Canllawiau

Cosbau ffeilio hwyr

Diweddarwyd 24 Hydref 2024

1. Esboniad o gosbau ffeilio hwyr

Cafodd cosbau ffeilio hwyr eu cyflwyno ym 1992 i annog cyfarwyddwyr cwmnïau i ffeilio’u cyfrifon a’u hadroddiadau’n brydlon, a hynny am fod angen yr wybodaeth ar gyfer y cofnod cyhoeddus. Rhaid i bob cwmni - preifat neu gyhoeddus, mawr neu fân, yn masnachu neu beidio - anfon ei gyfrifon a’i adroddiadau i Dŷ’r Cwmnïau bob blwyddyn. Os byddwch yn cyflwyno cyfrifon ac adroddiadau cwmni’n hwyr, mae’r gyfraith yn gosod cosb awtomatig.

Mae’r cyfnod sy’n cael ei ganiatáu ar gyfer ffeilio cyfrifon eich cwmni yn dibynnu ar hyn: ai’r cyfrifon cyntaf ers corffori’r cwmni sy’n cael eu cyflwyno, ynteu cyfrifon dilynol:

2.  Eich cyfrifon cyntaf

Os yw cyfrifon cyntaf eich cwmni’n cyfeirio at gyfnod o fwy na 12 mis, rhaid ichi eu cyflwyno i Dŷ’r Cwmnïau o fewn 21 mis ar ôl y dyddiad corffori yn achos cwmnïau preifat ac o fewn 18 mis yn achos cwmnïau cyhoeddus, neu 3 mis ar ôl y dyddiad cyfeirnod cyfrifeg, p’un bynnag yw’r hiraf.

Trowch at ein harweiniad ar gyfrifon i gael mwy o wybodaeth.

3.  Cyfrifon dilynol

Yn y blynyddoedd dilynol, mae gan gwmni preifat 9 mis i gyflwyno’i gyfrifon ar ôl diwedd y cyfnod cyfeirnod cyfrifeg. Mae gan gwmni cyhoeddus 6 mis. Er hynny, os newidiwch chi’r cyfnod cyfeirnod cyfrifeg fe allai’r amser ffeilio gael ei leihau.

Mae rhagor o wybodaeth am ddyddiadau cyfeirnod cyfrifeg a’r amserau terfyn ar gyfer ffeilio ar gael yn ein arweiniad ar gyfrifon.

Os ydych yn gyfarwyddwr y cwmni, rydych yn gyfrifol yn bersonol am sicrhau eich bod yn cyflwyno’ch cyfrifon cyn i’r amser ddod i ben. Ystyr cyflwyno yw dod i law yn Nhŷ’r Cwmnïau yn y fformat cywir. Os yw’r cyfrifon yn hwyr caiff cosb ei gosod yn awtomatig.

4. Ffïoedd cosbau ffeilio hwyr

Dim ond i gyfrifon cwmni y mae’r gosb yn gymwys. Mae lefel y gosb yn dibynnu pa mor hwyr y bydd y cyfrifon yn cyrraedd Tŷ’r Cwmnïau ac mae’n cael ei dangos yn y tabl canlynol.

Hyd y cyfnod (wedi’i fesur o’r dyddiad y mae’n rhaid cyflwyno’r cyfrifon)	Cosb cwmni preifat	Cosb cwmni cyhoeddus
Heb fod yn fwy nag 1 mis	£150	£750
Mwy nag 1 mis ond heb fod yn fwy na 3 mis	£375	£1,500
Mwy na 3 mis ond heb fod yn fwy na 6 mis	£750	£3,000
Mwy na 6 mis	£1,500	£7,500

5. Canlyniadau peidio â ffeilio

Mae peidio â ffeilio eich cyfrifon neu ddatganiadau cadarnhau yn drosedd. Gallai cyfarwyddwyr neu aelodau dynodedig PAC gael dirwy bersonol am hyn yn y llysoedd troseddol.

Gall methu â thalu eich cosb ffeilio hwyr arwain at achos gorfodi. Mae unrhyw achos troseddol am beidio â ffeilio datganiadau cadarnhau neu gyfrifon ar wahân i (ac yn ychwanegol at) unrhyw gosbau ffeilio hwyr a gyhoeddwyd gan Dŷ’r Cwmnïau yn erbyn y cwmni.

Gallech gael cosb ariannol os na fyddwch yn cyflwyno’ch datganiad cadarnhau ar amser. Gallai’r cofrestrydd hefyd gymryd camau i ddileu eich cwmni oddi ar y gofrestr.

6. Osgoi cosb

Caniatewch ddigon o amser i sicrhau bod eich cyfrifon yn cyrraedd Tŷ’r Cwmnïau o fewn y cyfnod a ganiateir. Os yw’r terfyn amser ar gyfer ffeilio’n dod i ben ar ddydd Sul neu ar Ŵyl Banc, mae’r gyfraith yn dal yn ei gwneud yn ofynnol i’r cyfrifon gael ei ffeilio erbyn y terfyn amser.

Dydy’r post dosbarth cyntaf dim yn gwarantu cyrraedd drannoeth, felly ystyriwch ddefnyddio dulliau dosbarthu gwarantedig er mwyn sicrhau bod eich cyfrifon yn cyrraedd mewn pryd, yn enwedig os yw’r terfyn amser ar gyfer eu ffeilio yn nesáu.

I’ch helpu i ffeilio’n brydlon:

• marciwch eich dyddiadur neu’ch calendr i’ch atgoffa mewn da bryd am y terfyn(au) amser ar gyfer ffeilio
• darllenwch y llythyrau atgoffa a anfonwn i’ch swyddfa gofrestredig
• os yw’n briodol, cyfarwyddwch eich cyfrifwyr mewn da bryd a’u hatgoffa bod angen paratoi a chyflwyno’ch cyfrifon yn brydlon

Os oes gennych chi unrhyw amheuon ynghylch y terfyn amser, gallwch wirio pa bryd y mae’n rhaid cyflwyno’ch cyfrifon drwy ddefnyddio’n gwasanaeth Saesneg Companies House Service.

7.  Cyflwyno cyfrifon i Dŷ’r Cwmnïau

Gallwch anfon eich cyfrifon gan ddefnyddio ein gwasanaeth ar-lein diogel (Saesneg yn unig).

8.  Estyn yr amser i gyflwyno’r cyfrifon

Dylech gymryd mesurau priodol i sicrhau bod eich cyfrifon yn cael eu ffeilio’n brydlon. Ond os bydd rheswm arbennig, cyn y terfyn amser ar gyfer ffeilio, pam y gallai’r cyfrifon gael eu ffeilio’n hwyr, megis digwyddiad annisgwyl, cewch wneud cais i Dŷ’r Cwmnïau am estyn y cyfnod a ganiateir ar gyfer ffeilio. Sylwch, dim ond os yw’r rhesymau’n eithriadol y caiff estyniad ei ganiatáu. Cewch fwy o wybodaeth am hyn yn ein harweiniad ar gyfrifon.

9.  Pan fo cyfrifon yn anghywir

Allwn ni ddim derbyn cyfrifon nes eu bod yn bodloni gofynion y Ddeddf Cwmnïau. Er enghraifft, os na fydd y fantolen wedi’i llofnodi, byddwn yn eu dychwelyd i gael eu diwygio. Os byddwch yn cyflwyno’r cyfrifon diwygiedig yn hwyr, caiff y cwmni gosb ffeilio hwyr. I osgoi hwn, rydyn ni’n argymell y dylech gyflwyno cyfrifon cyn gynted ag y byddant wedi’u cwblhau ac mor hir â phosibl cyn y dyddiad olaf a ganiateir ar gyfer cyflwyno.

10.  Gwybod pryd mae cosb wedi cael ei gosod

Os cyflwynwch chi’ch cyfrifon yn hwyr, byddwn yn awtomatig yn anfon hysbysiad cosb i gyfeiriad y swyddfa gofrestredig.

Mae’r hysbysiad cosb yn rhoi manylion y gosb neu’r cosbau a osodir yn erbyn y cwmni. Mae’n dangos y dyddiad olaf ar gyfer ffeilio, y dyddiad y cafodd y cyfrifon eu ffeilio a lefel y gosb sydd wedi’i gosod.

11.  Talu’r cosb

Mae gwybodaeth am sut i dalu’r gosb yn cael ei hamgáu gyda’r hysbysiad cosb.

Os na thalwch chi’r gosb, byddwn yn gofyn i’n casglwyr dyledion gymryd camau. Yn y pen draw, caiff y mater ei benderfynu yn y Llys Sirol neu’r Llys Siryf lle cewch gyfle i gynnig amddiffyniad. Mae’n bosibl yr hoffech ofyn am gyngor proffesiynol oherwydd fe allwn geisio adennill ein costau cyfreithiol os bydd y llys yn dyfarnu o blaid y cofrestrydd.

11.1  Gofyn am gael talu mewn rhandaliadau

Os cewch chi anhawster i dalu’r gosb yn llwyr yna byddwn fel rheol yn derbyn taliad dros gyfnod byr gan fesul rhandaliadau misol. Rhaid ichi gysylltu â ni i ofyn am gael talu mewn rhandaliadau, gan esbonio pam na allwch dalu’r gosb ar unwaith.

Yn y rhan fwyaf o achosion, dylech gyflwyno’ch apêl neu’ch cais i dalu mewn rhandaliadau yn ysgrifenedig. Y ffordd gyflymaf a mwyaf diogel i apêl neu gais i dalu mewn rhandaliadau gael ei ystyried yw trwy ei anfon trwy e-bost at [email protected].

Os na allwch anfon apêl neu gais i dalu mewn rhandaliadau yn ysgrifenedig, cysylltwch â’n hadran ymholiadau ar 0303 1234 500.

12. Adfer cwmni i’r gofrestr

Os byddwch yn adfer cwmni i’r gofrestr ar ôl iddo gael ei ddileu a’i ddiddymu, fydd dim gofyn i’r cwmni dalu cosbau a ddaeth yn ddyledus yn ystod y cyfnod yr oedd wedi’i ddiddymu.

Fe fydd angen i’r cwmni dalu:

• cosbau sydd heb eu talu o’r blaen mewn cysylltiad â chyfrifon a gyflwynwyd yn hwyr cyn i’r cwmni gael ei ddiddymu
• cosbau sy’n ddyledus mewn cysylltiad â chyfrifon a gyflwynwyd adeg adfer y cwmni, os oedd y cyfrifon eisoes yn hwyr ar ddyddiad diddymu’r cwmni

13. Apelio cosb

Gallwch apelio yn erbyn cosb, ond dim ond os gallwch ddangos bod yr amgylchiadau yn eithriadol y bydd yn llwyddiannus.

Mae gan y cofrestrydd ddisgresiwn cyfyngedig iawn i beidio â chasglu cosb. Gellir ei gymhwyso pan fydd digwyddiad annisgwyl yn digwydd ar adeg dyngedfennol - er enghraifft, tân sy’n dinistrio cofnodion ychydig ddyddiau cyn y dyddiad cau ar gyfer ffeilio.

Mae’n annhebygol y bydd eich apêl yn llwyddiannus os yw wedi’i seilio’n llwyr ar yr enghreifftiau isod:

• mae eich cwmni yn segur
• ni allwch fforddio talu
• roedd eich cyfrifydd yn sâl
• roeddech chi’n dibynnu ar eich cyfrifydd
• dyma’ch cyfrifon cyntaf
• nid ydych yn gyfarwydd â’r gofynion ffeilio
• mae gan eich cwmni neu ei gyfarwyddwyr anawsterau ariannol (gan gynnwys methdaliad)
• gohiriwyd neu collwyd eich cyfrifon yn y post
• mae’r cyfarwyddwyr neu aelodau PAC yn byw (neu’n teithio) dramor
• mae cyfarwyddwr arall neu aelod PAC yn gyfrifol am baratoi’r cyfrifon

Os oes angen cymorth hygyrchedd arnoch ac na allwch apelio ar-lein nac yn ysgrifenedig, cysylltwch â ni ar 0303 1234 500.

14.  Apeliadau a wrthodwyd

Os caiff eich apêl ei gwrthod, gallwch cysylltu â’r Uwch Uned Gwaith Achos yn yr Adran Cosbau Ffeilio Hwyr yn y swyddfa briodol yng Nghaerdydd, Caeredin neu Belfast.

Os bydd yr uwch uned gwaith achos yn cadarnhau’r gosb, cewch ofyn i’r Dyfarnwr Annibynnol adolygu’ch achos. Peidiwch â chysylltu’r dyfarnwr nes eich bod wedi clywed gan yr uwch uned gwaith achos. Mae rhagor o wybodaeth am y dyfarnwyr ar gael ar ein gwefan.

Mae’r Senedd wedi penderfynu mai’r cofrestrydd yn unig sydd â disgresiwn yn hyn o beth. Cyfyngedig yw disgresiwn y cofrestrydd ac all y dyfarnwyr mo’i orfodi i wrth-droi ei phenderfyniad i gasglu cosb.

15.  Dogfennau a anfonir i Dŷ’r Cwmnïau

Byddwn yn sganio’r dogfennau a’r ffurflenni y byddwch yn eu cyflwyno i ni er mwyn creu delwedd electronig. Byddwn yn storio’r dogfennau papur gwreiddiol, ac yn defnyddio’r ddelwedd electronig fel y ddogfen waith. Pan fo cwsmer yn archwilio cofnod y cwmni, bydd yn gweld y ddelwedd electronig wedi’i hatgynhyrchu ar-lein. Mae hi’n bwysig bod y ddogfen wreiddiol yn ddarllenadwy, a bod modd cynhyrchu copi clir ohoni. Pan fyddwch yn ffeilio dogfen yn electronig, byddwn yn creu’r ddelwedd electronig o’r data a ddarperir yn awtomatig. Mae’r bennod hon yn cynnig canllawiau i chi eu dilyn wrth baratoi dogfennau i’w ffeilio yn Nhŷ’r Cwmnïau.

Rhaid i ddogfennau sy’n cael eu ffeilio’n electronig gydymffurfio â’r manylebau a bennir gan y cofrestrydd yn ei reolau ar gyfer ffeilio electronig. Ceir y fformatau ar gyfer ffeilio trwy feddalwedd yn y rheolau sydd wedi’u cyhoeddi ar y wefan.

Ar y cyfan, rhaid i bob dogfen bapur a anfonir i Dŷ’r Cwmnïau ddatgan mewn lle amlwg enw a rhif cofrestredig y cwmni. Ceir rhai eithriadau i’r rheol hon, a nodir yn rheolau cyhoeddedig y cofrestrydd sydd i’w gweld ar ein gwefan.

Dylai dogfennau papur fod ar bapur gwyn plaen maint A4 â gorffeniad mat. Dylai’r testun fod yn ddu, yn glir, yn ddarllenadwy ac â’r un dwyster drwyddi draw. Rhaid i lythrennau a rhifau fod yn glir ac yn ddarllenadwy fel y gallwn greu copi derbyniol o’r ddogfen.

Wrth lenwi ffurflen:

• ddefnyddio inc du neu deip du
• defnyddiwch lythrennau bras (mae rhai ffurfdeipiau ac ysgrifbinnau cain a thenau yn creu copïau o safon wael)
• peidiwch ag anfon copi carbon
• gall llungopïau fod â lliw llwyd na fydd yn sganio’n dda

Wrth gwblhau dogfennau eraill, cofiwch:

• y pwyntiau a godwyd eisoes sy’n ymwneud â llenwi ffurflenni
• defnyddio papur maint A4 ag ymyl da
• cyflwynwch hwy mewn fformat portread
• cynnwys rhif ac enw’r cwmni

16.  Cyflwyno gwybodaeth i Dŷ’r Cwmnïau

Y ffordd fwyaf diogel o gyflwyno gwybodaeth statudol yw trwy ddefnyddio ein gwasanaeth ffeilio ar-lein.

Os ydych chi’n cyflwyno dogfennau trwy’r post, trwy law cwmni cludo, Gwasanaeth Cyfnewid Dogfennau (DX) neu’r Post Cyfreithiol (yn yr Alban) a’ch bod am gael derbynneb, bydd Tŷ’r Cwmnïau yn darparu nodyn cydnabod os byddwch chi’n amgáu copi o’ch llythyr esboniadol gydag amlen bwrpasol ag arni’ch cyfeiriad â thâl i’w dychwelyd. Byddwn ni’n rhoi cod bar a’r dyddiad derbyn ar eich copi o’r llythyr ac yn ei ddychwelyd i chi yn yr amlen bwrpasol. Nid yw cydnabyddiaeth bod dogfen wedi dod i law yn golygu bod y ddogfen wedi cael ei derbyn i’w chofrestru yn Nhŷ’r Cwmnïau. Ni fydd Tŷ’r Cwmnïau yn derbyn unrhyw ddogfennau statudol a anfonir drwy ffacs, PDF (ac eithrio copïau ardystiedig o offerynnau arwystl sy’n cael eu ffeilio’n electronig) neu e-bost.

17.  Ffïoedd

Nid oes angen talu ffi ar gyfer llawer o’r dogfennau y mae angen eu hanfon i Dŷ’r Cwmnïau, ond mae angen ffi ar gyfer ambell un, ac ni fyddwn yn eu derbyn i’w cofrestru heb y ffi.

18.  Ffeilio cyfrifon mewn ieithoedd eraill

Mae’r gyfraith yn mynnu eich bod yn ffeilio cyfrifon a anfonir i Dŷ’r Cwmnïau yn Saesneg. Rhaid bod cyfieithiad Saesneg ardystiedig gyda chyfrifon a gyflwynir mewn ieithoedd eraill. Gallwch lunio a chyflwyno dogfennau yn Gymraeg os ydych yn gwmni y mae ei swyddfa gofrestredig yng Nghymru.