Canllawiau

Canllaw i Gyfarwyddo Ymgynghorwyr Trafnidiaeth

Canllawiau i weithredwyr ar ddewis ymgynghorydd trafnidiaeth effeithiol i ddarparu gwasanaethau ar gyfer trwyddedau gweithredwr.

• Gan: Traffic Commissioners for Great Britain
• Cyhoeddwyd: 13 Chwefror 2023
• Diweddarwyd ddiwethaf: 11 Hydref 2023 — Gweld pob diweddariad

Cefndir

Mae’r broses ar gyfer gwneud cais am drwydded gweithredwr wedi’i chynllunio i fod yn hawdd ei defnyddio ac yn reddfol. Rhaid i geisiadau gael eu cwblhau gan yr ymgeiswyr eu hunain. Gwiriwch eich bod yn barod i wneud cais neu wyliwch fideo arddangos ar sut i wneud cais am drwydded gweithredwr.

wyliwch fideo arddangos ar sut i wneud cais am drwydded gweithredwr.

Os oes angen cymorth ar ymgeisydd i wneud cais am drwydded gan ddefnyddio system ddigidol Trwyddedu Gweithredwyr Cerbydau (VOL), mae cymorth ar gael gan Swyddfa’r Comisiynydd Traffig drwy anfon e-bost at [email protected] neu ffoniwch 0300 123 9000.

Mae rhai gweithredwyr yn cyfarwyddo ymgynghorwyr trafnidiaeth i’w cynorthwyo mewn sawl agwedd ar drwyddedu gweithredwyr. Gall eu cyngor a’u harweiniad sicrhau bod ceisiadau’n symud ymlaen yn gyflym neu fod gweithredwyr yn cydymffurfio â’r ddeddfwriaeth.

Fodd bynnag, dylai gweithredwyr fod yn ymwybodol bod ymgynghorwyr trafnidiaeth yn gweithredu mewn marchnad heb ei rheoleiddio heb gorff rheoleiddio. Gallai hyn olygu nad yw ymgynghorwyr trafnidiaeth yn darparu’r gwasanaeth gorau posibl i’w cleientiaid.

Bwriad y canllawiau hyn yw cynorthwyo ymgeiswyr neu weithredwyr wrth ystyried a ddylid defnyddio gwasanaethau ymgynghorwyr trafnidiaeth.

Meysydd o wasanaeth gwael a nodwyd

Rhai materion sydd wedi peri pryder i gomisiynwyr traffig yn eu hymwneud ag ymgynghorwyr yw eu methiant i wneud y canlynol:

• nodi eu hunain fel ymgynghorydd sy’n gweithio ar ran gweithredwr ar y system Trwyddedu Gweithredwyr Cerbydau, gan roi’r argraff mai nhw yw’r gweithredwr. Er enghraifft, darparu cyfeiriad e-bost yr ymgynghorydd trafnidiaeth yn y maes cyfeiriad e-bost gweithredwr
• cynnal gwiriadau sylfaenol ar gais eu cleient. Er enghraifft, dylai ymgynghorwyr trafnidiaeth fod yn gwirio mai’r endid cywir sy’n gwneud cais am y drwydded, geiriad yr hysbyseb, euogfarnau a bod gan y gweithredwr gyllid priodol fel arall gall hyn ohirio cais.
• gwirio’r ffurflen gais yn drylwyr gyda’r ymgeisydd cyn ei chyflwyno. Mae’r gwiriadau hyn yn gymharol syml ac yn osgoi’r risg o oedi a achosir gan geisiadau anghyflawn yn cael eu cyflwyno
• dileu eu mynediad i’r cyfrifon hunanwasanaeth ar y system Trwyddedu Gweithredwyr Cerbydau ar ôl caniatáu’r cais os nad yw’n gweithredu ar ran y gweithredwr mwyach
• cael yr wybodaeth ddiweddaraf am ddeddfwriaeth neu Ganllawiau Statudol a Chyfarwyddiadau Statudol yr Uwch Gomisiynydd Traffig. Mae’r Uwch Dribiwnlys yn disgwyl i ymgeiswyr a gweithredwyr fod yn ymwybodol ac felly dylech ddisgwyl i unrhyw ymgynghorydd trafnidiaeth sy’n eich cynrychioli fod yn ymwybodol hefyd
• gwirio ymddygiad a chymhwysedd eu gweithwyr i sicrhau eu bod yn gymwys i roi cyngor i’ch busnes

Dylai gweithredwyr fod yn ofalus o ymgynghorwyr trafnidiaeth sy’n ceisio clymu darpariaeth rheolwr trafnidiaeth â gwasanaeth ymgynghori.

Camau y dylech eu cymryd wrth gyfarwyddo ymgynghorwyr trafnidiaeth

Sicrhau bod ganddynt yr wybodaeth a’r sgiliau gofynnol

Cyn penderfynu pwy i’w gyfarwyddo, dylai gweithredwyr ystyried a oes gan yr ymgynghorydd trafnidiaeth, a phawb yn eu cyflogaeth a fydd yn ymwneud â’ch trwydded gweithredwr, y profiad a’r cymwysterau perthnasol i roi cyngor priodol i’ch busnes. Disgwylir i weithredwyr a rheolwyr trafnidiaeth gwblhau datblygiad proffesiynol parhaus i sicrhau eu bod yn cael y wybodaeth ddiweddaraf am newidiadau mewn deddfwriaeth a Chanllawiau Statudol a Chyfarwyddiadau Statudol yr Uwch Gomisiynydd Traffig, mae hyn yr un mor berthnasol i ymgynghorwyr trafnidiaeth.

Dylech ystyried gofyn iddynt am fanylion eu cymwysterau proffesiynol (e.e. Tystysgrif Cymhwysedd Proffesiynol Rheolwr Trafnidiaeth), unrhyw achrediadau sydd ganddynt ac a fu’n ofynnol iddynt erioed fynychu ymchwiliad cyhoeddus fel rheolwr trafnidiaeth. Efallai yr hoffech ofyn am dystlythyrau gan eu cleientiaid blaenorol.

Cwestiynau y dylech ystyried eu gofyn i ymgynghorydd trafnidiaeth cyn rhoi cyfarwyddyd iddynt:

• a ydynt wedi cofrestru i dderbyn rhybuddion newyddion gan y comisiynwyr traffig neu’r DVSA
• a ydynt yn aelod o gymdeithas fasnach, er enghraifft, Logistics UK, Road Haulage Association, British Association of Removers, Conffederasiwn Cludiant Teithwyr
• a ydynt yn aelod o gorff proffesiynol, er enghraifft, Sefydliad Gweinyddu Trafnidiaeth, Sefydliad Siartredig Logisteg a Thrafnidiaeth, Cymdeithas y Peirianwyr Gweithrediadau, Sefydliad Peirianwyr Trafnidiaeth Ffyrdd
• a ydynt wedi bod i ymchwiliad cyhoeddus ac wedi cymryd camau yn erbyn eu henw da fel rheolwr trafnidiaeth
• eu dyddiad hyfforddiant diweddaru diwethaf

Gwneud cais am drwydded

Unwaith y byddwch wedi penderfynu cyfarwyddo ymgynghorydd trafnidiaeth dylech ddisgwyl iddynt gynnal cyfweliad heriol a threiddgar am eich busnes, a bydd hyn gyda’r unig fasnachwr, partneriaid neu ddeiliaid swyddi statudol cwmni cyfyngedig. Dylai’r ymgynghorydd trafnidiaeth wedyn allu rhoi asesiad i chi o’r cais, nodi unrhyw faterion posibl y bydd angen eu goresgyn ac a yw’n debygol o gael ei ganiatáu. Dylai’r cyfweliad hefyd nodi a oes angen interim arnoch, sut yr ydych wedi bodloni’ch anghenion trafnidiaeth hyd yma, unrhyw gysylltiad blaenorol a gawsoch â gweithrediadau trafnidiaeth sy’n defnyddio cerbydau dros 3.5 tunnell, a meysydd lle y gallai fod angen i chi ddangos tystiolaeth o gydymffurfiaeth well yn dilyn toriadau yn y gorffennol. Bydd hyn yn helpu i gyflymu’r broses ar ôl i’r cais gael ei gyflwyno.

Ymhlith y cwestiynau y dylai ymgeiswyr fod yn barod i’w hateb mae’r canlynol:

• pam fod angen y drwydded ar y busnes? A ydych chi eisoes yn gweithredu? Os ydych eisoes yn gweithredu heb fudd unrhyw drwydded neu drwydded dros dro, dylid dweud wrthych am roi’r gorau iddi ar unwaith. Mae gan gomisiynwyr traffig hawl i ddod i’r casgliad nad oes gan berson yr enw da lle mae wedi penderfynu gweithredu heb awdurdodiad (naill ai ar drwydded dros dro neu drwydded lawn) yn enwedig yn wyneb rhybuddion i beidio â gwneud hynny;
• a oes gennych unrhyw euogfarnau y mae’n rhaid eu datgelu? Os oes gennych unrhyw amheuaeth dylai’r ymgynghorydd trafnidiaeth eich cynghori i’w datgelu i’r comisiynydd traffig fel y gallant ddyfarnu a ydynt yn gymwys;
• a oes gennych unrhyw hanes trwydded gweithredwr? Dylid datgelu holl hanes trwyddedu gweithredwr ni waeth pa mor hen ydyw;
• a oes gennych unrhyw gysylltiadau teuluol neu gysylltiadau eraill â deiliaid trwydded blaenorol? Os felly, dylai’r ymgynghorydd trafnidiaeth ofyn am esboniadau o’r cysylltiadau hyn fel y gellir darparu’r wybodaeth hon i’r comisiynydd traffig i atal oedi;
• beth yw ffynhonnell cyllid y busnes? Os dibynnir ar fenthyciad, dylai’r ymgynghorydd trafnidiaeth ofyn am gopi o’r cytundeb er mwyn gallu asesu’r telerau. A yw’r cyllid yn enw’r endid sy’n gwneud cais am y drwydded, os na, dim ond mewn amgylchiadau cyfyngedig iawn y gellir eu hystyried a byddant yn achosi oedi;
• a oes gan y busnes gadarnhad bod ganddynt fynediad i ganolfan weithredu ac a yw’r ganolfan weithredu yn addas o safbwynt amgylcheddol a diogelwch ffyrdd?
• os ydych yn ymgeisydd trwydded safonol, a ydych chi a’r rheolwr trafnidiaeth wedi cyfarfod i drafod sut y byddwch yn cydweithio? A oes contract yn ei le gyda’r unigolyn yn hytrach na chwmni?
• a yw’r hysbyseb wedi ei wneud mewn pryd ac yn y papur newydd cywir?

Nid yw’r uchod yn rhestr gyflawn. Dylai’r ymgynghorydd trafnidiaeth adolygu’r cais cyfan gydag o leiaf un cyfarwyddwr statudol ar gyfer cwmnïau cyfyngedig a’r rheolwr trafnidiaeth cyn ei gyflwyno. Dylai ymgynghorwyr trafnidiaeth dynnu eich sylw at unrhyw faterion posibl gyda’r cais fel y gellir mynd i’r afael â’r rhain cyn ei gyflwyno. Dylid ymateb yn brydlon i unrhyw geisiadau am wybodaeth gan Swyddfa’r Comisiynydd Traffig.

Os yw’r ymgynghorydd yn cyflwyno’r cais ar eich rhan, dylech sicrhau bod hyn yn cael ei wneud yn glir drwy sicrhau:

• y manylion defnyddiwr a gyflwynwyd yw manylion yr ymgynghorydd ac nid manylion yr ymgeisydd
• mae’r ID defnyddiwr yn adlewyrchu busnes yr ymgynghorydd e.e. YmgynghorwyrABC, CyfreithwyrX
• rhaid i’r cyfeiriad e-bost a ddefnyddir fod yn e-bost busnes yr ymgynghorydd

Os bydd ymgynghorydd trafnidiaeth yn methu â chydymffurfio â’r gofynion uchod neu’n esgus mai ef yw’r ymgeisydd, mae’n bosibl y bydd y cyfrif defnyddiwr yn cael ei derfynu oherwydd torri Telerau ac Amodau Trwyddedu Gweithredwyr Cerbydau. Gall hyn hefyd achosi oedi wrth ystyried eich cais.

Ôl-ymgeisio

Disgwylir i ymgynghorwyr trafnidiaeth ildio eu cyfrifon hunanwasanaeth ar y  system Trwyddedu Gweithredwyr Cerbydau ar ôl caniatáu’r cais oni bai bod gennych gontract ysgrifenedig parhaus gyda nhw am gymorth.

Mae gweithredwyr yn gyfrifol am sicrhau mai dim ond pobl awdurdodedig sydd â mynediad i’r cyfrif hunanwasanaeth ar gyfer trwydded y gweithredwr. Rhaid i bob defnyddiwr sydd â mynediad gael ei gyfrif ei hun.

Ymholiadau Cyhoeddus

Er bod comisiynwyr traffig yn caniatáu i eiriolwyr heb gymhwyso ymddangos ger eu bron, mae hyn bob amser yn ôl disgresiwn y comisiynydd traffig llywyddu. Yn yr un modd â’r llysoedd, yn gyntaf rhaid i gynrychiolydd heb gymhwyso ofyn am ganiatâd ymhell cyn dyddiad y gwrandawiad i ymddangos gan gomisiynydd traffig. Bydd angen i’r ymgynghorydd trafnidiaeth fodloni’r comisiynydd traffig bod ganddo’r profiad perthnasol, nad oes ganddo fuddiant personol yng nghanlyniad yr achos, na all unrhyw wrthdaro buddiannau godi a’i fod yn deall y ddyletswydd cyfrinachedd.

Gall comisiynwyr traffig wrthod clywed cynrychiolwyr heblaw am gwnsleriaid neu gyfreithwyr rheoledig. Mae’r gwahaniaeth hwn yn seiliedig ar y ffaith, yn wahanol i gynrychiolwyr eraill, bod ymddygiad cwnsler a chyfreithwyr yn cael ei reoleiddio yng Nghymru a Lloegr gan Fwrdd Safonau’r Bar neu’r Awdurdod Rheoleiddio Cyfreithwyr ac yn yr Alban gan Gymdeithas Cyfreithwyr yr Alban neu Gyfadran yr Eiriolwyr, ac felly fe all y cyflwyniadau gan gwnselwyr a chyfreithwyr gario mwy o bwys na’r rhai gan gynrychiolwyr eraill.

Disgwylir i ymgynghorwyr a chynrychiolwyr trafnidiaeth ddangos rhywfaint o gymhwysedd a didwylledd gyda’r tribiwnlys ac os byddant yn methu yn hynny o beth, mae’n agored i’r comisiynydd traffig nodi na fydd y person yn dderbyniol i weithredu fel eiriolwr mewn unrhyw ymchwiliad cyhoeddus. yn y dyfodol.

Ni all meddygon ymgynghorol weithredu fel eiriolwr a thyst yn yr un achos. Dylech fod yn arbennig o ymwybodol o hyn pan fydd ymgynghorydd wedi gwneud gwaith gyda chi i wella eich cydymffurfiaeth, ac ystyried a allai fod yn fwy buddiol iddo weithredu fel tyst yn yr ymchwiliad yn hytrach na mynychu fel eiriolwr. Mae’r Uwch Dribiwnlys wedi anghymeradwyo’r arfer o geisio ymddangos fel eiriolwr a thyst.

Pryderon

Os ydych yn amau nad yw ymgynghorydd trafnidiaeth yn gweithredu er eich lles gorau, dylech ystyried terfynu eich contract gyda nhw.

Cyhoeddwyd ar 13 Chwefror 2023
Diweddarwyd ddiwethaf ar 11 Hydref 2023 + show all updates

1. 11 Hydref 2023

   Adding Welsh translation

2. 13 Chwefror 2023

   First published.