Papur polisi

Sut mae'r Comisiwn Elusennau yn gwneud penderfyniadau cofrestru elusennau

Cyhoeddwyd 23 Mai 2013

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

1. Diben cofrestru elusennau

Rôl y Comisiwn Elusennau yw cofrestru sefydliadau dim ond os ydynt yn:

• bodloni’r prawf cyfreithiol ar gyfer statws elusennol, ac
• mae’n ofynnol iddynt gofrestru.

Mae cofrestru hefyd yn nodi dechrau perthynas y comisiwn â’r elusen fel rheoleiddiwr elusennau. Mae’n rhaid i’r comisiwn sicrhau bod yr ymddiriedolwyr yn deall eu rôl a’u cyfrifoldebau er mwyn i’r elusen gydymffurfio â’i gofynion cyfreithiol pan fydd wedi cofrestru.

Mae’r comisiwn yn penderfynu:

• a yw sefydliad wedi’i sefydlu fel elusen
• a ddylai ei gofrestru
• a ddylai ei fonitro ar ôl ei gofrestru

Mae’r penderfyniad hwn yn seiliedig ar yr wybodaeth a ddarperir gan yr ymgeisydd ac a yw’n dangos ei fod:

• yn bodloni’r diffiniad cyfreithiol o elusen yn y Ddeddf Elusennau
• mae’n ofynnol iddo gofrestru
• bydd yn gweithredu fel elusen pan gaiff ei gofrestru

Adeg cofrestru bydd y comisiwn hefyd yn gwirio a yw’r sefydliad yn bodloni’r gofynion ar gyfer elusennau o ran:

• ei enw
• ei ddogfen lywodraethol
• ei ymddiriedolwyr
• ei materion ariannol

2. Y diffiniad cyfreithiol o elusen

Mae bodloni’r diffiniad cyfreithiol o elusen yn golygu bod rhaid i’r comisiwn fodloni ei hun bod y sefydliad:

• yn amodol ar reolaeth awdurdodaeth cyfraith elusennau yr Uchel Lys - sydd yn golygu yn gyffredinol ei fod wedi’i leoli yng Nghymru a Lloegr
• wedi’i sefydlu at ddibenion elusennol yn unig

Os yw sefydliad yn gwneud cais i’r comisiwn i gofrestru fel elusen, mae’n rhaid i’r comisiwn wneud penderfyniad ynghylch ei ddibenion ac yw pob un ohonynt yn elusennol.

Yn seiliedig yn bennaf ar yr wybodaeth a roddir yn y cais cofrestru, mae’n penderfynu a yw diben yn elusennol yn yr un ffordd ag y mae’r gyfraith yn penderfynu hynny.

Mae hyn yn golygu bod rhaid i’r comisiwn benderfynu:

• beth yw’r diben
• a yw’r diben wedi’i gynnwys o fewn y rhestr o’r 13 disgrifiad o ddibenion yn y Ddeddf Elusennau
• a yw’r diben er budd y cyhoedd

3. Y camau y mae’r comisiwn yn eu cymryd wrth wneud penderfyniadau cofrestru

Mae’r comisiwn yn cymryd y camau canlynol wrth benderfynu a yw sefydliad yn elusen ac a oes modd ei gofrestru:

1. penderfynu a yw’r sefydliad wedi’i leoli yng Nghymru a Lloegr
2. penderfynu a oes rhaid i’r sefydliad gofrestru
3. penderfynu beth yw dibenion y sefydliad
4. penderfynu a yw pob diben wedi’i gynnwys o fewn y disgrifiadau o ddibenion
5. penderfynu a yw pob diben er budd y cyhoedd
6. asesu a fydd pob diben yn cael ei gyflawni er budd y cyhoedd
7. penderfynu p’un ai i gofrestru

Mae’r comisiwn yn cyfeirio at y fframwaith cyfreithiol wrth ystyried pob cais i gofrestru elusen. Mae’n defnyddio’r wybodaeth a ddarperir yn y cais cofrestru i benderfynu a ddylai sefydliad gael ei gofrestru fel elusen neu beidio.

Bydd ei benderfyniad yn seiliedig yn bennaf ar yr wybodaeth y mae’r ymgeisydd yn ei rhoi ond mewn rhai achosion gall y comisiwn ystyried gwybodaeth gefndir berthnasol arall, megis gwybodaeth ar wefan yr elusen, neu wybodaeth a anfonir at y comisiwn gan drydydd partïon neu reoleiddwyr eraill.

3.1 Cam 1: penderfynu a yw’r sefydliad wedi’i leoli yng Nghymru a Lloegr

Ni all y comisiwn gofrestru elusen sy’n ddarostyngedig i awdurdodaeth gwlad arall.

Er mwyn gallu cofrestru elusen, mae’n rhaid i’r comisiwn benderfynu a yw wedi’i lleoli yng Nghymru a Lloegr (er mwyn iddo gael ei gynnwys o fewn awdurdodaeth cyfraith elusennau yr Uchel Lys).

Gall y ffactorau canlynol ddangos bod sefydliad wedi’i leoli yng Nghymru a Lloegr:

• mae ei ddogfen lywodraethol yn mabwysiadu cyfraith Cymru a Lloegr i’w lywodraethu
• mae’r rhan fwyaf o’r ymddiriedolwyr yn byw yng Nghymru a Lloegr
• mae’r rhan fwyaf o eiddo’r sefydliad (gan gynnwys ei gronfeydd a’i brif gyfrif banc) yng Nghymru a Lloegr.
• y mae canolfan weinyddu’r sefydliad yng Nghymru a Lloegr

3.2 Cam 2: penderfynu a oes rhaid i’r sefydliad gofrestru

Wrth asesu cais i gofrestru, bydd y comisiwn yn ystyried yn gyntaf a oes rhaid i’r sefydliad gofrestru, os yw’n elusennol.

Mae’n rhaid i sefydliad corfforedig elusennol (SCE) gael dibenion elusennol yn unig sydd er budd y cyhoedd. Mae’n rhaid i bob SCE gofrestru i ddod i fodolaeth.

Bydd rhaid i bob math arall o elusen ddarparu tystiolaeth i ddangos fod ganddi incwm o fwy na £5,000 y flwyddyn i’w gwneud hi’n ofynnol i gofrestru.

Os yw ei hincwm yn llai na £5,000 gall wneud cais i gofrestru’n wirfoddol. Bydd y comisiwn yn ystyried cais i gofrestru’n wirfoddol mewn amgylchiadau eithriadol yn unig, a bydd rhaid i’r ymgeisydd nodi hynny’n benodol yn ei gais.

Os yw’r sefydliad yn elusen sydd wedi’i heithrio ni fydd y comisiwn yn ei gofrestru tra ei fod wedi’i eithrio.

Os yw’r sefydliad yn elusen sydd wedi’i hesgusodi ni all y comisiwn ei gofrestru.

3.3 Cam 3: penderfynu beth yw dibenion sefydliad

‘Diben’ sefydliad yw’r hyn y cafodd ei sefydlu i’w gyflawni.

Cyn y gall y comisiwn benderfynu a yw diben yn elusennol (ei fod wedi’i gynnwys o fewn y disgrifiadau o ddibenion ac er budd y cyhoedd), mae’n rhaid bod yn glir yn gyntaf beth yw’r diben.

Y cymal amcanion

Man cychwyn y comisiwn yw ystyried sut mae’r diben wedi’i fynegi yn nogfen lywodraethol y sefydliad (y ddogfen gyfreithiol sy’n creu elusen ac sy’n dweud sut y dylid ei rhedeg).

Fel arfer bydd y dibenion wedi’u hysgrifennu yng ‘nghymal amcanion’ y ddogfen lywodraethol. Ond mae’r comisiwn yn edrych ar y ddogfen lywodraethol gyfan megis pwerau, budd ymddiriedolwyr a chymalau diddymu, oherwydd gall hyn ei helpu i adnabod diben y sefydliad.

Er mwyn bod yn elusennol, mae’n rhaid i ddiben fod yn ‘sicr’ ac felly, os oes angen, gellid ei orfodi gan y llys.

Os nad yw’r geiriad a ddefnyddir i fynegi diben mewn dogfen lywodraethol yn glir, neu os nad yw cwmpas neu ystyr y diben yn glir, efallai na fydd y diben yn ‘sicr’. Yn yr amgylchiadau hyn, gall y comisiwn ystyried gwybodaeth gefndir berthnasol yn unig, gan gynnwys gweithgareddau’r sefydliad, i’n helpu i adnabod dibenion y sefydliad.

Gwybodaeth gefndir berthnasol

Mae’r comisiwn yn ystyried natur a chwmpas y diben fel y byddai’r gyfraith yn ei wneud, hynny yw, fel y byddai ‘unigolyn rhesymol â gwybodaeth gefndir berthnasol’.

Mae ‘gwybodaeth gefndir berthnasol’ yn cynnwys popeth a fyddai’n effeithio ar y ffordd y byddai’r diben yn cael ei deall gan unigolyn rhesymol. Y diben yw’r hyn y bydda’r ‘unigolyn rhesymol’ hwn yn ei ddweud yw’r diben.

Mewn nifer o achosion mae’r comisiwn yn canfod nad yw dibenion yn gallu bod yn elusennol, ond mae’r wybodaeth a ddarperir yn y cais yn dangos yn glir bod y sefydliad yn ymgymryd â dibenion elusennol er budd y cyhoedd. Mewn achosion o’r fath, lle y bo’n briodol, gall roi cyngor ar newidiadau i eiriad yr amcanion fel eu bod yn mynegi dibenion elusennol yn unig.

Mae’n rhaid i’r comisiwn ystyried beth ellid ei wneud o dan y diben, nid beth sy’n cael ei wneud ar hyn o bryd, neu beth sydd wedi cael ei wneud, neu a gaiff ei wneud.

Os yw’r hyn y gellid ei wneud o dan ddiben (fel y’i mynegir) yn cynnwys rhywbeth nad yw’n elusennol, yna ni all fod yn ddiben elusennol, nid yw’r sefydliad yn elusen ac ni all y comisiwn ei gofrestru.

Os yw’r ymgeisydd yn dewis cyflwyno cais o’r newydd byddai’n rhaid i’r cais ei gwneud hi’n glir nad oes gan y sefydliad ddiben anelusennol mwyach ac mae wedi rhoi’r gorau i unrhyw weithgaredd cysylltiedig.

3.4 Cam 4: penderfynu a yw pob diben wedi’i gynnwys o fewn y disgrifiadau o ddibenion

Pan fydd y comisiwn yn sicr beth yw’r diben, mae’n rhaid iddo ystyried a yw wedi’i gynnwys o fewn un neu ragor o’r 13 disgrifiad o ddibenion a amlinellir yn y Ddeddf Elusennau.

Mae’r hyn y mae angen ei ddangos yn amrywio yn ôl y diben arbennig.

Er enghraifft, mae rhai o’r disgrifiadau (megis ‘hyrwyddo chwaraeon amatur’) wedi’u diffinio, neu eu diffinio’n rhannol, yn y Ddeddf Elusennau.

I gael rhagor o wybodaeth am yr hyn maen nhw’n chwilio amdano ar gyfer pob un o’r disgrifiadau o ddibenion, darllenwch ganllaw y comisiwn ar ddibenion elusennol.

Dibenion newydd neu anarferol

Os yw’r diben yn newydd neu’n anarferol bydd y comisiwn yn ystyried a ellir ei gydnabod drwy gyfatebiaeth fel diben elusennol newydd o fewn y gyfraith.

3.5 Cam 5: penderfynu a yw pob diben er budd y cyhoedd

Er mwyn bod yn elusennol, mae’n rhaid i ddiben fod er budd y cyhoedd.

Wrth wneud cais i gofrestru, mae’r comisiwn yn gofyn i ymgeiswyr ateb cwestiynau penodol i ddangos sut y mae pob un o ddibenion eu helusen er budd y cyhoedd, gan ystyried ei ganllawiau ar fudd cyhoeddus.

I gael rhagor o wybodaeth am yr hyn y mae’r comisiwn yn chwilio amdano o ran budd cyhoeddus dibenion ac a ydynt wedi’u cynnwys o fewn pob un o’r disgrifiadau o ddibenion, darllenwch ganllaw y comisiwn ar ddibenion elusennol.

Bydd y comisiwn yn penderfynu a yw diben er budd y cyhoedd yn seiliedig ar y gyfraith fel y bo’n gymwys i’r diben hwnnw a ffeithiau’r achos arbennig. Mae’r gyfraith ar fudd cyhoeddus i’w gweld mewn deddfwriaeth elusennau a phenderfyniadau’r llysoedd.

3.6 Cam 6: asesu a fydd pob diben yn cael ei gyflawni er budd y cyhoedd

Pan fydd elusen wedi’i sefydlu, mae’n rhaid i’w hymddiriedolwyr ei gweithredu fel elusen yn unol â’r gyfraith elusennau a dibenion yr elusen.

Mae’n rhaid i bob diben elusen fod er budd y cyhoedd. Mae hyn yn golygu, wrth redeg eu helusen, mae’n rhaid i’r ymddiriedolwyr gyflawni ei dibenion er budd y cyhoedd. Mae dyletswydd ganddynt hefyd i adrodd sut y maent wedi gwneud hyn yn adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr.

Yr ymddiriedolwyr elusen fydd yn penderfynu sut i gyflawni dibenion eu helusen er budd y cyhoedd. Fel arfer nid yw’n ymwneud â statws sefydliad fel elusen. Fodd bynnag, mae’r comisiwn yn gofyn am hyn yn y cam cofrestru oherwydd os nad oes modd cyflawni diben er budd y cyhoedd, byddai hynny’n awgrymu nad yw’r diben ei hun er budd y cyhoedd.

Os oes modd, gallai’r ymddiriedolwyr ailddiffinio diben eu helusen i egluro sut y caiff ei gyflawni er budd y cyhoedd. Mewn achosion eithriadol, lle nad oes modd i’r ymddiriedolwyr ddatrys yr anawsterau gyda diben y sefydliad, byddai hynny’n golygu nad yw’r diben yn elusennol ac felly ni allai’r comisiwn gofrestru’r sefydliad fel elusen.

Wrth wneud cais i gofrestru, mae’r comisiwn yn gofyn i ymgeiswyr ateb cwestiynau penodol i ddangos sut y bydd yr ymddiriedolwyr yn cyflawni pob un o ddibenion eu helusen er budd y cyhoedd, gan ystyried ei ganllawiau ar fudd cyhoeddus.

I gael rhagor o wybodaeth am yr hyn y mae’n chwilio amdano o ran y dibenion ac a ydynt wedi’u cynnwys ym mhob un o’r disgrifiadau o ddibenion, darllenwch ganllaw y comisiwn ar ddibenion elusennol.

3.7 Cam 7: penderfynu p’un ai i gofrestru

Er mwyn penderfynu p’un ai i gofrestru sefydliad fel elusen neu beidio, mae’n rhaid i’r comisiwn gael digon o wybodaeth i’w alluogi i wneud y penderfyniad hwnnw.

Os yw cais i gofrestru yn anghyflawn bydd yn ei ddychwelyd ac yn gofyn i’r ymgeisydd ei ailgyflwyno gyda’r wybodaeth sydd ei hangen.

Pan fydd yr holl wybodaeth gan y comisiwn, bydd yn gwneud penderfyniad yn seiliedig ar yr wybodaeth a ddarperir yn y cais a’r ddogfen lywodraethol a’r gyfraith berthnasol.

Bydd ei benderfyniad yn un o’r canlynol:

• penderfyniad i gofrestru
• penderfyniad i gofrestru gydag amodau
• penderfyniad i beidio â chofrestru (‘gwrthod y cais yn ffurfiol’)

3.8 Gwneud penderfyniad i gofrestru

Pan fydd y comisiwn yn fodlon bod y sefydliad yn elusen a dylid ei gofrestru, bydd yn gwneud penderfyniad i’w gofrestru.

Bydd yn cynghori’r ymgeisydd o’i benderfyniad, yn rhoi gwybod iddynt beth yw rhif cofrestredig yr elusen ac yn rhoi rhestr o ganllawiau ar-lein i’r ymddiriedolwyr sy’n berthnasol i’w rôl fel ymddiriedolwr.

3.9 Gwneud penderfyniad i gofrestru ‘gydag amodau’

Mewn rhai achosion, gall y comisiwn benderfynu bod sefydliad yn elusen a dylid ei gofrestru ond bydd pryderon ynghylch sut mae’r ymddiriedolwyr yn bwriadu cyflawni dibenion yr elusen. Neu efallai yr hoffai gynnig cyngor cyffredinol ar redeg yr elusen er mwyn cael y cyfle gorau i ffynnu o fewn y fframwaith cyfreithiol ar gyfer elusennau.

Pan fydd y comisiwn yn barnu ei fod yn briodol, bydd yn rhoi gwybod i’r ymgeisydd am ei benderfyniad i gofrestru, ond yn cynnig cyngor neu arweiniad ar faterion llywodraethu ac arfer da. Gall hyn gynnwys awgrymu newidiadau i ddarpariaethau gweinyddol dogfen lywodraethol yr elusen nad ydynt yn effeithio ar ei statws elusennol.

Mae profiad wedi dangos bod ymddiriedolwyr elusen yn gwerthfawrogi cael y math hwn o arweiniad ar yr adeg hon.

Mewn rhai achosion gall y comisiwn benderfynu cofrestru’r elusen ar yr amod bod yr ymddiriedolwyr yn cymryd rhai camau penodol i ddatrys y pryderon sydd ganddo ynghylch sut y bydd yr elusen yn gweithredu.

Yn dibynnu ar natur ei bryderon a’r risgiau posibl i’r elusen, gall yr amodau hyn fod ar ffurf:

• cadarnhad gan yr ymddiriedolwyr eu bod nhw’n deall y fframwaith cyfreithiol ar gyfer elusennau ac y byddant yn gweithredu’r elusen yn unol â chyngor neu arweiniad y comisiwn
• tystiolaeth o’r cynlluniau pendant sydd gan yr ymddiriedolwyr i roi sylw i’r pryderon hyn
• tystiolaeth bod yr ymddiriedolwyr wedi cymryd camau arbennig i roi sylw i bryderon y comisiwn

Mewn rhai achosion, gall y comisiwn fonitro’r elusen ar ôl iddi gael ei chofrestru i ddilyn i fyny ei gyngor i’r ymddiriedolwyr a gweld a yw ein ei bryderon wedi cael sylw. Gall gynghori’r ymgeisydd pan fydd yn bwriadu gwneud hyn. Er enghraifft, efallai y bydd angen edrych ar sut mae’r ymddiriedolwyr yn adrodd yn adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr ar sut y maent wedi cyflawni dibenion eu helusen er budd y cyhoedd.

Gall y comisiwn gymryd camau rheoleiddio os nad yw’r ymddiriedolwyr wedi cymryd y camau gofynnol.

3.10 Gwneud penderfyniad i beidio â chofrestru

Os nad yw’r comisiwn yn fodlon bod sefydliad yn elusen, bydd yn gwneud penderfyniad i beidio â chofrestru (neu ‘wrthod y cais yn ffurfiol’). Bydd yn esbonio drwy lythyr y rhesymau pam y mae wedi gwneud ei benderfyniad.

Bydd y comisiwn yn esbonio os yw’r ymgeisydd yn anghytuno â’i benderfyniad gall amlinellu’r rhesymau pam y mae’n teimlo bod y sefydliad yn elusennol a rhoi gwybodaeth neu dystiolaeth ychwanegol. Bydd hyn yn rhoi cyfle i’r comisiwn adolygu ei benderfyniad.

Os yw’r comisiwn yn gwrthod cofrestru’r sefydliad, gall yr ymgeisydd naill ai:

• ailymgeisio, ar yr amod ei fod wedi ystyried rhesymau’r comisiwn dros wrthod y cais
• gofyn i’r comisiwn adolygu ei benderfyniad os yw’n meddwl ei fod yn anghywir
• apelio at y Tribiwnlys Elusennau

4. Beth mae’r comisiwn yn ei ddisgwyl gan ymgeiswyr

Mae angen ymroddiad i sefydlu a rhedeg elusen. Mae ymddiriedolwyr elusen yn atebol o’r adeg y maent yn dechrau’r broses o’i sefydlu ac yna gwneud cais i ni i’w chofrestru.

Mae profiad y comisiwn wedi dangos bod ymgeiswyr mwy gwybodus yn fwy tebygol o lwyddo i gofrestru eu helusen a gwneud hynny’n gyflymach.

Mae’r comisiwn yn disgwyl i ymgeiswyr ddarllen ei ganllawiau er mwyn iddynt ddeall sut i sefydlu elusen a beth sydd ei angen i gofrestru elusen.

Mae’n rhaid i ymgeiswyr:

• benderfynu bod eu sefydliad yn gymwys i gael statws elusennol
• gallu dangos bod eu sefydliad yn elusennol
• gallu dangos bod yr ymddiriedolwyr yn deall eu rôl a’u cyfrifoldebau

Mae’r comisiwn yn disgwyl i ymgeiswyr fod yn glir ynghylch dibenion eu helusen, a deall gofynion bod yn elusen.

Mae’r comisiwn yn asesu cais ac yn gwneud penderfyniad cofrestru dim ond pan fydd yn derbyn cais llawn.

Mae’r comisiwn yn disgwyl i ymgeiswyr:

• ddarparu’r holl wybodaeth y gofynnir amdani yn y cais ar-lein
• rhoi atebion llawn a gonest i’r cwestiynau
• cadarnhau hyn drwy gwblhau a llofnodi’r ffurflen datganiad ymddiriedolwyr

5. Ymchwil cofrestru, ffeithiau a ffigurau

Mae penderfyniadau cofrestru cyhoeddedig y comisiwn yn enghreifftiau o benderfyniadau y mae wedi’u gwneud sy’n newydd, yn arwyddocaol neu o ddiddordeb ehangach fel arall.

Mae ei fwletinau cofrestru yn cyflwyno ffeithiau a ffigurau allweddol am elusennau sydd newydd gofrestru.

Mae ymchwil y comisiwn ar geisiadau cofrestru yn archwilio materion yn ymwneud â swydd yr ymddiriedolwr a llywodraethu ac yn rhoi braslun o’r heriau a’r cyfleoedd a wynebir gan y rhai sy’n ceisio cofrestru elusennau.