Canllawiau

Gweithredu safle tollau Porthladd Rhydd yn y DU

Dysgwch beth yw cyfrifoldebau gweithredwr safle tollau porthladd rhydd yn y DU.

• Gan: Cyllid a Thollau EF
• Cyhoeddwyd: 31 Awst 2021
• Diweddarwyd ddiwethaf: 30 Medi 2022 — Gweld pob diweddariad

Wrth gyfeirio at ‘Borthladd Rhydd’ ar y dudalen hon, mae hyn hefyd yn cynnwys ‘Porthladdoedd Rhydd Gwyrdd yn yr Alban’, oni nodir yn wahanol.

Er mwyn gweithredu safle tollau porthladd rhydd (a elwir hefyd yn ‘barth rhydd’ neu’n ‘free zone’) mae’n rhaid i chi ddangos y gallwch ddilyn amodau ‘gorchymyn dynodi’. Mae’r gorchymyn dynodi yn nodi pwy yw gweithredwr y safle tollau porthladd rhydd a’r amodau hynny, gan gynnwys safonau diogelwch y mae’n rhaid iddynt gydymffurfio â nhw. Bydd angen i chi hefyd wneud cais i CThEF.

Dysgwch sut mae porthladdoedd rhydd yn gweithredu yn Lloegr (yn Saesneg).

Cydymffurfio â’r amodau

Gall amodau’r gorchymyn dynodi, y mae’n rhaid i chi ddilyn, gynnwys:

• sicrhau bod y safle wedi ei amgáu, ac y caniateir mynd a dod mewn mannau penodol yn unig
• darparu cyfleusterau lle gellir archwilio cofnodion sy’n ymwneud â’r safle tollau porthladd rhydd, naill ai’n bersonol neu o bell
• cydymffurfio â’r gofynion o ran cadw cofnodion electronig
• rhoi gwybodaeth i swyddogion awdurdodedig
• darparu a chynnal, mewn cyflwr da ac yn rhad ac am ddim, y cyfleusterau angenrheidiol ar gyfer swyddogion awdurdodedig gan gynnwys tir ac adeiladau ar gyfer archwilio neu chwilio am nwyddau
• sicrhau nad oes neb yn gweithredu ar y safle os:
  • na roddwyd hysbysiad priodol
  • gwaherddir y gweithgarwch
  • byddai’r gweithgarwch yn torri cyfyngiad a osodir gan CThEF
• sicrhau bod gofynion iechyd a diogelwch a osodir gan awdurdod cymwys yn cael eu bodloni a bod yr amodau gwaith ar gyfer swyddogion awdurdodedig yn ddiogel
• sicrhau nad yw nwyddau sydd wedi’u rhestru gan CThEF fel rhai sydd wedi’u gwahardd o safle tollau porthladd rhydd yn cael eu cadw yn y safle tollau porthladd rhydd
• cael caniatâd CThEF cyn codi adeiladau newydd ar y safle a sicrhau y dilynir unrhyw amod cymeradwyo
• rhoi gwybod i CThEF am unrhyw:
  • achos o dorri rheolau tollau gan unrhyw un ar y safle neu sy’n gysylltiedig â’r safle tollau porthladd rhydd
  • newidiadau sylweddol sy’n effeithio ar eich rôl fel gweithredwr safle
  • methiant i fodloni unrhyw ofynion yn y gorchymyn dynodi, neu awdurdodiad eich gweithredwr
• gwrthod caniatâd i symud nwyddau o safle tollau porthladd rhydd ac eithrio mewn amgylchiadau a ganiateir
• cydymffurfio â chyfarwyddiadau a roddir o dan ddeddfwriaeth porthladdoedd rhydd gan swyddog awdurdodedig

Busnesau sy’n cyflawni gweithgarwch yn eich safle tollau porthladd rhydd

Mae’n rhaid i chi neu’r busnes roi gwybod i CThEF os ydych chi’n bwriadu cynnal gweithgaredd yn eich safle tollau Porthladdoedd Rhydd sy’n gofyn am awdurdodiad (gan gynnwys unrhyw un o’r canlynol):

• diwydiannol
• masnachol
• gwasanaeth

Mae’n rhaid i chi gymryd camau rhesymol i sicrhau nad oes unrhyw berson yn cyflawni unrhyw weithgarwch o’r fath lle nad yw’r hysbysiad gofynnol wedi’i wneud.

Y mesurau diogelwch y byddwch yn gyfrifol amdanynt

Mae angen i chi fod â gweithdrefnau ar waith i ddiogelu eich busnes a’r gadwyn gyflenwi rhag unrhyw risg. Bydd angen i chi wneud yn siŵr bod eich gweithdrefnau’n gadarn ac yn briodol i faint a natur eich busnes. Er enghraifft, mae’n bosibl na fydd angen staff diogelwch amser llawn ar fusnes bach sydd â ffens allanol ddiogel ac intercom.

Mae angen i chi fod â thystiolaeth eich bod:

• wedi rhoi asesiad risg diogelwch a sicrwydd ar waith
• wedi sicrhau ffiniau allanol gyda gweithdrefnau wedi’u dogfennu i reoli mynediad i’ch safle
• wedi rhoi mesurau ar waith i archwilio a diogelu eich unedau cargo
• yn atal mynediad anawdurdodedig at ardaloedd cludo, dociau llwytho a mannau cargo
• yn cytuno ar fesurau diogelwch a sicrwydd priodol gyda’ch cyflenwyr
• yn cynnal prosesau sgrinio a gweithdrefnau diogelwch ar gyfer darpar gyflogeion a phartïon dan gontract
• yn rhoi hyfforddiant i’ch staff ynghylch y gofynion diogelwch a sicrwydd
• wedi trefnu contractau ar gyfer staff dros dro
• yn meddu ar fanylion pwy sy’n berchen ar unedau cargo ar eich safle
• wedi trefnu bod gofynion o ran diogelwch y safle a’r personél ym mhob contract allanoli (gan gynnwys glanhau, diogelwch, cynnal a chadw ac unrhyw gontractau eraill)
• yn gwirio ac yn adolygu’ch prosesau’n rheolaidd, a chadw cofnodion o hyn

Gallwch hefyd gadw tystiolaeth bod gennych dystysgrif diogelwch a sicrwydd gan un o’r canlynol:

• confensiwn rhyngwladol
• un o safonau rhyngwladol y Sefydliad Safoni Rhyngwladol

Dylai fod gennych bolisi recriwtio cryf sy’n gadarn yn wyneb craffu.

Dylech fod â gwiriadau cyn cyflogi ar waith ar gyfer yr holl staff. Dylai hyn gwmpasu’r 3 blynedd flaenorol o leiaf. Bydd angen tystiolaeth o hyn arnoch.

Dylai asiant neu anfonydd hysbys gael archwiliad o’i hanes cyflogaeth sy’n cwmpasu 5 mlynedd.

Os yw gweithiwr mewn sefyllfa sy’n sensitif o ran diogelwch neu mewn ardal risg uchel, rhaid iddo fod wedi cael ei sgrinio am ddiogelwch. Mae’r un lefel o archwiliadau cefndir yn berthnasol i weithwyr asiantaeth rydych chi neu eich isgontractwyr yn eu cyflogi.

Cofnodion y bydd angen i chi eu cadw

Mae’n rhaid i chi gadw cofnodion am 5 mlynedd er mwyn dilyn gofynion o ran cadw cofnodion electronig. Mae’n rhaid i chi allu rhoi’r cofnodion hyn, ar gais, i swyddogion CThEF neu Lu’r Ffiniau.

Nwyddau sy’n cyrraedd eich safle tollau porthladd rhydd

Ar gyfer pob llwyth, bydd angen i chi gadw’r canlynol:

• y rhif y bil teithrestr awyr neu’r rhif cludiant
• y weithdrefn tollau y gosodwyd y nwyddau ynddi
• dyddiad a manylion unrhyw drefniadau tollau ffurfiol
• manylion unrhyw ddatganiadau mewnforio neu allforio electronig
• y dyddiad a’r amser y cyrhaeddodd y nwyddau y busnes yn y safle
• cyfeirnodau adnabod masnachol unigryw
• y nifer a math o becynnau
• nifer a disgrifiad technegol neu fasnachol arferol o’r nwyddau
• marciau adnabod y cynhwysydd i adnabod y nwyddau a’r pwysau (gros a net)
• rhif cofrestru cerbydau sy’n cludo’r nwyddau i’r safle tollau porthladd rhydd
• manylion y busnes yn y safle tollau porthladd rhydd lle mae nwyddau wedi cael eu derbyn

Rhaid i’r sawl sy’n derbyn y nwyddau roi gwybod i chi fod y nwyddau wedi cyrraedd, os ydynt:

• yn dod i safle tollau porthladd rhydd i gael eu datgan drwy ymddygiad i weithdrefn arbennig y tollau ar gyfer porthladdoedd rhydd
• o dan weithdrefn arbennig y tollau ar gyfer porthladdoedd rhydd, ac wedi cael eu trosglwyddo i fusnes arall yn yr un safle tollau porthladd rhydd

Bydd angen i’ch cofnodion ddangos bod yr hysbysiad hwn wedi digwydd, a bydd angen i chi gadw copi o’r wybodaeth a anfonwyd yn yr hysbysiad hwnnw, a’r amser a’r dyddiad y cafodd ei dderbyn.

Gallwch ganiatáu i fusnes sy’n gweithredu o fewn y safle tollau Porthladd Rhydd gael mynediad uniongyrchol at eich cofnodion a’u diweddaru.

Hawddfraint cadw cofnodion dewisol ar gyfer rhai nwyddau domestig

Mae rhai nwyddau’n cael eu cludo i’r safle tollau i gefnogi gweithlu neu weinyddiaeth y busnes yn unig. Felly, gellir lleddfu’r gofyniad i chi gasglu gwybodaeth am rai nwyddau sy’n mynd i mewn i’r safle tollau pan fyddant yn bodloni’r holl feini prawf canlynol:

• maent yn nwyddau domestig
• nid ydynt yn nwyddau a restrir yn y llythyr awdurdodi busnes safle’r tollau
• nid oes ganddynt gysylltiad uniongyrchol â gweithgarwch safle’r tollau yn y busnes neu’r nwyddau y mae eu hawdurdod Porthladd Rhydd yn ymwneud â nhw
• nid ydynt yn cael eu trin na’u cofnodi yng nghofnodion masnachol y busnesau fel stoc mewn masnach neu eitemau cyfalaf
• maent yn nwyddau sy’n cael eu defnyddio neu eu defnyddio wrth redeg y busnes o ddydd i ddydd a gellir dangos eu bod wedi bod felly

Mae enghreifftiau’n cynnwys:

• bwyd a diod ar gyfer y ffreutur
• deunydd ysgrifennu a phapur a ddefnyddir mewn gweinyddiaeth

Bydd angen i gofnodion masnachol ar gyfer busnesau ar y safle fod yn ddigonol i nodi nwyddau domestig sy’n cael eu cludo i’r safle tollau a gwmpesir gan yr hawddfraint hon a’r hyn a ddigwyddodd iddynt.

Mae gofynion cadw cofnodion ar gyfer nwyddau a ddatganwyd i’r weithdrefn parth rhydd yn aros yr un fath.

Nwyddau sy’n gadael eich safle tollau porthladd rhydd

Mae’n rhaid i’ch cofnodion gynnwys manylion am unrhyw nwyddau sy’n gadael eich safle tollau Porthladd Rhydd.

Mae’n rhaid i chi beidio â chaniatáu i nwyddau adael eich safle tollau porthladd rhydd oni bai eich bod wedi cael hysbysiad a thystiolaeth i ddangos bod y nwyddau’n bodloni’r amodau canlynol:

• maent wedi cael eu datgan ar gyfer:
  • prosesu mewnol
  • defnydd awdurdodedig
  • cludiant
  • mynediad dros dro
  • warysu’r tollau ac wedi’u symud i le y tu allan i safle tollau porthladd rhydd (lle mae’n dod o dan awdurdodiad gweithdrefn arbennig y tollau)
• maent wedi’u datgan i weithdrefn arbennig y tollau ar gyfer porthladdoedd rhydd ond byddant yn symud yn uniongyrchol i:
  • man o ble y byddant yn cael eu hallforio
  • swyddfa dollau at ddiben eu rhyddhau rhag gweithdrefn arbennig y tollau ar gyfer porthladdoedd rhydd
  • lleoliad yng Ngogledd Iwerddon
  • busnes awdurdodedig mewn safle tollau porthladd rhydd arall
• maent yn ddomestig (gan gynnwys lle mae CThEF wedi derbyn datganiad sy’n dweud bod y nwyddau wedi symud i gylchrediad rhydd hyd yn oed os yw’r nwyddau ar y safle tollau porthladd rhydd)
• gellir eu symud yn unol ag awdurdodiad gan CThEF a byddant yn cael eu symud yn unol â’r awdurdodiad hwnnw

Gall y dystiolaeth gynnwys:

• copi gwreiddiol o nodyn symud wedi’i ddilysu, a fydd yn un o’r canlynol:
  • C130
  • neges/neu nodyn rhyddhau a gynhyrchwyd gan y system
  • datganiad ar fformat neges electronig arall sydd wedi’i gymeradwyo (er enghraifft neges destun SMS)
• gwaith papur perthnasol y tollau (gan gynnwys pethau fel prawf o ddatganiadau wedi’u clirio ac awdurdodiadau gweithdrefn arbennig y tollau)
• dogfennau masnachol perthnasol sy’n ymwneud â’r canlynol:
  • cyrchfan y nwyddau
  • y rheswm dros symud y nwyddau y tu allan i’r safle tollau porthladd rhydd

Mae’n rhaid i’r hysbysiad gael ei wneud gan fusnes sydd wedi’i awdurdodi i weithredu ar safle tollau porthladd rhydd, neu gan rywun sy’n gweithredu ar ei ran.

Bydd angen i’ch cofnodion gynnwys y canlynol:

• yr hysbysiad a’r dystiolaeth a roddwyd i chi
• amser a dyddiad yr hysbysiad
• manylion y busnes perthnasol

Os oes rhywun yn delio â’r tollau ar ei ran, rhaid i chi gynnwys manylion yr unigolyn hwnnw yn eich cofnodion hefyd.

Cyhoeddwyd ar 31 Awst 2021
Diweddarwyd ddiwethaf ar 30 Medi 2022 + show all updates

1. 30 Medi 2022

   We have updated 'Records you'll need to keep' to make clear how long you need to keep records.

2. 21 Medi 2021

   This guidance has been updated to include the records you need to keep for goods that arrive or leave your customs site.

3. 31 Awst 2021

   First published.