Canllawiau

Cyfarwyddyd ymarfer 73: datganiadau o wirionedd

Diweddarwyd 9 Rhagfyr 2024

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

Sylwer bod cyfarwyddiadau ymarfer Cofrestrfa Tir EF wedi eu hanelu’n bennaf at gyfreithwyr a thrawsgludwyr eraill. Maent yn aml yn delio â materion cymhleth ac yn defnyddio termau cyfreithiol.

1. Cyflwyniad

Dull o ddarparu tystiolaeth i gefnogi cais a anfonir at Gofrestrfa Tir EF yw datganiad o wirionedd. Gallai’r angen i ddarparu tystiolaeth godi mewn sawl sefyllfa, er enghraifft:

• pan fyddwch yn gwneud cais i gael eich cofrestru’n berchennog tir ar sail meddiant gwrthgefn, neu os am ryw reswm arall nid oes dogfennau’n profi eich teitl, neu fod y dogfennau wedi mynd ar goll
• pan fyddwch yn gwneud cais i gofrestru budd a gaffaelwyd trwy bresgripsiwn
• pan fyddwch yn gwneud cais am gofnod ar y gofrestr i warchod budd heb ei ddogfennu mewn tir
• pan fyddwch yn gwneud cais i ddileu cyfyngiad sy’n gwarchod ymddiried mewn tir sydd wedi dod i ben

Mae cyfarwyddiadau ymarfer Cofrestrfa Tir EF yn egluro’r dystiolaeth y dylech ei darparu o dan amgylchiadau o’r fath.

Cyn Tachwedd 2008, y dull arferol o ddarparu tystiolaeth o’r fath oedd trwy ddatganiad statudol. Ym mis Tachwedd 2008, mabwysiadodd Cofrestrfa Tir EF ddatganiadau o wirionedd fel ffurf arall o dystiolaeth, gan ddilyn y cynsail a osodwyd gan y llysoedd sifil.

• mae ffurflen ADV2 a ffurflen CT1 yn ymgorffori datganiad o wirionedd
• mae ffurflen datganiad o wirionedd ST1, ffurflen ST2, ffurflen ST3, ffurflen ST4 a ffurflen ST5 yn darparu ar gyfer y rhan fwyaf o amgylchiadau cyffredin lle mae angen tystiolaeth i gefnogi cais
• gellir paratoi datganiad o wirionedd fel dogfen sy’n sefyll ar ei phen ei hun hefyd. Os felly, rhaid iddo gwrdd â’r gofynion a grynhoir yn Gofynion ar gyfer datganiad o wirionedd

Ac eithrio lle bo’r ffurflen gais benodedig yn ymgorffori datganiad o wirionedd, gallwch ddefnyddio datganiad statudol ar gyfer tystiolaeth gefnogol os yw’n well gennych.

Os yw eich cais am gofrestriad cyntaf, mae dogfennau gwreiddiol yn ofynnol fel rheol.

Os nad yw eich cais am gofrestriad cyntaf, dim ond copïau ardystiedig o weithredoedd neu ddogfennau yr ydych yn eu hanfon atom gyda cheisiadau Cofrestrfa Tir EF sydd eu hangen arnom. Unwaith y byddwn wedi gwneud copi wedi ei sganio o’r dogfennau a anfonir atom, byddwn yn eu dinistrio. Mae hyn yn wir am y gwreiddiol a chopïau ardystiedig.

Fodd bynnag, byddwn yn parhau i ddychwelyd unrhyw gopïau gwreiddiol o dystysgrifau marwolaeth neu grantiau profiant atoch.

Wrth lanlwytho dogfennau, byddwch yn gallu ardystio unrhyw ddogfennau wedi eu sganio trwy gadarnhau eu bod yn gopi gwir o’r gwreiddiol gan ddefnyddio’r datganiadau ardystio sydd ar gael.

Os yw’n ymddangos bod y datganiad o wirionedd neu’r datganiad statudol yn cynnwys mân wallau neu wallau clerigol, mae’n bosibl y byddwn yn ei ddychwelyd gyda chais i’w newid, gyda’r newidiadau i’w llofnodi gan ddefnyddio blaenlythrennau a’u dyddio gan y datganwr, ac i gyflwyno copi ardystiedig newydd. Os yw’r datganiad o wirionedd neu’r datganiad statudol yn cynnwys gwallau neu hepgoriadau mwy sylweddol sy’n cwestiynu natur y dystiolaeth a/neu ddibynadwyedd y ddogfen, mae’n bosibl y byddwn yn gwrthod neu’n dileu’r cais.

2. Ffurflenni datganiadau o wirionedd

Mae’r ffurflenni canlynol yn darparu fframwaith ar gyfer darparu’r wybodaeth sydd ei hangen arnom yn y rhan fwyaf o achosion:

• ffurflen ST1: datganiad o wirionedd i gefnogi cais am gofrestriad tir ar sail meddiant gwrthgefn
• ffurflen ST2: datganiad o wirionedd i gefnogi cais am gofrestriad rhent-dâl ar sail meddiant gwrthgefn
• ffurflen ST3: datganiad o wirionedd i gefnogi cais am gofrestriad tir ar sail gweithredoedd teitl a gollwyd neu a ddinistriwyd
• ffurflen ST4: datganiad o wirionedd i gefnogi cais am gofrestriad a/neu nodi hawddfraint trwy bresgripsiwn
• ffurflen ST5: datganiad o wirionedd i gefnogi cais i ddileu cyfyngiad Ffurf A

Ni ddylid defnyddio un o’r ffurflenni uchod ar gyfer unrhyw fath o gais heblaw’r math y cynlluniwyd y ffurflen ar ei gyfer.

Nid yw defnyddio’r ffurflenni hyn yn gwarantu y bydd y cais sy’n cyd-fynd â’r datganiad yn llwyddiannus, ond byddant yn cynorthwyo i sicrhau eich bod wedi ystyried pob agwedd berthnasol. Os yw’n well gennych, gallwch baratoi eich ffurf datganid o wirionedd eich hunan neu dyngu datganiad statudol yn yr achosion hyn.

3. Gofynion ar gyfer datganiad o wirionedd

At ddibenion cofrestru tir, diffinnir datganiad o wirionedd yn rheol 215A o Reolau Cofrestru Tir 2003 (a welir yn llawn yn Atodiad: rheol 215A o Reolau Cofrestru Tir 2003) fel a ganlyn:

• fe’i gwneir yn ysgrifenedig
• rhaid iddo gael ei lofnodi gan yr unigolyn sy’n ei wneud (ond gweler Datganiad a wneir gan berson nad yw’n gallu darllen neu lofnodi)
• nid oes rhaid iddo gael ei dyngu na’i dystio
• rhaid iddo gynnwys datganiad o wirionedd ar y ffurf ganlynol: ‘Credaf fod y ffeithiau a’r materion a gynhwysir yn y datganiad hwn yn wir’
• os yw trawsgludwr yn gwneud datganiad o wirionedd neu’n llofnodi ar ran rhywun, rhaid i’r trawsgludwr ei lofnodi mewn inc gwlyb yn ei enw ei hun a nodi ei swyddogaeth

Nid oes yn rhaid llofnodi’r datganiad mewn ‘inc gwlyb’; gellir ei lofnodi trwy ddull Mercury neu ei lofnodi gan ddefnyddio llofnod electronig wedi ei ardystio gan drawsgludwr neu, mewn achosion cyfyngedig, ar ffurf llofnod electronig syml. Rhaid i’r broses a ddefnyddir ar gyfer y mathau hyn o lofnodion ddilyn y drefn a nodir yng nghyfarwyddyd ymarfer 82: llofnodion electronig a dderbynnir gan Gofrestrfa Tir EF.

Er nad yw rheol 215A yn ei gwneud yn ofynnol i ddatganiad o wirionedd gael ei ddyddio, mae gan y cofrestrydd y pŵer i ofyn am hyn (yn unol â rheol 17). Argymhellwn felly fod pob datganiad o wirionedd yn cael eu dyddio er mwyn osgoi ymholiadau.

4. Datganiad o wirionedd a wneir gan unigolyn nad yw’n gallu darllen neu lofnodi

Os gwneir datganiad o wirionedd gan unigolyn nad yw’n gallu darllen, rhaid iddo gael ei lofnodi ym mhresenoldeb trawsgludwr a chynnwys tystysgrif a wnaed ac a lofnodwyd gan y trawsgludwr ar y ffurf a osodir yn rheol 215A(4)(b) o Reolau Cofrestru Tir 2003.

Os gwneir datganiad o wirionedd gan unigolyn nad yw’n gallu ei lofnodi, rhaid iddo nodi enw’r unigolyn, gael ei lofnodi gan drawsgludwr yn ôl eu cyfarwyddyd, yn enw’r trawsgludwr ei hunan a nodi ei swyddogaeth, a chynnwys tystysgrif wedi ei llunio a’i llofnodi gan y trawsgludwyr ar y ffurf a osodir yn rheol 215A(5)(c) o Reolau Cofrestru Tir 2003.

Nid oes yn rhaid i’r datganiad gael ei lofnodi mewn ‘inc gwlyb’; gellir ei lofnodi trwy ddull Mercury neu gan ddefnyddio llofnod electronig wedi ei ardystio gan drawsgludwr. Yn y ddau achos olaf, rhaid i’r broses a ddefnyddir ar gyfer y mathau hyn o lofnodion ddilyn yr hyn a nodir yng nghyfarwyddyd ymarfer 82: llofnodion electronig a dderbynnir gan Gofrestrfa Tir EF.

5. Y dyddiad y gwneir y datganiad o wirionedd

Rhaid i ddyddiad datganiad o wirionedd gan geisydd i gefnogi cais ar sail meddiant gwrthgefn, lle bo’r cais yn cael ei wneud o dan Atodlen 6 i Reolau Cofrestru Tir 2003, gael ei wneud ddim hwyrach na mis cyn yr ystyriwyd i’r cais gael ei wneud: rheol 188(1)(a) o Reolau Cofrestru Tir 2003.

Dylid gwneud datganiadau o wirionedd eraill mor agos â phosibl o ran amser ag sy’n rhesymol ymarferol i’r cais neu’r gwarediad a gefnogir ganddynt hefyd. Fel arall, gall Cofrestrfa Tir EF ymholi o dan reol 17 o Reolau Cofrestru Tir 2003 am dystiolaeth fwy diweddar cyn parhau â’r cais.

6. Rhybudd am dwyll

Mae ffurflenni Cofrestrfa Tir EF sy’n cynnwys datganiad o wirionedd yn cynnwys y rhybudd canlynol ynghylch canlyniadau twyll. Mae’r rhybudd hefyd yn gymwys i ddatganiad o wirionedd sy’n sefyll ar ei ben ei hun ac i ddatganiad statudol.

“Os ydych yn rhoi gwybodaeth mewn modd anonest neu’n gwneud datganiad y gwyddoch ei fod, neu a allai fod yn anwir neu’n gamarweiniol, ac yn bwriadu, trwy wneud hynny, gynnig mantais i chi neu rywun arall, neu achosi colled neu’r risg o golled i rywun arall, gallech fod yn cyflawni’r trosedd o dwyll o dan adran 1 o Ddeddf Twyll 2006, a’r uchafgosb ar gyfer hyn yw carchar o 10 mlynedd neu ddirwy ddiderfyn, neu’r ddau.”

7. Atodiad: rheol 215A o Reolau Cofrestru Tir 2003

215A.—(1) In these rules, a statement of truth means a statement which:

(a) is made by an individual in writing

(b) contains a declaration of truth in the following form:

‘I believe that the facts and matters contained in this statement are true’

(c) is signed in accordance with paragraphs (2) to (6)

(2) Subject to paragraph (5), a statement of truth must be signed by the individual making the statement.

(3) The full name of the individual who signs a statement of truth must be printed clearly beneath his signature.

(4) Where a statement of truth is to be signed by an individual who is unable to read, it must:

(a) be signed in the presence of a conveyancer

(b) contain a certificate made and signed by that conveyancer in the following form:

‘I [name and address of conveyancer] certify that I have read over the contents of this statement of truth and explained the nature and effect of any documents referred to in it and the consequences of making a false declaration to the person making this statement who signed it or made [his] or [her] mark in my presence having first (a) appeared to me to understand the statement (b) approved its content as accurate and (c) appeared to me to understand the declaration of truth and the consequences of making a false declaration.’

(5) Where a statement of truth is to be made by an individual who is unable to sign it, it must:

(a) state that individual’s full name

(b) be signed by a conveyancer at the direction and on behalf of that individual, and

(c) contain a certificate made and signed by that conveyancer in the following form:

‘I [name and address of conveyancer] certify that [the person making this statement of truth has read it in my presence, approved its content as accurate and directed me to sign it on [his] or [her] behalf] or [I have read over the contents of this statement of truth and explained the nature and effect of any documents referred to in it and the consequences of making a false declaration to the person making this statement who directed me to sign it on [his] or [her] behalf] having first (a) appeared to me to understand the statement (b) approved its content as accurate and (c) appeared to me to understand the declaration of truth and the consequences of making a false declaration.’

(6) Where a statement of truth, or a certificate under paragraph (4) or (5), is signed by a conveyancer:

(a) the conveyancer must sign in their own name and not that of their firm or employer

(b) the conveyancer must state the capacity in which they sign and where appropriate the name of their firm or employer.

[Inserted by Land Registration (Amendment) Rules 2008, rule 4(1), Schedule 1 paragraph 72, coming into force on 10 November 2008]

Sylwer: Cadwyd y testun uchod yn Saesneg am nad yw’r rheolau ar gael yn Gymraeg.

8. Pethau i’w cofio

Dim ond gwybodaeth ffeithiol a chyngor diduedd ynghylch ein gweithdrefnau rydym yn eu darparu. Darllenwch ragor am y cyngor rydym yn ei roi.