Canllawiau

Bwrdd ymddiriedolwyr: pobl a sgiliau

Sut i gael y bobl iawn gyda'r sgiliau iawn ar fwrdd ymddiriedolwyr eich elusen.

• Gan: The Charity Commission
• Cyhoeddwyd: 9 Mai 2014
• Diweddarwyd ddiwethaf: 19 Awst 2014 — Gweld pob diweddariad

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

Pryd i recriwtio ymddiriedolwyr

Efallai eich bod chi’n recriwtio ymddiriedolwyr am y tro cyntaf neu mae angen cael ymddiriedolwr arall yn lle rhywun sydd wedi cael gadael. Hyd yn oed os oes gennych chi gorff sefydlog o ymddiriedolwyr profiadol, mae adfywio eich bwrdd ymddiriedolwyr yn gyfle i:

• gyflwyno ffyrdd newydd o gyrraedd eich buddiolwyr
• cadw i fyny â datblygiadau mewn technoleg
• cael syniadau neu gysylltiadau newydd i’ch helpu i godi arian

Meddyliwch sut yr hoffech chi ddatblygu eich elusen yn y dyfodol a sut y gallech chi fel ymddiriedolwyr ddatblygu er mwyn gwneud hyn.

Cyfnod gwasanaeth ymddiriedolwyr

Efallai fod dogfen lywodraethol eich elusen yn dweud am faint y dylai penodiadau ymddiriedolwyr bara, ac a oes modd ailbenodi ymddiriedolwyr ar ôl i’r cyfnod hwnnw ddod i ben. Fel arall does dim terfynau penodedig.

Gofyniad cyfreithiol: rhaid i chi ddilyn rheolau eich dogfen lywodraethol ynghylch penodi ymddiriedolwyr a’r cyfnod gwasanaeth.

Gwnewch yn siŵr bod rheolau eich dogfen lywodraethol ynghylch nifer yr ymddiriedolwyr a’r cyfnod gwasanaeth yn briodol, yn arbennig os yw’ch elusen yn tyfu neu’n newid y ffordd y mae’n gweithio.

Pan fyddwch yn recriwtio eich bwrdd ymddiriedolwyr cyntaf, ceisiwch amrywio cyfnod y penodiadau cyntaf i sicrhau nad yw’r ymddiriedolwyr i gyd yn newid yr un pryd.

Nodi’r sgiliau sydd gennych chi

Efallai fod sgiliau a phrofiad heb eu defnyddio gan eich ymddiriedolwyr o waith blaenorol fel ymddiriedolwyr neu weithgareddau gwirfoddol. Gall archwiliad sgiliau eich helpu i greu darlun o’r sgiliau hyn.

Yn ogystal â sgiliau, ystyriwch a allai cefndir a phrofiadau eich ymddiriedolwyr helpu i:

• ddod â safbwyntiau gwahanol i drafodaeth
• cynnig gwell ddealltwriaeth o anghenion a phrofiad eich buddiolwyr
• gwneud cysylltiadau yn y gymuned
• meddwl am ffyrdd newydd o wneud pethau

Er enghraifft, yn achos elusen sy’n gweithio gyda phobl ifanc mae’n bosib bod ganddi bobl ifanc fel ymddiriedolwyr neu gynghorwyr yn ogystal â phobl hŷn sy’n dod â phrofiad. Cewch ystod ehangach o brofiad os ydych chi’n recriwtio cymysgedd o ymddiriedolwyr gwryw a benyw gyda gwahanol gefndiroedd a galluoedd cymdeithasol neu ethnig.

Mae’n rhaid i ymddiriedolwyr elusen fod yn 18 oed neu’n hŷn (neu’n 16 oed neu’n hŷn ar gyfer Sefydliadau Corfforedig Elusennol ac elusennau sy’n gwmnïau). Gwnewch yn siŵr eich bod chi’n gwybod pa wiriadau sydd eu hangen.

Datblygu eich bwrdd ymddiriedolwyr

Pan fydd darlun clir gennych o sgiliau a rhinweddau presennol eich bwrdd ymddiriedolwyr, meddyliwch am yr hyn sy’n eisiau.

Gallech chi lenwi’r bylchau mewn sgiliau neu brofiad drwy:

• adeiladu ar sgiliau eich ymddiriedolwyr presennol
• hyfforddi eich ymddiriedolwyr presennol
• gweithio neu rannu arbenigedd ag elusennau eraill
• recriwtio ymddiriedolwyr newydd i lenwi bylchau sgiliau penodol

Mae’r Comisiwn Elusennau yn rheoleiddio elusennau ond nid yw’n hyfforddi ymddiriedolwyr. Gall ymddiriedolwyr gael gwybodaeth a chymorth cyffredinol am eu rôl gan y Cyngor Cenedlaethol Mudiadau Gwirfoddol, Cyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru neu Cymdeithas Genedlaethol Gweithredu Gwirfoddol a Chymunedol (yn Lloegr)

Gall Cass Centre for Charity Effectiveness gynghori ar lywodraethu a strategaeth elusennau, a gall Charity Finance Group helpu gyda chyfrifyddu ac adrodd.

Gall Reach helpu i adnabod ymddiriedolwyr ac eraill sy’n gallu cynorthwyo gyda phrosiectau elusennau. Gall Cranfield Trust helpu elusennau nad oes angen ymddiriedolwr arnynt efallai ond sydd angen sgiliau penodol.

Gall ymddiriedolwyr gael hyfforddiant ar-lein ar amryw o bynciau yn TrusteElearning.

Sut i gael hyd i ymddiriedolwyr newydd

Pwy i recriwtio

Recriwtiwch ymddiriedolwyr sydd â’r profiad a’r sgiliau y mae eu hangen ar eich elusen. Mae’n rhaid iddynt fod â diddordeb yng ngwaith yr elusen a bod yn barod i roi eu hamser i helpu i’w rhedeg.

Mae angen ymrwymiad i fod yn ymddiriedolwr. Peidiwch â phenodi ymddiriedolwyr ar sail eu statws neu eu lle yn y gymuned yn unig - efallai y bydd y bobl yma yn well fel noddwyr.

Sawl ymddiriedolwr i’w recriwtio

Efallai fod dogfen lywodraethol eich elusen yn dweud faint o ymddiriedolwyr y dylai fod gennych a sut y cânt eu penodi.

Gofyniad cyfreithiol: mae’n rhaid i chi ddilyn rheolau eich dogfen lywodraethol pan fyddwch yn recriwtio ymddiriedolwyr.

Ceisiwch anelu at gael o leiaf dri ymddiriedolwr heb gysylltiad â’r elusen sydd ag ystod dda o sgiliau. Mae’n rhaid i chi gael digon o ymddiriedolwyr i lywodraethu’r elusen yn effeithiol. Mae hefyd yn bwysig i gadw’ch bwrdd yn ddigon bach i drefnu cyfarfodydd yn rhwydd a chael cyfle ar gyfer trafodaethau a gwneud penderfyniadau effeithiol.

Sut i annog pobl i wneud cais

I ddenu ystod ehangach o ymddiriedolwyr - gan gynnwys pobl ifanc - gallech chi:

• roi cynnig ar ddulliau recriwtio eraill heblaw argymell ar lafar, fel y cyfryngau cymdeithasol, hysbysebu neu wefannau recriwtio ymddiriedolwyr
• annog pobl sydd eisoes yn cefnogi eich elusen, er enghraifft fel gwirfoddolwyr, i fod yn ymddiriedolwyr
• cysylltu â phrifysgolion neu golegau lleol a’u hundebau myfyrwyr

Symudwch unrhyw rwystrau a allai atal rhywun rhag bod yn ymddiriedolwr, er enghraifft trwy:

• gadw papurau bwrdd (yn arbennig gwybodaeth ariannol) yn fyr ac yn hawdd i’w deall
• cyfieithu dogfennau neu ddarparu fformatau hygyrch
• egluro y gall ymddiriedolwyr hawlio treulio rhesymol, gan gynnwys cymorth gyda chostau teithio a gofal plant
• cynnal cyfarfodydd mewn lleoliadau sy’n addas i bobl ag anableddau
• cynnal cyfarfodydd ar adegau sy’n gyfleus i bobl sy’n gweithio neu sydd â chyfrifoldebau gofalu
• rhoi cyfle i bawb gyfrannu at drafodaethau mewn cyfarfodydd

Os ydych chi’n gofyn i rywun sy’n elwa o’r elusen i fod yn ymddiriedolwr, mae’n rhaid i chi reoli gwrthdaro buddiannau posibl os yw’n mynd i barhau i elwa o’r elusen.

Gwirio bod darpar ymddiriedolwyr yn gymwys

Rhaid i chi fod yn 18 oed o leiaf i fod yn ymddiriedolwr elusen (16 os yw eich elusen yn gwmni neu’n sefydliad corfforedig elusennol (SCE)).

Mae rhai pobl wedi’u gwahardd gan y gyfraith rhag gweithredu fel ymddiriedolwyr elusen neu ddal swyddi rheoli uwch o fewn elusen oni bai eu bod wedi’u hawdurdodi i wneud hynny drwy hawlildiad gan y Comisiwn Elusennau.

Mae hyn yn cynnwys unrhyw un sydd ag euogfarn heb ei disbyddu ar gyfer:

• trosedd yn cynnwys anonestrwydd neu dwyll
• troseddau terfysgaeth penodol neu fod yn berson dynodedig (o dan ddeddfwriaeth gwrth-derfysgaeth benodol)
• trosedd gwyngalchu arian benodol
• peidio â chydymffurfio â Gorchymyn neu Gyfarwyddyd y Comisiwn Elusennau
• troseddau camymddwyn mewn swydd gyhoeddus, tyngu anudon, neu wyrdroi cwrs cyfiawnder

Mae rheolau gwahardd awtomatig hefyd yn berthnasol i bobl sydd:

• wedi’u datgan yn fethdalwyr ar hyn o bryd (neu’n amodol ar gyfyngiadau methdaliad neu orchymyn dros dro) neu mae cytundeb gwirfoddol unigol ganddynt gyda chredydwyr
• ar y gofrestr troseddwyr rhyw
• wedi’u gwahardd rhag bod yn gyfarwyddwyr cwmni
• wedi cael eu diswyddo fel ymddiriedolwr naill ai gan y Comisiwn neu gan yr Uchel Lys ar sail camymddygiad a/ neu gamreoli

Am ragor o fanylion, gweler ein Canllawiau ar wahardd awtomatig ar gyfer elusennau.

Mae fel rheol yn drosedd gweithredu fel ymddiriedolwr pan fyddwch wedi’ch gwahardd oni bai fod y comisiwn wedi rhoi hawlildiad. Mae darpariaethau arbennig yn gymwys i gwmnïau elusennol. Cewch ragor o wybodaeth am waharddiadau a hawlildio gwaharddiadau yng nghanllawiau staff y comisiwn.

Gallwch ofyn i ddarpar ymddiriedolwyr lofnodi ffurflen datganiad i gadarnhau bod yr holl wiriadau angenrheidiol wedi cael eu gwneud a’i bod yn gyfreithiol iddynt dderbyn y penodiad.

Os ydych chi’n gweithio gyda phlant neu oedolion agored i niwed

Dylech gynnal gwiriadau Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (gwiriadau CRB gynt) ar ddarpar ymddiriedolwyr os yw’n briodol i wneud hynny.

Yn ôl y gyfraith, ni all unrhyw un sydd wedi cael ei wahardd o’r blaen gan yr Awdurdod Diogelu Annibynnol rhag gweithio gyda phlant neu oedolion agored i niwed ymgymryd â rôl lle y byddai’n dod i gysylltiad â’r bobl hyn.

Fel ymddiriedolwyr, mae dyletswydd gofal gennych chi i atal risgiau i enw da eich elusen yn ogystal â’r bobl y mae’n ei helpu. Os yw’ch elusen yn gweithio gyda grwpiau agored i niwed, mae’n rhaid i chi benderfynu a yw’n briodol i gael ymddiriedolwr sydd wedi’i wahardd rhag gweithio gyda phlant neu oedolion agored i niwed.

Ymddiriedolwyr sy’n byw y tu allan i’r DU

Gallwch chi benodi rhywun sy’n byw y tu allan i’r DU fel ymddiriedolwr. Mae hyn yn cynnwys:

• dinasyddion nad ydynt yn Brydeinig
• pobl sydd yn y DU ar fisas dros dro neu sy’n ceisio lloches
• dinasyddion Prydeinig sy’n byw dramor

Gwnewch yn siŵr bod yr unigolyn yn gymwys i fod yn ymddiriedolwr a bod y penodiad:

• wedi’i ganiatáu gan ddogfen lywodraethol eich elusen (gwiriwch am unrhyw gyfyngiadau preswylio neu’r tebyg)
• er lles gorau eich elusen

Ystyriwch sut y byddwch chi’n delio â’r problemau ymarferol sy’n codi drwy gael ymddiriedolwr sy’n byw dramor, fel sut a ble i gynnal cyfarfodydd, gan gynnwys cynadledda ffôn a chynadledda fideo. Mae’n rhaid i chi sicrhau bod buddiannau’r penodiad yn fwy nag unrhyw faterion neu broblemau.

Er enghraifft, os ydych chi’n penodi rhywun sy’n ceisio lloches fel ymddiriedolwr, bydd rhaid iddo/iddi adael y DU os yw’r cais yn cael ei wrthod. Ni fydd swydd ymddiriedolwr yn rheswm digonol iddo/iddi aros a gall ef neu hi benderfynu ymddiswyddo fel ymddiriedolwr.

Os nad yw’r ymddiriedolwr yn cymryd rhan yn y gwaith o lywodraethu’r elusen oherwydd eu bod nhw dramor, ond nid ydynt yn ymddiswyddo, mae’n rhoi pwysau ychwanegol ar yr ymddiriedolwyr eraill.

Efallai y bydd yn fwy anodd i’r ymddiriedolwyr gael cworwm yn eu cyfarfodydd hefyd. Gallwch chi ddiswyddo ymddiriedolwr dim ond drwy ddefnyddio pŵer cyfreithiol yn eich dogfen lywodraethol neu’r gyfraith.

Dweud wrth eich ymddiriedolwyr beth mae’r gwaith yn ei olygu

Gwnewch yn siŵr bod pob un o’ch ymddiriedolwyr elusen yn deall eu cyfrifoldebau a’u rhwymedigaethau. Mae gan gyfarwyddwyr cwmnïau elusennol gyfrifoldebau o dan y gyfraith cwmnïau hefyd.

Rhowch gopi i bob ymddiriedolwr newydd o ddogfen lywodraethol eich elusen, cyfrifon a gwybodaeth ariannol, polisïau ac unrhyw beth sy’n esbonio sut y mae’n gweithio.

Rôl a chyfrifoldebau ymddiriedolwyr

Fel ymddiriedolwyr, mae’n rhaid i chi:

• weithredu er lles gorau’r elusen bob amser - ni allwch adael i’ch buddiannau, barn neu ragfarnau personol effeithio ar eich ymddygiad fel ymddiriedolwr.
• gweithredu’n rhesymol ac yn gyfrifol ym mhob mater sy’n ymwneud â’ch elusen - gweithredu gyda’r un lefel o ofal ag sy’n gymwys wrth ddelio â’ch busnes eich hun, gan geisio cyngor os oes angen
• defnyddio incwm ac eiddo’ch elusen at y dibenion a nodir yn ei dogfen lywodraethol yn unig
• gwneud penderfyniadau yn unol ag arferion da a’r rheolau a nodwyd yn nogfen lywodraethol eich elusen, gan gynnwys peidio â chaniatáu i unrhyw ymddiriedolwr sydd â gwrthdaro buddiannau rhag trafod neu wneud penderfyniad ar y mater

Gofyniad cyfreithiol: heblaw am dreuliau rhesymol, ni ddylai’ch ymddiriedolwr elusen elwa’n ariannol o’r elusen heb awdurdod penodol naill ai yn y ddogfen lywodraethol neu’r comisiwn. Mae’n rhaid i ymddiriedolwyr osgoi sefyllfaoedd lle mae eu dyletswyddau fel ymddiriedolwr yn gwrthdaro â’u buddiannau personol eu hunain.

Risgiau ac atebolrwydd ymddiriedolwyr

Gallwch fod yn atebol i’ch elusen os ydych chi’n gweithredu’n anghyfreithlon neu’n esgeulus fel ymddiriedolwr. Er y gallai eich elusen fynd i ddyled neu fod â rhwymedigaethau eraill o ganlyniad i’r penderfyniadau a wnewch, ni fyddwch chi a’r ymddiriedolwyr eraill yn atebol os ydych wedi:

• gweithredu’n gyfreithlon, yn gyfrifol ac yn rhesymol
• dilyn y rheolau yn nogfen lywodraethol eich elusen
• cymryd camau rhesymol i reoli’r risgiau

Ond os na allwch brofi hyn, gallech chi fod yn euog o ‘dor-ymddiriedaeth’ i’ch elusen eich hun. Mae ymddiriedolwyr yn gweithredu ar y cyd pan fyddant yn rhedeg elusen, felly byddai’r ymddiriedolwyr fel grŵp yn atebol i ad-dalu unrhyw golled i’r elusen.

Gall y comisiwn fynd â’r ymddiriedolwyr i’r llys i adennill yr arian a gollwyd i’w helusen o ganlyniad i dor-ymddiriedaeth.

Gallwch fod yn atebol i unigolyn arall hefyd os nad yw’ch elusen yn gwmni elusennol neu’n SCE. Os ydych yn llunio contractau i ddarparu gwasanaethau neu’n cyflogi staff, gallech chi fod yn atebol yn bersonol am unrhyw ddyledion na all eich elusen eu talu o’i harian neu ei hasedau.

Mae hyn yn golygu y gall credydwyr eich elusen ddwyn achos yn erbyn ymddiriedolwyr yn bersonol er mwyn adennill yr arian sy’n ddyledus iddynt, hyd yn oed os na fu tor-ymddiriedaeth. Gall ymddiriedolwyr sydd wedi gweithredu’n briodol gael eu had-dalu o gronfeydd yr elusen, ar yr amod y gall yr elusen fforddio eu had-dalu.

Rhoi rolau penodol i ymddiriedolwyr

Bydd disgrifiadau rôl clir i ymddiriedolwyr a swyddogion penodol ar y bwrdd ymddiriedolwyr yn helpu eich ymddiriedolwyr i ddeall eu dyletswyddau.

• Disgrifiad rôl ar gyfer cadeirydd yr ymddiriedolwyr - Tudalennau Llywodraethu
• Disgrifiadau rôl ar gyfer trysorydd elusen - Tudalennau Llywodraethu

Os ydych chi’n sefydlu is-bwyllgorau ar gyfer darnau arbennig o waith, er enghraifft ystyried adleoli neu ysgrifennu cynllun strategol, rhowch gylch gorchwyl clir a systemau i fonitro’r gwaith sy’n cael ei wneud. Bydd hyn yn helpu aelodau’r is-bwyllgor i ddeall eu tasgau penodol.

Efallai fod rhai o’ch ymddiriedolwyr yn weithwyr proffesiynol fel cyfreithwyr neu gyfrifwyr a gallen nhw gynnig gwneud y gwaith i’r elusen. Os ydyn nhw neu eu cwmnïau yn gwneud unrhyw waith â thâl i’ch elusen, mae’n rhaid i chi ddilyn y rheolau ar daliadau ymddiriedolwyr a gwrthdaro buddiannau.

Fel ymddiriedolwyr, rydych chi’n rhannu’r cyfrifoldeb dros lywodraethu eich elusen os oes gan ymddiriedolwyr unigol rolau penodol neu beidio. Er enghraifft, efallai fod trysorydd gan eich elusen ond mae pob un o’r ymddiriedolwyr yn gyfrifol am ei hasedau a’i chyllid.

Adolygwch rolau eich ymddiriedolwyr i sicrhau bod y bobl iawn yn gwneud y gwaith.

Cyhoeddwyd ar 9 Mai 2014
Diweddarwyd ddiwethaf ar 19 Awst 2014 + show all updates

1. 19 Awst 2014

   Added links to organisations that can help with trustee training and recruitment

2. 9 Mai 2014

   First published.