Canllawiau

Anghymhwyso awtomatig: canllawiau i elusennau

Mae'r canllawiau hyn i elusennau yn esbonio'r rheolau anghymhwyso awtomatig.

• Gan: The Charity Commission
• Cyhoeddwyd: 17 Ionawr 2018
• Diweddarwyd ddiwethaf: 1 Awst 2018 — Gweld pob diweddariad

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

Sut mae’r rheolau anghymhwyso awtomatig yn effeithio ar elusennau

Dylai elusennau osgoi penodi neu gadw ymddiriedolwyr neu uwch reolwyr sydd wedi’u hanghymhwyso, oni bai bod y Comisiwn Elusennau wedi rhoi hawlildiad. Dylai elusennau ddilyn y canllawiau hyn i’w helpu i wneud y penderfyniadau iawn.

Rydym hefyd wedi cynhyrchu canllawiau ar gyfer unigolion ar wahân ar anghymhwyso awtomatig a sut i wneud cais am hawlildiad.

Y rheolau anghymhwyso awtomatig

Mae rhywun wedi’i anghymhwyso rhag gweithredu fel ymddiriedolwr elusen neu ddal swydd uwch reolwr yn yr elusen, os yw rhai rhesymau anghymhwyso cyfreithiol yn gymwys iddo neu iddi.

Mae’r rhesymau sy’n arwain at anghymhwyso i’w gweld yn y tabl rhesymau anghymwyso (ODT, 56.9 KB)

Fel arfer mae’n drosedd i rywun weithredu fel ymddiriedolwr elusen pan fydd wedi’i anghymhwyso.

Rhaid:

• i’ch elusen beidio â phenodi ymddiriedolwr neu rywun i swydd uwch reolwr os yw wedi’i anghymwyso, oni bai bod ei anghymhwysiad wedi cael ei hawlildio
• i’ch elusen fod â systemau yn eu lle ar gyfer adnabod ymddiriedolwyr neu uwch reolwyr sy’n cael eu hanghymhwyso ar ôl iddynt gael eu penodi

Swyddi elusen cyfyngedig y mae anghymhwyso yn berthnasol iddynt

Mae’r rheolau yn golygu bod ymddiriedolwyr a rhai rolau uwch reolwyr o fewn elusennau wedi’u cyfyngu i unigolion sydd heb eu hanghymhwysa.

Ymddiriedolwyr

Mae anghymhwyso fel ymddiriedolwr yn golygu, oni bai bod hawlildiad gennych, ni allwch weithredu fel:

• ymddiriedolwr elusen - rhywun sy’n gyfrifol am lywodraethu elusen a chyfeirio sut y caiff ei rheoli a’i rhedeg. Gall dogfen lywodraethol elusen eu galw nhw’n ymddiriedolwyr, y bwrdd, y pwyllgor rheoli, llywodraethwyr, cyfarwyddwyr, neu enw arall. Mae Deddf Elusennau 2011 yn diffinio ymddiriedolwyr elusen fel y bobl sydd â’r brif reolaeth dros yr elusen, beth bynnag y’u gelwir yn nogfen lywodraethol yr elusen
• ymddiriedolwr ar gyfer elusen - unigolyn neu sefydliad sy’n dal eiddo ar gyfer elusen megis ymddiriedolwr daliannol neu ymddiriedolwr gwarchod
• swyddog cwmni (neu gorff corfforaethol arall) pan fydd yn gweithredu fel ymddiriedolwr elusen (ymddiriedolwr corfforaethol). Mae “swyddog” yn cynnwys unrhyw unigolyn sydd â rheolaeth gyffredinol dros weinyddu’r corff, sef cyfarwyddwyr y gorfforaeth fel arfer.

Swyddi uwch reolwr perthnasol

Swyddi Prif Weithredwr (neu’r cyfwerth) a’r Prif Swyddog Cyllid (neu’r cyfwerth) yw’r rhain.

Mae’n bwysig deall sut y mae’r rheolau yn diffinio’r swyddi uwch reolwr a effeithir oherwydd y swyddogaeth (ac nid teitl) y swydd sy’n bwysig.

Bydd rhaid i’ch elusen wirio a yw unrhyw swyddi, os o gwbl, yn gymwys i fod yn swyddi uwch reolwr.

Mae adran uwch reolwr y canllawiau ar gyfer unigolion yn esbonio beth yw uwch reolwr at ddibenion y rheolau.

Nid yw’r rheolau anghymhwyso awtomatig yn anghymhwyso pobl rhag cymryd rhan mewn elusennau. Ceir ffyrdd eraill y gall unigolyn anghymwys gymryd rhan mewn elusennau, megis trwy gyflogaeth briodol mewn swyddi nad ydynt yn cael eu hystyried yn ‘swyddi uwch reolwyr’, gwirfoddoli, neu mewn rolau ymgynghori.

Hawlildiadau

Gall unigolyn anghymwys, yn y rhan fwyaf o achosion, wneud cais i’r Comisiwn Elusennau i hawlildio ei anghymhwysiad. Gall wneud hyn unrhyw bryd ar ôl cael ei anghymhwyso.

Mae’r hawl i wneud cais am hawlildiad yn gydnabyddiaeth bwysig bod amgylchiadau pan fydd hawlildio anghymhwysiad rhywun er lles gorau’r elusen neu elusennau trwy ganiatáu iddynt recriwtio a chadw unigolyn cymwysedig iawn na fydd ar gael iddynt efallai fel arall.

Os yw rhywun yn gwneud cais i’r Comisiwn am hawlildiad er mwyn iddo neu iddi gymryd neu barhau mewn swydd berthnasol yn eich elusen, bydd rhaid i ymddiriedolwyr eich elusen ddweud a ydynt yn cefnogi’r cais neu beidio - gan roi sylw i faterion penodol, a ddisgrifir yn y canllawiau hyn.

Darllenwch y canllawiau ar gyfer unigolion i gael rhagor o wybodaeth.

Beth mae angen i’ch elusen ei wneud

Mae rhai camau y gall yr elusen eu cymryd i sicrhau eich bod yn dilyn y rheolau.

Recriwtio

Gwirio eich gweithdrefnau cyn-benodi

Dylai fod systemau yn eu lle gan eich elusen sy’n golygu, cyn ei bod yn penodi ymddiriedolwr newydd neu uwch reolwr perthnasol, y gall sicrhau nad yw’r unigolyn wedi’i anghymhwyso o dan y rheolau anghymhwyso awtomatig. Dylech wirio eich bod yn gwneud hyn.

Gellir ei wneud trwy ofyn i ddarpar uwch reolwr/ymddiriedolwr lofnodi datganiad i gadarnhau nad yw wedi’i anghymhwyso.

Rydym wedi cynhyrchu datganiadau enghreifftiol y gallwch eu defnyddio:

swyddi uwch reolwr: datganiadau anghymhwyso awtomatig (ODT, 17 KB) swyddi ymddiriedolwyr: datganiad anghymhwyso awtomatig (ODT, 17.2 KB)

Mae’r datganiad wedi’i lofnodi:

• ar gael i ddarpar ymddiriedolwyr ac uwch reolwyr perthnasol. Bydd rhaid i’ch elusen wirio pa swyddi, os o gwbl, sy’n gymwys fel swyddi uwch reolwr o dan y rheolau
• yn gofyn iddynt gadarnhau nad ydynt wedi’u hanghymhwyso o dan y rheolau anghymhwyso awtomatig

Eich elusen fydd yn penderfynu pryd, yn ystod ei phroses recriwtio, i ofyn am ddatganiad gan rywun sydd i’w benodi neu ymgeisydd ynghylch bod yn anghymwys. Gellir gwneud hyn ar ôl i ymgeisydd a ffefrir gael ei ddewis, yng ngham olaf y broses recriwtio, ac ochr yn ochr â gwiriadau cyn-benodi priodol eraill.

Y pwynt pwysig yma yw cael y datganiad cyn i benodiad perthnasol gael ei wneud, felly nid yw’r elusen yn penodi person anghymwys.

Gwirio eich gweithdrefnau ar gyfer pobl mewn swydd

Dylai fod systemau yn eu lle gan eich elusen er mwyn iddi wneud yn siŵr bod pobl sydd eisoes mewn swydd ymddiriedolwr neu uwch reolwr heb droi’n anghymwys yn y cyfnod ers iddynt gael eu penodi.

Gellir gwneud hyn trwy ofyn iddynt lofnodi datganiad newydd (ar gyfnodau rhesymol) i gadarnhau nad ydynt yn anghymwys er mwyn i’r datganiadau a lofnodwyd y gofynnwch amdanynt bob hyn a hyn:

• gael eu derbyn gan ymddiriedolwyr ac unrhyw uwch reolwyr perthnasol
• ceisio cadarnhad nad ydynt wedi’u hanghymhwyso o dan y rheolau anghymhwyso awtomatig

Rhaid i’ch elusen chi benderfynu:

• pryd i ofyn yn gyntaf am ddatganiad gan bobl, sydd eisoes yn ymddiriedolwr neu’n uwch reolwr perthnasol, a ydynt yn anghymwys neu beidio
• pa mor aml y dylid gofyn am ddatganiadau gan uwch reolwyr ac ymddiriedolwyr perthnasol

Yn ogystal â chael datganiadau wedi’u llofnodi, dylai’ch elusen hefyd wirio unrhyw gofrestri swyddogol perthnasol sy’n cofnodi enwau pobl sydd wedi’u hanghymhwyso rhag gweithredu fel ymddiriedolwyr elusen. Fe’u rhestrir ar ddiwedd y canllaw hwn.

Contractau

Dylai’ch elusen adolygu telerau contract cyflogaeth neu ymgynghoriaeth ar gyfer unrhyw swyddi uwch reolwr perthnasol, a phenderfynu a ydynt wedi’u diogelu os yw’r sawl sydd mewn swydd berthnasol yn dod yn anghymwys ac yn gorfod gadael ei swydd. Efallai y bydd rhaid i chi geisio cyngor cyfreithiol arbenigol am hyn.

Er bod y canllawiau hyn yn ymwneud â’r rheolau anghymhwyso awtomatig ar gyfer elusennau, gall ymddiriedolwyr a staff elusennau fod yn anghymwys o dan ddeddfwriaeth arall. Mae’n bwysig bod systemau gan eich elusen ar gyfer gwirio’n rheolaidd bod yr ymddiriedolwyr a’r staff yn gymwys i weithredu.

Er enghraifft, cynnal gwiriadau priodol y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd sy’n berthnasol i weithio neu wirfoddoli gyda phlant neu grwpiau agored i niwed eraill - os yw’r rôl yn gymwys.

Beth mae’n rhaid i ymddiriedolwyr ei wneud os ydynt yn anghymwys

Ni ddylai ymddiriedolwyr elusen anghymwys sy’n gwasanaethu barhau i weithredu yn eu swydd. Dylent hefyd ymddiswyddo’n ffurfiol o’u swydd fel ymddiriedolwr er mwyn bod yn glir nad ydynt yn rhan o’r corff ymddiriedolwyr mwyach.

Bydd rhaid i’r elusen wirio a yw unrhyw ymddiswyddiad yn yr amgylchiadau hyn yn effeithio ar y lleiafswm o ymddiriedolwyr y mae’n rhaid iddynt fynychu cyfarfodydd er mwyn i’r penderfyniadau gael eu gwneud yn briodol. (Gelwir hyn y cworwm).

Beth mae’n rhaid i uwch reolwyr ei wneud os ydynt yn anghymwys

Ni all staff sy’n gwasanaethu mewn swydd uwch reolwr berthnasol sydd wedi’u hanghymwyso barhau i weithredu yn y swydd honno.

Efallai y bydd rhaid i’r elusen geisio cyngor cyfreithiol os yw uwch reolwr yn dod yn anghymwys - yn enwedig ynghylch cyflogaeth a hawliau eraill yr uwch reolwr.

Gallwch gyfeirio ymddiriedolwyr sy’n gwasanaethu ac uwch reolwyr perthnasol yn eich elusen sydd wedi’u hanghymhwyso at ein canllawiau manwl ar gyfer unigolion, sy’n cynnwys cyngor ar wneud cais am hawlildiad.

Gall elusennau ddefnyddio’r canllawiau gan yr elusen Unlock sy’n rhoi manylion i sefydliadau sydd ag ymddiriedolwyr ac uwch reolwyr ar sut i ddelio â chofnodion troseddol.

Beth mae angen i elusennau ei wybod am hawlildiadau

Beth yw hawlildiad

Mae hawlildiad yn dod ag anghymhwysiad unigolyn i ben, naill ai ar gyfer:

• elusen a enwir neu elusennau a enwir
• dosbarth o elusennau (sef grŵp o elusennau sy’n rhannu nodwedd). Er enghraifft, gall dosbarth o elusennau fod yn elusennau sydd â’r un diben elusennol, neu’n elusennau sy’n gweithredu yn yr un ardal
• bob elusen

(Yn dibynnu ar yr hyn y mae’r sawl sy’n gwneud y cais am hawlildiad wedi gofyn amdano).

Os caiff ei roi, mae hawlildiad yn golygu y gall yr unigolyn gael swyddi ymddiriedolwr ac uwch reolwr yn yr elusen neu’r elusennau a gwmpasir gan yr hawlildiad.

Yr unig eithriad i hyn yw pan fydd rhywun yn gwneud cais am hawlildiad i gwmpasu swyddi uwch reolwr yn unig. Os yw’r math hwn o hawlildiad yn cael ei roi, ni all yr unigolyn weithredu fel ymddiriedolwr yr elusen neu’r elusennau a gwmpasir gan yr hawlildiad. I wneud hyn byddai’n rhaid iddo neu iddo wneud cais am hawlildiad pellach.

Ni all rhywun wneud cais am hawlildiad sydd yn cwmpasu swydd ymddiriedolwr yn unig ac nid swyddi uwch reolwr.

Gallwch ddarllen y canllawiau ar gyfer unigolion i gael rhagor o wybodaeth am hawlildiadau.

Os yw unigolyn anghymwys mewn rôl berthnasol, neu’n gwneud cais i fod mewn rôl berthnasol yn eich elusen, gall eich ymddiriedolwyr benderfynu cefnogi cais am hawlildiad ar gyfer yr unigolyn hwnnw. Yr elusennau fydd yn penderfynu sut i ymdrin â hawlildiadau, a chefnogi ceisiadau mewn achosion unigol neu beidio.

Ni all y Comisiwn Elusennau roi hawlildiad os yw’r unigolyn wedi’i anghymhwyso gan ddogfen lywodraethol yr elusen. Bydd hyn yn dibynnu ar eiriad y cymal yn y ddogfen lywodraethol a cheir rhai enghreifftiau isod.

Efallai y bydd yr ymddiriedolwyr am geisio cyngor pellach ac ystyried gwneud newid i’r cymal os oes unrhyw amheuaeth.

Darpariaeth yn y ddogfen lywodraethol	Y farn ynghylch hawlildiad
Mae’r ddogfen lywodraethol yn cyfeirio at anghymhwyso o dan aran 178 o’r Ddeddf Elusennau neu dim ond y Ddeddf Elusennau	Gall y Comisiwn Elusennau ystyried hawlildiad o dan adran 181
Nid yw’r ddogfen lywodraethol yn cyfeirio at anghymhwyso	Gall y Comisiwn Elusennau ystyried hawlildiad o dan adran 181
Mae’r ddogfen lywodraethol yn rhoi rhesymau anghymhwyso (a all gynnwys y rhai a restrir yn adran 178 neu beidio)	Nid yw adran 181 yn gymwys ac ni all y Comisiwn Elusennau ystyried hawlildiad oni bai bod y ddogfen lywodraethol yn caniatáu ar gyfer hynny yn benodol.
Mae’r ddogfen lywodraethol yn cynnwys darpariaeth gyfunedig sy’n gwneud peth cyfeiriad at adran 178 ond hefyd yn rhestru rhesymau	Yn dibynnu ar yr union eiriad - dylai’r ymddiriedolwyr geisio eu cyngor cyfreithiol eu hunain

Fydd y Comisiwn Elusennau yn rhoi hawlildiad?

Y Comisiwn fydd yn penderfynu p’un ai i roi hawlildiad neu beidio, gan ystyried pob achos ar ei deilyngdod ei hun. Rydym yn rhoi hawlildiadau dim ond os yw hynny:

• er lles gorau’r elusen neu’r elusennau y mae’r unigolyn anghymwys yn gofyn am hawlildiad ar ei gyfer; ac
• nid yw’n debygol o niweidio ffydd a hyder cyhoeddus mewn elusen neu elusennau

Mae canllawiau ar wahân ar gael yn esbonio sut rydym yn gwneud penderfyniadau am hawlildiad.

Beth mae angen i’r Comisiwn Elusennau ei wybod gan ymddiriedolwyr

Os yw rhywun yn gwneud cais am hawlildiad yn benodol er mwyn gallu gweithio mewn swydd ymddiriedolwr neu uwch reolwr yn eich elusen, mae’r broses ymgeisio yn gofyn i’r sawl sy’n gwneud cais am hawlildiad roi manylion am farn eich ymddiriedolwyr ar y materion canlynol:

• a yw mwyafrif o’r ymddiriedolwyr yn cefnogi’r cais
• manylion am y broses recriwtio a arweiniodd at benodi’r ymgeisydd neu’r penodiad arfaethedig - os nad oes, yna dylid rhoi’r rhesymau
• manylion am ddyletswyddau a chyfrifoldebau’r swydd ymddiriedolwr neu uwch reolwr y mae’r ymgeisydd yn ei dal neu am ei dal
• pam mae’r ymddiriedolwyr yn ystyried mai’r ymgeisydd yw’r penodiad gorau - er enghraifft, pa sgiliau penodol sydd gan yr ymgeisydd nad ydynt ar gael fel arall
• pam na all yr ymgeisydd weithredu mewn rhinwedd ymgynghorol yn hytrach na gweithredu fel ymddiriedolwr neu uwch reolwr
• a yw’r ymddiriedolwyr wedi asesu, ac yn gallu rheoli unrhyw risg i’r elusen a’i hasedau wrth wneud neu gynnal y penodiad. Er enghraifft, os yw’r rheswm dros anghymhwyso yn anhawster neu gamreoli ariannol efallai yr hoffai’r ymddiriedolwyr gefnogi’r cais am hawlildiad, ar yr amod eu bod yn penderfynu na fydd yr ymgeisydd yn ymgymryd â swydd Trysorydd/Cadeirydd/Cyfarwyddwr Cyllid yn yr elusen, ac ni fydd yn gallu cael mynediad i gyfrifon banc yr elusen
• barn yr ymddiriedolwyr ar swydd ac enw da’r elusen os yw penodiad yr ymgeisydd yn cael ei wneud neu ei gynnal
• os yw’r ymgeisydd yn fethdalwr heb ei ryddhau, barn yr ymddiriedolwyr am y cyfyngiadau cyfreithiol ac a allai ei weithgareddau niweidio’r elusen. Er enghraifft, ar gyfer elusen anghorfforedig, gallai’r cyfyngiadau statudol ar gael credyd achosi anawsterau yn y berthynas rhwng yr elusen a’i bancwyr

Bydd yr ymgeisydd yn gofyn i’r ymddiriedolwyr roi’r wybodaeth hon er mwyn iddynt allu ei chynnwys gyda’i gais pan fydd yn cysylltu â’r Comisiwn.

Rhaid i’r unigolyn sydd, neu a fydd yn anghymwys, wneud cais am yr hawlildiad, neu gall ymgynghorydd wneud hyn ar ei ran. Ni allwn dderbyn ceisiadau gan elusennau ar ran yr unigolyn.

Mewn rhai achosion gallwn gysylltu â’ch elusen i ofyn am ragor o wybodaeth.

Gwirio cofrestri swyddogol

Gall elusennau ddefnyddio cofrestri swyddogol sy’n cofnodi enwau pobl sydd wedi’u hanghymhwyso rhag gweithredu fel ymddiriedolwyr elusen. Mae’r rhain yn cynnwys:

Y Gofrestr Ansolfedd Unigolion a gedwir gan y Gwasanaeth Ansolfedd, sy’n cynnwys manylion ynghylch:

• methdaliadau sydd naill ai’n gyfredol neu sydd wedi dod i ben yn ystod y tri mis diwethaf
• trefniadau gwirfoddol unigol cyfredol a threfniadau gwirfoddol llwybr carlam
• gorchmynion ac ymrwymiadau cyfyngu methdaliad cyfredol

Gallwch chwilio’r Gofrestr ar wefan y Gwasanaeth Ansolfedd, trwy ymweld â’ch swyddfa Derbynnydd Swyddogol lleol, neu drwy’r post neu’r ffacs.

Cofrestr cyfarwyddwyr anghymwys a gedwir gan Dŷ’r Cwmnïau. Gallwch chwilio’r gofrestru ar wefan Tŷ’r Cwmnïau.

Y gofrestr o’r holl bobl sydd wedi cael eu symud ymaith fel ymddiriedolwr elusen naill ai gan y comisiwn neu gan Orchymyn yr Uchel Lys er 1 Chwefror 1993.

Cyhoeddwyd ar 17 Ionawr 2018
Diweddarwyd ddiwethaf ar 1 Awst 2018 + show all updates

1. 1 Awst 2018

   Updated in line with automatic disqualification rules that come into force on the 1 August 2018.

2. 15 Mai 2018

   Added sample declarations for senior charity manager and trustee positions. These are available under the 'Preparing for the rule changes' section.

3. 1 Chwefror 2018

   Added a link to the online waiver application form.

4. 17 Ionawr 2018

   First published.