Canllawiau

Sut i ysgrifennu dogfen lywodraethol eich elusen (CC22b)

Sut i nodi dibenion a rheolau eich elusen yn ei dogfen lywodraethol, sut i ddechrau ei defnyddio a sut i'w newid.

• Gan: The Charity Commission
• Cyhoeddwyd: 2 Mehefin 2014
• Diweddarwyd ddiwethaf: 11 Rhagfyr 2014 — Gweld pob diweddariad

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

Rheolau’r elusen: dogfennau llywodraethol

Mae eich dogfen lywodraethol yn ddogfen gyfreithiol. Mae’n gweithio fel llyfr rheolau ac yn amlinellu:

• ei dibenion elusennol (‘amcanion’)
• beth y gall ei wneud i gyflawni ei dibenion (‘pwerau’), megis benthyca arian
• pwy sy’n ei rhedeg (‘ymddiriedolwyr’) a phwy all fod yn aelod ohoni
• sut y caiff cyfarfodydd eu cynnal a sut y caiff ymddiriedolwyr eu penodi
• unrhyw reolau ynghylch talu ymddiriedolwyr, buddsoddiadau a dal tir
• a all yr ymddiriedolwyr newid y ddogfen lywodraethol, gan gynnwys ei hamcanion elusennol (‘darpariaethau diwygio’)
• sut i ddod â’r elusen i ben (‘darpariaethau diddymu’)

Fel ymddiriedolwr, mae’n rhaid i chi gael copi o ddogfen lywodraethol eich elusen a Cyfeiriwch ati yn gyson oherwydd mae’n dweud wrthych sut i redeg eich elusen. Er enghraifft:

• faint o ymddiriedolwyr sydd eu hangen i wneud penderfyniadau, sut i’w recriwtio a sut i redeg cyfarfodydd ymddiriedolwyr
• sut i ofalu am arian, tir, eiddo neu fuddsoddiadau’r elusen a chadw cyfrifon
• sut i ddatrys anghydfodau mewnol

Sut i ysgrifennu eich dogfen lywodraethol

Templedi dogfennau llywodraethol

Defnyddiwch un o ddogfennau llywodraethol enghreifftiol y Comisiwn Elusennau, naill ai:

• fel templed (wedi’i argymell) - mae hyn yn ei gwneud hi’n haws i gofrestru eich elusen
• i gyfeirio ato - i weld sut beth yw dogfen lywodraethol a beth mae’n rhaid iddi ei gynnwys

Dechreuwch drwy ddewis y ddogfen lywodraethol gywir ar gyfer eich math o elusen:

• cyfansoddiad (ar gyfer cymdeithasau anghorfforedig)
• cyfansoddiad sylfaen neu gyswllt ar gyfer Sefydliad Corfforedig Elusennol (SCE) – gweler isod
• memorandwm ac erthyglau cymdeithasu (ar gyfer cwmnïau elusennol)
• gweithred ymddiriedolaeth neu ewyllys (ar gyfer ymddiriedolaethau)

Os ydych chi’n defnyddio dogfen lywodraethol enghreifftiol, cwblhewch y templed yn llawn, Dewiswch bob un o’r opsiynau sy’n gymwys i’ch elusen chi, ei llofnodi a’i dyddio os oes angen.

Os ydych chi’n sefydlu elusen sy’n gysylltiedig â sefydliad cenedlaethol, efallai y bydd templed dogfen lywodraethol ei hun ganddo y dylech ei ddefnyddio. Rhaid i chi ddefnyddio’r templed hwnnw yn llawn heb ei newid nac ychwanegu ato. Fel arall, gofynnwch i’ch sefydliad cenedlaethol a allwch chi ddefnyddio un o ddogfennau llywodraethol enghreifftiol y comisiwn yn lle hynny.

Sefydliadau sydd â dogfennau llywodraethol cymeradwy

Dewis y strwythur SCE cywir

Os ydych chi’n sefydlu SCE newydd gwnewch yn siŵr eich bod chi’n dewis y cyfansoddiad cywir ar gyfer eich strwythur. Os:

• mai’r ymddiriedolwyr fydd unig aelodau’r SCE, dylech ddefnyddio’r cyfansoddiad sylfaen

• bydd aelodaeth ehangach gan eich SCE, gan gynnwys aelodau pleidleisio heblaw’r ymddiriedolwyr, dylech ddewis y cyfansoddiad cyswllt

Os ydych chi’n elusen sy’n bod a hoffai newid i strwythur SCE, dewiswch y cyfansoddiad enghreifftiol SCE sy’n cyfateb orau i’ch elusen wreiddiol. Defnyddiwch y model cyswllt os yw’ch elusen anghorfforedig wreiddiol:

• â chyfansoddiad fel eich dogfen lywodraethol
• ag aelodaeth ehangach sy’n pleidleisio ar benderfyniadau pwysig, fel ethol ymddiriedolwyr neu aelodau pwyllgor

Defnyddiwch y model cyswllt os yw’ch elusen wreiddiol:

• wedi’i llywodraethu gan weithred ymddiriedolaeth, ewyllys, cynllun neu drawsgludiad
• yn cael ei rhedeg gan ei hymddiriedolwyr yn unig
• nid oes aelodaeth bleidleisio ganddi

Cwblhewch y templed cyfansoddiad SCEpriodol fel eich dogfen lywodraethol SCE newydd. Pan fydd yr ymddiriedolwyr yn cytuno â’r cyfansoddiad, cofrestrwch eich SCE newydd gyda’r comisiwn.

Os ydych yn penderfynu yn y dyfodol bod y cyfansoddiad SCE arall yn gweddu’n well i’ch elusen, gallwch newid eich cyfansoddiad i wneud y newidiadau.

Beth sy’n rhaid i ddogfennau llywodraethol ei gynnwys

Ysgrifennwch eich dogfen lywodraethol eich hun dim ond os nad oes templed yn cywir ar gyfer eich elusen chi. Os ydych chi’n gwneud cais i gofrestru eich elusen, bydd y comisiwn yn disgwyl i’ch dogfen lywodraethol gynnwys rhai adrannau (‘darpariaethau’ neu ‘gymalau’):

Adran	Beth mae’n rhaid ei gynnwys
Enw	Enw’ch elusen ac (yn achos ymddiriedolaeth neu gymdeithas anghorfforedig) pŵer i newid yr enw
Amcanion	Yr hyn y mae’ch elusen wedi’i sefydlu i’w gyflawni (mae’n rhaid i’w dibenion i gyd fod yn elusennol er budd y cyhoedd)
Pwerau	Beth all yr ymddiriedolwyr ei wneud i gyflawni ei dibenion (er enghraifft, codi arian, prynu a gwerthu eiddo, benthyca arian, gweithio gyda sefydliadau eraill)
Ymddiriedolwyr elusen	Faint o ymddiriedolwyr sydd, pwy all fod yn ymddiriedolwr, sut y cânt eu penodi, am ba gyfnod y gallan nhw fod yn y swydd, ac a allan nhw gael eu hailbenodi
Cyfarfodydd elusennau a phleidleisio	Sawl cyfarfod sydd ei angen, sut y cânt eu trefnu, sut mae cadeirydd yn cael ei benodi, sut mae pleidleisio a chyfrif pleidleisiau (gan gynnwys y lleiafswm sydd ei angen)
Aelodaeth (os yw’n gymwys)	Pwy all fod yn aelod, cyfyngiadau oedran, terfynu aelodaeth rhywun, sut mae cyfarfodydd aelodaeth yn cael eu galw
Ariannol	Sut mae’r elusen yn bodloni ei gofynion cyfrifyddu cyfreithiol, pwy sy’n rheoli’r cyfrif banc, pwy all arwyddo sieciau ac os oes angen dau lofnod, rheolaethau ariannol mewnol eraill
Budd ymddiriedolwr	Sut na all ymddiriedolwyr gael budd o’r elusen (ac eithrio treuliau rhesymol) heb gymeradwyaeth y comisiwn neu oni bai yr awdurdodir hyn yn y ddogfen lywodraethol
Diwygiadau (os yw’n gymwys)	Sut gall ymddiriedolwyr newid dogfen lywodraethol yr elusen, pryd y bydd angen cymeradwyaeth y comisiwn, sut mae diwygiadau’n cael eu cofnodi
Diddymu	Pryd y gellir dod â’r elusen i ben, beth sy’n digwydd i unrhyw asedau sy’n weddill (gall asedau elusennol gael eu defnyddio at ddibenion elusennol yn unig)

Yn dibynnu ar eich elusen gallai hefyd ddweud:

• sut y caiff tir neu eiddo ei ddal a’i reoli
• pryd y gall buddsoddiadau gael eu gwneud, gan gynnwys buddsoddiadau moesegol
• sut y caiff anghydfodau eu rheoli rhwng yr elusen a’i haelodau, ei hymddiriedolwyr a’i buddiolwyr

Ceisiwch gyngor proffesiynol os oes ei angen gan gyfreithiwr neu sefydliad sy’n cynghori elusennau.

Gwnewch yn siŵr bod y darpariaethau yn nogfen lywodraethol eich elusen yn cyd-fynd â sut y mae’n rhaid iddi weithredu i gyflawni ei dibenion elusennol. Bydd y comisiwn yn gwirio hyn yn ofalus os ydych yn gwneud cais i gofrestru.

Sut i ysgrifennu dibenion eich elusen (‘amcanion’)

Mae’n rhaid i ddogfen lywodraethol eich elusen amlinellu ei dibenion elusennol; beth y mae wedi’i sefydlu i’w gyflawni. Ysgrifennwch yr adran hon yn glir er mwyn esbonio hyn:

• i ymddiriedolwyr newydd, rhoddwyr neu’r bobl y mae’ch elusen yn eu helpu
• pan fyddwch yn penderfynu ar y pethau y bydd yn eu gwneud i gyflawni ei diben
• oes ydych yn gwneud cais i gofrestru eich elusen

Gofyniad cyfreithiol: mae’n rhaid i chi redeg eich elusen mewn ffordd sy’n gyson â’i dibenion ac sy’n cefnogi ei dibenion - a dim ond y dibenion hynny.

Dibenion elusennol: y gyfraith

I fod yn elusen yng Nghymru a Lloegr, mae’n rhaid i bopeth y mae wedi’i sefydlu i’w gyflawni fod yn elusennol. Mae hyn yn golygu bod rhaid i bob un o’i dibenion:

• gael eu cynnwys o fewn un neu ragor o’r ‘disgrifiadau o ddibenion elusennol’
• bod er budd y cyhoedd

Gall eich elusen gael mwy nag un diben ond ni all gael unrhyw ddibenion sydd heb fod yn elusennol.

Strwythur: beth i’w gynnwys yn ei dibenion

Pan fyddwch yn ysgrifennu eich dibenion, byddwch yn glir ynghylch:

• beth fydd canlyniadau gwaith eich elusen
• ble fydd y canlyniadau hyn yn digwydd
• sut y bydd yn cyflawni’r canlyniadau hyn
• pwy fydd yn cael budd o’r canlyniadau hyn

Er enghraifft:

Er budd y cyhoedd, rhoi cymorth a chynorthwyo pobl mewn angen (beth) mewn unrhyw ran o’r byd (ble) sy’n dioddef rhyfel neu drychineb naturiol, trafferthion neu anffawd (pwy) yn arbennig drwy roi cymorth meddygol (sut).

Byddwch yn fanwl gywir a defnyddiwch iaith syml - peidiwch â defnyddio geiriau amwys neu aneglur. Esboniwch unrhyw dermau technegol rydych yn eu defnyddio, ‘wedi’u gwahardd yn gymdeithasol’ er enghraifft. Byddwch yn benodol ynghylch beth mae’ch elusen wedi’i sefydlu i’w wneud, ond peidiwch â’i gyfyngu. Ceisiwch gyngor cyfreithiol os oes ei angen

Dylech gynnwys dibenion y bydd eich elusen yn eu cyflawni ar unwaith neu yn y dyfodol agos yn unig - gallwch ychwanegu rhagor yn ddiweddarach. Rhestrwch y pethau y gall yr ymddiriedolwyr eu gwneud i helpu’r elusen i gyflawni ei dibenion (‘pwerau’) ar wahân.

Sut i ysgrifennu dibenion elusennol

Sut i ddechrau defnyddio eich dogfen lywodraethol

Ar gyfer y pedwar prif fath arall o elusen, dylai’r ymddiriedolwyr i gyd gwrdd er mwyn:

• trafod a chytuno ar y ddogfen lywodraethol ddrafft
• cytuno i ddechrau defnyddio’r ddogfen lywodraethol
• cofnodi bod hyn wedi’i gytuno yng nghofnodion y cyfarfod

Ar gyfer pob prif fath o elusen, ac eithrio SCE, dylai pob ymddiriedolwr lofnodi’r ddogfen lywodraethol.

Yn ogystal, ar gyfer cwmni elusennol, dechreuwch drwy ddefnyddio ei erthyglau cymdeithasu trwy gofrestru’r cwmni gyda Thŷ’r Cwmnïau i gael ‘tystysgrif corffori’.

Ar gyfer SCE, dechreuwch drwy ddefnyddio ei gyfansoddiad trwy gofrestru’r SCE gyda’r comisiwn - pan fydd wedi’i gofrestru, mae eich SCE wedi’i sefydlu a gallwch ddechrau cyflawni ei dibenion elusennol. Dyddiad y ddogfen lywodraethol yw’r dyddiad cofrestru.

Ar gyfer ymddiriedolaeth elusennol, mae’n rhaid i o leiaf un person annibynnol fod yn dyst i lofnodion yr ymddiriedolwyr (gan gynnwys enwau a chyfeiriadau) yn y weithred ymddiriedolaeth. Yna dywedir bod y weithred ymddiriedolwyr wedi’i ‘gyflawni’.

Sut i newid dogfen lywodraethol eich elusen

Gall dibenion eich elusen, neu’r ffordd y mae’n cyflawni ei dibenion, newid dros amser. Newidiwch eich dogfen lywodraethol os yw’n atal eich elusen rhag cyflawni ei dibenion.

I gael rhagor o wybodaeth, darllenwch Sut i newid eich dogfen lywodraethol.

Cyhoeddwyd ar 2 Mehefin 2014
Diweddarwyd ddiwethaf ar 11 Rhagfyr 2014 + show all updates

1. 11 Rhagfyr 2014

   Added translation

2. 2 Mehefin 2014

   First published.