Canllawiau

Cyfarwyddyd ymarfer 12: chwiliadau swyddogol a cheisiadau amlinellol

Diweddarwyd 21 Tachwedd 2022

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

Sylwer bod cyfarwyddiadau ymarfer Cofrestrfa Tir EF wedi eu hanelu’n bennaf at gyfreithwyr a thrawsgludwyr eraill. Maent yn aml yn delio â materion cymhleth ac yn defnyddio termau cyfreithiol.

1. Cyflwyniad

Mae’r cyfarwyddyd hwn yn egluro:

• diben ac effaith y gwahanol fathau o chwiliad swyddogol ac o geisiadau amlinellol
• sut y gallwch gyflwyno’r ceisiadau hyn
• y wybodaeth a, phan fo’n briodol, y dogfennau sydd arnoch eu hangen i gyflwyno cais

Mae trefn y chwiliad swyddogol yn rhoi’r modd i chi wneud y canlynol:

• diweddaru manylion copi swyddogol a gafwyd yn flaenorol o gofrestr teitl trwy wirio’r cofnodion cyfoes sy’n bodoli yn y gofrestr teitl, neu lle cyflwynwyd y chwiliad swyddogol ar gyfer teitl cofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu, cadarnhau y derbyniwyd cais o’r fath, pwy a’i cyflwynodd a phryd y cafodd ei gyflwyno
• cael manylion unrhyw gais perthnasol sy’n aros i’w brosesu neu chwiliad swyddogol blaenoriaethol a gofnodwyd ar y rhestr ddydd ers naill ai’r dyddiad y chwilir ohono gweler Sut i wneud cais neu’r dyddiad y derbyniwyd y cais am gofrestriad cyntaf
• sicrhau, pan fo’n briodol, nad oes unrhyw gofnodion gwrthwynebus yn cael eu gwneud yn y gofrestr cyn cwblhau gwarediad gwarchodadwy trwy gofrestru. Gweler Blaenoriaeth a chyfnodau blaenoriaeth i gael rhagor o wybodaeth

Nid yw’r cyfarwyddyd hwn yn delio â chwiliadau o’r map mynegai neu chwiliadau o’r mynegai o ryddfreintiau a maenorau. Gweler cyfarwyddyd ymarfer 10: Chwiliadau swyddogol o’r map mynegai a chyfarwyddyd ymarfer 13: Chwiliadau swyddogol o’r mynegai o ryddfreintiau cysylltiedig a maenorau i gael rhagor o wybodaeth.

2. Mathau o chwiliad swyddogol

2.1 Chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth o’r cyfan neu ran o’r ystad gynwysedig mewn teitl cofrestredig

Ni allwch wneud cais am chwiliad blaenoriaethol ond os yw’r chwiliad o ran gwarediad gwarchodadwy, hynny yw am gydnabyddiaeth â gwerth iddi.

Defnyddiwch naill ai ffurflen OS1 i ofyn am chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth o’r cyfan, neu ffurflen OS2 i ofyn am chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth o ran.

Heblaw diweddaru manylion copi swyddogol o’r gofrestr a gafwyd yn flaenorol effaith chwiliad blaenoriaethol yw ‘rhewi’ y gofrestr. Mae hyn yn sicrhau nad oes unrhyw gofnodion gwrthwynebus yn cael eu gwneud yn y gofrestr yn ystod y cyfnod blaenoriaeth a roddir o dan y dystysgrif chwiliad swyddogol.

Mae Tystysgrifau chwiliad swyddogol yn egluro pa wybodaeth bydd y dystysgrif chwiliad swyddogol yn ei chynnwys.

Mae Blaenoriaeth a chyfnodau blaenoriaeth yn egluro egwyddorion ac effaith blaenoriaeth.

Mae Sut i wneud cais yn egluro sut y gallwch gyflwyno cais a pha wybodaeth mae angen i chi ei darparu.

2.2 Chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth o’r cyfan neu ran o’r ystad gynwysedig mewn cais am gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu

Gyda theitl cofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu, dim ond cais â blaenoriaeth y gellir gwneud cais amdano. Rhaid i’r chwiliad fod o ran gwarediad gwarchodadwy, hynny yw am gydnabyddiaeth â gwerth iddi.

Defnyddiwch naill ai ffurflen OS1 i ofyn am chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth o’r cyfan, neu ffurflen OS2 i ofyn am chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth o ran.

Heblaw darparu’r wybodaeth a fanylwyd yn Cyflwyniad, effaith chwiliad blaenoriaethol yw ‘rhewi’ y gofrestr i sicrhau nad oes unrhyw gofnodion gwrthwynebus yn cael eu gwneud yn y gofrestr yn ystod y cyfnod blaenoriaeth a roddir o dan y dystysgrif chwiliad swyddogol.

Mae Tystysgrifau chwiliad swyddogol, yn egluro pa wybodaeth bydd y dystysgrif chwiliad swyddogol yn ei chynnwys.

Mae Blaenoriaeth a chyfnodau blaenoriaeth, yn egluro egwyddorion ac effaith blaenoriaeth.

Mae Sut i wneud cais yn egluro sut y gallwch gyflwyno cais a pha wybodaeth mae angen i chi ei darparu.

Sylwer: Nes bydd cais am gofrestriad cyntaf wedi cael ei gwblhau, nid oes modd rhoi gwarant y bydd unrhyw deitl cofrestredig yn cael ei roi nac, o’i roi, y bydd o’r dosbarth y gwnaed cais amdano.

Fel y caiff ei egluro yn Tystysgrifau chwiliad swyddogol, ni fydd y dystysgrif chwiliad swyddogol ar gyfer cais am gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu yn cynnwys manylion o’r cofnodion all gael eu gwneud nac o unrhyw gais arall sydd yn y cais am gofrestriad cyntaf. Chi sydd i gadarnhau gyda’r ceisydd am gofrestriad cyntaf bod y teitl a gyflwynwyd mewn trefn. Y cyngor i unrhyw un yn cyflwyno cais am gofrestriad cyntaf, felly, yw cadw copïau archwiliedig o’r dogfennau a gyflwynwyd os oes unrhyw debygolrwydd y bydd rhyw ddelio â’r ystad cyn y byddai cofrestru wedi ei gwblhau fel arfer. Felly, ni ddylai fod gofyniad i archwilio’r dogfennau a gyflwynwyd gyda Chofrestrfa Tir EF. Fodd bynnag, os bydd gofyniad o’r fath yn codi, bydd Cofrestrfa Tir EF, fel arfer, yn barod i ddychwelyd y dogfennau dros dro i bwy bynnag gyflwynodd y cais am gofrestriad cyntaf. Ni all y cofrestriad cyntaf fynd rhagddo nes bydd y dogfennau wedi cael eu hailgyflwyno.

2.3 Chwiliad swyddogol heb flaenoriaeth o’r cyfan neu ran o’r ystad gynwysedig mewn teitl cofrestredig

Gall pawb gyflwyno cais am chwiliad swyddogol heb flaenoriaeth.

Defnyddiwch ffurflen OS3 i ofyn am chwiliad swyddogol heb flaenoriaeth o naill ai’r cyfan neu ran o’r ystad gynwysedig mewn teitl cofrestredig. Rhaid i chi gwblhau rhannau perthnasol panel 6 y ffurflen i gadarnhau a yw’r chwiliad i fod o’r cyfan neu ran.

Mae Tystysgrifau chwiliad swyddogol yn egluro pa wybodaeth fydd yn y dystysgrif chwiliad swyddogol.

Mae Sut i wneud cais yn egluro sut y gallwch gyflwyno cais a pha wybodaeth mae angen i chi ei darparu.

Nid yw’r dystysgrif chwiliad swyddogol yn rhoi cyfnod blaenoriaeth ar gyfer cofrestru unrhyw ddelio.

2.4 Chwiliad swyddogol gan forgeisai presennol o’r holl ystad gynwysedig mewn teitl cofrestredig

Yr enw cyffredin ar y chwiliadau swyddogol hyn yw chwiliadau ‘hawliau cartref’.

O dan adran 55(1) o Ddeddf Cyfraith Teulu 1996, lle bo morgais o ystad gofrestredig yn ffurfio, neu’n cynnwys, tŷ preswyl, rhaid i forgeisai sy’n dwyn achos i orfodi ei warant roi rhybudd o’r gweithrediadau i rywun cysylltiedig nad yw’n rhan o’r gweithrediadau ac sydd â’i hawliau cartref yn cael eu gwarchod ar yr adeg berthnasol gan gofnod ar gofrestr y teitl cofrestredig. Caiff ‘rhywun cysylltiedig’ ei ddiffinio yn adran 54 o Ddeddf Cyfraith Teulu 1996 fel priod, priod blaenorol, cyd-breswyliwr neu gyd-breswyliwr blaenorol, partner sifil neu bartner sifil blaenorol. I ateb y gofyniad hwn mae Rheolau Cofrestru Tir 2003 yn darparu y gall y morgeisai wneud cais am dystysgrif chwiliad swyddogol.

Gall unrhyw forgeisai sydd ag arwystl ar yr ystad gofrestredig, boed y morgais neu arwystl wedi ei gofrestru neu wedi ei nodi yn y gofrestr neu beidio, gyflwyno chwiliad ffurflen HR3.

Mae Tystysgrifau chwiliad swyddogol yn egluro pa wybodaeth fydd yn y dystysgrif chwiliad swyddogol.

Mae Sut i wneud cais yn egluro sut y gallwch gyflwyno cais a pha wybodaeth mae angen i chi ei darparu.

2.5 Buddion y gallwch eu gwarchod gyda chwiliad swyddogol

Os ydych yn cyflwyno chwiliad swyddogol i warchod gwarediad cofrestradwy sy’n effeithio dim ond ar ran o’r tir mewn teitl cofrestredig neu gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu, er enghraifft trosglwyddo rhan, prydles o ran neu arwystl o ran, mae’n rhaid ichi gyflwyno ffurflen OS2. Os ydych yn cyflwyno ffurflen OS1 ar gam, bydd oedi wrth gofrestru eich cais dilynol o ran ac unrhyw geisiadau eraill o ran a gyflwynir i’w cofrestru o fewn cyfnod blaenoriaeth y chwiliad swyddogol oherwydd ni ellir cwblhau cofrestru hyd nes bod y chwiliad swyddogol naill ai wedi dod i ben neu wedi ei dynnu yn ôl o dan reol 150 o Reolau Cofrestru Tir 2003. Gallai hyn olygu bod oedi diangen wrth gofrestru ceisiadau cwsmeriaid eraill.

Hawl, budd neu fater	Rheswm dros y cais
	P = prynu
	Pr = prydles
	A = arwystl
Arwystl – cyfreithiol cofrestredig o dan adran 27 o Ddeddf Cofrestru Tir 2002	A
Arwystl – is-arwystl cofrestredig o dan adran 27 o Ddeddf Cofrestru Tir 2002	A
Arwystl – trosglwyddo arwystl cofrestredig am werth	P
Hawddfreintiau – gweithred grant o hawddfreintiau cyfreithiol am werth	P
Hawddfreintiau – prydlesu hawddfreintiau cyfreithiol am werth	P
Proffid à prendre mewn gros am werth	P
Prydlesu ystad gofrestredig am werth	Pr
Rhent-dâl – rhoi	P
Trosglwyddo rhan am werth	P
Trosglwyddo’r cyfan am werth	P

2.6 Buddion na ellir eu gwarchod gyda chwiliad swyddogol

Ni ellir gwarchod yr hawliau, materion neu fuddion canlynol gan chwiliad

• Arwystl – amrywio arwystl cofrestredig
• Arwystl – cydgrynhoi
• Arwystl – gohirio arwystl cofrestredig
• Arwystl – nodwyd fel rhybudd a gytunwyd neu rybudd unochrog o dan adran 34 o Ddeddf Cofrestru Tir 2002
• Arwystl – rhybudd o swm uchaf y warant a gytunwyd
• Arwystl – trosglwyddo arwystl cofrestredig heb fod am werth
• Arwystl – ymrwymiad i roi benthyciadau pellach
• Cofrestriad cyntaf
• Cydsynio arwystl
• Cydsynio cyfan
• Cydsynio rhan
• Cyfyngiad
• Hawddfreintiau – gweithred grant o hawddfreintiau cyfreithiol heb fod am werth
• Hawddfreintiau – prydlesu hawddfreintiau cyfreithiol heb fod am werth
• Hawliau cartref – cofnodi rhybudd
• Hawliau cartref – dileu rhybudd neu rybuddiad hawliau cartref priodasol
• Ildio prydlesi – heb fod am gydnabyddiaeth â gwerth iddi
• Maenor – datgofrestru
• Meddiant gwrthgefn
• Proffid à prendre mewn gros heb fod am werth
• Prydlesu ystad gofrestredig heb fod am werth
• Rhybudd a gytunwyd
• Rhybudd – dileu
• Rhybudd unochrog
• Rhybuddiad – dileu
• Rhybuddiad – tynnu’n ôl
• Rhyddhau’r cyfan
• Terfyn pendant
• Trosglwyddo rhan heb fod am werth

• Trosglwyddo’r cyfan heb fod am werth

• Uwchraddio teitl

3. Tystysgrifau chwiliad swyddogol

Ar gwblhau’r chwiliad swyddogol, bydd tystysgrif chwiliad swyddogol yn cael ei rhoi. Oherwydd bod modd paratoi mwy nag un fersiwn o gofrestr yn ystod yr un diwrnod, bydd canlyniad y chwiliad yn cael ei roi o un eiliad wedi hanner nos ar ddechrau naill ai’r dyddiad ‘y chwilir ohono’ neu’r dyddiad y derbyniwyd y cais am gofrestriad cyntaf. Mae canlyniad chwiliad swyddogol â blaenoriaeth yn datgelu cofnodion a wnaed ers dechrau’r diwrnod y ‘chwilir ohono’.

Nid yw’r canlynol yn berthnasol i chwiliad swyddogol gan forgeisai presennol o’r holl ystad sy’n gynwysedig mewn teitl cofrestredig. Gweler Chwiliadau hawliau cartref i gael rhagor o wybodaeth.

Bydd y dystysgrif swyddogol yn cynnwys:

• datganiad, pan fo’n berthnasol, na fu unrhyw gofnodion gwrthwynebus ers y dyddiad y chwilir ohono. Mae hyn yn golygu na wnaed unrhyw gofnodion gwrthwynebus yn y gofrestr ac na nodwyd unrhyw geisiadau sy’n aros i’w prosesu na chwiliadau blaenoriaethol heb eu darfod ar y rhestr ddydd

neu

• manylion unrhyw gofnodion gwrthwynebus perthnasol a wnaed yn y gofrestr ar neu ar ôl y dyddiad y chwilir ohono. Bydd hyn fel arfer trwy gyfeiriad at gopi swyddogol o’r gofrestr gaiff ei roi gyda’r dystysgrif. Byddwch yn gallu nodi unrhyw newidiadau trwy gymharu’r copi swyddogol hwn gyda’r un a ddaliwch eisoes

Sylwer: Ni chaiff manylion eu rhoi o unrhyw gofnodion a wnaed yn y gofrestr ac a ddilëwyd wedyn yn ystod y cyfnod a chwiliwyd.

• rhybudd o gofnod unrhyw gais perthnasol sy’n aros i’w brosesu neu gynnig gan y cofrestrydd i newid y gofrestr sy’n effeithio ar y teitl a gofnodwyd ar y rhestr ddydd
• rhybudd o gofnod ar y rhestr ddydd o unrhyw chwiliad swyddogol perthnasol gyda blaenoriaeth, sydd â’i gyfnod blaenoriaeth heb ddod i ben, a gofnodwyd ar y rhestr ddydd
• os yw’r chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth, dyddiad ac amser dechrau a darfod y cyfnod blaenoriaeth

Weithiau bydd cofnod gwrthwynebus a wnaed yn y gofrestr ers y dyddiad y chwilir ohono yn cyfeirio at liw neu gyfeiriad arall ar y cynllun teitl, sydd heb ei ddangos eisoes. Os bydd angen rhagor o wybodaeth am hyn arnoch, bydd yn rhaid i chi naill ai gael copi swyddogol diweddar o’r cynllun teitl neu ofyn am ragor o wybodaeth oddi wrth berchennog neu berchnogion cofrestredig y teitl.

Os nad yw maint eich chwiliad yn gynwysedig yn gyfan gwbl yn y teitl cofrestredig a ddyfynnwch neu y cafodd rhan o’r ystad ei dileu o’r teitl, bydd y dystysgrif chwiliad swyddogol yn gyfyngedig i’r rhan sydd o fewn y teitl. Bydd manylion a rheswm y cyfyngiad yn gynwysedig gyda’r dystysgrif chwiliad swyddogol.

Os yw maint eich chwiliad yn cynnwys tir sy’n cwympo mewn mwy nag un teitl, a’i bod yn briodol ichi gyflwyno ceisiadau yn erbyn yr holl deitlau yr effeithir arnynt, ni fydd y dystysgrif chwiliad swyddogol yn gyfyngedig ar yr amod bod y gwarediad gwarchodadwy yn gorwedd o fewn yr holl deitlau sy’n cael eu chwilio. Gweler Sut i wneud cais am ragor o wybodaeth.

Sylwer: Os yw’r chwiliad o ran teitl a neilltuwyd i gais am gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu, ni fydd y dystysgrif swyddogol yn cynnwys manylion unrhyw gofnodion all gael eu gwneud mewn cofrestr teitl yn deillio o’r dogfennau, neu dystiolaeth arall o deitl gaiff ei chyflwyno mewn cysylltiad â’r cais. Mae hyn yn cynnwys arwystlon neu unrhyw gais neu geisiadau eraill sydd yn y cais am gofrestriad cyntaf. Nid yw rhoi tystysgrif chwiliad swyddogol yn effeithio ar y sefyllfa a bydd rhybudd i’r perwyl hwn yn cael ei gyhoeddi gyda’r dystysgrif.

Chwiliadau hawliau cartref

Bydd y dystysgrif chwiliad swyddogol o ran y chwiliadau hyn yn cynnwys y wybodaeth ganlynol fel yr oedd ar ddyddiad ac amser y dystysgrif

• a oes unrhyw rybudd neu rybuddiad wedi ei gofrestru i warchod hawl meddiannaeth priod neu bartner sifil o dan Ddeddf Cyfraith Teulu 1996 neu Ddeddfau Cartrefi Priodasol 1967 neu 1983 neu Ddeddf Partneriaethau Sifil 2004
• a oes cofnod ar y rhestr ddydd o gais sy’n aros i’w brosesu i gofnodi rhybudd hawliau cartref

3.1 Rhoi tystysgrif chwiliad swyddogol

Ar gyfer y rhan fwyaf o ddulliau cyflwyno, g allwch gael tystysgrif chwiliad swyddogol ar ffurf papur ac eithrio ceisiadau a gyflwynir trwy Business Gateway lle caiff y canlyniad ei gyhoeddi’n electronig lle bo’n bosibl. O dan rai amgylchiadau, gall cwsmeriaid e-wasanaethau busnes a’r Gwasanaeth Gwybodaeth Tir Cenedlaethol wneud cais bod rhai tystysgrifau chwiliad swyddogol yn cael eu cyhoeddi ar ffurf electronig.

Bydd tystysgrif chwiliad swyddogol electronig yn cael ei chyhoeddi fel ffeil PDF. Pan fydd tystysgrif chwiliad swyddogol yn cael ei chyhoeddi fel ffeil PDF ni fydd tystysgrif ar bapur yn cael ei chyhoeddi. Os yw Cofrestrfa Tir EF yn methu cyhoeddi tystysgrif chwiliad swyddogol fel ffeil PDF, yna bydd y dystysgrif yn cael ei chyhoeddi ar ffurf papur.

Fel y caiff ei egluro yn yr adrannau canlynol mae modd rhoi tystysgrif chwiliad swyddogol mewn ffyrdd eraill hefyd, yn dibynnu ar y math o chwiliad a pha wasanaeth rydych yn ei ddefnyddio i gyflwyno eich cais.

3.1.1 E-wasanaethau busnes

Pan fyddwch yn cyflwyno chwiliad o’r cyfan ar gyfer teitl cofrestredig trwy e-wasanaethau busnes, oni bai eich bod wedi gofyn bod y dystysgrif yn cael ei chyhoeddi ar ffurf electronig, bydd y dystysgrif chwiliad swyddogol yn cael ei dangos ar y sgrin ond dim ond os na fu unrhyw newid i’r gofrestr ac nad oes unrhyw geisiadau sy’n aros i’w prosesu neu chwiliadau blaenoriaethol heb ddod i ben wedi eu cofnodi ar y rhestr ddydd ers y dyddiad y chwilir ohono. Bydd Cofrestrfa Tir EF yn gwarantu’r dystysgrif chwiliad swyddogol hon. Os ydych wedi gofyn bod y dystysgrif yn cael ei chyhoeddi ar ffurf electronig, bydd y dystysgrif chwiliad swyddogol yn cael ei hanfon atoch fel ffeil PDF, lle bo modd a hawl i wneud hynny.

Oni bai eich bod wedi gofyn bod y dystysgrif yn cael ei chyhoeddi ar ffurf electronig, bydd tystysgrif chwiliad swyddogol ar bapur bob amser yn cael ei hanfon naill ai ar yr un diwrnod neu ar y diwrnod busnes nesaf, (diffinnir ‘diwrnod busnes’ yn rheol 217 o Reolau Cofrestru Tir 2003 fel ‘diwrnod pan fo Cofrestrfa Tir EF ar agor ar gyfer gwaith o dan reol 216’) yn dibynnu ar ba adeg o’r dydd y cyflwynwch eich cais, trwy’r Post Brenhinol dosbarth cyntaf neu trwy DX. Dylai’r dystysgrif eich cyrraedd y diwrnod canlynol. Lle nad oes modd rhoi tystysgrif chwiliad swyddogol fel yr eglurwyd uchod, bydd neges yn cael ei dangos. Lle bo modd bydd hyn yn rhoi rheswm sylfaenol dros fethu dangos tystysgrif chwiliad swyddogol. Gallwch edrych ar y gofrestr a’r rhestr ddydd i weld:

• yn achos teitl cofrestredig, manylion unrhyw gofnod gwrthwynebus a wnaed yn y gofrestr ers y dyddiad y chwilir ohono a manylion sylfaenol unrhyw geisiadau sy’n aros i’w prosesu neu chwiliadau swyddogol blaenoriaethol heb ddod i ben a gofnodwyd ar y rhestr ddydd, neu
• yn achos cofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu, manylion sylfaenol unrhyw geisiadau sy’n aros i’w prosesu neu chwiliadau swyddogol blaenoriaethol heb ddod i ben a gofnodwyd ar y rhestr ddydd

3.1.2 Business Gateway

Os ydych yn cyflwyno chwiliad o’r cyfan yn erbyn teitl cofrestredig trwy Business Gateway, caiff y dystysgrif ei chyhoeddi ar ffurf electronig mewn ffeil PDF lle bo’n bosibl. Mae Cofrestrfa Tir EF yn gwarantu’r dystysgrif chwiliad swyddogol hon.

Caiff tystysgrif chwiliad swyddogol ei hanfon bob amser naill ai ar yr un diwrnod neu ar y diwrnod busnes nesaf, yn dibynnu ar ba adeg o’r dydd y cyflwynwch eich cais, trwy’r Post Brenhinol dosbarth cyntaf neu trwy DX. Dylai’r dystysgrif eich cyrraedd y diwrnod canlynol.

3.1.3 Y Gwasanaeth Gwybodaeth Tir Cenedlaethol

Os byddwch yn cyflwyno chwiliad o’r cyfan ar gyfer teitl cofrestredig trwy’r Gwasanaeth Gwybodaeth Tir Cenedlaethol, oni bai eich bod wedi gofyn bod y dystysgrif yn cael ei chyhoeddi ar ffurf electronig, bydd y dystysgrif chwiliad swyddogol yn cael ei hanfon atoch trwy gyfundrefn y Gwasanaeth Gwybodaeth Tir Cenedlaethol os na fu unrhyw newid i’r gofrestr ers y dyddiad y chwilir ohono ac na chofnodwyd unrhyw geisiadau sy’n aros i’w prosesu na chwiliadau blaenoriaethol heb ddod i ben ar y rhestr ddydd. Bydd Cofrestrfa Tir EF yn gwarantu’r dystysgrif chwiliad swyddogol hon. Os ydych wedi gofyn bod y dystysgrif yn cael ei chyhoeddi ar ffurf electronig, bydd y dystysgrif chwiliad swyddogol yn cael ei hanfon atoch fel ffeil PDF, lle bo modd a hawl i wneud hynny.

Oni bai eich bod wedi gofyn bod y dystysgrif yn cael ei chyhoeddi ar ffurf electronig, bydd tystysgrif chwiliad swyddogol ar bapur yn cael ei hanfon bob amser naill ai ar yr un diwrnod neu ar y diwrnod busnes nesaf, yn dibynnu ar ba adeg o’r dydd y byddwch yn cyflwyno eich cais, trwy’r Post Brenhinol dosbarth cyntaf neu trwy DX. Dylai’r dystysgrif eich cyrraedd y diwrnod canlynol. Lle nad oes modd rhoi tystysgrif chwiliad swyddogol fel yr eglurwyd uchod bydd neges yn cael ei hanfon atoch trwy gyfundrefn y Gwasanaeth Gwybodaeth Tir Cenedlaethol. Lle bo modd, bydd hyn yn rhoi rheswm sylfaenol dros fethu rhoi tystysgrif chwiliad swyddogol ar yr adeg hon. Gallwch edrych ar y gofrestr a’r rhestr ddydd i weld un o’r canlynol:

• yn achos teitl cofrestredig, manylion unrhyw gofnod gwrthwynebus a wnaed yn y gofrestr ers y dyddiad y chwilir ohono a manylion sylfaenol unrhyw geisiadau sy’n aros i’w prosesu neu chwiliadau swyddogol blaenoriaethol heb ddod i ben a gofnodwyd ar y rhestr ddydd
• yn achos cofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu, manylion sylfaenol unrhyw geisiadau sy’n aros i’w prosesu neu chwiliadau swyddogol blaenoriaethol heb ddod i ben a gofnodwyd ar y rhestr ddydd

3.1.4 Ar lafar yn un o swyddfeydd Cofrestrfa Tir EF

Os byddwch yn cyflwyno chwiliad o’r cyfan ar gyfer teitl cofrestredig ar lafar yn un o swyddfeydd Cofrestrfa Tir EF, gweler Ar lafar trwy apwyntiad yn un o swyddfeydd Cofrestrfa Tir EF, byddwch yn cael canlyniad chwiliad swyddogol llafar os na fu unrhyw newid i’r gofrestr ers y dyddiad y chwilir ohono ac na chofnodwyd unrhyw geisiadau sy’n aros i’w prosesu na chwiliadau blaenoriaethol heb ddod i ben ar y rhestr ddydd. Bydd Cofrestrfa Tir EF yn gwarantu’r canlyniad chwiliad swyddogol llafar hwn.

Bydd tystysgrif chwiliad swyddogol ar bapur yn cael ei rhoi bob amser naill ai ar yr un diwrnod neu ar y diwrnod busnes nesaf, yn dibynnu ar ba adeg o’r dydd y cyflwynwch eich cais, trwy’r Post Brenhinol dosbarth cyntaf neu trwy DX. Dylai’r dystysgrif eich cyrraedd y diwrnod canlynol. Lle nad oes modd rhoi canlyniad chwiliad swyddogol fel yr eglurwyd uchod, gallwch wneud cais am un o’r canlynol:

• yn achos teitl cofrestredig, i gael manylion unrhyw gofnod gwrthwynebus a wnaed yn y gofrestr ers y dyddiad y chwilir ohono a gwybodaeth sylfaenol am unrhyw geisiadau sy’n aros i’w prosesu neu chwiliadau swyddogol blaenoriaethol heb ddod i ben a gofnodwyd ar y rhestr ddydd
• yn achos cofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu, i gael gwybodaeth sylfaenol am unrhyw geisiadau sy’n aros i’w prosesu neu chwiliadau swyddogol blaenoriaethol heb ddod i ben a gofnodwyd ar y rhestr ddydd

Fodd bynnag, y cyngor yw aros am y dystysgrif chwiliad swyddogol oherwydd, o dan yr amgylchiadau hyn, nid yw unrhyw wybodaeth a roddir ar lafar wedi ei gwarantu.

Sylwer: Os nad yw’r gofrestr yn un gyfrifiadurol a heb ei dal yn y swyddfa lle’r ydych yn cyflwyno eich cais, nid oes modd rhoi manylion unrhyw gofnodion gwrthwynebus.

4. Blaenoriaeth a chyfnodau blaenoriaeth

4.1 Blaenoriaeth ceisiadau

Mae cais a dderbyniwyd ar ddiwrnod busnes yn cael ei ystyried, o dan reol 15 o Reolau Cofrestru Tir 2003, fel pe bai wedi ei wneud ar y cynharaf o’r canlynol:

• amser o’r dydd y cofnodir rhybudd ohono ar y rhestr ddydd, neu
• (i) hanner nos yn nodi diwedd diwrnod ei dderbyn os derbyniwyd y cais cyn 12 hanner dydd, neu
• (ii) hanner nos yn nodi diwedd y diwrnod busnes nesaf ar ôl diwrnod ei dderbyn os derbyniwyd y cais am neu ar ôl 12 hanner dydd

Lle bydd 2 neu ragor o geisiadau’n ymwneud â’r un teitl cofrestredig yn cael eu hystyried i fod wedi cael eu gwneud ar yr un pryd, bydd trefn eu blaenoriaeth, rhyngddynt â’i gilydd, yn cael ei phenderfynu yn ôl rheol 55 o Reolau Cofrestru Tir 2003:

• lle bo’r un ceisydd yn gwneud y ceisiadau, gall y ceisydd bennu eu trefn
• lle nad yr un ceisydd sy’n gwneud y ceisiadau gall y ceiswyr gytuno ar eu trefn
• lle nad yr un ceisydd sy’n gwneud y ceisiadau, a’r ceiswyr heb nodi trefn blaenoriaeth, bydd y cofrestrydd yn hysbysu’r ceiswyr bod eu ceisiadau yn cael eu hystyried i fod wedi cael eu danfon ar yr un pryd a gofyn iddynt gytuno, o fewn amser penodedig (a fydd yn 15 diwrnod gwaith o leiaf), ar drefn eu blaenoriaeth
• lle bo’r partïon yn methu nodi trefn blaenoriaeth eu ceisiadau o fewn yr amser a bennwyd gan y cofrestrydd rhaid i’r cofrestrydd gynnig trefn blaenoriaeth a chyflwyno rhybudd o gynnig y cofrestrydd i’r ceiswyr
• fel y dywedwyd uchod, rhaid i unrhyw rybudd gaiff ei gyflwyno dynnu sylw at hawl unrhyw geisydd nad yw’n cytuno â chynnig y cofrestrydd i wrthwynebu cais ceisydd arall
• lle bo un trafodiad yn dibynnu ar un arall rhaid i’r cofrestrydd gymryd yn ganiataol (oni bai bod y gwrthwyneb yn ymddangos) bod y ceiswyr wedi nodi y bydd gan y ceisiadau flaenoriaeth fel ag i weithredu dilyniant y dogfennau sy’n peri’r trafodion

Lle bo chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth yn gwarchod cais, bydd hyn yn effeithio ar y drefn hon.

4.2 Cyfnod blaenoriaeth o dan chwiliad swyddogol

Mae blaenoriaeth o dan chwiliad swyddogol yn dechrau pan fydd rhybudd ohono yn cael ei gofnodi ar y rhestr ddydd.

Lle bo chwiliad papur yn cael ei gyflwyno yn ystod diwrnod busnes, bydd rhybudd ohono yn cael ei gofnodi ar y rhestr ddydd ar yr un diwrnod os derbyniwn ef cyn 12 hanner dydd neu ar yr un diwrnod neu’r diwrnod busnes nesaf os derbyniwn ef am neu ar ôl 12 hanner dydd.

Lle bo cais am chwiliad swyddogol yn cael ei gyflwyno yn ystod diwrnod busnes trwy e-wasanaethau busnes, Business Gateway neu’r Gwasanaeth Gwybodaeth Tir Cenedlaethol, fel arfer, bydd rhybudd ohono yn cael ei gofnodi ar y rhestr ddydd yn union ar ôl ei gyflwyno. Os bydd cais yn cael ei gyflwyno trwy e-wasanaethau busnes, Business Gateway neu’r Gwasanaeth Gwybodaeth Tir Cenedlaethol ar ddiwrnod nad yw’n ddiwrnod busnes, bydd rhybudd ohono yn cael ei gofnodi ar y rhestr ddydd ar y diwrnod busnes nesaf.

Bydd blaenoriaeth o dan chwiliad swyddogol yn diweddu am hanner nos yn nodi diwedd y 30ain diwrnod gwaith ar ôl y diwrnod pryd y derbyniwyd y cais am chwiliad swyddogol (rheol 131 o Reolau Cofrestru Tir 2003). Mae diffiniad diwrnod gwaith a diwrnod busnes (rheol 217) ychydig yn wahanol.

I gael y flaenoriaeth ddaw drwy’r dystysgrif chwiliad swyddogol, rhaid i’r cais i gofrestru’r gwarediad gwarchodedig (ac unrhyw ddeliad arall y mae’r gwarediad hwnnw yn dibynnu arno) fod wedi ei gofnodi ar, neu dybio i fod wedi ei gofnodi ar, y rhestr ddydd cyn hanner nos ar y 30ain diwrnod gwaith. I sicrhau mai felly y mae, rhaid i chi gyflwyno’r cais erbyn hanner dydd ar y dyddiad pan ddaw’r flaenoriaeth i ben a rhaid ei gwblhau trwy gofrestru yn y man.

Mae’r canlynol yn enghraifft o sut mae cyfnod blaenoriaeth a ddarparwyd o dan dystysgrif chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth yn gweithredu:

Diwrnod	Amser	Natur y cais	Effaith
1	10:29	Chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth i warchod trosglwyddiad ar werth	Cyfnod blaenoriaeth yn dechrau
6	11:31	Trosglwyddiad heb fod am werth	Bydd y cais yn cael ei ddal nes bydd naill ai’r cais i gofrestru’r trosglwyddiad am werth yn cael ei gyflwyno neu nes bydd y cyfnod blaenoriaeth o dan y chwiliad swyddogol yn dod i ben, neu fod y chwiliad swyddogol yn cael ei dynnu’n ôl o dan reol 150, o Reolau Cofrestru Tir 2003.
30	11:59	Trosglwyddiad gwarchodedig am werth	Bydd y cais hwn â blaenoriaeth ar y cais a gyflwynwyd ar ddiwrnod 6 oherwydd y cyfnod blaenoriaeth a roddir o dan y chwiliad swyddogol a gyflwynwyd ar ddiwrnod un. Mae blaenoriaeth wedi ei gwarantu oherwydd y cyflwynwyd y cais cyn 12 hanner dydd ar ddiwrnod 30 ac yn sicr, felly, o gael ei gofnodi ar y rhestr ddydd cyn hanner nos, pryd y bydd y cyfnod blaenoriaeth yn dod i ben.
			Sylwer: Gall cais a gyflwynwyd ar ôl 12 hanner dydd ar ddiwrnod 30 ddal i gael ei gofnodi ar y rhestr ddydd cyn hanner nos pryd y bydd yn cael blaenoriaeth o dan y chwiliad swyddogol. Fodd bynnag, nid oes unrhyw warant y bydd yn cael ei gofnodi ar y rhestr ddydd cyn hanner nos pryd na fydd yn cael blaenoriaeth.

4.2.1 Chwiliadau hawliau cartref

Bydd y dystysgrif chwiliad swyddogol ar gyfer chwiliad hawliau cartref yn rhoi cyfnod o flaenoriaeth at ddibenion adran 56(5) o Ddeddf Cyfraith Teulu 1996. Nid yw’r cyfnod hwn o flaenoriaeth yr un â’r cyfnod blaenoriaeth arferol sy’n berthnasol i chwiliadau swyddogol. Hwn yw’r cyfnod sy’n berthnasol o dan is-adrannau 11(5) ac 11(6) o Ddeddf Pridiannau Tir 1972. Mae hyn yn golygu, os nad yw’r dystysgrif chwiliad swyddogol yn dadlennu unrhyw rybudd neu rybuddiad a’r achos yn dechrau cyn pen 15 diwrnod, ac eithrio unrhyw ddiwrnodau nad yw Cofrestrfa Tir EF ar agor i’r cyhoedd, ar ôl dyddiad y dystysgrif, nad oes yn rhaid cyflwyno rhybudd o’r achos. Mae hyn oherwydd na ddadlennwyd unrhyw rybudd neu rybuddiad yn y dystysgrif ar yr ‘adeg berthnasol’, er enghraifft yn y sefyllfa hon, dyddiad y dystysgrif.

4.3 Effaith blaenoriaeth

Mae tystysgrif chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth yn rhoi blaenoriaeth i’r gwarediad cofrestradwy gwarchodedig dros warediadau, hawliau, buddion neu faterion cofrestradwy eraill sydd heb eu cofnodi ar y rhestr ddydd cyn y chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth ac nad ydynt wedi eu gwarchod eu hunain gan chwiliad swyddogol cynharach gyda blaenoriaeth (os oes modd eu gwarchod trwy chwiliad swyddogol). Os yw’r cais gwarchodedig yn dibynnu ar warediad cofrestradwy cynharach, bydd y gwarediad cynharach hwnnw hefyd yn elwa ar amddiffyniad y dystysgrif chwiliad swyddogol os yw hefyd yn cael ei gyflwyno o fewn y cyfnod blaenoriaeth, ac yn cael ei gwblhau trwy gofrestru, yn y man. Mae hyn hefyd yn berthnasol lle rhoddwyd y dystysgrif chwiliad swyddogol o ran cais am gofrestriad teitl cyntaf sy’n cael ei gwblhau trwy gofrestru wedyn ar y cyfan neu ran o’r ystad gynwysedig yn y cais.

Bydd blaenoriaeth gan gais a warchodwyd gan chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth ar gais a warchodwyd gan chwiliad swyddogol arall gyda blaenoriaeth, o ran yr un teitl neu arwystl cofrestredig, lle’r ystyrir bod y chwiliad cyntaf wedi cael ei ddanfon cyn yr ail. Gweler Blaenoriaeth ceisiadau i gael rhagor o wybodaeth.

Lle bo’r gwarediad trwy werthiant a’r arian prynu yn cael ei godi gyda chymorth arwystl, efallai na fydd angen i chi gyflwyno 2 chwiliad. Bydd tystysgrif chwiliad swyddogol a gafwyd ar ran yr arwystlai yn gwarchod nid yn unig yr arwystlai ond hefyd y gwaredai gan fod cofrestru’r arwystl yn dibynnu ar gofrestru’r gwarediad.

Os yw cwblhau’r gwarediad yn hwyr i raddau sy’n debygol o atal cyflwyno’r cais am gofrestriad o fewn y cyfnod blaenoriaeth, mae modd gwneud ail gais am chwiliad, pa un ai a yw’r cyfnod blaenoriaeth o dan y dystysgrif chwiliad swyddogol gyntaf yn dal i fod neu wedi dod i ben. Ni fydd rhoi’r ail dystysgrif chwiliad swyddogol yn gweithredu i ymestyn y flaenoriaeth ddaw drwy’r gyntaf. Bydd yn rhoi ail gyfnod blaenoriaeth. Ni fydd yr ail dystysgrif chwiliad swyddogol yn rhoi blaenoriaeth dros unrhyw gais a gyflwynwyd cyn i’w gyfnod blaenoriaeth ddechrau.

5. Sut i wneud cais

Y cyngor yw gwneud cais am chwiliad swyddogol o leiaf pum diwrnod busnes cyn cwblhau’r gwarediad i sicrhau y byddwch yn derbyn y dystysgrif chwiliad swyddogol mewn pryd.

5.1 Ffurflenni cais

Rhaid i chi wneud cais am chwiliad swyddogol naill ai ar y ffurflen gywir neu yn y ffurf gywir. Os ydych yn cyflwyno chwiliad papur rhaid iddo fod ar y ffurflen gywir. Os ydych yn cyflwyno eich cais am chwiliad swyddogol trwy ddull arall, gweler Dulliau cyflwyno, rhaid i chi ddarparu’r un wybodaeth ag y byddech ar gyfer cais ar bapur. Y ffurflenni yw:

ffurflen OS1: chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth o’r cyfan o deitl cofrestredig neu gais am gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu.

ffurflen OS2: chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth o ran o deitl cofrestredig neu gais am gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu.

ffurflen OS3: chwiliad swyddogol heb flaenoriaeth o’r cyfan neu ran o deitl cofrestredig.

ffurflen HR3: chwiliad swyddogol o ran hawliau cartref.

Yn gyffredinol, gall cais am chwiliad swyddogol fod o ran un rhif teitl yn unig, ond ceir eithriadau i hyn.

Er enghraifft, llain tŷ yn cael ei gynnwys mewn un teitl a’r ffordd iddo yn cael ei gynnwys mewn un arall a’r ddau deitl yn yr un berchnogaeth gofrestredig. Yn y sefyllfa hon, cewch ddyfynnu’r 2 rif teitl ar un ffurflen gais (sylwer y bydd y ffi sy’n daladwy am 2 chwiliad).

Fel arall, os yw’ch chwiliad swyddogol yn ymwneud â thrafodiad sy’n cynnwys isadeiledd neu gyflenwad cyfleustodau (megis prydles is-orsaf drydan gyda hawddfreintiau cysylltiedig) a bod y trafodiad yn effeithio ar dir mewn 2 deitl neu ragor mewn perchnogaeth gofrestredig wahanol, byddwn yn derbyn ceisiadau yn erbyn pob teitl yr effeithir arnynt os yw’n amlwg:

• bod yr holl deitlau y chwiliwyd yn eu herbyn yn ymwneud â’r un trafodiad, a
• bod yr holl geisiadau chwiliad swyddogol perthnasol yn cael eu cyflwyno gyda’i gilydd

Yn yr achos hwn, byddwn yn cysylltu’r tystysgrifau chwiliad swyddogol yn hytrach na’u cyfyngu, oni bai bod y gwarediad gwarchodadwy y tu allan i’r teitlau a chwiliwyd.

5.2 Gwybodaeth a manylion y mae’n rhaid i chi eu darparu

Rhaid i chi roi’r wybodaeth a manylion canlynol ar gyfer pob math o gais am chwiliad swyddogol fel y bo’n briodol.

5.2.1 Ffurflen OS1 – Chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth o’r cyfan

Rhaid i chi ddarparu’r:

• rhanbarth gweinyddol a’r cod post (os ydych yn ei wybod) lle mae’r eiddo
• rhif teitl y teitl cofrestredig neu’r un a neilltuwyd i gais am gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu.
• tâl priodol, os nad yw cyfrif debyd uniongyrchol newidiol Cofrestrfa Tir EF yn cael ei ddefnyddio, neu awdurdodiad i dynnu’r tâl priodol o’r cyfryw gyfrif.
• rhif allwedd cyfrif debyd uniongyrchol newidiol Cofrestrfa Tir EF, os yw’n briodol
• enw, cyfeiriad a chyfeirnod pwy bynnag sy’n cyflwyno’r cais
• os yw’n briodol, enw, cyfeiriad a chyfeirnod arall lle nad yw’r dystysgrif chwiliad swyddogol i gael ei dychwelyd i bwy bynnag a gyflwynodd y cais yn y lle cyntaf
• enw neu enwau perchennog neu berchnogion cofrestredig neu geisydd neu geiswyr am gofrestriad cyntaf
• y dyddiad y chwilir ohono (gweler Sylwer 1 isod)
• enw neu enwau’r ceisydd neu geiswyr, hynny yw, enw(au) yr unigolion neu gwmni sy’n ceisio cael eu budd wedi ei warchod. Yn achos corff corfforaethol, rhaid mai’r enw cyfreithiol llawn yw hwn, nid enw masnachu.
• rheswm dros wneud y cais, hynny yw, y gwarediad sydd i’w warchod gan y chwiliad, sef, prynu, Prydles neu Arwystl (y gwarediad gwarchodadwy) (gweler Sylwer 2 isod).
• cyfeiriad neu ddisgrifiad o’r eiddo sy’n gynwysedig yn y teitl cofrestredig neu’r cais am gofrestriad cyntaf
• math o chwiliad sydd ei angen, hynny yw, pa un ai ar gyfer teitl cofrestredig neu gais am gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu

Sylwer 1: Dyddiad y chwilir ohono – mae rheol 131 o Reolau Cofrestru Tir 2003 yn diffinio “Dyddiad y chwilir ohono” fel:

• y dyddiad a nodir ar gopi swyddogol cofrestr unigol y teitl cofrestredig perthnasol fel y dyddiad yr oedd y cofnodion a ddangosir ar y copi swyddogol hwnnw’n bodoli
• y dyddiad a nodir ar adeg cyrchu trwy derfynell bell, lle darparwyd o dan y rheolau hyn, i gofrestr unigol y teitl cofrestredig perthnasol fel y dyddiad yr oedd y cofnodion a gyrchwyd yn bodoli

Ar gyfer chwiliadau swyddogol yn erbyn teitl newydd sy’n aros i’w brosesu cyfan, disgwylir i’r dyddiad y chwilir ohono gael ei gymryd o gopïau swyddogol o’r gofrestr y mae’r teitl newydd yn cael ei greu ohoni.

Mae’n bwysig bod y dyddiad y chwilir ohono’n cael ei gymryd o gopïau swyddogol o’r gofrestr. Os nad yw’r dyddiad a gofnodwyd yn ddyddiad o’r fath gall olygu na fydd canlyniad y chwiliad yn datgelu’r holl faterion sy’n effeithio ar y tir a chwiliwyd.

Sylwer 2: Rhaid i’r gwarediad fod am werth ac effeithio ar y teitl cofrestredig cyfan neu gais am gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu.

5.2.2 Ffurflen OS2 – Chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth o ran

Rhaid i chi ddarparu’r:

• rhanbarth gweinyddol a’r cod post (os ydych yn ei wybod) lle mae’r eiddo
• rhif teitl y teitl cofrestredig neu’r un a neilltuwyd i gais am gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu
• tâl priodol, os nad yw cyfrif debyd uniongyrchol newidiol Cofrestrfa Tir EF yn cael ei ddefnyddio, neu awdurdodiad i dynnu’r tâl priodol o’r cyfryw gyfrif
• rhif allwedd cyfrif debyd uniongyrchol newidiol Cofrestrfa Tir EF, os yw’n briodol
• enw, cyfeiriad a chyfeirnod pwy bynnag sy’n cyflwyno’r cais
• os yw’n briodol, enw, cyfeiriad a chyfeirnod arall lle nad yw’r dystysgrif chwiliad swyddogol i gael ei dychwelyd i bwy bynnag a gyflwynodd y cais yn y lle cyntaf
• enw neu enwau perchennog neu berchnogion cofrestredig neu geisydd neu geiswyr am gofrestriad cyntaf
• dyddiad y chwilir ohono (gweler Sylwer 1 isod)
• enw neu enwau’r ceisydd neu geiswyr, hynny yw, enw(au) yr unigolion neu gwmni sy’n ceisio cael eu budd wedi ei warchod. Yn achos corff corfforaethol, rhaid mai’r enw cyfreithiol llawn yw hwn, nid enw masnachu.
• rheswm dros wneud y cais, hynny yw, y gwarediad sydd i’w warchod gan y chwiliad, sef, prynu, Prydles neu Arwystl (y gwarediad gwarchodadwy) (gweler Sylwer 2 isod)
• cyfeiriad neu ddisgrifiad o’r rhan o’r eiddo sydd i’w chwilio. Bydd sut i gyflwyno’r wybodaeth hon yn dibynnu ar natur yr ystad:

Cynllun ystad cymeradwy: Os yw Cofrestrfa Tir EF eisoes wedi cymeradwyo cynllun ystad, rhaid i chi ddyfynnu rhif y llain a dyddiad cymeradwyo cynllun yr ystad yn unig: sicrhewch eich bod yn dyfynnu’r rhif(au) llain perthnasol lle bo’r eiddo yn cynnwys 2 neu ragor o leiniau a rifwyd ar wahân, er enghraifft tŷ mewn bloc o anheddau gyda’i fodurdy mewn bloc ar wahân.

Dim cynllun ystad cymeradwy: Os nad yw’r eiddo yn ffurfio rhan o ystad neu nad oes unrhyw gynllun ystad cymeradwy, rhaid i chi gyflwyno cynllun, yn ddyblyg, o’r rhan rydych eisiau ei chwilio. Rhaid i’r cynllun wneud y canlynol:

• dangos yn eglur ac yn fanwl-gywir, trwy liwio neu ymyl lliw addas, yr union faint i’w chwilio
• bod wedi ei lunio i raddfa gydnabyddedig a dangos ar ba raddfa y cafodd ei lunio
• yn ddelfrydol dangos y gogledd
• heb ei nodi ‘at ddibenion adnabod yn unig’
• dangos digon o fanylion o’r ffyrdd a nodweddion eraill o gwmpas i alluogi dynodi’r sefyllfa a faint i’w chwilio ar fap yr Arolwg Ordnans a/neu gynllun teitl y prydleswr neu werthwr

Rhaid i’r cais ddangos yn amlwg ar ba lawr, os oes gwahanol rai, y mae’r darn i’w chwilio yn gorwedd a rhaid i’r cynllun ddangos:

• trwy liwio union faint pob lefel i’w chwilio
• sefyllfa’r hyn sydd i’w chwilio o ran manylion presennol ar y cynllun teitl a therfynau allanol neu amlinell yr adeilad y mae’n ffurfio rhan ohono

Sylwer 1: Dyddiad y chwilir ohono – mae rheol 131 o Reolau Cofrestru Tir 2003 yn diffinio “Dyddiad y chwilir ohono” fel:

• y dyddiad a nodir ar gopi swyddogol cofrestr unigol y teitl cofrestredig perthnasol fel y dyddiad yr oedd y cofnodion a ddangosir ar y copi swyddogol hwnnw’n bodoli
• y dyddiad a nodir ar adeg cyrchu trwy derfynell bell, lle darparwyd o dan y rheolau hyn, i gofrestr unigol y teitl cofrestredig perthnasol fel y dyddiad yr oedd y cofnodion a gyrchwyd yn bodoli

Ar gyfer chwiliadau swyddogol yn erbyn rhan o deitl newydd sy’n aros i’w brosesu, disgwylir i’r dyddiad y chwilir ohono gael ei gymryd o gopïau swyddogol o’r gofrestr y mae’r teitl newydd yn cael ei greu ohoni.

Mae’n bwysig bod y dyddiad y chwilir ohono’n cael ei gymryd o gopïau swyddogol o’r gofrestr. Os nad yw’r dyddiad a gofnodwyd yn ddyddiad o’r fath gall olygu na fydd canlyniad y chwiliad yn datgelu’r holl faterion sy’n effeithio ar y tir a chwiliwyd.

Sylwer 2: Rhaid i’r gwarediad fod am werth ac effeithio ar ran yn unig o’r teitl cofrestredig cyfan neu gais am gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu.

Sylwer 3: Os byddwch yn defnyddio cynllun nad yw’n cyrraedd y meini prawf, gall eich cais gael ei ddileu.

Chwiliad trwy gyfeirio at gynllun teitl Cofrestrfa Tir EF

Os cyfeirir at y stent sydd i’w chwilio ar gynllun teitl eisoes, dim ond panel 6(c) y bydd yn rhaid ichi ei lenwi i gyfeirio at y cyfeirnod (er enghraifft “tir a amlinellir ac a rifir 1 yn las”) a’r rhif teitl. Nid oes yn rhaid i’r rhif teitl a ddyfynnir ym mhanel 6(C) fod yr un â’r rhif teitl a ddyfynnir ym mhanel 2. Rhaid nodi lefel unrhyw lawr yr effeithir arni o fewn stent y chwiliad yn glir (er enghraifft “fflat llawr 1af a amlinellir yn goch ar gynllun teitl XXX”).

• math o chwiliad sydd ei angen, hynny yw, pa un ai ar gyfer teitl cofrestredig neu gais am gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu

5.2.3 Ffurflen OS3 – Chwiliad swyddogol heb flaenoriaeth o’r cyfan neu ran

Gallwch gyflwyno chwiliad swyddogol heb flaenoriaeth o ran teitl cofrestredig yn unig. Nid oes modd ei ddefnyddio i chwilio ar gyfer teitl cofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu.

Mae’r wybodaeth a’r manylion y mae’n rhaid i chi eu darparu, gan ddibynnu ar os ydych yn gwneud cais i chwilio’r cyfan neu ran o deitl cofrestredig, yr un fath â’r hyn sydd ei angen ar gyfer cais ffurflen OS1 neu ffurflen OS2 fel y manylir yn Ffurflen OS1 Chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth o’r cyfan a Ffurflen OS2 – Chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth o ran.

5.2.4 Ffurflen HR3 – Chwiliad swyddogol o ran hawliau cartref

Rhaid i chi ddarparu’r:

• rhanbarth gweinyddol a’r cod post (os ydych yn ei wybod) lle mae’r eiddo
• rhif teitl y teitl cofrestredig
• tâl priodol, os nad yw cyfrif debyd uniongyrchol newidiol Cofrestrfa Tir EF yn cael ei ddefnyddio, neu awdurdodiad i dynnu’r tâl priodol o’r cyfryw gyfrif
• rhif allwedd cyfrif debyd uniongyrchol newidiol Cofrestrfa Tir EF, os yw’n briodol
• enw, cyfeiriad a chyfeirnod pwy bynnag sy’n cyflwyno’r cais
• os yw’n briodol, enw, cyfeiriad a chyfeirnod arall lle nad yw’r dystysgrif chwiliad swyddogol i gael ei dychwelyd i bwy bynnag a gyflwynodd y cais yn y lle cyntaf
• enw neu enwau’r perchennog neu berchnogion cofrestredig
• enw neu enwau llawn y morgeisai neu forgeiseion
• cyfeiriad yr eiddo sy’n gynwysedig yn y teitl cofrestredig

5.3 Dulliau cyflwyno

Gallwch gyflwyno cais am chwiliad swyddogol mewn amryw ffordd gan ddibynnu ar y math o chwiliad a geisiwch. Mae’r tabl canlynol yn rhoi crynodeb o’r dulliau ond gweler yr esboniadau estynedig islaw’r tabl.

Dull cyflwyno	Math o chwiliad swyddogol
	Chwiliad swyddogol OS1 gyda blaenoriaeth o’r cyfan teitl cofrestredig neu gais am gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu	Chwiliad swyddogol OS2 gyda blaenoriaeth o ran o deitl cofrestredig neu gais am gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu	Chwiliad swyddogol OS3 heb flaenoriaeth o’r cyfan neu ran o deitl cofrestredig	Chwiliad swyddogol HR3 o ran hawliau cartref
Post Brenhinol neu DX	Ie	Ie	Ie	Ie
E-wasanaethau busnes (deiliaid cyfrif credyd yn unig)	Ie	Ie	Ie (o’r cyfan yn unig)	Ie
Business Gateway (deiliaid cyfrif credyd yn unig)	Ie	Ie	Na	Na
Gwasanaeth Gwybodaeth Tir Cenedlaethol	Ie	Ie	Ie	Ie
Ar lafar trwy apwyntiad yn un o swyddfeydd Cofrestrfa Tir EF	Ie	Na	Ie (o’r cyfan yn unig)	Na

5.4 Gofynion ar gyfer pob dull o gyflwyno

Gan ddibynnu ar y dull a ddefnyddiwch i gyflwyno eich cais, mae gofynion penodol mae’n rhaid i chi gydymffurfio â hwy.

5.4.1 Post Brenhinol neu DX

Dylid anfon pob cais papur i’r cyfeiriad safonol.

5.4.2 Gwasanaethau’r porthol

Mae’r gwasanaeth hwn yn eich galluogi i gyflwyno eich cais o derfynell bell yn eich swyddfa yn uniongyrchol i gyfundrefn gyfrifiadurol Cofrestrfa Tir EF. Mae E-wasanaethau busnes yn cynnwys manylion ar sut i gael gwybodaeth bellach am sut i gyrchu’r gwasanaeth hwn.

Rhaid i chi gael cyfrif credyd Cofrestrfa Tir EF i allu defnyddio’r gwasanaeth hwn.

Mae modd cyflwyno cais trwy e-wasanaethau busnes dim ond tra bo rhybudd a roddir gan y Prif Gofrestrydd Tir o dan Atodlen 2 i Reolau Cofrestru Tir 2003 yn gyfredol ac yn unol â’r cyfyngiadau sydd yn y rhybudd.

Mae’r gwasanaeth ar gael o 6.30am i 11pm bob dydd. Mae dal trwy restr ddydd e-wasanaethau busnes o 6.30am i 11pm, dydd Llun i ddydd Gwener, ac eithrio gwyliau cenedlaethol. Bydd ceisiadau a gyflwynir y tu allan i amseroedd dal y rhestr ddydd yn cael eu derbyn ond ni fyddant yn cael eu prosesu tan ar ôl 6am y diwrnod busnes canlynol.

5.4.3 Business Gateway

Mae’r gwasanaeth hwn yn galluogi trawsgludwyr i ryngwynebu’n uniongyrchol ag e-wasanaethau busnes Cofrestrfa Tir EF gan ddefnyddio’u system rheoli achosion. Mae Business Gateway yn egluro wrthych sut i wneud cais.

Rhaid i chi gael cyfrif credyd Cofrestrfa Tir EF i allu defnyddio’r gwasanaeth hwn.

Mae modd cyflwyno cais trwy Business Gateway dim ond tra bo rhybudd a roddwyd gan y Prif Gofrestrydd Tir o dan Atodlen 2 i Reolau Cofrestru Tir 2003 yn gyfredol ac yn unol â’r cyfyngiadau sydd yn y rhybudd.

Mae’r gwasanaeth ar gael o 6.30am i 11pm bob dydd. Mae dal trwy restr ddydd e-wasanaethau busnes o 6.30am i 11pm, dydd Llun i ddydd Gwener, ac eithrio gwyliau cenedlaethol. Bydd ceisiadau a gyflwynir y tu allan i amseroedd dal y rhestr ddydd yn cael eu derbyn ond ni fyddant yn cael eu prosesu tan ar ôl 6am y diwrnod busnes canlynol.

5.4.4 Y Gwasanaeth Gwybodaeth Tir Cenedlaethol

Cyfundrefn ar sail y rhyngrwyd yw hon lle gallwch gyflwyno eich cais trwy ddarparwr sianel, a fydd yn ei anfon ymlaen i Gofrestrfa Tir EF trwy’r gwasanaeth Business Gateway. Mae Y Gwasanaeth Gwybodaeth Tir Cenedlaethol yn dweud sut i gael rhagor o wybodaeth am y gwasanaeth hwn. Bydd yr amodau yr un fath â’r rhai ar gyfer Business Gateway.

Mae modd cyflwyno cais trwy’r Gwasanaeth Gwybodaeth Tir Cenedlaethol dim ond tra bo rhybudd a roddwyd gan y Prif Gofrestrydd Tir o dan Atodlen 2 i Reolau Cofrestru Tir 2003 yn gyfredol ac yn unol â’r cyfyngiadau sydd yn y rhybudd.

5.4.5 Ar lafar trwy apwyntiad yn un o swyddfeydd Cofrestrfa Tir EF

Mae modd cyflwyno cais ar lafar yn un o swyddfeydd Cofrestrfa Tir EF dim ond tra bo rhybudd a roddwyd gan y Prif Gofrestrydd Tir o dan Atodlen 2 i Reolau Cofrestru Tir 2003 yn gyfredol ac yn unol â’r cyfyngiadau sydd yn y rhybudd. Rhaid ichi ofyn am apwyntiad.

Os oes angen apwyntiad arnoch oherwydd eich cyflwr neu eich amgylchiadau, cysylltwch â ni.

6. Iswarediadau neu ailwarediadau

Bydd y drefn y dylech ei defnyddio i brofi teitl yn dibynnu ar os yw’r gwarediad o’r cyfan neu ran ac os yw’r teitl wedi ei gofrestru neu’n gais am gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu. Mae Is neu ailwarediadau teitl cofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu yn egluro ymhellach beth sydd angen i chi ei wneud lle bo’r teitl yn gais am gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu.

6.1 Is neu ailwarediadau o’r cyfan

Lle mae A yn gwaredu eu holl ystad i B sy’n contractio i waredu’r ystad i C cyn cwblhau cofrestru’r gwarediad i B, ni fydd B yn gallu profi eu teitl i C trwy ddarparu copi swyddogol o’r gofrestr.

Fel arfer nid oes angen i B ofyn i Gofrestrfa Tir EF gwblhau’r cofrestriad nac oedi cyd-drafodaethau gydag C oherwydd y gallwch wirio teitl B trwy wneud y canlynol:

• cael copi swyddogol o deitl cofrestredig A oddi wrth B
• o dderbyn y copi swyddogol, gwneud cais am chwiliad ffurflen OS3 heb flaenoriaeth o’r cyfan. Bydd y dystysgrif chwiliad swyddogol yn cynnwys y wybodaeth a fanylwyd yn Tystysgrifau chwiliad swyddogol gan gynnwys manylion sylfaenol y cais arfaethedig i gofrestru’r gwarediad i B
• cael copi o’r ddogfen waredol o blaid B oddi wrth B.

Yn union cyn cwblhau’r gwarediad i C, dylech wneud cais am chwiliad swyddogol o’r cyfan gyda blaenoriaeth i sicrhau’r cyfnod blaenoriaeth ar gyfer cofrestru’r gwarediad i C.

6.2 Is neu ailwarediadau o ran

Lle bo A yn gwaredu rhan o’u hystad i B sy’n contractio i waredu’r ystad honno i C cyn cwblhau cofrestru’r gwarediad i B, ni fydd B yn gallu profi eu teitl i C trwy ddarparu copi swyddogol o’r gofrestr. Fel arfer nid oes angen i B ofyn i Gofrestrfa Tir EF gwblhau’r cofrestriad nac oedi cyd-drafodaethau gydag C oherwydd y gallwch wirio teitl B trwy wneud y can:

• cael copi swyddogol o deitl cofrestredig A oddi wrth B
• o dderbyn y copi swyddogol, gwneud cais am chwiliad ffurflen OS3 heb flaenoriaeth o ran o deitl cofrestredig A. Bydd y dystysgrif chwiliad swyddogol yn cynnwys y wybodaeth a fanylwyd yn Tystysgrifau chwiliad swyddogol gan gynnwys manylion sylfaenol y cais arfaethedig i gofrestru’r gwarediad i B
• cael copi o’r ddogfen waredol o blaid B oddi wrth B

Yn union cyn cwblhau’r gwarediad i C, er mwyn sicrhau’r cyfnod blaenoriaeth ar gyfer cofrestru’r gwarediad i C, dylech wneud cais am chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth o’r cyfan (ffurflen OS1) y teitl a bennwyd i’r gwarediad o blaid B. Dylech seilio’r chwiliad ar gopi swyddogol teitl cofrestredig A a gafwyd gennych eisoes.

Sylwer: Os bydd y cais i gofrestru’r gwarediad o blaid B yn methu, bydd eich chwiliad swyddogol hefyd yn methu, ac ni fydd gennych unrhyw amddiffyniad ar gyfer cofrestru’r gwarediad o blaid C. O dan yr amgylchiadau hyn dylech wneud cais am chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth o ran (ffurflen OS2) o deitl cofrestredig A ar sail copi swyddogol teitl cofrestredig A a gafwyd gennych eisoes.

6.3 Is neu ailwarediadau teitl cofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu

Yn y sefyllfaoedd a ddisgrifiwyd yn Is neu ailwarediadau o’r cyfan ac Is neu ailwarediadau o ran, os A yw’r ceisydd am gofrestriad cyntaf, ni fydd teitl cofrestredig yn bodoli ac, felly, ni fyddwch yn gallu cael copi swyddogol o’r teitl cofrestredig. I fodloni eich hun ar ddilysrwydd y teitl dylech wneud y canlynol:

• cael ac archwilio copïau o ddogfennau teitl A. Dylai fod B wedi gallu archwilio’r rhain mewn cysylltiad â’r gwarediad iddynt
• cael copi o’r ddogfen waredol o blaid B

Os na chwblhawyd y cais am gofrestriad cyntaf yn union cyn cwblhau’r gwarediad i C, dylech wneud cais am chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth o’r cyfan neu ran, fel y bo’n briodol, o’r teitl cofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu. Yna byddwch yn diogelu’r cyfnod blaenoriaeth ar gyfer cofrestru’r gwarediad i C. Os cwblhawyd y cofrestriad cyntaf trwy gofrestru, dilynwch y drefn a ddisgrifiwyd yn Is neu ailwarediadau o’r cyfan ac Is neu ailwarediadau o ran, fel y bo’n briodol.

7. Prydlesi amharhaol (cyfnodrannu)

Bydd y math o chwiliad swyddogol y dylech wneud cais amdano yn dibynnu ar os yw’r brydles amharhaol (cyfnodrannu) o ran y cyfan neu ran o’r eiddo.

Os yw’r brydles, er enghraifft, o ran y cyfan o fwthyn yn y wlad, dylech wneud cais am chwiliad swyddogol o’r cyfan. Fodd bynnag, os yw’r brydles, er enghraifft, o ran fflat mewn bloc o fflatiau, dylech wneud cais am chwiliad swyddogol o ran. Bydd yn rhaid i chi ddarparu’r wybodaeth a, phan fo’n briodol, y dogfennau fel yr eglurwyd yn isbaragraff priodol Gwybodaeth a manylion mae’n rhaid i chi eu darparu.

Rhaid i chi, fel rhan o’r cyfeiriad neu ddisgrifiad o’r eiddo i’w chwilio, ddyfynnu’r cyfnod o dan sylw. Dylech wneud hyn gan ddefnyddio’r un cyfnod a fydd yn cael ei ddefnyddio yn y brydles ac ar sail unrhyw galendr y bydd y datblygiad wedi cytuno i’w ddefnyddio. Er enghraifft: ‘Fflat 9, Llys y Traeth, Rhodfa’r Clogwyn, Aberystwyth, Ceredigion – wythnos 32 yn dechrau ar ddydd Sadwrn’.

Bydd y dystysgrif chwiliad swyddogol yn rhoi blaenoriaeth i’r cais i gofrestru’r gwarediad o ran y cyfnod penodedig yn unig.

Gweler cyfarwyddyd ymarfer 25: prydlesi – pryd i gofrestru i gael rhagor o wybodaeth.

8. Tynnu chwiliad swyddogol yn ôl

Os ydych wedi cyflwyno chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth nad oes arnoch ei hangen mwyach, ac nad ydych yn bwriadu cyflwyno’r gwarediad gwarchodedig i’w gofrestru o fewn cyfnod blaenoriaeth y chwiliad swyddogol, cofiwch ei dynnu’n ôl o dan reol 150 o Reolau Cofrestru Tir 2003. Mae hyn yn golygu na fydd unrhyw gais arall sy’n cael ei gyflwyno o fewn cyfnod blaenoriaeth y chwiliad swyddogol yn gorfod cael ei ddal yn ôl i aros am derfyniad y chwiliad swyddogol.

Ceir 2 ffordd i dynnu’r chwiliad swyddogol yn ôl. Ar gyfer cwsmeriaid busnes, ceir y dewis ‘Withdraw Official Search with Priority’ o fewn ‘Information Services’ yn ein sianel trafodiad ar-lein, y porthol. Fel arall, gallwch dynnu’r chwiliad yn ôl yn ysgrifenedig. Gellir gwneud hyn trwy ebost, trwy lythyr neu trwy ardystio tystysgrif canlyniad y chwiliad eich bod am dynnu’r chwiliad swyddogol yn ôl o dan reol 150 o Reolau Cofrestru Tir 2003. Os cawsoch y canlyniad ar ffurf electronig, nid oes yn rhaid i chi ddychwelyd hon gyda’ch cais ysgrifenedig. Rhaid i chi amgáu’r dystysgrif canlyniad dim ond os cafodd ei hanfon ar bapur. Dim ond copïau ardystiedig o weithredoedd a dogfennau a anfonir gyda cheisiadau Cofrestrfa Tir EF y bydd eu hangen arnom. Unwaith y byddwn wedi gwneud copi wedi ei sganio o’r dogfennau a anfonir atom, byddwn yn eu dinistrio. Mae hyn yn wir am y gwreiddiol a chopïau ardystiedig.

9. Ffïoedd

Mae’r ffi(oedd) sy’n daladwy am chwiliadau swyddogol wedi eu pennu yn y Gorchymyn Ffi Cofrestru Tir cyfredol, gweler Cofrestrfa Tir EF: Ffïoedd Gwasanaethau Cofrestru

10. Pethau i’w cofio

Dim ond gwybodaeth ffeithiol a chyngor diduedd ynghylch ein gweithdrefnau rydym yn eu darparu. Darllenwch ragor am y cyngor rydym yn ei roi.