Canllawiau

Gwybodaeth bersonol ymgeisydd swydd

Cyhoeddwyd 21 Mai 2018

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

1. Pa ddata personol rydym yn ei gasglu

Fel ymgeisydd swydd, rydym yn casglu gwybodaeth amdanoch, sy’n cynnwys:

• eich enw, eich cyfeiriad a’ch manylion cyswllt, gan gynnwys cyfeiriad ebost a rhif ffôn
• manylion eich cymwysterau, eich sgiliau, eich profiad a hanes eich cyflogaeth
• gwybodaeth am lefel bresennol eich taliadau, gan gynnwys hawliau budd-daliadau
• a oes gennych anabledd y mae angen i Gofrestrfa Tir EF wneud addasiadau rhesymol ar ei gyfer yn ystod y broses recriwtio
• gwybodaeth am eich hawl i weithio yn y DU
• gwybodaeth monitro cyfle cyfartal, gan gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad ethnig, tueddfryd rhywiol, iechyd a chrefydd neu gred

2. Sut mae data’n cael ei gasglu a’i storio

Efallai y byddwn yn casglu gwybodaeth oddi wrth:

• eich ffurflen gais
• eich CV
• eich pasbort neu eich dogfennau hunaniaeth eraill
• cyfweliadau neu fathau eraill o asesu, gan gynnwys profion ar-lein

Efallai y byddwn hefyd yn casglu data personol amdanoch gan drydydd partïon, megis geirda a ddarparwyd gan gyn-gyflogwyr a gwybodaeth o wiriadau cofnodion troseddol. Dim ond ar ôl cynnig swydd ichi y byddwn yn gofyn am wybodaeth gan drydydd parti.

Mae’r mannau y bydd eich data yn cael eu storio yn cynnwys:

• cofnod eich cais
• systemau rheoli Adnoddau Dynol
• systemau TG eraill (gan gynnwys ebost)

3. Pam fod angen inni brosesu data personol

Mae angen inni brosesu data i gymryd camau yn unol â’ch cais cyn ymrwymo i gontract gyda chi. Efallai y bydd angen inni brosesu eich data hefyd er mwyn ymrwymo i gontract gyda chi.

Mewn rhai achosion, mae angen inni brosesu data er mwyn sicrhau ein bod yn cydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol. Er enghraifft, mae’n ofynnol inni archwilio hawl ymgeisydd llwyddiannus i weithio yn y DU cyn dechrau ar y gwaith.

Mae gennym fudd cyfreithlon wrth brosesu data personol yn ystod y broses recriwtio ac am gadw cofnodion o’r broses. Mae prosesu data gan ymgeiswyr swyddi yn ein galluogi i reoli’r broses recriwtio, asesu a chadarnhau addasrwydd ymgeisydd ar gyfer cyflogaeth a phenderfynu i bwy y dylem gynnig swydd. Efallai y bydd angen inni brosesu data gan ymgeiswyr swyddi hefyd er mwyn ymateb i ac amddiffyn yn erbyn hawliadau cyfreithiol. Efallai y byddwn yn prosesu gwybodaeth ynghylch a yw ymgeiswyr yn anabl ai peidio er mwyn gwneud addasiadau rhesymol i ymgeiswyr sydd ag anabledd. Mae hyn er mwyn cyflawni ein rhwymedigaethau ac arfer hawliau penodol mewn perthynas â chyflogaeth.

Lle rydym yn prosesu categorïau o ddata arbennig eraill, megis gwybodaeth am darddiad ethnig, cyfeiriadedd rhywiol, iechyd neu grefydd neu gred, mae hyn ar gyfer dibenion monitro cyfle cyfartal.

Ar gyfer rhai swyddi, rhaid inni geisio gwybodaeth am euogfarnau troseddol a throseddau. Mae hyn oherwydd bod yn rhaid inni gyflawni ein rhwymedigaethau ac arfer hawliau penodol mewn perthynas â chyflogaeth.

Os yw’ch cais yn aflwyddiannus, efallai y byddwn yn cadw eich data personol ar ffeil rhag ofn daw cyfleoedd cyflogaeth yn y dyfodol y gallech fod yn addas ar eu cyfer. Byddwn yn gofyn am eich caniatâd cyn inni gadw eich data at y diben hwn ac mae croeso ichi dynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg.

4. Mynediad i’ch data

Efallai y bydd eich gwybodaeth yn cael ei rhannu’n fewnol at ddibenion yr ymarfer recriwtio. Mae hyn yn cynnwys aelodau o’r tîm Adnoddau Dynol a’r tîm recriwtio, cyfwelwyr sy’n ymwneud â’r broses recriwtio, rheolwyr yn yr ardal fusnes sydd â swydd wag a staff TG os yw cael mynediad i’r data yn angenrheidiol er mwyn cyflawni’r swydd.

Ni fyddwn yn rhannu eich data gyda thrydydd partïon, oni bai bod eich cais am gyflogaeth yn llwyddiannus a’n bod yn cynnig swydd ichi. Byddwn wedyn yn rhannu eich data gyda chyn-gyflogwyr i gael geirda ar eich cyfer, a’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd ar gyfer gwiriadau cofnodion troseddol.

Ni fyddwn yn trosglwyddo’ch data y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd.

5. Sut rydym yn amddiffyn eich data

Rydym yn cymryd diogelwch eich data o ddifrif. Mae gennym bolisïau a rheolaethau mewnol er mwyn sicrhau nad yw eich data yn cael ei golli, ei ddinistrio’n ddamweiniol, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu, ac nad oes unrhyw un heblaw ein gweithwyr yn cael mynediad iddo er mwyn cyflawni eu dyletswyddau’n iawn.

6. Am ba hyd y byddwn yn cadw’ch data

Os yw’ch cais am gyflogaeth yn aflwyddiannus, byddwn yn dal eich data ar ffeil am 2 flynedd ar ôl diwedd y broses recriwtio berthnasol. Ar ddiwedd y cyfnod hwnnw, caiff eich data ei ddileu neu ei ddinistrio.

Os yw’ch cais am gyflogaeth yn llwyddiannus, caiff data personol a gesglir yn ystod y broses recriwtio ei drosglwyddo i’ch ffeil bersonél a’i gadw yn ystod eich cyflogaeth. Bydd y cyfnodau y bydd eich data yn cael ei ddal ar gael ichi mewn hysbysiad gwybodaeth bersonol newydd.

7. Eich hawliau

Fel gwrthrych y data, gallwch:

• gael mynediad i’r data a chael copi ohono ar gais
• gofyn inni newid data anghywir neu anghyflawn
• ei gwneud yn ofynnol inni ddileu neu atal prosesu eich data, er enghraifft lle nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
• gwrthwynebu prosesu eich data lle rydym yn dibynnu ar ei fuddiannau cyfreithlon fel y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu

I arfer eich hawliau o dan Ddeddf Diogelu Data 2018, cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data

Diogelu data

Data Protection Officer
Trafalgar House
1 Bedford Park
Croydon
CR0 2AQ

E-bost [email protected]

Os ydych yn credu nad yw Cofrestrfa Tir EF wedi cydymffurfio â’ch hawliau diogelu data, gallwch gwyno i’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Nid ydych o dan unrhyw rwymedigaeth statudol neu gytundebol i ddarparu data inni yn ystod y broses recriwtio. Fodd bynnag, os nad ydych yn darparu’r wybodaeth, efallai na fyddwn yn gallu prosesu’ch cais yn gywir, neu o gwbl.

8. Gwneud penderfyniadau awtomataidd

Mae rhai o’n prosesau recriwtio yn seiliedig ar wneud penderfyniadau awtomataidd yn unig. Mae rhan o’r broses ymgeisio ar-lein yn awtomataidd, a gellir gwrthod eich cais am sawl rheswm heb fod unrhyw ymgysylltiad dynol yn y penderfyniad. Mae’r rhan hon o’r broses yn gofyn ichi ddangos bod gennych yr hawl i weithio yn y DU a’ch bod yn bodloni gofynion cymhwyster y swydd. Gall eich cais gael ei wrthod yn awtomatig hefyd os nad ydych yn bodloni’r marc pasio gofynnol mewn prawf ar-lein neu brawf synnwyr o’r sefyllfa.