Canllawiau

Canllawiau i Ddirprwyon Awdurdodau Cyhoeddus

Cyhoeddwyd 13 Chwefror 2023

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

• Publication for Northern Ireland
• Publication for Scotland

Mae safonau dirprwyon yr OPG yn rhestru nifer o gamau y disgwylir i chi eu cymryd fel dirprwy a benodwyd gan y Llys Gwarchod i wneud penderfyniadau ar ran person sydd heb y galluedd i wneud penderfyniadau penodol drosto’i hun (sef ‘P’, fel y mae’n cael ei alw yn y canllawiau hyn).

Mae’r canllawiau hyn wedi cael eu hysgrifennu’n benodol ar gyfer dirprwyon Awdurdodau Cyhoeddus; maen nhw’n rhoi gwybodaeth ychwanegol am gyrraedd y safonau a pha gamau y mae angen i chi eu cymryd.

Gall y safonau fod yn berthnasol i faterion ariannol ac eiddo, i faterion iechyd a lles, neu’r naill a’r llall, ond mae’r OPG yn cydnabod mai dim ond nifer fach iawn o achosion iechyd a lles sydd gan Awdurdodau Cyhoeddus.

Disgwylir i chi lynu wrth yr holl safonau sy’n berthnasol i’ch math chi o benodiad, a darparu tystiolaeth o hynny pan fydd angen i chi wneud hynny.

Rhaid i chi gadw copïau o gofnodion, llythyrau, derbynebau, anfonebau, apwyntiadau, a manylion unrhyw benderfyniadau arwyddocaol sydd wedi cael eu gwneud ar ran P.

Fel dirprwy, rhaid i chi weithredu’n onest a chydag uniondeb, a gweithredu er lles pennaf P.

Mae rhai safonau’n berthnasol i ddirprwyon lleyg neu broffesiynol yn unig. Pan nad yw’r safonau’n berthnasol i ddirprwyon Awdurdodau Cyhoeddus, bydd y canllawiau’n datgan hynny.

Yn ogystal â’r safonau craidd, bydd y canllawiau hyn yn rhoi sylw i gamau gweithredu a allai gael eu hystyried yn arferion gorau.

Mae’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn cydnabod bod dirprwyon Awdurdodau Cyhoeddus yn debygol o fod yn cydweithio â gweithwyr cymdeithasol ac aelodau eraill o dîm ehangach yr Awdurdod Cyhoeddus i gyrraedd y safonau dirprwyaeth.

Safon 1: Rhwymedigaethau Dirprwyaeth

Rhaid i bob dirprwy ddeall a chyflawni ei rwymedigaethau, a chael y sgiliau a’r profiad i gyflawni ei rôl.

1a Ymwybyddiaeth o Ddeddf Galluedd Meddyliol 2005 (MCA), y Cod Ymarfer; a chanllawiau a gyhoeddwyd gan yr OPG

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo, materion iechyd a lles

Mae’r OPG yn disgwyl i ddirprwyon Awdurdodau Cyhoeddus wybod y gyfraith berthnasol yn ddigon da i gyflawni eu rôl. Rhaid i chi fod yn gyfarwydd ag adrannau perthnasol y Ddeddf Galluedd Meddyliol, y Cod Ymarfer, a Rheoliadau Atwrneiaeth Arhosol, Atwrneiaeth Barhaus a Gwarcheidwad Cyhoeddus 2007, a’u deall. Rhaid i chi fod yn ymwybodol o faterion newydd a ddaw i’r amlwg sy’n cael eu disgrifio yn y gyfraith achosion, a chymryd camau priodol.

Mae’r OPG wedi cyhoeddi nodiadau ymarfer ar faterion penodol, sydd ar gael ar wefan GOV.UK.

Arferion gorau o ran y sgiliau a’r wybodaeth dechnegol y mae eu hangen ar ddirprwyon Awdurdodau Cyhoeddus a’u staff

Dylech sicrhau bod pob aelod o staff a ddirprwywyd â chyfrifoldebau dirprwyaeth yn gwybod am rôl y Gwarcheidwad Cyhoeddus, a’u dyletswydd statudol i oruchwylio dirprwyon.

Dylech sicrhau bod staff yn gallu cael gafael ar arbenigedd a chyngor priodol ar fudd-daliadau gwladol, gofal iechyd parhaus, gofal nyrsio a ariennir gan y GIG, a chyllid o dan adran 117 o Ddeddf Iechyd Meddwl 1983.

Dylech sicrhau bod staff yn gwybod am gyllid a ffioedd yr Awdurdod Cyhoeddus ar gyfer gofal, a sut mae cael gafael ar gyngor ac arbenigedd priodol.

Dylech sicrhau eich bod chi’n gallu cael gafael ar arbenigedd a chyngor priodol ar ymddiriedolaethau a chynlluniau etifeddiaeth, a’ch bod yn gwybod sut i wneud cais am ewyllys statudol os bydd angen.

Dylech sicrhau bod gennych chi’r sgiliau i ddelio â gwrthdaro teuluol neu y gallwch gael gafael ar wasanaeth cyfryngu pan fydd yn briodol.

Dylech sicrhau bod staff yn gwybod beth yw strwythur eu sefydliad eu hunain, a’u bod yn gwybod pryd a sut i ofyn am unrhyw gyngor cyfreithiol mae arnynt ei angen.

1b Deall awdurdod a rhwymedigaethau’r gorchymyn llys sy’n penodi’r dirprwy

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo, materion iechyd a lles

Rhaid i chi gyflawni’r rhwymedigaethau a roddwyd gan eich gorchymyn dirprwyaeth, a pheidio â mynd y tu hwnt i’ch awdurdod.

1c Cyflwyno adroddiadau i’r OPG

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo, materion iechyd a lles

Rhaid i chi lenwi adroddiad dirprwy a’i gyflwyno i’r OPG pan ofynnir i chi wneud hynny, fel arfer yn flynyddol.

Mae canllawiau ar lenwi a chyflwyno adroddiadau ar gael ar GOV.UK.

Rhaid i chi sicrhau bod yr holl wybodaeth a roddir yn yr adroddiad dirprwy yn gywir, a bod yr adroddiad yn cynnwys manylion unrhyw benderfyniadau arwyddocaol sydd wedi cael eu gwneud ar ran P.

1d Talu ffioedd goruchwylio

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo, materion iechyd a lles

Mae gwefan GOV.UK yn cynnwys gwybodaeth am y ffioedd a sut mae gwneud cais am gymorth i’w talu.

1e Sicrhau bod sicreb briodol ar waith

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo

Nid yw’r safon hon yn berthnasol i ddirprwyon Awdurdodau Cyhoeddus.

1f Ysgwyddo dyletswyddau ymddiriedol

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo, materion iechyd a lles

Rhaid i chi sicrhau bod y broses o wneud penderfyniadau yn un ddiduedd a gwrthrychol, a rhaid i chi ddatgan unrhyw fuddiannau personol a allai arwain at wrthdaro gwirioneddol neu ymddangosiadol rhwng buddiannau.

Rhaid i chi gydymffurfio ag ‘Egwyddorion Nolan’ ar gyfer Bywyd Cyhoeddus, sy’n berthnasol i unrhyw un sy’n dal swydd gyhoeddus.

Ni chewch ddirprwyo’ch cyfrifoldebau dros benderfyniadau sy’n dibynnu ar eich disgresiwn chi, ond fe gewch chi ofyn am gyngor arbenigol neu broffesiynol. Darllenwch bennod 8 y Cod Ymarfer, paragraffau 8.61 ac 8.62.

1g Gwneud ceisiadau llys priodol

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo, materion iechyd a lles

Efallai y bydd gofyn i chi wneud ceisiadau i’r Llys Gwarchod pan fydd angen; er enghraifft, i amrywio telerau’r gorchymyn dirprwyaeth.

Rhaid i chi gael gwybodaeth dda am weithdrefnau ac arferion y Llys Gwarchod.

Os bydd angen i chi weithredu y tu hwnt i’r terfynau a roddwyd gan eich gorchymyn dirprwyaeth, rhaid i chi ofyn am ganiatâd y llys i wneud hynny. Dylid gofyn am ganiatâd ymlaen llaw lle bynnag y bo modd.

Rhaid i chi gael caniatâd penodol gan y llys i ymgyfreitha ar ran P. Ond, nid oes rhaid gwneud hynny os yw’r achos arfaethedig o ymgyfreitha yn ymwneud â mater ariannol ac eiddo sydd i’w wrando yn y Llys Gwarchod.

Os ydych chi wedi cael eich penodi’n ddirprwy materion ariannol ac eiddo, fe gewch chi ofyn am gyngor cyfreithiol ar gyfer P mewn achosion diwrthwynebiad, ond ni chewch fynd ati i ymgyfreitha heb ganiatâd y llys.

Nid oes gan ddirprwy materion ariannol ac eiddo unrhyw awdurdod i wneud penderfyniadau sy’n effeithio ar faterion iechyd a lles yn unig, gan gynnwys gofyn am gyngor a chymryd camau rhagarweiniol i ymgyfreitha.

1h Ystyried a oes angen dirprwyaeth o hyd

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo, materion iechyd a lles

Rhaid i chi wneud cais i’r Llys Gwarchod os bydd P yn adennill ei alluedd i reoli ei faterion ei hun.

Rhaid i chi ystyried a oes angen dirprwyaeth o hyd os bydd amgylchiadau P yn newid. Er enghraifft, efallai y byddai’n fwy priodol i achos gael ei reoli fel penodeiaeth yr Adran Gwaith a Phensiynau os nad oes gan P lawer o asedau ac os daw ei holl incwm o fudd-daliadau gwladol.

Os byddwch chi’n penderfynu dod â’r ddirprwyaeth i ben a gwneud cais am benodeiaeth, rhaid i chi ystyried unrhyw faterion diogelu a risgiau.

Dim ond pan na ellir cymryd camau penodol heb ganiatâd y llys y dylai gorchmynion dirprwyaeth iechyd a lles fod yn ofynnol.

Ar ôl cymryd y camau hynny, rhaid i chi ystyried a oes angen gorchymyn dirprwyaeth o hyd ac, os oes angen, gwneud cais i’r llys i ddiddymu’r ddirprwyaeth.

Rhaid i chi roi gwybod i’ch rheolwr achos Goruchwylio os ydych chi’n bwriadu gwneud cais i ddiddymu’ch dirprwyaeth.

Rhaid i chi roi gwybod i’r OPG os bydd P yn marw.

1i Rhoi gwybod i’r OPG ar unwaith am unrhyw newidiadau i’r atebion a roddwyd yn COP4

Nid yw’r safon hon yn berthnasol i ddirprwyon Awdurdodau Cyhoeddus.

Safon 2: Gwneud penderfyniadau er lles pennaf

Rhaid i bob dirprwy gydymffurfio ag egwyddorion penderfyniadau er lles pennaf.

2a Cydymffurfio ag adran 4 o’r Ddeddf Galluedd Meddyliol, gan gynnwys ystyried barn personau perthnasol

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo, materion iechyd a lles

Rhaid i chi sicrhau bod eich holl benderfyniadau yn cael eu gwneud gyda lles pennaf P mewn golwg. Wrth wneud penderfyniadau rhaid i chi ystyried teimladau a dymuniadau P yn y gorffennol, a’r credoau a’r gwerthoedd a fyddai wedi dylanwadu ar ei ffordd o ymdrin â’r mater pe byddai wedi cadw ei alluedd.

Rhaid i chi ymgynghori â phobl eraill i gael eu barn am les pennaf P os yw’n briodol ac yn bosibl gwneud hynny. Gallai hyn gynnwys gofalwyr, aelodau o’r teulu ac unrhyw un yr oedd P wedi’i enwi’n flaenorol fel rhywun i ymgynghori â nhw ynghylch y mater penodol hwnnw.

Rhaid i chi gadw cofnodion llawn o sgyrsiau â P a phersonau perthnasol, gan gynnwys tystiolaeth o ddymuniadau a theimladau P. Rhaid i chi sicrhau bod asesiadau ffurfiol o alluedd meddyliol yn cael eu cynnal pan fydd hynny’n briodol.

2b Cynnwys P mewn penderfyniadau

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo, materion iechyd a lles

Rhaid i chi gynnwys P yn y broses o wneud penderfyniadau, hyd ag y mae modd. Rhaid i chi ystyried galluedd P i wneud penderfyniadau penodol ar yr adeg berthnasol.

Safon 3: Rhyngweithio â P

Rhaid i bob dirprwy ymgysylltu â P mewn modd priodol, gan ystyried amgylchiadau unigol P.

Yn achos dirprwyon Awdurdodau Cyhoeddus, bydd tystiolaeth o adroddiadau gan weithwyr cymdeithasol yn ddigon i fodloni gofynion y safon hon.

3a Ymweld â P o leiaf unwaith y flwyddyn

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo, materion iechyd a lles

Rhaid i chi sicrhau bod P yn cael ymweliad o leiaf unwaith y flwyddyn, a bod ei anghenion yn cael eu hasesu’n rheolaidd.

Arferion gorau wrth ymgysylltu â P

Dylech sicrhau bod cofnodion yn cael eu cadw o deimladau, dymuniadau, credoau a diddordebau blaenorol a phresennol P. Pan fydd yn bosibl dylech eu trafod â P, a gyda theulu a darparwyr gofal P.

Dylech sicrhau cyswllt rheolaidd ag aelodau o’r teulu a’r gofalwyr, a’u bod yn rhan o’r broses o wneud penderfyniadau er lles pennaf P pan fydd yn briodol.

Dylech sicrhau bod anghenion, gwariant a galluedd P i drin arian yn cael eu hadolygu’n rheolaidd.

Dylid sicrhau prosesau priodol ar gyfer cyfathrebu â P – er enghraifft, gan ddefnyddio dewis iaith P.

Safon 4: Rheolaeth ariannol

Rhaid i bob dirprwy reoli materion ariannol P yn briodol, gan ddibynnu ar asedau penodol yr ystad.

Rhaid i chi sicrhau bod costau dirprwyaeth yn gymesur ag asedau P. Rhaid i chi sicrhau bod yr holl gostau sy’n cael eu hawlio yn cyd-fynd a’r rheini y mae Cyfarwyddyd Ymarfer 19B yn eu caniatáu.

4a Sicrhau bod taliadau a hawliadau budd-dal yn gyfredol

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo

Rhaid i chi sicrhau eich bod wedi gwneud cais am unrhyw fudd-daliadau y mae P yn gymwys i’w cael, a hynny o fewn tri mis i gael eich gorchymyn dirprwyaeth. Dylech adolygu budd-daliadau P o leiaf unwaith y flwyddyn.

4b Gwahanu arian

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo

Pan gewch eich penodi’n ddirprwy, rhaid i chi agor cyfrif banc dirprwyaeth yn enw P.

Mae’r OPG wedi cyhoeddi canllawiau ar yr arferion gorau ar gyfer rheoli arian P. Mae nodyn ymarfer Cyfrifon cleientiaid cyfreithwyr wedi cael ei ysgrifennu ar gyfer cyfreithwyr sy’n gweithredu fel dirprwyon a benodwyd gan y llys, a’i nod yw sicrhau bod mesurau diogelu priodol yn cael eu rhoi ar waith. Fodd bynnag, mae’r egwyddorion yn berthnasol i bob dirprwy sy’n codi tâl am ei wasanaethau.

4c Cyflawni cynlluniau a rhwymedigaethau treth

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo

Rhaid i chi sicrhau bod yr holl rwymedigaethau treth yn cael eu cyflawni. Dylech ystyried a oes angen cyngor arbenigol arnoch i’ch helpu i wneud hynny.

4d Rheoli buddsoddiadau

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo

Rhaid i chi reoli buddsoddiadau P er mwyn cael yr elw mwyaf posibl, gyda chyn lleied o risg â phosibl. Gallwch ofyn am gyngor proffesiynol neu arbenigol os yw buddsoddiadau P yn gymhleth.

Rhaid i chi ystyried eich dyletswydd ymddiriedol wrth reoli buddsoddiadau a gweithredu er lles pennaf P.

Arferion gorau wrth reoli buddsoddiadau

Dylech adolygu buddsoddiadau P yn rheolaidd i weld a ydyn nhw’n dal yn addas, ac i ystyried a ddylid eu hamrywio yn unol â hynny. Efallai y bydd angen cyngor proffesiynol neu arbenigol arnoch i’ch helpu gyda hyn.

Dylech ystyried amgylchiadau P, fel ei oedran a’i ddisgwyliad oes, maint ei ystad, unrhyw oblygiadau ariannol sy’n deillio o amrywio’r buddsoddiadau, a’i anghenion ariannol yn y dyfodol.

Wrth benderfynu ar lefel y risg a chyfnod y buddsoddiad, dylech ystyried amgylchiadau P, fel ei oedran ac unrhyw gyflyrau iechyd corfforol neu iechyd meddwl.

Dylech wneud trefniadau buddsoddi yn unol â dymuniadau a phatrwm blaenorol P, os yw hynny’n dal er lles pennaf P.

Dylech ystyried anghenion P ar hyn o bryd a’i anghenion yn y dyfodol wrth ystyried hyd y buddsoddiad – er enghraifft, a fydd angen arian i dalu am ofal.

Yn gyffredinol, mae buddsoddiadau tymor byr, isel eu risg yn fwy addas os yw disgwyliad oes P yn is (llai na 5 mlynedd) oherwydd henaint neu gyflwr sy’n byrhau bywyd. Gallai buddsoddiad tymor hwy gyda lefel isel i ganolig o risg fod yn addas i berson iau sydd heb unrhyw gyflyrau iechyd sy’n byrhau bywyd, os oes gan y person lawer o arian.

Dylai pob buddsoddiad gael ei wneud yn enw P, oni bai fod gennych chi ganiatâd i beidio â gwneud hynny. Os nad yw’n bosibl cofrestru’r buddsoddiad yn enw P, am unrhyw reswm, bydd angen i chi gael gweithred ymddiriedolaeth neu gofnod arall sy’n cydnabod buddiant llesiannol P yn yr ased.

4e Rheoli rhwymedigaethau ariannol (PFA)

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo

Rhaid i chi sicrhau bod dyledion P yn cael eu talu’n brydlon, er enghraifft ffioedd gofal a biliau cyfleustodau.

4f Darparu lwfans personol

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo

Rhaid i chi sicrhau bod gan P ddigon o lwfans personol i dalu am eitemau fel eitemau ymolchi a thriniaeth traed os ydyn nhw mewn gofal preswyl. Os yw P yn byw yn ei gartref ei hun, mae angen i chi ystyried lles pennaf P a’i alluedd i drin arian, a darparu digon o arian gwario ar gyfer ei anghenion.

Arferion gorau wrth reoli materion ariannol P

Ar ôl cael eich penodi’n ddirprwy, dylech fynd ati i nodi a diogelu’r holl asedau a buddsoddiadau sydd gan P.

Dylech gael copi o ewyllys P, os oes modd, a sicrhau bod unrhyw eitemau penodol sydd wedi’u rhestru fel becweddau yn cael eu cadw’n ddiogel. Dylech fynd ati i brisio eitemau unigol pan fydd hynny’n briodol.

Rhaid i chi roi gwybod i fanciau a sefydliadau ariannol lle mae gan P gyfrif eich bod chi wedi cael eich penodi’n ddirprwy i P. Dylech hefyd roi gwybod i ddarparwyr incwm eraill, fel cwmnïau pensiwn preifat.

Dylech geisio adennill unrhyw arian neu asedau sy’n ddyledus i P, ar ffurf dyledion a benthyciadau, er enghraifft rhent gosod eiddo neu gredyd mewn cyfrifon cyfleustodau.

Arferion gorau o ran ariannu darpariaeth gofal

Pan gewch chi’ch penodi’n ddirprwy, dylech gysylltu ag unrhyw ddarparwyr gofal, rhoi gwybod iddyn nhw am eich penodiad, a darparu manylion cyswllt.

Dylech sicrhau bod darpariaeth gofal P yn cynnig gwerth da am arian, ac yn briodol i lefel yr arian sydd ar gael.

Os yw P o dan ofal sy’n cael ei ariannu gan Awdurdod Cyhoeddus, dylech gael asesiad ariannol i sicrhau bod y taliadau’n gywir ac yn seiliedig ar yr wybodaeth ariannol ddiweddaraf.

Safon 5: Cadw cofnodion ariannol

Rhaid i bob dirprwy gadw cofnodion o benderfyniadau ariannol a gwariant. Pan fyddwch chi’n llenwi’r adroddiad dirprwy, bydd disgwyl i chi gynnwys cofnodion o unrhyw benderfyniadau ariannol sydd wedi cael eu gwneud ar ran P.

5a Diweddaru cofnodion ariannol

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo

Rhaid i chi gadw derbynebau ac anfonebau ar gyfer pob trafodiad ariannol sy’n cael ei wneud ar ran P. Rhaid i chi gadw cofnodion o bob penderfyniad ariannol arwyddocaol.

Pan fyddwch chi’n llenwi’r adroddiad dirprwy, bydd disgwyl i chi gynnwys datganiadau sy’n ymwneud ag unrhyw benderfyniadau ariannol sydd wedi cael eu gwneud ar ran P.

5b Dangos sut mae penderfyniadau ariannol yn cael eu gwneud, a ffactorau perthnasol yn cael eu hystyried

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo

Rhaid i chi sicrhau bod yr holl benderfyniadau ariannol arwyddocaol yn cael eu gwneud er lles pennaf P, ac nad oes unrhyw wrthdaro rhwng buddiannau yn y broses o wneud penderfyniadau.

Rhaid i chi sicrhau bod unrhyw benderfyniadau ynghylch rhoi rhodd yn cyd-fynd â’r awdurdod a roddwyd gan eich gorchymyn dirprwyaeth. Mae’r OPG wedi cyhoeddi canllawiau ar roi rhodd, sydd ar gael ar GOV.UK.

Safon 6: Rheoli eiddo

Rhaid i bob dirprwy reoli eiddo P yn unol â’r gorchymyn dirprwyaeth ac er lles pennaf P.

6a Diogelu eiddo P

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo

Rhaid i chi sicrhau bod eiddo P yn ddiogel ac yn cael ei gynnal a’i gadw’n briodol. Rhaid i chi sicrhau bod yswiriant priodol ar waith ar gyfer yr adeilad a’r cynnwys, a’ch bod chi’n deall telerau’r polisïau yswiriant.

6b Gwerthu eiddo P

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo

Rhaid i chi sicrhau bod unrhyw benderfyniad i werthu eiddo P yn cael ei wneud gyda lles pennaf P mewn golwg. Rhaid i chi ymgynghori ag unrhyw bersonau priodol, os oes modd, gan gynnwys P a theulu P cyn gwneud y penderfyniad hwn. Rhaid i chi sicrhau bod yr eiddo’n cael ei werthu ar sail gwerth y farchnad, a chael o leiaf tri phrisiad os yw hynny’n bosibl.

Dim ond os yw’ch gorchymyn dirprwyaeth yn rhoi’r awdurdod i chi werthu eiddo P y cewch chi wneud hynny.

Arferion gorau o ran eiddo P (os nad yw P yn byw yno) pan gewch chi’ch gorchymyn dirprwyaeth

Gall Awdurdodau Cyhoeddus sicrhau bod eiddo P yn cael ei ddiogelu os yw P oddi cartref fel y disgrifir yn adran 47 o Ddeddf Gofal 2014. Yn ymarferol, gall nifer o’r camau sydd wedi’u rhestru isod gael eu cyflawni gan weithwyr cymdeithasol sy’n gweithio i’r awdurdod lleol priodol, yn hytrach nag yn uniongyrchol gan y dirprwy ei hun.

Dylech fynd ati i gael gwybod pwy sy’n berchen ar yr eiddo, drwy Gofrestrfa Tir EF.

Pan nad oes perchennog byw arall yn gallu gwneud hynny, rhaid cael mynediad i’r eiddo i wneud yn siŵr ei fod yn ddiogel.

Os yw P wedi cael ei symud i ofal preswyl, mae angen ystyried a yw’n briodol symud eitemau sydd o werth sentimental i P i’w gartref newydd.

Dylech ystyried creu rhestr o’r holl bethau sy’n perthyn i P.

Os byddwch chi’n penderfynu gwerthu eitemau sy’n perthyn i P, dylech gadw cofnod o bob eitem sydd wedi cael ei gwerthu.

Dylech sicrhau bod post yn cael ei ailgyfeirio, a bod unrhyw gyfleustodau angenrheidiol yn dal i gael eu darparu.

Os yw P o dan ofal sy’n cael ei ariannu gan Awdurdod Cyhoeddus, dylech ystyried creu trefniant taliadau gohiriedig pan fydd hynny’n briodol ac er lles pennaf P.

Os oes unrhyw aelod o’r teulu’n byw yn yr eiddo, dylech adolygu unrhyw drefniadau sydd eisoes yn bodoli ac ystyried a fyddai taliadau rheolaidd i P yn briodol.

Os yw eiddo P yn cael ei osod, dylech ystyried a ddylid rhoi rhybudd i derfynu’r denantiaeth. Dylech sicrhau bod cytundebau tenantiaeth cyfreithiol cywir yn eu lle ac yn cael eu cynnal (bydd angen i chi sicrhau bod gennych chi ganiatâd y llys i derfynu cytundeb tenantiaeth, ac efallai y bydd angen i chi ystyried gofyn am gyngor arbenigol ar y gyfraith eiddo). Dylech ystyried trefnu yswiriant landlord.

Mae canllawiau manwl ar osod eiddo ar gael ar wefan GOV.UK.

Bydd rhwymedigaeth treth os yw eiddo P yn cynhyrchu incwm rhent. Mae canllawiau ar dalu treth fel landlord ar gael gan Gyllid a Thollau EF.

Arferion gorau o ran eiddo P (os yw P yn byw yno) pan gewch chi’ch gorchymyn dirprwyaeth

Dylech ystyried a yw’r eiddo’n bodloni anghenion P. Dylech ystyried comisiynu cynllun gofal neu adroddiad therapi galwedigaethol, a sicrhau bod unrhyw addasiadau angenrheidiol yn cael eu gwneud.

Dylech adolygu unrhyw drefniadau tenantiaeth neu forgais, a mynd ati i gael y gweithredoedd perchnogaeth os bydd angen.

Os oes cytundeb tenantiaeth ar waith, dylech ystyried trefnu yswiriant atebolrwydd tenantiaid.

Dylech fynd ati i sicrhau tystysgrifau archwiliad nwy ar gyfer teclynnau, boeleri a thanau nwy.

Dylech sicrhau bod archwiliadau trydanol yn cael eu cynnal, a bod tystysgrifau trydanol ar gael.

Os mai P sy’n gyfrifol am dalu biliau cyfleustodau, dylech gytuno ar unrhyw gyfraniadau sydd i’w gwneud gan aelodau eraill o’r aelwyd.

Safon 7: Penderfyniadau sy’n ymwneud yn benodol ag iechyd a lles

Rhaid i bob dirprwy a benodir mewn achosion iechyd a lles gydymffurfio â’r awdurdod a roddwyd gan y gorchymyn dirprwyaeth, a sicrhau bod yr OPG yn cael gwybod am benderfyniadau allweddol sy’n cael eu gwneud ar ran P.

7a Penderfynu ble y dylai P fyw

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion iechyd a lles

Yn eich adroddiad dirprwy, rhaid i chi gynnwys manylion unrhyw benderfyniadau rydych chi wedi’u gwneud sy’n ymwneud â ble y dylai P fyw.

Camau ychwanegol sy’n cael eu hystyried yn arferion gorau wrth benderfynu ble y dylai P fyw

Os yw P yn talu am ei lety ei hun, gallwch ddewis unrhyw lety ar gyfer P ar yr amod ei fod yn bodloni anghenion P a’ch bod chi’n dilyn egwyddorion y Ddeddf Galluedd Meddyliol. Os nad yw P yn talu am ei lety ei hun, dylech weithio ochr yn ochr â’r darparwr cyllid a cheisio dod i gytundeb ar y cyd gyda lles pennaf P mewn golwg.

7b Penderfynu pwy ddylai gael cyswllt â P

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion iechyd a lles

Ni fydd gennych y pŵer i wahardd rhywun rhag cael cyswllt â P os yw’r person dan sylw wedi cael ei enwi yn eich gorchymyn dirprwyaeth. Bydd angen ystyried yn ofalus unrhyw gyfyngiadau rydych chi eisiau eu rhoi ar gyswllt â P, oherwydd mae’n bosibl y bydd angen gorchymyn llys ar eu cyfer.

Yn eich adroddiad dirprwy, rhaid i chi gynnwys manylion unrhyw benderfyniad i gyfyngu ar gyswllt neu ymweld â P. Os ydych chi’n credu bod angen gwahardd person sy’n cael ei enwi rhag ymweld â P er lles pennaf P, bydd angen i chi wneud cais i’r Llys Gwarchod.

7c Cydsynio i driniaeth

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion iechyd a lles

Yn eich adroddiad blynyddol, rhaid i chi gynnwys manylion unrhyw benderfyniadau rydych chi wedi’u gwneud i ganiatáu neu wrthod gofal iechyd ar gyfer P. Dylech hefyd ystyried pa benderfyniadau sy’n debygol o fod angen eu gwneud yn y flwyddyn i ddod. Os oes triniaeth gyfredol, rhaid i chi ei disgrifio’n glir yn yr adroddiad dirprwy.

u ychwanegol sy’n cael eu hystyried yn arferion gorau yng nghyswllt darparu gofal iechyd

Ar ôl cael eich penodi’n ddirprwy, dylech fynd ati i hysbysu clinigwyr, darparwyr gofal a gweithwyr iechyd proffesiynol eraill am y gorchymyn llys.

Dylech adolygu anghenion iechyd a lles P o leiaf unwaith y flwyddyn i sicrhau nad yw ei anghenion wedi newid, a’u bod yn dal i gael eu bodloni.

Safon 8: Rhwymedigaethau ychwanegol

Rhaid i bob dirprwy ystyried y rhwymedigaethau ychwanegol canlynol

8a Archwilio ffeiliau mewnol

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo, materion iechyd a lles

Rhaid i chi sicrhau bod ffeiliau achos yn cael eu harchwilio’n rheolaidd.

8b Cyflawni rhwymedigaethau proffesiynol

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo, materion iechyd a lles

Os yw tîm yr Awdurdod Cyhoeddus yn cynnwys gweithwyr proffesiynol rheoledig, er enghraifft gweithwyr cymdeithasol neu gyfrifwyr, rhaid i chi sicrhau eu bod yn dilyn eu canllawiau rheoleiddio perthnasol.

Rhaid i chi ystyried rhwymedigaethau perthnasol y sector cyhoeddus o ran rheoli arian, gofynion cydraddoldeb, a darparu gwasanaethau cyhoeddus.

Arferion gorau o ran rhwymedigaethau proffesiynol

Dylech ystyried cael polisïau ysgrifenedig mewn perthynas â’r penderfyniad i dderbyn neu wrthod, neu geisio diddymu, achos dirprwyaeth.

8c Rhoi gwybod i’r OPG ar unwaith am unrhyw ymchwiliad neu achos sydd ar waith

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo, materion iechyd a lles

Rhaid i chi roi gwybod i’ch rheolwr achos Goruchwylio os yw P yn destun achos sifil neu ymchwiliad gan yr heddlu.

Rhaid i chi roi gwybod i’r OPG am unrhyw ymchwiliadau mewnol neu allanol i’r ffordd y mae’r adran yn cael ei rhedeg.

8d Rhoi gwybod i’r OPG am bryderon ynghylch dirprwyon eraill

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo, materion iechyd a lles

Rhaid i chi roi gwybod i’ch rheolwr achos Goruchwylio am unrhyw bryderon sydd gennych chi am weithredoedd dirprwy arall.

Arferion gorau o ran trefniadaeth a phrosesau swyddfa mewnol effeithiol ar gyfer dirprwyon Awdurdodau Cyhoeddus

Dylech sefydlu trefn lywodraethu glir rhwng y dirprwy sy’n cael ei enwi a’r staff sy’n cael eu dirprwyo i gyflawni swyddogaethau’r rôl o ddydd i ddydd.

Dylech gadw cofnod o’r holl staff sydd ag awdurdod dirprwyedig i gyflawni tasgau gan y dirprwy, gan gynnwys rhestr o’r llofnodwyr.

Dylech ddangos bod goruchwyliaeth fewnol uwch ddigonol o broses y ddirprwyaeth drwyddi draw.

Pan fydd y broses o wneud penderfyniadau yn cael ei dirprwyo, dylech sicrhau bod y meini prawf ar gyfer gwneud penderfyniadau ynghylch awdurdodi’r dirprwy yn cael eu diffinio’n glir a’u deall.

Dylech sicrhau bod cytundebau atebolrwydd ysgrifenedig ar waith ar gyfer unrhyw ddyletswyddau sy’n cael eu cyflawni gan staff y tu hwnt i’r Awdurdod Cyhoeddus (yn allanol). Dylech oruchwylio a monitro’n briodol, a dangos bod y dirprwy sy’n cael ei enwi yn dal yn gwbl atebol am y penderfyniadau sy’n cael eu gwneud ynghylch P.

Dylech sicrhau bod yr holl systemau ariannol, diogelwch, rheoli, sefydliadol a rheoli ansawdd angenrheidiol ar waith o ran systemau cyfrifyddu; trin arian parod, bancio a mynediad at gyfrifon banc; gwahanu arian P, TG a sicrwydd gwybodaeth.

Dylech gynnal polisïau clir ar ddiogelu data, parhad busnes, bancio a thrin arian.

Dylech sicrhau bod proses ar waith i ddiogelu cyfrinachedd ar bob mater sy’n ymwneud â P.

Dylech gynnal adolygiadau rheolaidd o’r gymhareb staff i achosion dirprwyaeth.

Dylech sicrhau bod cyfieithwyr a dehonglwyr ar gael yn ôl yr angen.

Dylech sicrhau bod pob parti yn deall y drefn delio â chwynion, a bod opsiynau ar gael i ddatrys anghydfodau’n brydlon.

Dylech sicrhau bod yr holl staff yn ymwybodol o’r gweithdrefnau ar gyfer delio â materion diogelu a chyfeirio achosion at yr awdurdod perthnasol.