Rheoli gwrthdaro buddiannau mewn elusen
Dysgwch sut i nodi a delio â gwrthdaro buddiannau yn eich elusen.
Yn berthnasol i Gymru a Loegr
Rheoli gwrthdaro buddiannau mewn elusen
Fel ymddiriedolwr mae’n rhaid i chi wneud penderfyniadau’n seiliedig yn unig ar yr hyn sydd orau i’ch elusen. Peidiwch â chaniatáu i’ch buddiannau personol, neu fuddiannau pobl neu sefydliadau sy’n gysylltiedig â chi, ddylanwadu ar y penderfyniadau hyn.
Nodi gwrthdrawiadau buddiannau
Mae dau fath cyffredin o wrthdaro buddiannau: gwrthdrawiadau ariannol a gwrthdrawiadau teyrngarwch.
Gwrthdrawiadau ariannol
Bydd y gwrthdrawiadau hyn yn digwydd pan allai ymddiriedolwr, neu unigolyn mewn sefydliad sy’n gysylltiedig â nhw, gael arian neu rywbeth arall o werth o benderfyniad ymddiriedolwr.
Nid ydynt yn cynnwys treuliau ymddiriedolwyr - er enghraifft, ar gyfer mynd i gyfarfod elusen.
Rhai enghreifftiau cyffredin
Mae gwrthdrawiadau buddiannau ar gyfer ymddiriedolwr yn digwydd os bydd eich elusen yn penderfynu p’un ai:
- talu’r ymddiriedolwr am gyflawni eu rôl fel ymddiriedolwr (yn fwy na’u treuliau)
- Cyflogi neu dalu’r ymddiriedolwr, neu eu perthynas, am beth gwaith yn eich elusen, neu ei chwmni masnachol
- gwerthu, benthyca neu brydlesu asedau elusen (tir neu unrhyw beth arall mae’r elusen yn berchen arno) i’r ymddiriedolwr
- prynu, benthyca neu brydlesu asedau elusen gan yr ymddiriedolwr
- prynu nwyddau gan fusnes y mae’r ymddiriedolwr yn berchen arno
Mae’n cael ei ystyried o hyd fel gwrthdaro, hyd yn oed os byddai eich elusen yn derbyn cynnig da am ei harian.
Gwrthdrawiadau teyrngarwch
Nid yw’r gwrthdrawiadau hyn am arian na buddion eraill ymddiriedolwyr. Byddant yn digwydd pan, am resymau eraill, na fyddai ymddiriedolwr yn gallu gwneud penderfyniadau sydd orau i’r elusen.
Rhai enghreifftiau cyffredin
Gallant ddigwydd os bydd penderfyniad yr elusen yn cynnwys unigolyn neu sefydliad sy’n gysylltiedig ag ymddiriedolwr. Er enghraifft:
- cyflogwr yr ymddiriedolwr
- elusen arall lle maent yn ymddiriedolwr
- y sefydiad a’u penododd fel ymddiriedolwr
- eu perthynasau neu ffrindiau
Gall gwrthdaro ddigwydd oherwydd gallai cyfrifoldeb (neu deyrngarwch) i’r sefydliad neu unigolyn arall gystadlu â’u cyfrifoldeb i’r elusen.
Gall gwrthdrawiadau effeithio ar bob math o elusen. Ond mae’n rhaid i chi eu nodi a delio â nhw yn y modd cywir.
Mae’n rhaid i bob un ohonoch wneud hyn, nid yr ymddiriedolwr sydd â’r gwrthdaro’n unig. Fel arall, ni fyddwch yn bodloni eich cydgyfrifoldeb cyfreithiol i wneud penderfyniadau:
- yn seiliedig yn unig ar yr hyn sydd orau i’ch elusen
- heb ddylanwad gan eich buddiannau personol
Dilynwch y 4 cam hwn.
Datgan gwrthdrawiadau buddiannau (cam 1)
Mae’n rhaid i chi ddweud wrth yr ymddiriedolwyr eraill os oes gennych chi’n bersonol wrthdaro buddiannau. Gwnewch hyn yn gynnar, cyn bod trafodaethau neu benderfyniadau’n digwydd.
Peidiwch ag anwybyddu rhywbeth a allai fod yn wrthdaro i chi neu ymddiriedolwr arall. Siaradwch â’r ymddiriedolwyr eraill os byddwch yn ansicr.
Dylech chi a’r ymddiriedolwyr eraill:
- nodi a datgan gwrthdaro ar ddechrau cyfarfodydd. Sicrhau bod hyn yn eitem agenda safonol
- cadw a diweddaru cofrestr buddiannau
Dilyn polisi gwrthdrawiadau buddiannau
Dilynwch unrhyw reolau yn nogfen lywodraethol eich elusen ynghylch gwrthdaro buddiannau.
Dylech hefyd nodi polisi i ddweud wrth ymddiriedolwyr:
- pan fydd gwrthdaro buddiannau’n digwydd yn gyffredin
- sut i’w datgan
- yr hyn sydd angen i bob ymddiriedolwr wneud yn eu cylch
Adolygu eich polisi’n rheolaidd a’i drafod gydag ymddiriedolwyr newydd.
Ystyried diddymu’r gwrthdaro buddiannau (cam 2)
Fel ymddiriedolwyr mae’n rhaid i chi weithredu i atal y gwrthdaro rhag effeithio ar eich penderfyniad.
Mae’r hyn sydd angen i chi ei wneud yn dibynnu ar eich sefyllfa, ond mae’n rhaid i chi benderfynu’n seiliedig yn unig ar yr hyn sydd er y budd gorau i’ch elusen.
Mae’n rhaid i chi ystyried os mai’r cam gorau yw i’r elusen ddiddymu’r gwrthdaro. Mae hyn yn arbennig o bwysig os yw’n wrthdaro difrifol.
Os byddwch yn penderfynu nad oes rhaid i chi ddiddymu’r gwrthdaro, mae’n rhaid i chi ei atal rhag effeithio ar eich penderfyniad mewn ffordd wahanol. Defnyddiwch y camau canlynol i’w reoli.
Rheoli gwrthdrawiadau buddiannau (cam 3)
Sicrhau yr awdurdodir unrhyw daliadau neu fuddiannau ymddiriedolwyr
Mae’n rhaid i chi beidio â chaniatáu i ymddiriedolwr - neu sefydliadau neu bobl sy’n gysylltiedig â nhw - elwa o’ch elusen, oni bai y caniateir hynny gan unrhyw rai o’r:
- rheolau yn nogfen lywodraethol eich elusen
- cyfraith
- Y Comsiiwn Elusennau neu’r Llys
Gwiriwch y rheolau cyn eich bod yn penderfynu talu neu beri i ymddiriedolwr fod ar ei ennill: efallai bydd rhaid i chi ad-dalu eich elusen os na fyddwch yn eu dilyn.
Mae’n rhaid i chi gael cytundeb y Comisiwn cyn bod eich elusen yn gwerthu neu’n prydlesu tir i ymddiriedolwr (neu bobl neu sefydliadau cysylltiedig).
Hyd yn oed os caniateir i’r elusen beri i ymddiriedolwr fod ar ei ennill, mae’n rhaid i chi reoli’r gwrthdaro buddiannau’n llym.
Dilyn unrhyw reolau penodol ar reoli’r gwrthdaro
Gwiriwch a dilynwch:
- dogfen lywodraethol eich elusen
- unrhyw gyfarwyddiadau gan y Comisiwn, er enghraifft os ydym wedi rhoi caniatâd i’ch elusen beri i ymddiriedolwr fod ar ei ennill
- rheolau cyfreithiol eraill sy’n gymwys i’ch elusen
Os nad oes gennych unrhyw rai o’r rheolau hyn i’w dilyn, sicrhewch fod eich elusen yn nodi rhai cyn eich bod yn gwneud penderfyniad a effeithir gan wrthdaro buddiannau.
Fel lleiafswm, dylai’r rheolau ofyn i’r ymddiriedolwr â’r gwrthdaro:
- adael trafodaethau perthnasol
- peidio â chymryd rhan yn y penderfyniad neu’r bleidlais
- peidio â chael ei gyfrif yn y cworwm
Os yw eich elusen yn gwmni, mae’n rhaid i chi ychwanegu’r rheolau at ei dogfen lywodraethol cyn i chi wneud eich penderfyniad. Gallwch ddefnyddio’r geiriad yn y ddogfen fodel hon (PDF, 346KB, 27 pages).
Rydych chi a’r ymddiriedolwyr eraill yn gyfrifol yn gyfreithiol am sicrhau eich bod yn rheoli’r gwrthdaro wrth ddilyn y broses gywir.
Cadw cofnod o wrthdaro buddiannau (cam 4)
Cofnodwch:
- beth oedd y gwrthdaro
- pwy neu beth yr effeithwyd arnynt
- pryd cafodd ei ddatgan
- sut cafodd ei reoli gennych
Bydd hyn yn helpu i ddangos eich bod wedi gweithredu’n gywir.
Beth i’w wneud am wrthdaro difrifol o fuddiannau
Enghreifftiau cyffredin o wrthdrawiadau difrifol yw lle:
- mae gan fwyafrif ohonoch wrthdaro
- mae ymddiriedolwr unigol, er enghraifft, cwmni neu awdurdod lleol ac mae ganddynt fuddiant masnachol ym mhenderfyniad yr elusen
- mae eich penderfyniad yn golygu arian neu risg sylweddol, ac mae gwrthdaro
Yn y mathau hyn o sefyllfa, ystyriwch yr opsiynau hyn.
Ydych chi’n gallu diddymu’r gwrthdaro? Ystyriwch:
- newid eich cynllun
- gofyn i ymddiriedolwr â gwrthdaro ymddiswyddo
- penderfynu peidio â phenodi unigolyn â gwrthdaro
Ydych chi’n gallu penodi ymddiriedolwyr ychwanegol nad ydynt wedi’u heffeithio gan y gwrthdaro?
Cymerwch gyngor cyfreithiol os byddwch yn ansicr. Gall eich elusen dalu am hyn wrth gymryd cyngor ar ran yr elusen yn unig.
Ystyriwch os bydd angen i chi ofyn i’r Comisiwn awdurdodi eich penderfyniad mewn achosion risg uchel iawn.
Dilynwch bob amser ein canllaw mwy manwl ar wrthdrawiadau buddiannau mewn achosion cymhleth neu ddifrifol. Mae’r rhain pan na fedrwch wneud eich penderfyniad er budd pennaf yr elusen, neu gallai edrych fel hynny i bobl y tu allan i’ch elusen.