Canllawiau

Sut i uno elusennau

Diweddarwyd 7 Mawrth 2024

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

Mae uno elusennau fel arfer yn golygu bod dwy elusen neu fwy ar wahân yn gyfreithiol yn dod at ei gilydd i ffurfio un elusen o dan un ddogfen lywodraethol ac un corff o ymddiriedolwyr. Yn y rhan fwyaf o achosion, ni all elusennau ond uno ag elusennau eraill sydd â’r un dibenion neu sydd â’r un dibenion i raddau helaeth.

Mae’r elusennau sy’n uno yn trosglwyddo eu hasedau a’u rhwymedigaethau i un elusen, sy’n dod yn elusen ‘gyfunol’. Yn y canllaw hwn, mae’r term:

• ‘elusen drosglwyddo’ yn disgrifio’r elusennau sy’n trosglwyddo eu hasedau
• ‘elusen dderbyn’ yn disgrifio’r elusen sy’n derbyn asedau ac yn dod yn elusen unedig

Rhaid i ymddiriedolwyr pob elusen wneud eu penderfyniad eu hunain i uno, yn unol â’u dyletswyddau ymddiriedolwyr. Defnyddiwch ein canllawiau gwneud penderfyniadau i’ch helpu chi.

Os oes gan eich elusen aelodau, efallai y bydd ganddynt yr hawl i bleidleisio o blaid neu yn erbyn yr uno.

Mae elusennau yn uno am lawer o resymau, gan gynnwys:

• gwella’r gwasanaethau y maent yn eu darparu i fuddiolwyr
• gwneud gwell defnydd o adnoddau a lleihau dyblygu
• elwa o wybodaeth a rennir, sgiliau a phrofiad
• gwella eu proffil cyhoeddus

Deall eich rhesymau dros uno:

• eich amcanion
• yr effaith ar eich buddiolwyr
• y costau, y risgiau a’r rhwystrau

Mae cyfathrebu da yn bwysig trwy gydol y broses. Yn gynnar, dylech ystyried ymgynghori â grwpiau fel:

• eich buddiolwyr
• unrhyw weithwyr, aelodau a gwirfoddolwyr
• unrhyw un sy’n cael hawliau penodol gan eich dogfen lywodraethu, y gall yr uno effeithio arnynt
• sefydliadau allanol neu gefnogwyr y mae eich elusen yn gweithio’n rheolaidd â nhw

Bydd cynllunio da yn eich helpu i uno, er enghraifft:

• tefn y camau gweithredu
• sut y byddwch yn rheoli’r effaith ar fuddiolwyr
• amserlenni a chostau
• materion cymhleth neu faterion a allai achosi oedi
• lle y gallai fod angen cyngor proffesiynol neu gyfranogiad y Comisiwn arnoch

Os oes gan eich elusen weithwyr, efallai y bydd angen i chi ystyried materion fel:

• TUPE, sy’n golygu Rheoliadau Trosglwyddo Ymgymeriadau (Diogelu Cyflogaeth)
• pensiynau: gall uno sbarduno rhwymedigaethau pensiwn
• rheoli newidiadau swyddi a/neu ddiswyddiadau

Dylech gael cyngor proffesiynol perthnasol ar y rhain ac unrhyw faterion eraill lle mae ei angen arnoch.

Efallai y bydd angen cyfranogiad ac awdurdod y Comisiwn arnoch ar wahanol gamau. Gwnewch gais mewn digon o amser, yn enwedig os oes gennych ddyddiad cau ar gyfer yr uno, megis diwedd y flwyddyn ariannol.

Cyfraith elusennau a phwerau cyfreithiol

O safbwynt cyfraith elusennol, dylech feddwl am:

• a oes gennych y pŵer i uno, a dibenion yr holl elusennau sy’n gysylltiedig
• penderfynu uno ac a oes rhaid i’ch aelodau (os oes rhai gennych chi) fod yn rhan o’r penderfyniad
• os yw’ch elusen yn CIO ac yn uno â CIO arall
• p’un a oes gennych waddol parhaol, tir dynodedig neu ymddiriedolaethau arbennig
• p’un a yw dogfen lywodraethol eich elusen yn rhoi hawliau i drydydd partïon y gallai’r uno effeithio arnynt
• p’un a fyddwch yn sefydlu elusen newydd i fod yn elusen ‘gyfunol’, neu a fyddwch yn defnyddio elusen sy’n bodoli eisoes
• unrhyw faterion gwrthdaro buddiannau sy’n codi
• a oes angen awdurdod y Comisiwn Elusennau arnoch o bosibl
• p’un a oes rhaid i chi, neu a ydych yn dewis cofrestru’r uniad
• (os eich un chi yw’r elusen drosglwyddo) p’un a allwch gau eich elusen
• sut y dylai’r elusen sy’n derbyn gynnwys yr uniad yn ei chyfrifon

Pwerau cyfreithiol

Gallwch uno os oes gennych y pŵer i uno, neu’r pŵer i drosglwyddo asedau eich elusen i’r elusen rydych yn uno â hi. Yn y rhan fwyaf o achosion, ni all elusennau ond uno ag elusennau eraill sydd â’r un dibenion neu sydd â’r un dibenion i raddau helaeth.

Gwnewch yn siŵr eich bod yn gwybod pa bŵer rydych chi’n ei ddefnyddio a’ch bod chi’n:

• ei ddefnyddio’n gywir – rhaid i chi gydymffurfio ag unrhyw gyfarwyddiadau sy’n dod gyda’r pŵer
• ei ddefnyddio at ei ddiben priodol, nid at ddiben na fwriadwyd ar ei gyfer
• sicrhau bod gan yr elusen sy’n derbyn ddibenion sy’n addas, o ystyried telerau’r pŵer rydych chi’n ei ddefnyddio

1.Pŵer cyffredinol

Gallwch drosglwyddo asedau eich elusen i’r elusen rydych yn uno â hi os yw hyn yn hyrwyddo dibenion eich elusen.

Dylech:

• gwirio geiriad eich elusen a dibenion yr elusen sy’n derbyn i wneud yn siŵr y byddai’r trosglwyddiad yn hyrwyddo dibenion eich elusen, a
• gwirio gweddill eich dogfen lywodraethu, er mwyn sicrhau nad yw’n cynnwys rheolau eraill sy’n eich atal rhag mynd ymlaen

Os nad ydych yn siŵr y gallwch fynd ymlaen, gallwch:

• ystyried newid dibenion eich elusen fel eu bod yn ddigon tebyg i ddibenion yr elusen sy’n derbyn
• wirio a oes gennych bŵer yn eich dogfen lywodraethol y gallwch ei ddefnyddio yn lle hynny
• gael cyngor proffesiynol

Os penderfynwch newid dibenion eich elusen, rhaid i chi wneud hyn yn gyntaf. Mae hyn oherwydd bod yn rhaid i chi gael awdurdod y Comisiwn Elusennau i newid dibenion eich elusen, a bydd angen yr awdurdod hwn arnoch cyn y gallwch ddefnyddio’r pŵer cyffredinol i uno.

Deall y rheolau ynghylch newid dogfennau llywodraethu.

Enghraifft 1

Er enghraifft, mae gan elusennau A a B ddibenion sy’n ymwneud ag iechyd meddwl. Mae elusen A o’r farn y byddai trosglwyddo ei hasedau i elusen B yn hyrwyddo ei dibenion. Mae elusen A yn trosglwyddo ei hasedau i elusen B cyn cau. Mae hyn yn cyflawni’r uniad.

Trosglwyddo i elusen sydd â dibenion ehangach

Os yw dibenion yr elusen sy’n derbyn:

• yn ehangach na dibenion eich elusen ac
• yn cynnwys dibenion eich elusen ynddynt

gallwch ddefnyddio’r pŵer cyffredinol – ond yn y sefyllfa hon ni all yr elusen sy’n derbyn uno asedau eich elusen â’i hasedau ei hun. Byddai asedau eich elusen yn dod yn ymddiriedolaeth arbennig i’r elusen dderbyn.

Ymddiriedolaeth arbennig yw arian neu asedau y mae’n rhaid i elusen eu defnyddio at ddibenion penodol sy’n gulach na’i dibenion ei hun yn unig.

Enghraifft 2

Er enghraifft, pwrpas elusen C yw lleddfu tlodi yn Rochdale. Pwrpas elusen D yw lleddfu tlodi yn Rochdale ac Oldham. Os penderfynodd elusen C ddefnyddio’r pŵer cyffredinol i drosglwyddo ei hasedau i elusen D:

• rhaid i elusen D beidio ag uno asedau Elusen C gyda’i hasedau ei hun. Rhaid iddi ddefnyddio asedau elusen C yn unig i liniaru tlodi yn Rochdale
• mae asedau elusen C yn dod yn ymddiriedolaeth arbennig i elusen D

Fel arall, gallai elusen C wneud cais i awdurdod y Comisiwn newid ei bwrpas fel ei bod yr un peth ag elusen D. Os yw’r Comisiwn yn rhoi awdurdod:

• gallai elusen C drosglwyddo ei hasedau i elusen D
• gallai elusen D uno asedau elusen C gyda’i hasedau ei hun. Ni fyddai asedau elusen C yn dod yn ymddiriedolaeth arbennig

2.Pwerau dogfennau llywodraethu

Efallai y bydd gennych hefyd bwerau yn nogfen lywodraethol eich elusen i uno. Er enghraifft:

• pŵer datganedig i drosglwyddo asedau i elusen arall, neu uno ag elusen arall. Un enghraifft yw cymal 5(7) o weithred ymddiriedolaeth enghreifftiol y Comisiwn.
• pŵer cyffredinol i wneud unrhyw beth sy’n angenrheidiol neu’n ddymunol i gyflawni dibenion yr elusen. Er enghraifft, Cymal 5(10) o weithred ymddiriedolaeth enghreifftiol y Comisiwn
• y cymal diddymu, a allai ddweud y gallwch gau’r elusen a throsglwyddo ei hasedau i elusen arall

O bryd i’w gilydd, gall cymal pŵer mewn diddymu ganiatáu trosglwyddo asedau elusen i elusen sydd â dibenion ehangach. Os oes gan eich elusen gymal diddymu o’r fath a’ch bod yn ei ddefnyddio i drosglwyddo, byddai asedau’ch elusen yn uno ag asedau’r elusen sy’n derbyn; ni fyddai’n dod yn ymddiriedolaeth arbennig.

Os ydych chi’n credu bod ei angen arnoch, gallwch ystyried ychwanegu pŵer penodol i uno yn eich dogfen lywodraethol. Efallai y bydd angen i’r Comisiwn awdurdodi’r newid hwn. Darllenwch ein canllawiau ar newid dogfennau llywodraethu, syn nodi sut y medrwch wneud cais am awdurdod.

Mynnwch gyngor proffesiynol os oes ei angen arnoch.

Gwirio addasrwydd a diwydrwydd dyladwy

Ar ôl eich ystyriaeth gychwynnol, bydd ymarfer diwydrwydd dyladwy yn eich helpu i wneud ymchwil fanwl ac yn penderfynu a yw’r uno er budd gorau eich elusen.

Gall diwydrwydd dyladwy eich helpu i archwilio addasrwydd pob elusen o ran:

• gwerthoedd a nodau
• diwylliant ac arddulliau gweithio
• adnoddau ariannol a hyfywedd
• polisïau
• gweithgareddau
• cryfderau a gwendidau sefydliadol
• meysydd anghydnawsedd neu anghytundeb
• proffil cyhoeddus neu enw da

Bydd pa mor drylwyr yw’r ymarfer yn dibynnu ar amgylchiadau’r elusennau sy’n uno. Efallai y bydd angen ymarfer mwy trylwyr pan fydd, er enghraifft, nifer o elusennau yn gysylltiedig â hyn, neu os oes elusennau gyda:

• trefniadau llywodraethu cymhleth neu strwythur grŵp
• gweithwyr neu rwymedigaethau pensiwn (ac a fyddai uno yn sbarduno rhwymedigaethau pensiwn)
• darpariaeth gwasanaeth cymhleth, neu gontractau
• gwaith proffil uchel neu sensitif (gan gynnwys risgiau ymgyfreitha)
• benthyciadau sylweddol
• un neu fwy o is-gwmnïau masnachu
• eiddo helaeth neu fathau eraill o asedau
• gwaddol parhaol, tir dynodedig neu ymddiriedolaethau arbennig

Dylai ymddiriedolwyr pob elusen benderfynu pa lefel o ddiwydrwydd dyladwy sydd ei angen arnynt. Mynnwch gyngor proffesiynol, os oes ei angen arnoch, i’ch helpu i wneud y penderfyniad hwn.

Efallai y bydd gan eich ymddiriedolwyr neu weithwyr y sgiliau a’r profiad cywir i gwblhau’r diwydrwydd dyladwy. Neu gallwch benodi rhywun o’r tu allan i’r elusen. Darllenwch am y rheolau cyfreithiol os ydych chi eisiau talu ymddiriedolwr i wneud diwydrwydd dyladwy.

Gwneud y penderfyniad i uno

Rhaid i ymddiriedolwyr pob elusen wneud eu penderfyniad eu hunain i uno. Rhaid i’r penderfyniad hwn gydymffurfio â’ch dyletswyddau ymddiriedolwr, megis y ddyletswydd i weithredu er budd gorau eich elusen.

Defnyddiwch ein canllawiau gwneud penderfyniadau i’ch helpu chi.

Defnyddiwch wybodaeth berthnasol i wneud eich penderfyniad, er enghraifft:

• eich ymarfer diwydrwydd dyladwy
• unrhyw gyngor proffesiynol a gymerwyd gennych
• unrhyw ymgynghoriad ar grwpiau fel buddiolwyr, aelodau neu weithwyr

Os oes gan eich elusen aelodau, efallai y bydd ganddynt yr hawl i bleidleisio o blaid neu yn erbyn yr uno yn unol â rheolau yn eich dogfen lywodraethol neu’r gyfraith.

Os byddwch yn penderfynu symud ymlaen, dylech wneud y canlynol:

• rhoi gwybod i grwpiau a rhanddeiliaid perthnasol am eich cynlluniau lle bo hynny’n briodol
• nodi pa gamau y bydd angen i chi eu cymryd i roi’r uniad ar waith. Er enghraifft, a oes gan eich elusen gontractau ar hyn o bryd a fydd yn cael eu heffeithio gan yr uniad

Dylech hefyd benderfynu sut y byddwch chi’n strwythuro’r uniad. Fel arfer mae dau opsiwn:

Defnyddio elusen sy’n bodoli eisoes

• elusennau A a B yn trosglwyddo eu hasedau a’u rhwymedigaethau i elusen C ac yna cau
• elusen C yw’r elusen ‘gyfunol’

Creu elusen newydd

• elusennau A, B ac C yn sefydlu elusen newydd, elusen D
• elusennau A, B ac C yn trosglwyddo eu hasedau a’u rhwymedigaethau i elusen D, ac yna’n cau
• elusen D yw’r elusen unedig newydd

Gellir defnyddio’r opsiwn hwn i osgoi’r uno sy’n edrych fel trosfeddiannu.

Y broses o uno

Gall CIOs sy’n uno â CIOs eraill ddefnyddio’r camau cyfreithiol a ddisgrifir yn Sut i uno CIO â CIOs eraill.. Mae’r rhain wedi’u cynllunio i wneud y broses uno CIO yn syml.

1.Sefydlu’r elusen newydd

Darllenwch y canllawiau o dan y pennawd hwn 1 os ydych chi’n sefydlu elusen newydd er mwyn uno â hi.

Neidiwch i bennawd 2 os ydych chi’n uno ag elusen sy’n bodoli eisoes.

Dibenion

Cyn sefydlu’r elusen newydd, meddyliwch beth ddylai dibenion yr elusen newydd fod.

Darllenwch yr adran uchod am bwerau cyfreithiol am fwy o wybodaeth.

Strwythur elusen

Gallwch benderfynu a fydd yr elusen newydd yn ymddiriedolaeth, yn gymdeithas anghorfforedig, CIO (CIO sylfaen neu gymdeithas CIO) neu’n gwmni.

Os yw’ch elusen yn elusen gydag aelodau ar hyn o bryd, a’ch bod yn ystyried strwythur gwahanol, fel ymddiriedolaeth (neu sefydliad CIO lle mai’r ymddiriedolwyr yw’r unig aelodau), meddyliwch yn ofalus am y goblygiadau.

Os oes gan eich elusen a’r elusen newydd aelodau bydd angen i chi ystyried pwy fydd aelodau’r elusen newydd.

Os ydych yn bwriadu newid hawliau eich aelodau dylech gael caniatâd eich aelodau i wneud hyn.

Os dewiswch sefydlu CIO, rhaid i chi ddefnyddio un o’n cyfansoddiadau model ar gyfer CIOs. Pan fyddwch yn gwneud cais i gofrestru’r CIO, bydd angen i chi ddangos a ydych wedi gwneud unrhyw newidiadau i’r model. Rhaid i’ch cyfansoddiad aros mor agos at y model â phosibl.

Darllenwch am Mathau o elusennau: sut i ddewis strwythur (CC22a).

Enw’r elusen a rheolau dogfennau llywodraethu

Meddyliwch am yr agweddau hyn. Ystyriwch barn pob elusen sydd yn uno.

Gwiriwch y rheolau am enwau elusennau.

Sefydlu a chofrestru’r elusen.

2. Paratoi i drosglwyddo asedau a rhwymedigaethau eich elusen

Darllenwch canllawiau uchod am gael y pŵer i drosglwyddo asedau a rhwymedigaethau eich elusen, a defnyddio’r pŵer hwn yn gywir.

Mae pob uniad yn wahanol yn dibynnu ar strwythurau’r elusennau dan sylw a’r mathau o asedau sy’n cael eu trosglwyddo. Mynnwch gyngor proffesiynol perthnasol yn seiliedig ar amgylchiadau eich elusen.

Os mai chi yw’r elusen sy’n derbyn, dylech gael unrhyw gyngor sydd ei angen arnoch am yr asedau a’r rhwymedigaethau sy’n cael eu cynnig i gael eu trosglwyddo i’ch elusen.

Tir dynodedig, gwaddol parhaol ac ymddiriedolaethau arbennig

Deallwch a oes gan eich elusen dir dynodedig, neu a yw’n ymddiriedolwr arni, gwaddol parhaol neu ymddiriedolaethau arbennig. Os oes, ni allwch gau’ch elusen os na fyddwch yn delio â nhw’n iawn.

Mae tir dynodedig yn dir y mae’n rhaid ei ddefnyddio at ddiben penodol eich elusen yn ôl y ddogfen sy’n esbonio sut y mae’n rhaid defnyddio’r tir. Er enghraifft, eiddo y mae’n rhaid ei ddefnyddio fel tir hamdden.

Mae gwaddol parhaol yn eiddo y mae’n rhaid i’ch elusen ei gadw yn hytrach na’i wario. Mae eiddo a roddir i’ch elusen y mae’n rhaid ei ddefnyddio at ddiben penodol (fel tir dynodedig) yn un enghraifft o waddol parhaol. Un arall yw arian neu asedau eraill a roddir i’ch elusen i’w buddsoddi lle mai dim ond yr incwm buddsoddi y gellir ei wario.

Ymddiriedolaeth arbennig yw arian neu asedau y mae’n rhaid i’ch elusen eu defnyddio at ddibenion penodol sy’n gulach na dibenion eich elusen. Gall gwaddol parhaol fod yn ymddiriedolaeth arbennig ond nid bob amser.

Nid yw cael - neu fod yn ymddiriedolwr - gwaddol parhaol, tir dynodedig neu ymddiriedolaethau arbennig yn golygu na all eich elusen uno. Ond mae angen i chi feddwl sut y byddwch yn eu trosglwyddo oherwydd eu bod yn wahanol i gronfeydd ac asedau cyffredinol elusen.

(Cronfeydd cyffredinol ac asedau yw’r rhai y gallwch eu defnyddio mewn unrhyw ffordd i hyrwyddo dibenion eich elusen; nid oes ganddynt unrhyw reolau eraill ar sut y gellir eu defnyddio.)

Darllenwch adran 3 o’n canllawiau ar drosglwyddo asedau elusennau am wybodaeth am drosglwydd0 gwaddol parhaol, tir dynodedig ac ymddiriedolaethau arbennig.

3. Awdurdod y Comisiwn Elusennau

Deall a fydd angen awdurdod y Comisiwn Elusennau arnoch. Efallai y bydd angen awdurdod arnoch os, er enghraifft:

• yw eich elusen yn ymddiriedolaeth neu’n gymdeithas anghorfforedig ac rydych yn uno â CIO neu gwmni
• yw un o’r elusennau dan sylw yn gwmni elusennol ac rydych yn trosglwyddo ‘ased sylweddol nad yw’n arian parod’

Darllenwch adran 4 o’n canllawiau ar drosglwyddo asedau elusennau am wybodaeth ynglŷn â’r rhain ac amgylchiadau eraill pan fydd angen awdurdod. Mae hefyd yn egluro sut i wneud cais.

Ymgeisiwch mewn digon o amser.

4. Trosglwyddo asedau a rhwymedigaethau

Gallwch ddechrau’r broses drosglwyddo.

• Cytunwch ar ddyddiad trosglwyddo gyda’r elusen sy’n derbyn.
• Paratowch a gweithredu’r ddogfennaeth gywir, megis datganiad breinio cyn uno neu gytundeb trosglwyddo.
• Ar neu ar ôl i’r dyddiad trosglwyddo fynd heibio, cymerwch gamau eraill fel trosglwyddo arian ar draws neu gofrestru’r newid ym mherchnogaeth tir yn y Gofrestrfa Tir.

Darllenwch adran 2 o’n canllawiau ar drosglwyddo asedau elusennau. Mae’n egluro, er enghraifft, am ddatganiadau breinio cyn uno a chytundebau trosglwyddo.

5. Cau eich elusen

Unwaith y bydd yr elusen drosglwyddo wedi:

• trosglwyddo ei holl asedau a rhwymedigaethau i’r elusen sy’n derbyn
• ymdrin ag unrhyw waddol parhaol, tir dynodedig neu ymddiriedolaethau arbennig
• pasio cofnodion perthnasol i’r elusen sy’n derbyn

gallwch ei gau.

Darllenwch ganllawiau ynghylch cau eich elusen.

Mae’n rhaid i chi ddweud wrth y Comisiwn am y cau fel y gallwn dynnu eich elusen o’r gofrestr. Byddwn hefyd yn rhoi’r gorau i ysgrifennu atoch – er enghraifft i ffeilio ffurflenni blynyddol.

Mae’n rhaid i chi gadw cyfrifon eich elusen, a llyfrau a chofnodion. Mae hyn yn cynnwys llyfrau arian parod, anfonebau, derbynebau a chyfriflenni banc. Rhaid eu cadw am 6 blynedd o ddiwedd y flwyddyn ariannol y cawsant eu gwneud ynddi. Gallwch ofyn i’r elusen sy’n derbyn gadw’r rhain i chi.

6. Cofrestru’r uno

Ystyriwch a allwch chi, neu a oes rhaid, gofrestru’r uno.

Mae cofrestru yn ymwneud â helpu elusennau i sicrhau rhoddion yn y dyfodol (fel cymynroddion) ar ôl iddynt uno a chau.

Darllenwch canllawiau am fwy o wybodaeth a sut i wneud cais.

7. Cyfrif ar gyfer uno

Bydd yn rhaid i’r elusen sy’n derbyn gyfrif am yr uno yn ei chyfrifon. Lle mae’n rhaid i’r elusen gynhyrchu cyfrifon sy’n cydymffurfio â SORP, ymgynghorwch â Modiwl 27 o’r Elusennau SORP FRS 102 (SORP).

Mynnwch gyngor proffesiynol os oes ei angen arnoch.

Rheoli prosiectau

Mae uno fel arfer yn golygu newid sefydliadol a diwylliannol sylweddol. Defnyddiwch gynllun prosiect manwl i’ch helpu i ddeall y camau i’w cymryd. Meddyliwch am:

• cael bwrdd prosiect neu grŵp llywio i oruchwylio’r uno a gwneud penderfyniadau perthnasol sydd wedi’u dirprwyo iddo. Byddai’n cynnwys ymddiriedolwyr cynrychioliadol o bob elusen, a phrif weithredwyr
• penodi rheolwr prosiect i reoli’r broses gyffredinol. Gallent gael eu cyflogi gan un elusen. Gallant fod yn weithiwr presennol neu’n benodiad newydd
• eich trefniadau llywodraethu: weithiau bydd elusennau’n dewis cael trefniadau llywodraethu interim nes bod yr elusennau wedi uno’n llawn
• pennu amserlenni realistig a dealltwriaeth briodol o’r holl gamau sydd eu hangen, yn y drefn gywir

Darllenwch am y rheolau cyfreithiol os ydych chi eisiau talu ymddiriedolwr i fod yn rheolwr prosiect.

Costau

Dylech neilltuo cyllid digonol a pharhau i adolygu’r costau gwirioneddol a disgwyliedig. Gellir cyfrifo rhai costau ymlaen llaw, fel:

• ailstrwythuro, newid neu ddatblygu gwasanaethau
• integreiddio systemau technoleg a gwybodaeth
• ffioedd proffesiynol
• hysbysebu ac ail-frandio
• amser staff
• treuliau adleoli
• costau llywodraethu, megis cyfarfodydd cyffredinol arbennig neu ddiwygiadau i aelodaeth
• ymgynghoriad a chyfranogiad rhanddeiliaid

Materion eraill

Efallai y bydd gennych broblemau cyflogaeth i’w hystyried, fel:

• cydymffurfio â deddfwriaeth berthnasol (megis TUPE ac yn ymwneud â rhwymedigaethau pensiwn)
• newid swyddi
• colli swyddi

Mae materion eraill i’w hystyried yn cynnwys:

• polisïau allweddol y mae angen i chi eu cael yn yr elusen gyfunol, er enghraifft diogelu ac a oes angen i’r elusen gyfunol, ac a yw wedi, cwblhau gwiriadau DBS
• goblygiadau rhannu data, a chydymffurfio â GDPR
• trafodaethau cytundebol
• yswiriant
• rhyddhau rhwymedigaethau
• agweddau gweithredol (er enghraifft integreiddio darparu gwasanaethau – a staff ac offer – elusennau sy’n uno)
• cyfrifeg
• systemau TG
• effaith ar drefniadau masnachu (efallai y bydd angen cyngor CThEF arnoch)
• gwirio a yw’r uno yn effeithio ar ryddhad ardrethi elusennol

Cyfathrebu a brandio

Defnyddiwch gynllun cyfathrebu i nodi sut a phryd i gyfathrebu â gwahanol randdeiliaid a phartneriaid mewnol ac allanol.

A meddyliwch am frandio ac enw’r elusen gyfunol.

Weithiau mae ymdeimlad o hanes neu frand ynghlwm wrth elusen benodol a gall fod yn niweidiol, yn enwedig o ran codi arian, os collir enw.

Gallwch gymysgu enwau’r elusennau sy’n ymwneud â’r enw a ddewiswch, neu gadw enw sy’n bodoli eisoes fel enw gweithio i’r elusen gyfunol.

Darllenwch ganllawiau am enwau elusennau.

Rhestr wirio

Mae’r rhestr wirio hon yn seiliedig ar y canllawiau uchod.

Defnyddiwch y canllawiau gyda’r rhestr wirio.

1. Deallwch fuddion, risgiau a chostau’r uno ar gyfer pob elusen. Gwiriwch a allai cydweithio gyflawni’r un buddion ag uno.
2. Ymgynghorwch â buddiolwyr, aelodau, gweithwyr, y rhai sydd â hawliau trydydd parti, a rhanddeiliaid eraill os yw’n briodol ar gyfer eu barn.
3. Gwiriwch nad yw dibenion yr elusennau dan sylw yn atal yr uno.
4. Gwiriwch fod gan bob elusen y pŵer i uno.
5. Ceisiwch gael awdurdod y Comisiwn Elusennau, lle bo angen, os ydych yn newid eich dogfen lywodraethu.
6. Cwblhewch ddiwydrwydd dyladwy priodol i ddeall cydnawsedd a nodi risgiau a materion o uno â’r elusennau dan sylw.
7. Gwiriwch faint fydd yr uno yn ei gostio ac a all eich elusen ei fforddio.
8. Deallwch yn gynnar lle mae angen cyngor proffesiynol arnoch. Er enghraifft, ar bwerau trosglwyddo neu faterion cyflogaeth.
9. Gwnewch y penderfyniad i fwrw ymlaen â’r uno.
10. Cynhwyswch aelodau, os oes gan eich elusen rai, lle mae’r ddogfen lywodraethol neu’r gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol iddynt roi eu caniatâd i’r uno.
11. Nodwch yr holl risgiau sy’n gysylltiedig ag uno, megis risgiau enw da neu weithredol, a pha fesurau lliniaru sydd eu hangen.
12. Deallwch sut y byddwch yn trosglwyddo gwasanaethau rydych chi’n eu darparu i fuddiolwyr eich elusen wrth uno, ac yn gyffredinol rheoli effaith arnyn nhw.
13. Sefydlwch fwrdd prosiect neu bwyllgor i oruchwylio’r prosiect ac i gysylltu â’r cyrff ymddiriedolwyr priodol.
14. Crëwch gynllun prosiect a phenodwch rheolwr prosiect i reoli’r broses gyffredinol yn erbyn y cynllun.
15. Deallwch a oes angen cyngor gan sefydliad arall, fel CThEF.
16. Deallwch pa faterion sy’n ymwneud ag atebolrwydd cyflogaeth neu bensiwn y mae angen mynd i’r afael â nhw.
17. Sefydlwch gynllun cyfathrebu sy’n cwmpasu’r holl randdeiliaid a chynulleidfaoedd presennol a newydd. Cytunwch ar frandio. Rhowch wybod i sefydliadau perthnasol am yr uno.
18. Penderfynwch ar y strwythur cyfreithiol y byddwch chi’n ei ddefnyddio. Os ydych chi’n defnyddio elusen sy’n bodoli eisoes, penderfynwch pa elusen fydd yn derbyn.
19. Os ydych chi’n sefydlu elusen newydd, meddyliwch beth ddylai ei dibenion fod, ei henw a’i darpariaethau dogfennau llywodraethu.
20. Deallwch y dull y bydd eich elusen yn ei ddefnyddio i drosglwyddo asedau a rhwymedigaethau i gyflawni’r uno. Er enghraifft, datganiad breinio cyn uno.
21. Deallwch oblygiadau unrhyw un o’r elusennau sydd â gwaddol parhaol, tir dynodedig, neu ymddiriedolaethau arbennig.
22. Gwiriwch pa awdurdod y Comisiwn sydd ei angen.
23. Gwiriwch a fydd angen cofrestru’r uno. Os na, os ydych chi eisiau cofrestru.
24. Cydymffurfiwch â’r rheolau ar gau.
25. Deallwch sut i gyfrif yn gywir am yr uno.

Efallai y bydd angen cyngor proffesiynol arnoch ar y materion hyn, neu faterion nad ydynt wedi’u cynnwys yn y canllawiau hyn.