: parhaus.

Canlyniad

Dealltwriaeth gliriach rhwng DVLA a swyddogaeth noddwr o’r hyn y gellir ei gyflawni ar gyfer y flwyddyn i ddod. DVLA i fynegi risgiau a chyfaddawdau ynghylch cymryd gwaith ychwanegol gan DfT.

Byddai gofynion brysbennu gan adrannau eraill yn helpu DfT i gael gwell dealltwriaeth o effaith gofynion ehangach DVLA a rhoi cyfeiriad i DVLA ar flaenoriaethu.

Tystiolaeth ategol

Nododd yr adolygiad bod gan y swyddogaeth noddi a DVLA berthynas waith dda ac roedd yn falch o weld dull newydd ar y cyd o gynllunio busnes ar gyfer 2024 i 2025 wedi’i gyflwyno’n ddiweddar, gyda’r nod o sicrhau dealltwriaeth gliriach ar y cyd o:

• blaenoriaethau allweddol
• cyfaddawdu
• y risgiau i gyflawni ar gyfer y flwyddyn i ddod

Cafwyd adborth cadarnhaol ar y dull hwn gan y ddau barti. Yn hanesyddol, mae DfT wedi gofyn i DVLA wneud llawer y tu allan i’r broses cynllunio busnes ac mae hyn wedi arwain at ddiffyg blaenoriaethu trawsadrannol o geisiadau a sefyllfa aneglur i DVLA.

Derbyniodd yr adolygiad adborth gan y tîm noddi, timau polisi DfT, ac adrannau eraill y llywodraeth (gan gynnwys HMT) bod gofynion yn aml yn cael eu gosod ar DVLA:

1. Gyda goruchwyliaeth ganolog gyfyngedig.
2. Heb ystyried yr effaith y byddent yn ei gael ar flaenoriaethau presennol.

Roedd hyn yn dangos bod angen mwy o ymwybyddiaeth a thrafodaeth gynnar o’r nifer fawr o ofynion ar DVLA a phroses brysbennu effeithiol.

Mae DVLA yn gweithio’n uniongyrchol gyda (ac yn darparu gwasanaethau ar gyfer) nifer o adrannau eraill y llywodraeth gan gynnwys HMT a Swyddfa’r Cabinet. DVLA sy’n arwain y gwaith ymgysylltu hwn, ond canfu’r adolygiad fod gwerth i DfT (drwy’r swyddogaeth noddi) fod yn rhan o’r perthnasoedd hyn er mwyn cynyddu amlygrwydd ac adborth i’r DVLA.

Yn gyffredinol, yn ein hasesiad o berthynas bresennol DVLA â DfT, daeth yr adolygiad i’r casgliad y byddai dull symlach a mwy cydgysylltiedig o ymdrin â fframweithiau llywodraethu sy’n cynnwys pob parti o fudd (yn hytrach na haenau ychwanegol o lywodraethu).

Sefydliadau yr ymgysylltwyd â hwy fel rhan o’r adolygiad

Y sefydliadau’r diwydiant y cysylltwyd â nhw i gymryd rhan yn y sesiynau ymgysylltu â rhanddeiliaid a galwad gaeedig am dystiolaeth fel rhan o adolygiad y DVLA oedd:

• Age UK
• Cymdeithas Peirianwyr Amaethyddol
• Cymdeithas Alzheimer
• Cymdeithas Dilysu Trwydded Yrru
• Cymdeithas Yswiriant Prydain
• Cymdeithas Gweithwyr Fflyd Proffesiynol
• Elusen Tiwmor ar yr Ymennydd
• Sefydliad Prydeinig y Galon
• Cymdeithas Masnachwyr Moduron Annibynnol Prydain
• Cymdeithas Cynhyrchwyr Platiau Rhif Prydain
• Cymdeithas Rhentu a Phrydlesu Cerbydau Prydain
• Cymdeithas Coetsis a Bysiau
• Cydffederasiwn Cludiant Teithwyr
• Diabetes UK
• Disabled Motoring UK
• Gweithredu dros Epilepsi
• Epilepsi’r Alban
• Cymdeithas Epilepsi
• Ffederasiwn Clybiau Cerbydau Hanesyddol Prydain
• Cymdeithas Cyllid a Phrydlesu
• Glawcoma UK (IGA gynt)
• Headway
• Cynghrair Cerbydau Hanesyddol a Chlasurol
• IAM RoadSmart
• Cymdeithas Gwerthwyr Moduron Annibynnol
• Cymuned Barcio Ryngwladol
• Rhwydwaith Sgiliau Logisteg
• Logisteg UK (Sefydliad Trafnidiaeth Cludo Nwyddau’r DU gynt)
• Cymdeithas Macwlaidd
• Gweithrediadau Motability
• Swyddfa Yswirwyr Moduron
• Cymdeithas y Diwydiant Beiciau Modur
• Cymdeithas Sglerosis Ymledol
• Narcolepsy UK
• Cymdeithas Genedlaethol Arwerthiannau Moduron
• Cymdeithas Genedlaethol Awtistiaeth
• Cyngor Carafannau Cenedlaethol
• Cymdeithas Genedlaethol Delwyr Rhyddfraint
• Rhwydwaith Nystagmus
• Parkinson’s
• Cymdeithas Gorbwysedd Ysgyfeiniol y DU
• Sefydliad RAC
• Gwasanaethau Moduro RAC
• Ffederasiwn y Diwydiant Manwerthu Moduron
• Y Gymdeithas Cludiant ar y Ffyrdd
• Sefydliad Cenedlaethol Brenhinol Pobl Ddall
• SCOPE
• Cymdeithas Masnach Moduron yr Alban
• Ymddiriedolaeth Apnoea Cwsg
• Cymdeithas Cynhyrchwyr a Masnachwyr Moduron
• Cymdeithas Strôc
• Y Gymdeithas Foduro
• Y Royal Automobile Club
• Comisiynwyr Trafnidiaeth
• Ffocws ar Gludiant
• Cymdeithas Troswyr Cerbydau Hygyrch i Gadeiriau Olwyn