Canllawiau

Porth Landlordiaid: defnyddio awtomeiddio i gadarnhau costau tai

Gall landlordiaid yn y sector rhentu cymdeithasol sydd â mynediad i’r Porth Landlordiaid ddefnyddio awtomeiddio, a adnabyddir fel ‘bots’, i gadarnhau costau tai eu tenantiaid sydd ar Gredyd Cynhwysol.

• Gan: Adran Gwaith a Phensiynau
• Cyhoeddwyd: 6 Mawrth 2024

Mae Porth Landlordiaid Credyd Cynhwysol yn caniatáu i landlordiaid y sector rhentu cymdeithasol (SRS) wirio rhent, cefnogi tenantiaid a rheoli taliadau ar-lein.

Dewis eich meddalwedd awtomeiddio

Gallwch ddefnyddio awtomeiddio y mae’ch sefydliad yn ei ddatblygu yn ogystal â meddalwedd ac offer sydd ar gael yn fasnachol.

Ni allwn argymell cyflenwr, gan fod prynu awtomeiddio yn benderfyniad masnachol i landlordiaid unigol.

Sut i ddefnyddio awtomeiddio

Cam 1: Dywedwch wrthym eich bod yn defnyddio awtomeiddio

Mae’n rhaid i chi ddweud wrthym y byddwch yn defnyddio awtomeiddio, drwy gysylltu â’ch rheolwr partneriaeth yr Adran Gwaith a Phensiynau (DWP).

Cam 2: Creu cyfrifon defnyddwyr awtomeiddio

Bydd eich awtomeiddio angen ei gyfrif defnyddiwr ei hun. Gall unrhyw un sydd â rôl ‘Manage users’ greu cyfrif defnyddiwr ar gyfer awtomeiddio yn y ffordd arferol.

Gellir ond rhoi rôl defnyddiwr ‘Complete to-do’s’ i defnyddwyr cyfrifon awtomeiddio. Ni ddylech roi caniatâd ychwanegol i gyfrifon awtomeiddio.

Defnyddiwch ddim mwy na 2 gyfrif defnyddwyr awtomeiddio ar y tro

Gallech ddefnyddio un cyfrif ar gyfer cwblhau’r peth i’w wneud ‘Provide tenancy details’ ac ail gyfrif ar gyfer y peth i’w wneud newid rhent blynyddol ‘Confirm tenant’s housing costs’.

Nodwch yn glir pob cyfrif defnyddiwr awtomeiddio

Defnyddiwch enw defnyddiwr a chyfeiriad e-bost y gellir ei adnabod yn hawdd ar gyfer pob cyfrif defnyddiwr awtomeiddio.

Er enghraifft:

• enw defnyddiwr: ‘(landlord_name) Automation 1’

• cyfeiriad e-bost: ‘[email protected]’

Rhaid i gyfrifon defnyddwyr awtomeiddio gael dilysu 2-ffactor wedi’i alluogi

Rhaid i chi ddarparu’r cod SMS i’r meddalwedd awtomeiddio â llaw, bob dydd, yn hytrach na  phroses awtomataidd ar wahân.

Cam 3: Profwch eich awtomeiddio

Nid oes gennym amgylchedd ar wahân i chi brofi eich awtomeiddio.

Dylech brofi eich awtomeiddio yn y Porth Landlordiaid trwy awtomeiddio pob cam hyd at, ond heb gynnwys, gyflwyno’r dilysiad. Yna byddwch yn gwybod bod eich awtomeiddio yn mewnbynnu data’n gywir.

Pryd i ddefnyddio awtomeiddio

 

Gallwch ond redeg awtomeiddio o ddydd Llun i ddydd Gwener, rhwng 8am a 6pm.

Gallai gwaith cynnal a chadw ddigwydd y tu allan i’r amseroedd hyn, felly efallai na fydd y porth ar gael.

Rhwng 1 Ebrill a 15 Mai gallwch ddefnyddio awtomeiddio bob amser, i reoli eich gwiriadau newid rhent blynyddol. Mae hyn yn cynnwys penwythnosau a gwyliau banc.

Telerau ac Amodau

Pan fyddwch yn defnyddio awtomeiddio ar y Porth Landlordiaid rydych yn cytuno i’r telerau ac amodau canlynol:

1. Byddwch yn defnyddio awtomeiddio ar eich risg eich hun fel landlord. Ni allwn roi unrhyw gefnogaeth dechnegol na chyngor am awtomeiddio.

2. Ni fyddwch yn defnyddio mwy na 2 gyfrif awtomeiddio ar y tro.

3. Rhaid i gyfrifon a ddefnyddir ar gyfer awtomeiddio gael rôl defnyddiwr ‘Complete to-dos’.

4. Gallwch ond defnyddio awtomeiddio i gadarnhau costau tai eich tenantiaid.

5. Rhaid i chi beidio â defnyddio awtomeiddio ar gyfer swyddogaethau porth eraill fel gofyn am drefniadau talu amgen (APAs).

6. Mae angen i ni sicrhau diogelwch a sefydlogrwydd y gwasanaeth. Felly efallai y bydd angen i ni droi i ffwrdd cyfrif awtomeiddio, neu ofyn i chi oedi awtomeiddio, os ydym yn sylwi ar unrhyw weithgaredd anarferol sy’n gysylltiedig ag ef, neu os yw’n amharu ar y gwasanaeth. Os bydd hyn yn digwydd, byddwn yn gweithio gyda chi i ddatrys unrhyw faterion a achosir gan awtomeiddio.

7. Os byddwch yn dod o hyd i faterion a allai fod wedi arwain at fewnbynnu data anghywir i’r porth, dylech ddweud wrth eich rheolwr partneriaeth cyn gynted â phosibl.

8. Rydym yn cadw’r hawl i wneud newidiadau i’r porth a allai effeithio ar y ffordd y mae awtomeiddio’n gweithio. Er enghraifft, efallai y byddwn yn ychwanegu meysydd neu newid trefn y cwestiynau. Byddwn yn anelu at ddarparu o leiaf 2 wythnos o rybudd o unrhyw newidiadau. Byddwn yn defnyddio’r tab ‘Updates’ yn y porth i ddweud wrthych am newidiadau sy’n effeithio ar awtomeiddio.

9. Ni fyddwn yn newid ein gwasanaeth porth presennol i ddarparu ar gyfer awtomeiddio, y tu hwnt i ddarparu rôl defnyddiwr ar gyfer awtomeiddio.

10. Nid yw’r defnydd o awtomeiddio yn newid cyfrifoldeb landlord i sicrhau bod y data maent yn ei ddarparu i Gredyd Cynhwysol yn parhau i fod yn gywir.

11. Mae gennych gyfrifoldebau fel rheolydd data o dan ddeddfwriaeth y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR).

Cyhoeddwyd ar 6 Mawrth 2024