Canllawiau

Gwella cyllid eich elusen - beth i'w wneud os yw eich elusen mewn trafferthion ariannol

Diweddarwyd 23 Medi 2024

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

• Publication for Northern Ireland
• Publication for Scotland

Mae cael darlun clir o gyllid eich elusen yn hanfodol. Mae’n golygu y gallwch ddeall a oes gan eich elusen ddigon o arian ar gyfer yr hyn y mae’n bwriadu ei wneud ac ystyried opsiynau ar gyfer gwella cyllid eich elusen. Bydd hefyd yn eich helpu i adnabod unrhyw broblemau yn gynnar.

Os yw eich elusen yn profi anawsterau ariannol, neu os ydych yn gwybod y bydd cyllid y mae eich elusen yn dibynnu arno yn lleihau neu’n dod i ben, bydd angen i chi fel ymddiriedolwyr ystyried:

• yr effaith y gallai ei gael ar yr elusen, a

• p’un a yw eich elusen wedi dod, neu a allai fod, yn ansolfedd

Mae ansolfedd yn gymhleth ac mae’r hyn y mae’n ei olygu yn dibynnu ar strwythur eich elusen. Yn syml, gall eich elusen fod yn fethdalwr os na all dalu ei dyledion pan fyddant yn ddyledus, neu os nad oes ganddi ddigon o asedau i dalu ei rhwymedigaethau.

Os ydych chi’n credu bod hyn yn berthnasol i chi, darllenwch ganllawiau ynghylch ansolfedd ar gyfer cwmnïau a CIOs neu elusennau anghorfforedig.

Os nad yw eich elusen mewn ansolfedd, neu mewn perygl o ddod yn ansolfedd, darllenwch y canllawiau hyn i ddeall pa gamau y gallwch eu cymryd i’ch helpu i wella’r sefyllfa.

Bydd angen i chi hefyd adolygu cyllid a gweithrediadau eich elusen yn fwy rheolaidd. Bydd hyn yn eich helpu i wirio:

• bod eich gweithredoedd yn gwneud gwahaniaeth a bod eich elusen yn gwella ac yn gallu parhau i weithredu am y dyfodol rhagweladwy (a elwir yn ‘sefydliad gweithredol’), neu

• nid yw sefyllfa ariannol eich elusen yn gwella, neu

• mae sefyllfa ariannol eich elusen yn gwaethygu

Os ydych yn paratoi cyfrifon SORP rhaid i chi barhau i adolygu a yw eich elusen yn sefydliad gweithredol a rhaid i chi gadarnhau hyn yng nghyfrifon yr elusen.

Rheoli arian eich elusen

Mae’n hanfodol eich bod chi, fel ymddiriedolwyr, yn deall ac yn rheoli cyllid eich elusen. Bydd hyn yn eich helpu i gydymffurfio â’ch dyletswyddau ymddiriedolwr, gan gynnwys eich dyletswydd i reoli adnoddau eich elusen mewn modd cyfrifol, gweithredu er ei budd pennaf a chyda gofal a sgil rhesymol.

Hyd yn oed os oes gan eich elusen arbenigwr i reoli ei chyllid, mae pob ymddiriedolwr yn dal i fod yn atebol ar y cyd am ddeall a rheoli sefyllfa a pherfformiad ariannol eich elusen.

Y cynharaf y gallwch nodi bod eich elusen mewn trafferthion ariannol, y cynharaf y gallwch weithredu i ddiogelu eich buddiolwyr. Dylai pob ymddiriedolwr gael mynediad i wybodaeth ariannol glir, gywir a chyfredol. Dylai sefyllfa ariannol a pherfformiad eich elusen fod yn eitem agenda sefydlog yng nghyfarfodydd ymddiriedolwyr a’i anfon at bob ymddiriedolwr cyn y cyfarfod.

Er mwyn eich helpu i gyflawni eich dyletswyddau cyfreithiol, mae’n bwysig eich bod yn monitro cyllid eich elusen yn rheolaidd i sicrhau:

• bod arian eich elusen yn cael ei ddiogelu a’i wario ar hyrwyddo dibenion eich elusen yn unig

• eich bod yn cydymffurfio ag unrhyw gyfyngiadau ar ddefnyddio cronfeydd neu eich bod yn dilyn y rheolau i newid y cyfyngiadau

• bod gennych ddigon o arian i gyflawni gweithgareddau eich elusen ac i dalu ei biliau pan fyddant yn ddyledus

• eich bod yn nodi unrhyw anawsterau ariannol yn gynnar a chytuno ar beth i’w wneud amdanynt

• os yw eich elusen yn wynebu ansolfedd neu os yw’n ansolfedd, rydych yn cymryd cyngor proffesiynol cyn gynted â phosibl i sicrhau eich bod yn dilyn y gweithdrefnau cyfreithiol cywir

• os byddwch yn penderfynu bod angen cau eich elusen, rydych yn bwriadu cau yn drefnus

Mae rheoli cyllid eich elusen yn golygu, er enghraifft:

• adolygu sefyllfa ariannol a rhagolygon arian parod yr elusen i ddeall a ragwelir y bydd yr elusen yn gallu talu ei dyledion wrth iddynt ddod yn ddyledus

• adolygu cyllidebau a chynlluniau busnes yr elusen

• cael y rheolaethau ariannol cywir ar waith ar gyfer eich elusen. Darllenwch ein canllawiau am hyn a defnyddiwch ein rhestr wirio rheolaethau ariannol i’ch helpu i wneud hyn

• adolygu a rheoli’r risgiau ariannol i’ch elusen

• cymryd cyngor proffesiynol cyn gwneud unrhyw ymrwymiadau ariannol sylweddol, fel prynu eiddo neu fenthyg arian. Mae hyn yn hanfodol os ydych yn ymddiriedolwr elusen anghorfforedig oherwydd nad oes atebolrwydd cyfyngedig a gallwch fod yn atebol yn bersonol am ymrwymiadau ariannol yr elusen

• adolygu lefel polisi wrth gefn a chronfeydd wrth gefn eich elusen fel eu bod yn parhau’n briodol i’ch elusen

Defnyddiwch ein 15 cwestiwn y dylai ymddiriedolwyr eu gofyn i’ch helpu i adolygu eich elusen a’ch helpu i gynllunio a gwneud penderfyniadau am ei dyfodol.

Gwiriwch a yw eich elusen mewn trafferthion ariannol

Er mwyn eich helpu i benderfynu a yw eich elusen yn profi anawsterau ariannol, mae angen i chi gael darlun cywir o:

• faint o arian sydd gan yr elusen

• arian parod fydd yn dod i mewn ac ym mynd allan o’r elusen dros yr wythnosau a’r misoedd nesaf, a elwir yn ‘rhagolygon llif arian’. Dylai’r rhagolwg llif arian eich galluogi i gyfrifo a yw eich elusen mewn perygl o redeg allan o arian parod a phryd y bydd hyn yn digwydd

• asedau a rhwymedigaethau eich elusen, a elwir yn ‘fantolen.’ Bydd defnyddio mantolen yn eich helpu i ddeall pa asedau sydd ar gael sydd gan eich elusen

Mae’r adran nesaf yn nodi ffyrdd y gallech wella sefyllfa eich elusen ac osgoi ansolfedd.

Defnyddiwch ein rhestr wirio i’ch helpu i ddeall a yw eich elusen mewn perygl o ansolfedd.

Camau y gallwch eu cymryd i wella cyllid eich elusen

Unwaith y byddwch yn gwybod bod eich elusen yn cael trafferthion ariannol ond nad yw’n ansolfent, bydd angen i chi fonitro cyllid eich elusen yn fwy rheolaidd a meddwl am yr hyn y byddwch yn ei wneud mewn ymateb.

Dylech gael cyngor arbenigol ar eich opsiynau. Er enghraifft, gan:

• eich arholwr neu’ch archwilydd annibynnol

• unrhyw rwydwaith neu gorff aelodaeth y mae eich elusen yn perthyn iddo, er enghraifft Grŵp Cyllid Elusennau

• ymarferydd ansolfedd 

Cadwch gofnod o unrhyw gyngor a gewch a’r rhesymau dros y penderfyniadau a wnewch. Rhaid i’ch penderfyniadau (boed yn rhai tymor byr neu’r tymor hir) fod er budd gorau’r elusen. Defnyddiwch ein canllawiau penderfynu i’ch helpu chi.  

Mae’n debygol y bydd angen i chi ystyried nifer o ffactorau, fel:

• yr hyn gall yr elusen ei fforddio

• sut gall yr elusen leihau costau er mwyn parhau i ddarparu gwasanaethau i fuddiolwyr presennol

• i ba raddau y mae angen lleihau’r gwasanaethau presennol i fuddiolwyr

• dewisiadau’r elusen ar gyfer codi rhagor o arian, a pha mor gyflym y gallai gael yr arian

• sut gallai fod angen i’r elusen weithredu yn y dyfodol os na all godi lefel yr arian sydd ei angen arni

Gall hyn olygu gwneud penderfyniadau ar gyfer y tymor byr a’r tymor hir.

Yn dibynnu ar eich amserlenni, efallai y byddwch am gael barn pobl eraill, fel eich buddiolwyr. Fodd bynnag, gan yr ymddiriedolwyr bydd y penderfyniad terfynol. Pan fyddwch yn gwneud newidiadau sy’n effeithio ar fuddiolwyr, gwirfoddolwyr neu staff, dylech roi gwybod iddynt am y newidiadau.

Lleihau costau

Meddyliwch a allwch leihau eich costau, er enghraifft:

• drwy oedi neu roi terfyn ar dreuliau nad ydynt yn hanfodol, gan ystyried unrhyw gostau canslo

• drwy leihau costau gweinyddol a chostau rhedeg gwasanaethau i fuddiolwyr, er enghraifft drwy ddefnyddio technoleg

• drwy leihau neu atal rhai o wasanaethau eich elusen a chyfeirio buddiolwyr at elusen arall

• drwy ymuno â elusen arall gyda dibenion tebyg er mwyn rhannu cyfleusterau neu adnoddau

• drwy siarad â benthycwyr eich elusen am help os oes gan eich elusen fenthyciadau. Er enghraifft, am ymestyn cyfnodau benthyg

Edrych am ffynonellau incwm ychwanegol

Ystyriwch chwilio am ffynonellau incwm ychwanegol. Er enghraifft:

• cysylltu â chefnogwyr yr elusen i ofyn a allant gynyddu eu rhodd reolaidd neu wneud rhodd unwaith ac am byth ychwanegol

• lansio apêl codi arian. Gwnewch yn siŵr y gall eich elusen ddefnyddio’r arian a godir at unrhyw un o’i dibenion. Darllenwch ein harweiniad am hyn

• siarad â chyllidwyr presennol yr elusen

• gwneud cais am grantiau gan sefydliadau

• trafod sefyllfa’r elusen gyda’ch banc

Adolygu arian ac asedau eich elusen

Adolygwch gronfeydd eich elusen i weld a ellir rhyddhau unrhyw beth gan, er enghraifft:

• newid eich cynlluniau ar gyfer sut rydych yn defnyddio unrhyw gronfeydd neu asedau cyffredinol yr oeddech wedi’u neilltuo ar gyfer prosiectau penodol. Cronfeydd cyffredinol neu asedau yw’r rhai y gallwch eu defnyddio mewn unrhyw ffordd i hyrwyddo dibenion eich elusen; nid oes ganddynt unrhyw reolau (neu gyfyngiadau) eraill ar sut y gellir eu defnyddio

• defnyddio cronfeydd wrth gefn eich elusen

• defnyddio pwerau cyfreithiol i fenthyg neu wario gwaddol parhaol

• gwerthu rhai o asedau eich elusen, er enghraifft tir neu fuddsoddiadau

Os oes gan eich elusen waddol parhaol, tir dynodedig neu gronfeydd ymddiriedolaeth arbennig, efallai y gallwch ddefnyddio pwerau cyfreithiol i ddileu eu cyfyngiadau fel y gellir eu defnyddio at ddibenion eich elusen.

Mae tir dynodedig yn dir y mae’n rhaid ei ddefnyddio at ddiben penodol eich elusen yn ôl y ddogfen sy’n esbonio sut y mae’n rhaid defnyddio’r tir. Er enghraifft, eiddo y mae’n rhaid ei ddefnyddio fel tir hamdden.

Mae gwaddol parhaol yn eiddo y mae’n rhaid i’ch elusen ei gadw yn hytrach na’i wario. Mae eiddo a roddir i’ch elusen y mae’n rhaid ei ddefnyddio at ddiben penodol (fel tir dynodedig) yn un enghraifft o waddol parhaol. Un arall yw arian neu asedau eraill a roddir i’ch elusen i’w buddsoddi lle dim ond yr incwm buddsoddi y gellir ei wario. Darllenwch ein canllawiau ar gwaddol parhaol.

Arian neu asedau y mae’n rhaid i’ch elusen eu defnyddio at ddibenion penodol sy’n gulach na dibenion eich elusen yw ymddiriedolaeth arbennig. Gall gwaddol parhaol fod yn ymddiriedolaeth arbennig ond nid bob amser.

Efallai y bydd rhai gweithgareddau yn gorfod talu ffioedd neu gostau, er enghraifft gwerthu asedau, benthyca arian neu wneud diswyddiadau.

Os ydych yn ystyried benthyca, rhaid bod gennych y pŵer i fenthyca. Mae gan y rhan fwyaf o elusennau y pŵer i fenthyca, naill ai pŵer statudol neu yn eu dogfen lywodraethol. Os nad ydych yn siŵr, dylech gael cyngor proffesiynol.

Mae rhai dogfennau llywodraethu yn cynnwys rheolau yn erbyn benthyca, felly gwnewch yn siŵr eich bod yn gwirio dogfen lywodraethol eich elusen.

Cau yr elusen ac opsiynau eraill

Os gallwch wella sefyllfa ariannol eich elusen a’ch bod yn sicr nad yw eich elusen yn ansolfedd, neu mewn perygl o ddod yn ansolfedd, gallech benderfynu:

• parhau i weithredu

Gwiriwch a ydych wedi gwneud digon i leihau’r risgiau y bydd eich elusen yn wynebu’r un sefyllfa eto. Defnyddiwch ein 15 cwestiwn y dylai ymddiriedolwyr eu gofyn i’ch helpu i adolygu eich elusen a’ch helpu i gynllunio a gwneud penderfyniadau am ei dyfodol.

• uno’ch elusen ag elusen arall

Darllenwch ein canllawiau os oes gennych ddiddordeb mewn uno.

• cau eich elusen

Darllenwch ein canllawiau ynghylch cau elusen i ddilyn y broses gywir.

Mae’n rhaid i chi ddweud wrth y Comisiwn Elusennau bod eich elusen wedi cau er mwyn i ni dynnu eich elusen oddi ar y gofrestr.

Os nad ydych wedi gwella sefyllfa eich elusen, neu os yw’r sefyllfa’n gwaethygu, gwiriwch nad yw eich elusen wedi mynd yn ansolfedd neu mewn perygl o ddod yn ansolfent. Mae prosesau cyfreithiol y mae’n rhaid i elusennau eu dilyn. Darllenwch:

• Beth i’w wneud os yw eich cwmni elusennol neu’ch CIO yn fethdalwr neu mewn perygl o ansolfedd neu

• Beth i’w wneud os yw eich cymdeithas anghorfforedig neu ymddiriedolaeth yn ansolfedd neu mewn perygl o ansolfedd