Canllawiau

Amddiffyn eich elusen rhag twyll

Diweddarwyd 27 Tachwedd 2024

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

• Publication for Northern Ireland
• Publication for Scotland

1. Beth yw twill

Gall twyll effeithio ar unrhyw elusen ac mae’n un o’r mathau mwyaf cyffredin o gamddefnydd o fewn y sector. Fel ymddiriedolwyr mae gennych ddyletswydd i reoli adnoddau eich elusen yn gyfrifol felly mae’n bwysig:

• nodi risgiau twyll yn eich elusen
• cymryd camau i ddiogelu’ch elusen
• gwirio bod eich gweithredoedd yn gweithio

Mewn elusennau, mae twyll yn gyffredin pan fydd rhywun yn twyllo elusen i gael arian, gwybodaeth neu ddata. Gall fod ar sawl ffurf, megis twyll sy’n gysylltiedig â:

• codi arian
• bancio
• seiberdroseddu
• treth a Chymorth Rhodd
• eiddo a buddsoddiadau
• hunaniaeth elusennau

Gall twyll ddod o ffynonellau mewnol ac allanol. Er enghraifft, gan gyflogeion a gwirfoddolwyr, neu o geisiadau ffug am gyllid.

2. Os byddwch yn darganfod twyll neu geisio twyll

Os byddwch yn darganfod neu’n amau twyll:

• peidiwch â mynd i banic. Gweithredwch yn gyflym – bydd hyn yn eich helpu i leihau’r niwed i’ch elusen
• adrodd amdano i Action Fraud
• gwnewch yn siŵr bod pawb yn deall yr hyn y mae angen iddynt ei wneud a dilynwch weithdrefnau eich elusen
• cadwch dystiolaeth a chadw cofnod o’r hyn a ddigwyddodd a phryd
• efallai y bydd angen i chi adrodd amdano i’r Comisiwn Elusennau. Darllenwch ein canllaw ar Sut i adrodd am ddigwyddiad difrifol yn eich elusen
• ceisiwch gyngor cyfreithiol os oes ei angen arnoch

Mae’n bwysig rhoi adrodd am dwyll a cheisio cyflawni twyll i Action Fraud. Byddant yn sicrhau eich bod yn cael y cyngor sydd ei angen arnoch.

Mae adrodd am dwyll a cheisio twyll yn eich helpu i gael cyngor hanfodol i gael eich elusen yn ôl ar y trywydd iawn. Mae hefyd yn helpu i greu darlun cliriach o raddfa’r twyll sy’n effeithio ar y sector ehangach.

Mae hefyd yn bwysig eich bod yn adolygu sut y digwyddodd y twyll a rheolaethau ariannol eich elusen. Bydd hyn yn eich helpu i nodi newidiadau posibl y gallai fod angen i chi eu gwneud i helpu i osgoi twyll tebyg rhag digwydd eto.

3. Amddiffyn eich elusen

Fel ymddiriedolwyr elusen rhaid i chi reoli adnoddau eich elusen yn gyfrifol. Gwnewch yn siŵr eich bod yn:

• gwybod eich cyfrifoldebau
• sicrhau rheolaeth ariannol a llywodraethu cryf yn eich elusen
• deall y risgiau y mae eich elusen yn eu hwynebu a sut y gall eu rheoli
• deall systemau ariannol eich elusen a sut olwg sydd ar ‘normal’
• hyrwyddo diwylliant o ymwybyddiaeth o dwyll yn eich elusen
• cymryd y camau cywir os byddwch yn darganfod twyll

Defnyddiwch ein canllawiau Rheolaethau ariannol mewnol ar gyfer elusennau CC8) i sicrhau bod rheolaethau addas ar waith gan eich elusen a bod yn fodlon bod pawb yn eu defnyddio.

Dylai fod rheolaethau ariannol addas gan eich elusen i warchod rhag twyll. Bydd y mathau o reolaethau sydd eu hangen arnoch yn dibynnu ar ffactorau fel maint eich elusen, sut mae’n gweithredu a’r mathau o gronfeydd sydd ganddi. Er enghraifft, bydd angen rheolaethau priodol arnoch os ydych yn defnyddio bancio ar-lein.

Adolygwch reolaethau ariannol mewnol eich elusen yn rheolaidd i wirio eu bod yn parhau i fod y mesurau cywir ar gyfer eich elusen. Diweddarwch nhw os oes angen.

Dyma rai camau y gallwch eu cymryd i’ch helpu:

• mabwysiadu polisi gwrth-dwyll a’i hyrwyddo, fel bod pawb yn yr elusen yn gwybod beth yw’r polisi
• adolygu risgiau twyll eich elusen unwaith y flwyddyn, neu ar ôl twyll neu ymgais i dwyllo
• cynnal sieciau i fodloni eich hun bod eich rheolaethau ariannol yn cael eu dilyn
• gwybod os nad yw eich gwirfoddolwyr, cyflogeion neu ymddiriedolwyr yn deall eich mesurau atal twyll a gweithredu ar hyn. Er enghraifft, a oes angen hyfforddiant arnynt?
• deall risgiau twyll seiber a seiberdrosedd
• cwblhau gwiriadau cyn cyflogi ar staff
• bod â chynllun ymateb i dwyll fel bod pawb yn gwybod beth i’w wneud os ydynt yn darganfod twyll
• trafod risgiau o dwyll gyda sefydliadau y mae’ch elusen yn gweithio gyda nhw neu’n eu hariannu
• adrodd am risgiau a sut y cânt eu rheoli yn Adroddiad Blynyddol eich ymddiriedolwyr. Rhaid i rai elusennau wneud hyn

Dylai eich elusen hyrwyddo diwylliant gwrth-dwyll lle:

• rydych yn hyrwyddo negeseuon ynghylch ymwybyddiaeth o dwyll
• rydych yn annog pobl i wella eu gwybodaeth am dwyll. Er enghraifft, twyll seiber
• rydych yn annog pobl i leisio pryderon
• mae pawb yn gwybod sut i godi pryderon

Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth ynghylch:

• bod â rheolaethau ariannol mewnol addas yn eich elusen
• bod yn seiber-ddiogel

Mae adnoddau ar gael i’ch helpu: mae gan y wefan Atal Twyll Elusennau help ar atal, canfod ac ymateb i dwyll.