Canllawiau

Rhoi gwybod i CThEF am anghysondeb o ran ymddiriedolaeth

Anfonwch adroddiad at CThEF os ydych yn ‘berson perthnasol’ a’ch bod wedi dod o hyd i anghysondeb gydag ymddiriedolaeth fel rhan o’ch ymrwymiadau mewn perthynas â gwyngalchu arian.

• Gan: Cyllid a Thollau EF
• Cyhoeddwyd: 1 Medi 2022
• Diweddarwyd ddiwethaf: 17 Ebrill 2023 — Gweld pob diweddariad

Mae’n rhaid cofrestru’r rhan fwyaf o ymddiriedolaethau gyda CThEF. Os ydych yn ‘berson perthnasol’, mae’n rhaid i chi ofyn am dystiolaeth o gofrestru’r ymddiriedolaeth pan fydd y naill neu’r llall o’r canlynol yn wir:

• mae un o ymddiriedolwyr neu asiantau’r ymddiriedolaeth yn dod atoch i drefnu perthynas fusnes newydd
• mae’n ofynnol i chi, fel rhan o’r monitro parhaus, i wirio manylion yr ymddiriedolaethau yr ydych eisoes mewn perthynas busnes â nhw

Gwirio a ydych yn ‘berson perthnasol’

Nid ymddiriedolwr ymddiriedolaeth nac asiant ymddiriedolaeth yw ‘person perthnasol’ (a elwir hefyd yn endid dan orfodaeth). Sefydliad ydyw sy’n gweithio mewn rhinwedd broffesiynol ac sy’n gorfod cynnal gwiriadau diwydrwydd dyladwy o dan reoliadau gwrth-wyngalchu arian.

Mae personau perthnasol yn cynnwys:

• cyfranogwyr yn y farchnad gelf
• archwilwyr
• casinos
• sefydliadau credyd
• darparwyr cyfnewidfeydd cryptoasedion
• darparwyr waledi gwarchodol
• asiantau eiddo ac asiantau gosod eiddo
• cyfrifwyr allanol ac ymgynghorwyr treth
• sefydliadau ariannol
• delwyr mewn gwerthoedd uchel
• gweithwyr cyfreithiol annibynnol proffesiynol
• ymarferwyr ansolfedd
• darparwyr gwasanaeth cwmni neu ymddiriedolaeth

Yr hyn y mae’n rhaid eu cynnwys ar y dystiolaeth o gofrestru

Mae’n rhaid cynnwys y manylion canlynol am yr ymddiriedolaeth:

• enw’r ymddiriedolaeth
• Cyfeirnod Unigryw y Trethdalwr neu Gyfeirnod Unigryw
• y dyddiad dechrau
• y dyddiad y cafodd ei diweddaru diwethaf

Os yw unrhyw setlwr, ymddiriedolwr neu fuddiolwr yn unigolyn, bydd yn rhaid cynnwys y manylion canlynol amdano:

• enw llawn
• mis a blwyddyn geni
• gwlad breswyl
• cenedligrwydd

Os yw unrhyw setlwr, ymddiriedolwr neu fuddiolwr yn gwmni (neu yn endid cyfreithiol arall), bydd yn rhaid cynnwys y manylion canlynol am y cwmni hwnnw:

• enw llawn
• cyfeiriad y swyddfa
• natur ei rôl yn yr ymddiriedolaeth

Dylech ystyried yn ofalus y risgiau o ran ymrwymo i berthynas fusnes gydag ymddiriedolaeth gofrestradwy os nad yw ei thystiolaeth o gofrestru yn gywir ac yn gyfredol.

Pryd y gallwch gyflwyno adroddiad

Gallwch anfon adroddiad at CThEF os ydych yn berson perthnasol a bod y naill neu’r llall o’r canlynol yn wir:

• mae anghysondeb sylweddol rhwng yr wybodaeth sydd gennych am yr ymddiriedolaeth a’r hyn sydd ar ei thystiolaeth o gofrestru
• nid yw’r ymddiriedolaeth wedi’i chofrestru gyda CThEF, ac rydych yn credu y dylai fod wedi gwneud hynny

Dylech geisio cysylltu ag un o ymddiriedolwyr neu asiantau’r ymddiriedolaeth yn gyntaf i ddatrys unrhyw anghysondeb. Mae’n bosibl y byddwch yn gallu gwneud hyn drwy wneud y canlynol:

• ei annog i gofrestru’r ymddiriedolaeth gyda CThEF
• gofyn iddo gywiro hen wybodaeth a rheoli manylion yr ymddiriedolaeth ar-lein

Os na allwch ddatrys unrhyw anghysondeb sylweddol gyda’r ymddiriedolwr, dylech roi gwybod i CThEF.

Beth yw anghysondeb sylweddol

Mae anghysondeb sylweddol yn digwydd pan fod y ddau beth canlynol yn wir am y person perthnasol:

• mae’r wybodaeth sydd ganddo am yr ymddiriedolaeth yn wahanol iawn i’r hyn sydd yn y dystiolaeth o gofrestru a roddwyd gan yr ymddiriedolwr neu’r asiant — mae hyn yn cynnwys pan fo’r ymddiriedolaeth yn ymddiriedolaeth ddatganedig gofrestradwy nad yw wedi’i chofrestru (ni all yr ymddiriedolwr ddangos tystiolaeth o gofrestru)
• mae ganddo farn resymol bod yr anghysondeb wedi digwydd o ganlyniad i wyngalchu arian, ariannu terfysgaeth, neu drwy guddio busnes yr ymddiriedolaeth (p’un a oedd hyn yn fwriadol neu ar gam)

Dyma enghreifftiau o’r amgylchiadau pan ddylech roi gwybod am anghysondeb sylweddol:

• nid ydych wedi gweld tystiolaeth o gofrestru, er bod yr ymddiriedolaeth i fod wedi’i chofrestru
• rydych yn credu bod gwybodaeth am dystiolaeth o gofrestru a roddwyd i chi yn ffug
• mae gennych wybodaeth sy’n eich arwain i amau achos o wyngalchu arian neu ariannu terfysgaeth
• yn y dystiolaeth o gofrestru:
  • mae gwahaniaethau clir yn enw, Cyfeirnod Unigryw y Trethdalwr, dyddiad dechrau neu gyfeiriad gohebu’r ymddiriedolaeth
  • mae gwybodaeth bersonol am y perchennog llesiannol yn anghywir (er enghraifft, mae ei fis neu flwyddyn geni yn anghywir)
  • mae perchnogion llesiannol ar goll, neu wedi’u cynnwys ar gam, a dylid eu tynnu
  • nid yw’r wybodaeth am yr ymddiriedolaeth yn cyd-fynd o gwbl â’r hyn rydych yn disgwyl ei weld

Yr hyn nad oes angen i chi roi gwybod amdano

Does dim rhaid i chi roi gwybod i ni am y canlynol:

• gwallau sillafu (er enghraifft, Jon Smith yn lle John Smith)
• enwau canol sydd â mân wahaniaethau, neu sydd ar goll
• mân wahaniaethau yn enw’r ymddiriedolaeth

Peidiwch â defnyddio’r adroddiad hwn i adrodd am weithgarwch amheus sy’n ymwneud â gwyngalchu arian neu ariannu terfysgaeth (yn Saesneg).

Cadwch unrhyw fanylion ynghylch adroddiad gweithgarwch amheus yn gyfrinachol. Peidiwch â rhoi gwybod i CThEF eich bod wedi cyflwyno adroddiad.

Yr hyn y bydd ei angen arnoch

Bydd angen cyfeiriad e-bost arnoch, neu Ddynodydd Defnyddiwr (ID) a chyfrinair ar gyfer Porth y Llywodraeth, i gyflwyno adroddiad. Os nad oes gennych Ddynodydd Defnyddiwr, gallwch greu un pan fyddwch yn mewngofnodi am y tro cyntaf.

Mae’n rhaid i chi hefyd roi cymaint o wybodaeth â phosibl i ni fel y gallwn brosesu’ch adroddiad, gan gynnwys:

• manylion yr ymddiriedolaeth (er enghraifft, enw, cyfeiriad, a Chyfeirnod Unigryw y Trethdalwr neu Gyfeirnod Unigryw’r ymddiriedolaeth os ydych yn gwybod beth ydyw)
• enw a chyfeiriad y person sy’n cynrychioli’r ymddiriedolaeth, fel y gallwn gysylltu ag ef ynghylch yr anghysondeb (er enghraifft, yr ymddiriedolwr)
• y math o adroddiad anghysondeb (er enghraifft, os yw’r ymddiriedolaeth heb ei chofrestru neu ei chynnal)
• eich rheswm dros gredu bod yr anghysondeb yn ymwneud â gwyngalchu arian neu ariannu terfysgaeth (os yw’n berthnasol)
• manylion yr anghysondebau rydych wedi dod o hyd iddynt
• sut rydych yn gwybod bod yr wybodaeth ar goll neu’n anghywir
• unrhyw dystiolaeth arall sydd gennych rydych yn credu ei bod yn berthnasol
• eich enw
• y gwasanaeth rydych yn ei roi fel person perthnasol (er enghraifft, cyngor treth)
• manylion eich sefydliad (er enghraifft, enw a chyfeiriad)
• eich manylion personol os nad ydych yn cynrychioli sefydliad (er enghraifft, enw a chyfeiriad)

Os oes gennych fynediad at dystiolaeth o gofrestru’r ymddiriedolaeth a’ch bod yn credu nad yw’n ddilys, dylech gynnwys copi a rhoi gwybod i ni am yr hyn rydych yn credu sy’n anghywir.

Os nad oes gennych fynediad at dystiolaeth o gofrestru’r ymddiriedolaeth, ac os na allwch roi enw a chyfeiriad yr unigolyn sy’n cynrychioli’r ymddiriedolaeth i ni, dylech roi digon o wybodaeth i ni i’n helpu i olrhain yr ymddiriedolaeth (er enghraifft, manylion unrhyw berchnogion llesiannol sy’n gysylltiedig â’r ymddiriedolaeth).

Os ydych wedi cyflwyno Adroddiad Gweithgarwch Amheus i Uned Cuddwybodaeth Ariannol y DU, peidiwch â datgelu’r wybodaeth hon i CThEF.

Cyflwyno adroddiad

Peidiwch â chyflwyno adroddiad i ofyn i ni newid manylion eich ymddiriedolaeth. Gallwch reoli manylion yr ymddiriedolaeth ar-lein.

Defnyddiwch y ffurflen ar-lein i gyflwyno’ch adroddiad. Gallwch atodi unrhyw dystiolaeth sydd gennych i ategu’ch adroddiad.

Mae’n rhaid i chi gyflwyno ffurflen ar wahân ar gyfer pob ymddiriedolaeth yr ydych yn adrodd amdani.

Ar ôl i chi gyflwyno’ch adroddiad

Byddwn yn anfon e-bost cadarnhau atoch, gyda’ch cyfeirnod cyflwyno, a byddwn yn ymchwilio i’r anghysondeb. Ni fyddwn yn rhoi gwybod i chi am ganfyddiadau ein hymchwiliad.

Gall ein hymchwiliad gynnwys cysylltu ag ymddiriedolwyr yr ymddiriedolaeth. Ni fyddwn yn rhoi gwybod iddynt sut rydym yn gwybod bod angen diweddaru eu manylion.

Unwaith y bydd yr ymddiriedolwyr wedi diweddaru eu cofnodion, dylent naill ai:

• rhoi tystiolaeth o gofrestru newydd i chi, neu
• dangos i chi nad oes angen cofrestru’r ymddiriedolaeth

Gallwch ddechrau perthynas fusnes â’r ymddiriedolaeth os ydych yn fodlon bod yr wybodaeth y maent wedi ei rhoi i chi yn gywir.

Cyhoeddwyd ar 1 Medi 2022
Diweddarwyd ddiwethaf ar 17 Ebrill 2023 + show all updates

1. 17 Ebrill 2023

   The discrepancy reporting requirements have been updated to reflect new regulations, which came into force on 1 April 2023.

2. 1 Medi 2022

   Added translation