Nodyn ymarfer y Gwarcheidwad Cyhoeddus (SD13): Dull gweithredu Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus mewn perthynas â chyfrifon cleientiaid cyfreithwyr
Diweddarwyd 30 Awst 2017
Yn berthnasol i Gymru a Loegr
© Hawlfraint y Goron 2017
Mae'r cyhoeddiad hwn wedi'i drwyddedu o dan delerau Trwydded Agored y Llywodraeth v3.0 ac eithrio ble nodir yn wahanol. I weld y drwydded hon, ewch i nationalarchives.gov.uk/doc/open-government-licence/version/3 neu ysgrifennwch at y Tîm Polisi Gwybodaeth, Yr Archifau Gwladol, Kew, Llundain TW9 4DU, neu anfonwch e-bost at: [email protected].
Lle byddwn wedi nodi unrhyw wybodaeth am hawlfraint trydydd parti, bydd angen i chi gael caniatâd gan ddeiliaid yr hawlfraint dan sylw.
Mae'r cyhoeddiad hwn ar gael yn https://www.gov.uk/government/publications/public-guardian-practice-note-opgs-approach-to-solicitor-client-accounts/4995dd9e-8794-42d2-ad85-33f54fe2554c
Crynodeb
Efallai bod rhai dirprwyon cyfreithwyr wedi derbyn gohebiaeth gan Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus (OPG) ynghylch defnyddio cyfrifon cleientiaid i reoli cronfeydd dirprwyaeth, a’r rhyngweithio rhwng dyletswyddau dirprwy dan Ddeddf Galluedd Meddyliol 2005 (MCA), Rheolau Cyfrifon yr SRA 2011 (SAR) a Chod Ymarfer y MCA.
Mae’r nodyn hwn yn esbonio safbwynt OPG.
Cyd-destun
Mae Rheol 14.5 y SAR yn darparu fel a ganlyn:
Ni ddylech ddarparu cyfleusterau bancio drwy gyfrwng cyfrif cleient. Rhaid i daliadau i mewn i gyfrif cleient a throsglwyddo neu dynnu allan ohono fod mewn perthynas â chyfarwyddiadau perthnasol i drafodion sylfaenol (a chyllid yn codi o hynny) neu i wasanaeth sy’n rhan o’ch gweithgareddau arferol sydd wedi’u rheoleiddio.
Rydym wedi esbonio pwrpas y ddarpariaeth hon gyda’r SRA ac yn deall mai’r bwriad yw atal cyfrifon cleientiaid rhag cael eu defnyddio ar gyfer dibenion amhriodol neu droseddol, gan gynnwys twyll a gwyngalchu arian. Nid yw’n cyfyngu ar y defnydd o gyfrifon cleientiaid ble ceir cyswllt rhesymol â thrafodion cyfreithiol sylfaenol neu ddyletswyddau proffesiynol cydnabyddedig cyfreithiwr fel rydych chi’n ei ddarparu. (Gellir cael rhagor o arweiniad ar hyn gan yr SRA).
Mae Cod Ymarfer y MCA yn awgrymu na ddylid ‘cymysgu’ cyllid gyda chyllid pobl eraill. Byddai hyn yn cynnwys peidio â’i gymysgu gyda chyllid cleientiaid eraill oni bai fod rhesymau da’n cael eu cyflwyno.
Mae OPG o’r farn nad yw dal arian ar gyfrifon cleientiaid cyffredinol yn rheswm da, hyd yn oed pan mae’r warchodaeth o ran dal arian yng nghyfrif cleient cyfreithiwr yn cael ei hystyried, er enghraifft, y gofyniad i’r rhan fwyaf o gwmnïau sicrhau adroddiad gan gyfrifydd annibynnol. Byddai’r un warchodaeth yn cael ei rhoi i gyfrif cleient ar wahân neu benodol sydd wedi’i wahanu oddi wrth y cyfrif cyffredinol.
Esboniad
Esboniad cyntaf OPG yw nad oes gennym unrhyw wrthwynebiad mewn egwyddor i ddefnyddio cyfrifon cleientiaid cyffredinol fel sefyllfa dros dro neu i ddal cyn i ddirprwyon sefydlu cyfrifon cleientiaid ar wahân neu gyfrifon banc ar wahân yn ôl y disgwyl, i reoli trafodion parhaus.
Atgoffir dirprwyon cyfreithwyr bod ffactorau ar wahân i reolau’r SAR y dylent eu hystyried o bosib. Y cyntaf yw y bydd rhaid i OPG, yn ychwanegol at ofynion yr SRA, gael ei bodloni bod gan ddirprwyon fesurau diogelu priodol yn eu lle i warchod cyllid dirprwyaeth. Mae dirprwyon yn gweithredu dan awdurdod y llys ar ran pobl agored i niwed ac efallai y bydd angen gofal ychwanegol o ran pwy all awdurdodi taliadau o’r cronfeydd dirprwyaeth.
Gall sefydlu cyfrif banc ar wahân ar gyfer dirprwyaeth, gyda llofnodwyr wedi’u henwi, fod yn symlach yn ymarferol.
Yn ail, mae gan ddirprwy ddyletswydd gyffredinol i weithredu gan roi ystyriaeth i fuddiannau gorau’r person sydd wedi colli ei allu i weithredu, ac mae hynny’n gallu cynnwys rheoli ei gyllid i sicrhau’r elw gorau. Bydd achosion lle na fydd balans mawr yng nghyfrif cleient yn cynrychioli’r strategaeth fuddsoddi orau i gleient.
Yn yr achosion hyn, bydd OPG yn cwestiynu pa mor briodol yw cadw swm gormodol o arian fel hyn. Atgoffir dirprwyon proffesiynol am safonau OPG ar gyfer dirprwyon proffesiynol.
Mae Safon 1a (9) yn datgan:
Agorwch gyfrif dirprwyaeth yn enw’r cleient, gan enwi’r dirprwy ar y cyfrif. Gwnewch yn siŵr bod holl arian y cleient yn cael ei gadw mewn cyfrifon a/neu fuddsoddiadau dan ei enw, a’i gadw ar wahân i arian y dirprwy neu bartïon eraill.
Ail esboniad OPG yw bod dirprwyon cyfreithwyr yn cael eu hatgoffa y dylai eu rheolaeth ar gyllid gael ei drefnu gan feddwl am fuddiannau gorau’r cleient.
Mae OPG yn parhau i weithio gyda dirprwyon proffesiynol i sicrhau bod ein goruchwyliaeth yn gymesur ac yn briodol. Os oes gennych chi unrhyw sylwadau i’w nodi neu unrhyw faterion eraill i’w codi, cysylltwch â ni.
Am ragor o gyngor
Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus (OPG)
Rhif Ffôn: 0300 456 0300
www.gov.uk/opg