Canllawiau

Asesiad y Swyddog Cyfrifyddu: Y Rhaglen Pridiannau Tir Lleol

Diweddarwyd 19 Rhagfyr 2024

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

Mae’n ymarfer arferol i Swyddogion Cyfrifyddu graffu ar gynigion polisi neu gynlluniau arwyddocaol i ddechrau neu amrywio prosiectau mawr, ac yna asesu a ydynt yn bodloni’r safonau a nodwyd yn Rheoli Arian Cyhoeddus. O Ebrill 2017, mae’r llywodraeth wedi ymrwymo i wneud crynodeb o’r pwyntiau allweddol a ddaw o’r asesiadau hyn sydd ar gael i’r Senedd pan fydd swyddog cyfrifyddu wedi cytuno ar asesiad o brosiectau o fewn Portffolio Prosiectau Mawr y Llywodraeth. Mae hwn yn grynodeb ar gyfer y Rhaglen Pridiannau Tir Lleol ar gyfer Cofrestrfa Tir EM (CTEM).

1. Cefndir a chyd-destun

1.1 Y cam hanfodol cyntaf yng ngham cyn-gontract y broses prynu eiddo yw cynnal chwiliadau eiddo i sefydlu unrhyw hawliau neu rwymedigaethau dros yr eiddo. Mae Chwiliadau Pridiannau Tir Lleol yn un o’r 2 chwiliad eiddo lleol allweddol sy’n mynd ochr yn ochr â’r chwiliad Cofrestrfa Tir EM canolog. Ceir oddeutu 26 miliwn o Bridiannau Tir Lleol yn Lloegr a gedwir mewn niferoedd anghyfartal gan 314 o awdurdodau lleol yn Lloegr.

1.2 Mae pob awdurdod lleol yn cadw cofrestr o Bridiannau Tir Lleol o fewn ei awdurdodaeth gyda ffurfiau, safonau, amserau cwblhau a ffïoedd gwahanol ar gyfer cwsmeriaid. Mae hyn yn arwain at sefyllfa lle mae nifer o gwsmeriaid eiddo yn profi lefel gwasanaeth sy’n ddrutach, yn arafach ac yn llai hygyrch yn ddigidol nag y gallai fod ar hyn o bryd. Mae Pridiannau Tir Lleol yn rhwymedigaethau, gwaharddiadau neu gyfyngiadau dros ddarn penodol o dir megis rhestriad o adeilad, dynodiad ardal gadwraeth neu orchymyn diogelu coed. Mae Pridiant Tir Lleol yn rhwymol ar berchnogion olynol ac nid yw wedi ei ddogfennu fel arfer yng ngweithredoedd teitl eiddo.

1.3 Wrth brynu eiddo, yn gyffredinol bydd chwiliadau Pridiannau Tir Lleol yn cael eu gwneud at ddibenion diwydrwydd dyladwy fel rhan o’r broses drawsgludo. Mae ein hymchwil wedi dangos bod gan awdurdodau lleol amser cwblhau cyfartalog o 8 diwrnod (yn amrywio o 1 diwrnod i 50 diwrnod fel arfer) gyda chostau sy’n amrywio o £3 i £76 ar gyfer darparu canlyniadau chwiliad Pridiannau Tir Lleol i gwsmeriaid.

1.4 Mae’r Papur Gwyn Tai, “Fixing our Broken Housing Market” (Chwefror 2017) wedi ymrwymo Cofrestrfa Tir EM i fod y gofrestrfa tir fwyaf blaenllaw yn y byd ar gyfer cyflymder, symlrwydd a dull agored i ddata. Mae Cofrestrfa Tir EM yn croesawu’r her hon – mae’n cael ei moderneiddio i fod yn fusnes cofrestru wedi ei llywio’n ddigidol ac yn seiliedig ar ddata o fewn y sector cyhoeddus. Mae hyn yn ganolog er mwyn cael gwir dryloywder ar gyfer perchnogaeth a rheolaeth tir a bydd yn helpu i ddatgloi cynhyrchiant perthnasol y Deyrnas Unedig. Mae Deddf Seilwaith 2015 yn darparu bod yn rhaid i’r Prif Gofrestrydd Tir gadw’r gofrestr Pridiannau Tir Lleol.

1.5 Yn wyneb y cymhlethdod a’r risg o drawsffurfio’r data, mae Cofrestrfa Tir EM wedi paratoi’r cynllun cyflenwi mudo mewn camau. Bydd Cam 1, yn ystod 2018 a 2019, yn digideiddio, safoni a chanoli data’r Gofrestr Pridiannau Tir a gwasanaethau cysylltiedig hyd at 26 o awdurdodau lleol. Bydd hyn yn cynnwys cofrestri awdurdodau lleol sy’n gyfan gwbl ar bapur a rhai electronig er mwyn dileu papur o’r broses ac o gofrestri’r awdurdod lleol sydd â niferoedd chwilio uchel, ffïoedd uchel ac amserau cwblhau hir, gan roi’r buddion gorau i gwsmeriaid. Mae’r cam hwn hefyd wedi ei gynllunio i ddarparu’r wybodaeth fwyaf posibl am y costau, cymryd rhagdybiaethau a risgiau ar gyfer gweithredu a chamau yn y dyfodol.

2. Asesiad yn erbyn safonau’r swyddog cyfrifyddu

2.1 Rheoleidd-dra – wedi ei asesu fel rheolaidd

2.1 Darparodd Deddf Seilwaith 2015 y sail gyfreithiol i Gofrestrfa Tir EM gymryd cyfrifoldeb am gofrestru Pridiannau Tir Lleol gan awdurdodau lleol ar draws Cymru a Lloegr. Y cwmpas cyfredol ar gyfer gweithredu yw darparu Gwasanaeth Pridiannau Tir Lleol Cofrestrfa Tir EM ar gyfer Lloegr yn unig. Wrth i’r pŵer i osod ffïoedd gael ei ddatganoli yng Nghymru, byddai awdurdodau lleol Cymru yn cael eu trin o dan achos busnes ar wahân maes o law ac mae y tu allan i gwmpas y rhaglen ar hyn o bryd.

2.2 Mae Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004^{[footnote 1]} yn darparu ar gyfer cael mynediad cyhoeddus heb dâl i’r wybodaeth amgylcheddol a gedwir gan awdurdodau cyhoeddus, gan gynnwys awdurdodau lleol. Mae’r Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 1 yn gwneud hyn mewn 2 ffordd:

• rhaid i awdurdodau cyhoeddus fynd ati’n rhagweithiol i wneud y wybodaeth amgylcheddol sydd ganddynt ar gael i’r cyhoedd trwy ddulliau electronig
• gall aelodau’r cyhoedd wneud cais i awdurdodau cyhoeddus am wybodaeth amgylcheddol.

2.3 Bydd gan Gofrestr Pridiannau Tir Lleol Cofrestrfa Tir EM wybodaeth amgylcheddol ynddi sydd ar gael i’r cyhoedd yn rhad ac am ddim. Mae tîm y rhaglen wedi ymgynghori ac yn parhau i ymgynghori â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ac wedi cael cyngor cyfreithiol a adlewyrchir yn nyluniad datblygol Gwasanaeth Cofrestr Pridiannau Tir Lleol Cofrestrfa Tir EM ar gyfer deilio â cheisiadau Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol yn ogystal â’r chwiliadau y talwyd amdanynt fel cynhyrchion ar wahân a weithredir o’r un gofrestr. Mae darpariaethau iawndal statudol yn gymwys i chwiliadau personol a swyddogol.

2.2 Priodoldeb – wedi ei asesu fel priodol

2.4 Mae strategaeth ariannol Cofrestrfa Tir EM ar gyfer gweithredu’r Gwasanaeth Pridiannau Tir Lleol cenedlaethol wedi cael ei llunio yn unol ag egwyddorion Rheoli Arian Cyhoeddus Trysorlys EM. Gyda chymeradwyaeth Trysorlys EM, bydd Cofrestrfa Tir EM yn ariannu gwariant rhaglen o’i harian parod a’i chronfeydd wrth gefn ei hun a gronnwyd yn ystod y blynyddoedd blaenorol. Mae’r gost wedi ei chynnwys yn llawn a’i chyllidebu o fewn Strategaeth Ariannol Tymor Canolig Cofrestrfa Tir EM, ac mae arian parod a chronfeydd wrth gefn yn ddigonol i gwmpasu’r gwariant gweithredu yn llawn. Mae’r achos busnes ar gyfer y rhaglen yn cymryd arno statws cronfa fasnachu ar gyfer Cofrestrfa Tir EM a gallai unrhyw ailddosbarthiad posibl i ffwrdd o hynny effeithio’n negyddol ar argaeledd cronfeydd i gwblhau’r rhaglen o’r ffynhonnell hon, a bydd yn rhaid ei adolygu’n ofalus.

2.5 Mae gan Fwrdd Rhaglen Pridiannau Tir Lleol gylch gwaith penodol i osod y cyfeiriad ar gyfer y rhaglen, cefnogi’r Prif Berchennog Cyfrifol wrth wneud penderfyniadau a goruchwylio cynnydd y rhaglen. Mae’r Bwrdd wedi ei gadeirio gan y Prif Berchennog Cyfrifol, Cyfarwyddwr Trawsffurfio Cofrestrfa Tir EM, sydd â chyfrifoldeb gweithredol am benderfyniadau sy’n ymwneud â’r Rhaglen Pridiannau Tir Lleol. Mae aelodaeth o’r Bwrdd wedi ei ffurfio o’r randdeiliaid allweddol, gan gynnwys unigolion ar draws Cofrestrfa Tir EM, yr Adran Busnes, Ynni a Strategaeth Ddiwydiannol, UK Governmnet Investments Limited a’r Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol sydd i gyd â budd yng nghanlyniad y gwaith hwn a strategaeth fusnes Cofrestrfa Tir EM.

2.6 Y gost amcangyfrifedig o weithredu cam cychwynnol Gwasanaeth Pridiannau Tir Lleol cenedlaethol Cofrestrfa Tir EM yw £15 miliwn. Yn seiliedig ar y cynlluniau cyflwyno cyfredol, bydd lefel y ffïoedd, y rhagdybiaethau ynghylch y defnydd o’r cynnyrch a chost y cam hwn yn cael ei adennill gan Gofrestrfa Tir EM o fewn 10 mlynedd.

2.7 Wedi ei lywio gan gostau a rhoi’r gwasanaeth ar waith a’i weithredu, yn ogystal â chyfarwyddyd Rheoli Arian Cyhoeddus, cafodd y ffi ei gosod trwy ddeddfwriaeth (Rheolau Pridiannau Tir Lleol (Lloegr) 2018 (Rheolau Ffïoedd)) am bris chwiliad sylfaenol o £15 ar gyfer pob chwiliad Cofrestrfa Tir EM. Mae hyn yn cymharu â £27 sef y pris cyfartalog wedi ei bwysoli a godir gan awdurdodau lleol a adlewyrchir yn yr achos busnes. Mae hwn yn bris is na 84% o dâl yr awdurdodau lleol.

2.8 Bydd dadansoddiad o’r costau, y galw am y cynnyrch a’r incwm yn dilyn y cam cyflenwi cychwynnol yn darparu gwybodaeth hollbwysig ar gyfer pennu’r pwynt pris tymor hwy gorau posibl ar gyfer y cynnyrch chwilio Pridiannau Tir Lleol swyddogol. Ar y cam hwn bydd yn bosibl, os oes angen, trwy’r broseso Rheolau Ffïoedd i ddiwygio’r ffi i lefel fwy addas. Cydnabyddir y bydd amser arwain o oddeutu naw mis ar gyfer gwneud hyn, oherwydd bydd diwygiadau ffi i’r Rheolau Ffïoedd yn mynd trwy’r broses statudol, ac fel rheol byddant yn dod i rym dim ond ar un o 2 ddyddiad dechrau cyffredin bob blwyddyn.

2.9 Mae gan y Rhaglen Pridiannau Tir Lleol 2 risg strategol arwyddocaol. Ni wyddys eto’r gost lawn o uwchraddio ansawdd y data sy’n cael ei fudo a’i gynnal yn y gofrestr genedlaethol, yn wyneb yr amrywioldeb a welsom yn y ffyrdd y mae awdurdodau lleol wedi casglu a storio eu data yn hanesyddol. Yn yr un modd, mae’r galw yn y dyfodol ar gyfer y cynnyrch chwiliad swyddogol am dâl yn seiliedig ar ragdybiaethau ynghylch nifer y gwerthiannau eiddo yn y farchnad a’r nifer sy’n defnyddio’r cynnyrch am dâl. Mae’r cam cychwynnol wedi cael ei lunio i brofi’r rhagdybiaethau hyn a bydd yn bwydo i mewn i’r dyluniad a’r achos busnes ar gyfer camau yn y dyfodol.

2.10 Mae’r awdurdodau lleol hynny a ddewiswyd ar gyfer y cam cychwynnol wedi cael eu dewis i gynrychioli trawstoriad da o’r mathau gwahanol, er mwyn gwella’r wybodaeth. Mae 20 o’r 26 awdurdod lleol a nodwyd yn wreiddiol wedi cofrestru i gymryd rhan, ac mae trafodaethau’n parhau gyda’r gweddill. Mae nifer o awdurdodau lleol gwirfoddol wedi dod ymlaen hefyd.

2.3 Gwerth am arian – wedi ei asesu fel cynrychioli gwerth da am arian

2.11 Mae dadansoddiad llawn o’r opsiynau wedi cael ei ystyried yn flaenorol fel rhan o’r rhaglen. Mae Cam 1 yn darparu’r Gwasanaeth Pridiannau Tir Lleol cenedlaethol a bydd Cofrestrfa Tir EM yn gwella’n sylweddol ar brofiad y cwsmer o broses chwilio Pridiannau Tir Lleol trwy ddarparu gwasanaeth digidol cenedlaethol newydd. Ar ôl ei gyflwyno, bydd y cam cychwynnol hwn yn cynnig buddion i’r cwsmer ar unwaith, gan gynnwys arbedion blynyddol amcanestynedig ar gyfer prynwyr eiddo o £2.5m yn flynyddol, gan fwy na haneru’r gost gyfartalog o chwiliad Pridiannau Tir Lleol ar gyfer dros 125,000 o brynwyr cartrefi ac eiddo bob blwyddyn. Dichonoldeb – wedi ei asesu ar hyn o bryd fel hyder cyflenwi oren/gwyrdd gan archwiliad iechyd noddedig yr Adran Busnes, Ynni a Strategaeth Ddiwydiannol.

2.12 Mae’r Rhaglen Pridiannau Tir Lleol a ddechreuodd yn Ebrill 2013 a hyd yma wedi cyflenwi:

• deddfwriaeth sylfaenol ac is-ddeddfwriaeth
• yr Achos Busnes Amlinellol
• ymgynghoriadau cyhoeddus ar y ddeddfwriaeth sylfaenol a’r is-ddeddfwriaeth
• prototeip Pridiannau Tir Lleol – gan ddefnyddio data Pridiannau Tir Lleol o saith awdurdod lleol
• ymgysylltu â’r farchnad cyflenwyr – yn ofynnol i gynorthwyo’r gwaith o ddigideiddio a mudo data Pridiannau Tir Lleol
• wedi sefydlu perthnasoedd gweithio â phob un o’r 314 awdurdod lleol yn Lloegr
• gwybodaeth dda o’r data Pridiannau Tir Lleol presennol ‘fel y mae’ ar draws y 314 awdurdod lleol
• dealltwriaeth dda o’r rhwystrau a mesurau lliniaru i fudo data yn llwyddiannus o’r awdurdodau lleol
• y cynllun gweithredu manwl ar gyfer mudo cam cychwynnol awdurdodau lleol
• tri ymarfer caffael arwyddocaol i sicrhau gallu a chapasiti cyflenwi rhaglen diogel
• cofrestr ddigidol newydd
• wedi cyhoeddi safonau mudo data
• wedi lansio’n llwyddiannus y Gwasanaeth Pridiannau Tir Lleol digidol newydd ar 11 Gorffennaf 2018, gyda phedwar awdurdod lleol yn fyw erbyn hyn
• mae’r Gwasanaeth yn parhau’n sefydlog gyda chwsmeriaid yn ei ddefnyddio’n weithredol
• statws y rhaglen yn adrodd fel oren/gwyrdd yn natganiad chwarterol Medi 2018 Portffolio Prosiectau Mawr y Llywodraeth yr Adran Busnes, Ynni a Strategaeth Ddiwydiannol.

2.13 Cafodd y Rhaglen ei hystyried gan Banel Pwynt Cymeradwyo Trysorlys EM ar 7 Ebrill 2017, yn cwmpasu pob agwedd ar y ffordd ymlaen arfaethedig. Casgliad y Panel oedd bod y rhaglen mewn cyflwr da i fynd rhagddo os yw hynny’n parhau i fod yn flaenoriaeth weinidogol. Cafodd y Rhaglen adolygiad yr Awdurdod Seilwaith a Phrosiectau (IPA) Gateway 0 llawn yn Rhagfyr 2016. Cwblhawyd yr argymhellion dilynol yn llawn. Cafodd y Rhaglen ei chymeradwyo i weithredu ei cham cychwynnol gan Brif Ysgrifennydd y Trysorlys ar 26 Ionawr 2018. Cwblhawyd Adolygiad Archwiliad Iechyd yr Adran Busnes, Ynni a Strategaeth Ddiwydiannol ym Mehefin 2018, gydag adborth cadarnhaol yn rhoi hyder oren/gwyrdd i symud ymlaen gyda lansio’r Gwasanaeth newydd ar 11 Gorffennaf 2018. Cymeradwyodd Asesiad Gwasanaeth Digidol y Llywodraeth y gwasanaeth Pridiannau Tir Lleol digidol ar gyfer beta cyhoeddus yn Nhachwedd 2018.

3. Casgliad

3.1 Fel y Swyddog Cyfrifyddu ar gyfer Cofrestrfa Tir EM, rwyf wedi ystyried yr asesiad hwn o’r Rhaglen Pridiannau Tir Lleol ac rwy’n fodlon ei bod mewn trefn. Fe’i cymeradwyais ar 30 Tachwedd 2018.

3.2 Rwyf wedi paratoi’r crynodeb hwn i amlinellu’r pwyntiau allweddol a’r risgiau a lywiodd fy mhenderfyniad. Os yw unrhyw un o’r ffactorau hyn yn newid yn sylweddol yn ystod oes y rhaglen hon, ymrwymaf i baratoi crynodeb diwygiedig, gan amlinellu fy asesiad ohonynt.

3.3 Caiff y crynodeb hwn ei gyhoeddi ar wefan y llywodraeth (GOV.UK). Caiff copïau eu hadneuo yn Llyfrgell Tŷ’r Cyffredin a’u hanfon at Reolydd ac Archwilydd Cyffredinol a Swyddog Cyfrifon y Trysorlys.

Graham Farrant
Prif Weithredwr a Phrif Gofrestrydd Tir

1. Mae Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol yn rhan o’r Gyfraith Ewropeaidd ac felly gallant newid wrth i’r Deyrnas Unedig adael yr Undeb Ewropeaidd.. ↩